Bảng thanh toán tiền lương là chứng từ quan trọng, phản ánh chi tiết lương và các khoản thu nhập của từng nhân sự trong doanh nghiệp. Thông qua bảng lương, doanh nghiệp có thể theo dõi các khoản chi phí cũng như đưa ra những điều chỉnh về nguồn lực sao cho hợp lý. Ngay sau đây, Việc Làm 24h sẽ hướng dẫn cách lập bảng lương chi tiết mà doanh nghiệp sẽ cần!
1, Bảng thanh toán tiền lương là gì?
Theo Mẫu số 02 – LĐTL Phụ lục 3 ban hành kèm Thông tư 200/2014/TT-BTC, bảng thanh toán tiền lương là một chứng từ dùng làm căn cứ để thanh toán lương, phụ cấp cũng như những khoản thu nhập tăng thêm khác ngoài tiền lương cho người lao động (NLĐ). Đây cũng là cơ sở để đánh giá tiến độ doanh nghiệp thanh toán lương cho NLĐ và hỗ trợ thống kê lao động tiền lương.
2, Những yếu tố cần có trong bảng thanh toán tiền lương
Về cơ bản, bảng thanh toán tiền lương không thể thiếu những nội dung cần thiết sau đây:
- Thông tin nhân viên: Gồm họ và tên, mã nhân viên, số điện thoại, chức danh và số giờ làm việc trong kỳ lương.
- Thu nhập: Gồm lương cơ bản, tiền thưởng, phúc lợi, hoa hồng, tạm ứng và những khoản thu nhập khác.
- Các khoản khấu trừ: Gồm những khoản phải trả bắt buộc như thuế thu nhập, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế và những khoản khấu trừ khác như nợ, trả trước,…
- Tổng thu nhập và số tiền thực nhận: Là tổng thu nhập tính đến thời điểm trả lương cùng số tiền thực nhận khi đã trừ đi những khoản giảm trừ.
- Thời gian tính lương: Thông thường, dữ liệu phản ánh trên bảng thanh toán tiền lương thường được tính toán trong khoảng thời gian nhất định (thường là 01 tháng).
- Chữ ký của quản lý và nhân viên: Gồm chữ ký của quản lý để xác nhận đã thanh toán và chữ ký của nhân viên để xác nhận đã nhận được lương.
3, Lợi ích của việc sử dụng bảng thanh toán tiền lương chuẩn
Khi doanh nghiệp (DN) sử dụng bảng thanh toán tiền lương chuẩn sẽ nhận được những lợi ích dưới đây:
- Giảm thiểu sai sót: Với những khoản mục được trình bày rõ ràng, kế toán viên sẽ không bị nhầm lẫn trong khâu tính toán từ đó hạn chế những sai sót xảy ra.
- Đảm bảo tính minh bạch với nhân viên: Công khai bảng thanh toán tiền lương giúp mỗi nhân viên dễ dàng theo dõi được mức lương của mình, cụ thể là biết cách tính toán và kiểm tra xem có đúng theo số giờ làm việc hay không. Qua đây, họ cũng đánh giá được những đóng góp của bản thân cho doanh nghiệp và thiết lập kế hoạch tài chính phù hợp.
- Hạn chế những tranh chấp: Một bảng lương được trình bày rõ ràng, có chữ ký xác nhận của cả nhân viên lẫn quản lý sẽ giảm thiểu tối đa những tranh chấp trong quá trình thanh toán lương.
- Hỗ trợ quản lý nhân viên: Quản lý có thể nắm bắt được những thông tin quan trọng về thu nhập cũng như các khoản khấu trừ của nhân viên. Từ đó, họ sẽ đưa ra những đánh giá chính xác về hiệu suất của từng nhân viên và đưa ra những quyết định đúng đắn về lương thưởng, nhân sự.
- Cung cấp bằng chứng hợp pháp khi tranh chấp: Trường hợp có xảy ra tranh chấp về vấn đề tiền lương ở doanh nghiệp, bảng thanh toán lương chính là bằng chứng hợp pháp. Bởi lẽ nhờ chứng từ này, nhà quản lý sẽ dễ dàng chứng minh tổng số tiền đã thanh toán cho nhân viên và tránh những tranh chấp có hệ lụy xấu.
4, Hướng dẫn lập bảng thanh toán tiền lương
Phụ lục 3 ban hành kèm Thông tư 200/2014/TT-BTC đã hướng dẫn cách lập Bảng thanh toán tiền lương cùng các khoản thu nhập của NLĐ cho DN như sau:
Bảng thanh toán tiền lương là chứng từ được lập hàng tháng dựa trên cơ sở những chứng từ liên quan như: Phiếu xác nhận sản phẩm/công việc hoàn thành, Bảng chấm công,…
- Cột A, B: Số thứ tự, họ tên của NLĐ được hưởng lương.
- Cột 1,2: Bậc lương và hệ số lương của NLĐ.
- Cột 3,4: Số sản phẩm (SP) và số tiền tính theo lương SP.
- Cột 5,6: Số công, số tiền tính theo lương thời gian.
- Cột 7,8: Số công, số tiền tính theo lương thời gian hay ngừng, nghỉ việc hưởng những loại % lương.
- Cột 9: Các khoản phụ cấp thuộc quỹ lương.
- Cột 10: Số phụ cấp khác tính vào thu nhập của NLĐ nhưng không thuộc quỹ lương, thưởng.
- Cột 11: Tổng số tiền lương và phụ cấp mà NLĐ được hưởng.
- Cột 12: Số tiền tạm ứng kỳ I của từng NLĐ.
- Cột 13,14,15,16: Các khoản phải khấu trừ ra khỏi lương của NLĐ và tính toán ra tổng số tiền cần phải khấu trừ trong tháng.
- Cột 17,18: Số tiền NLĐ còn được nhận kỳ II.
- Cột C: NLĐ ký xác nhận khi nhận lương kỳ II.
Vào cuối mỗi tháng, kế toán viên sẽ căn cứ vào những chứng từ liên quan để lập bảng thanh toán tiền lương bằng phần mềm excel và chuyển cho kế toán trưởng xem xét. Bảng sau đó sẽ được trình cho giám đốc hay người được ủy quyền ký duyệt và chuyển lại cho kế toán để lập phiếu chi và phát lương. Mặt khác, bảng cũng sẽ được lưu trữ lại ở phòng (ban) kế toán của doanh nghiệp. Cứ mỗi khi lĩnh lương, người lao động (hoặc người nhận hộ) phải xác nhận bằng cách ký trực tiếp vào cột “Ký nhận”.
5, Mẫu bảng thanh toán tiền lương cho doanh nghiệp
Để bạn dễ hình dung, sau đây là các mẫu bảng thanh toán tiền lương được sử dụng phổ biến ở nhiều doanh nghiệp:
5,1 Mẫu Bảng thanh toán tiền lương theo TT 200
Mẫu Bảng thanh toán tiền lương theo TT 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính về hướng dẫn chế độ kế toán trong mọi doanh nghiệp:
5,2 Mẫu Bảng thanh toán tiền lương theo TT 133
Mẫu Bảng thanh toán tiền lương theo TT 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính về hướng dẫn chế độ kế toán trong doanh nghiệp nhỏ và vừa:
6, Lưu ý khi lập bảng thanh toán tiền lương
Lập bảng thanh toán lương cho nhân viên là một thao tác cực kỳ quan trọng và phải đảm bảo độ chính xác, kỹ lưỡng. Do đó khi lập bảng, bạn không thể bỏ qua 05 lưu ý sau đây:
- Đảm bảo toàn bộ thông tin nhân viên đều được nhập vào hệ thống một cách chính xác, đầy đủ.
- Kiểm tra lương thưởng, phụ cấp kỹ lưỡng để xem có phù hợp với chính sách công ty và tuân thủ pháp luật hay không.
- Tìm hiểu kỹ những quy định thuế về lương thưởng, phụ cấp của nhân viên, gồm thuế thu nhập cá nhân, thuế giá trị gia tăng và quy định về bảo hiểm xã hội. Điều này đảm bảo tính hợp pháp và hạn chế những sai sót xảy ra trong quá trình trả lương.
- Lưu trữ, bảo mật bảng thanh toán lương cẩn thận để đảm bảo sự công bằng giữa các nhân sự và giảm thiểu rủi ro khi sử dụng.
- Đảm bảo thanh toán lương đúng hạn cho người lao động để doanh nghiệp được đánh giá cao về độ uy tín, chuyên nghiệp.
7, Kết luận
Trên đây là thông tin chi tiết về bảng thanh toán tiền lương, bao gồm lợi ích, cấu trúc và hướng dẫn cách lập chuẩn chỉnh. Hy vọng qua bài viết của Việc Làm 24h, doanh nghiệp sẽ có phương án theo dõi chi phí nhân sự hiệu quả và đề xuất chiến lược phân bổ nguồn lực đúng đắn trong tương lai!