Nhà tuyển dụng, đặc biệt là các startup, thường đánh giá cao ứng viên có multitasking skills. Sở hữu kỹ năng đa nhiệm, bạn có thể đảm nhiệm nhiều đầu công việc khác nhau cùng lúc, giúp nâng cao năng suất làm việc. Trong bài viết này, hãy cùng Việc Làm 24h tìm hiểu multitasking là gì cũng như giải đáp câu hỏi: “Làm thế nào để bạn có thể cân bằng các tác vụ một cách hiệu quả để duy trì năng suất và thăng tiến trong sự nghiệp?”
Có nên trở thành một người multitasking không?
Hiểu một cách đơn giản, multitasking hay đa nhiệm là làm nhiều công việc cùng một lúc. Dù muốn hay không, tất cả chúng ta đều đã từng multitasking trong công việc hay cuộc sống. Ví dụ gần gũi nhất là bạn vừa trả lời email, vừa kể cho đồng nghiệp nghe về vị khách hàng khó tính lúc sáng, hoặc vừa lái xe vừa nghe điện thoại.
Trong môi trường công sở, người multitasking có khả năng quản lý cùng lúc đồng thời nhiều dự án. Họ có thể có một nhiệm vụ chính và đảm nhiệm thêm nhiều tác vụ khác nữa.
Đơn cử như một chuyên viên chăm sóc khách hàng có nhiệm vụ chính là phản hồi tin nhắn, cuộc gọi của khách hàng trên các kênh hotline của công ty. Nhưng đồng thời, cô ấy cũng tham gia team sản xuất nội dung fanpage và chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, giấy tờ,… trong văn phòng.
Có phải multitasking lúc nào cũng tốt?
Có nhiều ý kiến khác nhau về multitasking. Không phải tự nhiên ông bà ta có câu “một nghề cho chín còn hơn chín nghề”. Là một người đa nhiệm, bạn linh hoạt và dễ thích ứng với môi trường làm việc luôn thay đổi. Nhưng rõ ràng, bạn khó có thể dành toàn bộ tâm sức và năng lượng để đào sâu, nghiên cứu, làm rõ một vấn đề nào đó. Nói cách khác, bạn biết rộng nhưng không hiểu sâu.
Vì không thể dành hết sự chú ý cho công việc khi phải thường xuyên chuyển đổi qua lại giữa các tác vụ, bạn rất dễ mắc sai lầm. Bạn có thể quên trước quên sau, chậm trễ deadline và khiến mọi thứ rối tung lên nếu không biết cách phân bổ thời gian hợp lý.
Nhưng đồng thời, kỹ năng multitasking cũng có nhiều ưu điểm…
Ưu điểm của multitasking
Multitasking ngày càng được các nhà tuyển dụng đánh giá cao vì nó tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả. Dưới đây là một vài lợi ích tiêu biểu:
Tiết kiệm thời gian
Multitasking cho phép bạn hoàn thành nhiều tác vụ cùng lúc, do đó giúp tiết kiệm thời gian. Ví dụ: Bạn có thể vừa nói chuyện với khách hàng trên điện thoại vừa nhập dữ liệu khách hàng. Như vậy, trong cùng một khoảng thời gian ngắn, bạn đã làm được một lúc hai công việc, thay vì phải làm riêng lẻ.
Tăng thu nhập
Nhà tuyển dụng muốn thuê những nhân viên có khả năng đảm nhiệm nhiều loại công việc cùng lúc vì họ có thể giao nhiều tác vụ hơn cho một người, tiết kiệm chi phí tuyển dụng và lương bổng. Vì vậy, kỹ năng multitasking giúp bạn trở thành một ứng viên có giá trị.
Ngoài ra, multitasking giúp bạn tăng thu nhập. Bằng cách đảm nhiệm hai hay nhiều dự án cùng lúc, bạn có thể nhân đôi tiền thưởng của mình khi dự án hoàn thành. Bên cạnh đó, thu thập nhiều kinh nghiệm làm việc ở các vị trí khác nhau sẽ giúp bạn chủ động hơn trong công việc và mở ra nhiều cơ hội nghề nghiệp mới cho tương lai.
Tăng hiệu suất
Multitasking giúp tăng hiệu suất vì bạn có thể hoàn thành nhiều việc hơn trong một khoảng thời gian ngắn hơn. Bạn càng hoàn thành nhiều công việc trong ngày, bạn càng có cảm giác thành tựu và thấy hạnh phúc hơn trong công việc.
Rõ ràng vào cuối ngày, khi liệt kê ra mình làm được ba, hay bốn đầu việc, bạn sẽ cảm thấy năng suất hơn chỉ thực hiện một tác vụ duy nhất, dù thời gian làm việc là như nhau. Từ đó, bạn có động lực để cố gắng và hoàn thành ngày càng nhiều tác vụ hơn.
Hạn chế trì hoãn
Khi đi làm, sẽ có rất nhiều ngày bạn thấy công việc ngập đầu, nhưng những ngày khác hoàn toàn không có gì để làm. Cảm giác chán chường khi thấy thời gian trôi qua mà bản thân không làm gì có ích sẽ biết mất khi bạn nắm vững kỹ năng multitasking.
Khi đảm nhiệm nhiều việc, bạn sẽ nhanh chóng biết được cách phân bổ thời gian và công việc hợp lý. Cân bằng hiệu quả các tác vụ trong ngày, sao cho mọi việc diễn ra trơn tru và đúng thời hạn.
Xem thêm: 6 dấu hiệu cho thấy công việc của bạn đang bị trì hoãn
Làm thế nào để multitasking hiệu quả?
Multitasking mang lại nhiều lợi ích cho bạn và công ty, nhưng đồng thời, cũng có thể khiến bạn xao nhãng. Dưới đây là những kinh nghiệm thực tế, giúp dân làm việc hành chính – văn phòng có thể đa nhiệm mà không lạc lối trong hàng núi công việc bộn bề.
Tạo to-do-list để biết hôm nay cần làm gì
Tiếp nhận quá nhiều đầu việc cùng một lúc có thể gây ra căng thẳng và lo lắng cho bạn. Vậy nên, hãy dành 30 phút mỗi ngày để liệt kê tất cả các tác vụ và mục tiêu cụ thể cần đạt được.
Chia ngày làm việc của bạn thành nhiều tác vụ nhỏ sẽ giúp bạn hoàn thành chúng dễ dàng hơn. Bạn cũng sẽ biết được khối lượng công việc ngày hôm nay như thế nào, còn bao nhiêu nhiệm vụ chưa hoàn thành và sắp xếp thời gian biểu phù hợp.
Bạn có thể sử dụng Trello để sắp xếp công việc của mình. Các tool quản lý thời gian trực tuyến giúp bạn kiểm tra ngay lập tức lịch trình của mình và cập nhật chúng đúng tiến độ. Nếu công việc của bạn ít di chuyển, một mẩu giấy nhỏ đính bên cạnh màn hình là đủ để bạn biết hôm nay cần làm những gì?
Xác định thời gian hoàn thành mục tiêu
Bạn cần phải xác định sẽ dành bao nhiêu thời gian cho mỗi tác vụ. Ví dụ 30 phút để trả lời email đồng nghiệp, 2 giờ làm báo cáo cho sếp và cần 4 giờ để tư vấn chốt sales với khách hàng.
Việc xác định rõ thời gian cần thiết hoàn thành nhiệm vụ giúp bạn bớt căng thẳng khi phải multitasking. Đồng thời, bạn cũng có cơ sở phản hồi với team của mình nếu họ muốn phân thêm việc khác cho bạn.
Đừng quên dành cho mỗi tác vụ một khoản thời gian nhỏ để bạn review, đánh giá. Chỉ vài phút kiểm tra lại sẽ giúp bạn tránh được nhiều rắc rối sau này. Ví dụ đơn giản nhất là gửi email nhưng quên tệp đính kèm. Một lỗi hết sức nhỏ nhưng khiến hình ảnh của bạn trở nên kém chuyên nghiệp hơn.
Hãy chắc chắn bạn hoàn thành nhiệm vụ của mình trong thời gian hạn định. Chỉ cần một đầu việc bị chậm trễ, những tác vụ phía sau sẽ phải bỏ lỡ.
Xếp thứ tự ưu tiên
Ngay khi có trong tay danh sách việc cần làm, bạn sẽ dễ dàng sắp xếp thứ tự ưu tiên cho chúng.
Việc này nhằm đảm bảo rằng bạn đang thực hiện các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao đúng thời hạn.
Đồng thời, nếu có vấn đề đột xuất xảy ra, bạn cũng biết được việc nào có thể lùi thời hạn tới ngày hôm sau. Sau khi đã xếp thứ tự ưu tiên, bạn có thể bắt đầu vạch ra lịch trình của mình cho từng ngày, thậm chí là các ngày khác trong tuần. Sắp xếp công việc một cách khoa học sẽ giúp bạn làm được nhiều nhiệm vụ hơn, đảm bảo cả hiệu quả và khối lượng công việc.
Nhóm các công việc liên quan với nhau
Multitasking chắc chắn khiến bạn mệt mỏi. Vậy nên, bạn có thể nhóm các công việc liên quan với nhau thành một tác vụ lớn hơn. Nhờ đó, bạn có thể linh hoạt chuyển đổi giữa hai đầu việc tương tự và hoàn thành đúng hạn.
Giờ nào việc đó
Bạn có thể dễ dàng cảm thấy mình bận rộn khi có nhiều nhiệm vụ khác nhau phải hoàn thành, nhưng khi bạn càng vội vàng, công việc càng trì trệ. Bạn càng muốn đẩy nhanh tiến độ, càng dễ xảy ra sai sót. Vậy nên, bạn hãy làm việc với nhịp độ ổn định để không bỏ sót điều gì và có thể hoàn thành công việc trong khả năng của mình.
Khi bạn đang bận rộn thực hiện nhiều công việc, hãy cố tránh bị phân tâm. Bạn có thể chia ngày của mình thành nhiều block thời gian nhỏ 25 phút theo phương pháp Pomodoro. Trong block thời gian đó, bạn chỉ tập trung vào đúng một việc duy nhất. Sau đó bạn có khoảng nghỉ 5 phút trước khi bắt tay vào công việc khác.
Xem thêm: Phương pháp Pomodoro là gì? Bí quyết hiệu quả tăng sự tập trung cho công việc
Tuỳ thuộc vào tính chất công việc, bạn có thể tạo block thời gian dài hơn hoặc ngắn hơn. Bí quyết luôn là giờ nào việc đó, bạn có thể là người multitasking, nhưng luôn tập trung 100% tâm sức cho một đầu việc vào một thời điểm.
Hãy úp điện thoại của bạn xuống, tắt thông báo nếu cần. Đừng ngại nói với đồng nghiệp “chờ mình 10 phút” nếu họ yêu cầu bạn check mail ngay trong lúc bạn đang bận rộn với tác vụ khác – trừ khi đó là trường hợp vô cùng khẩn cấp.
Cho phép bản thân nghỉ ngơi
Làm việc liên tục không phải là cách tốt nhất để bạn hoàn thành công việc với hiệu suất cao. Bạn cần có thời gian để nghỉ ngơi, giải phóng đầu óc khỏi tác vụ thứ thất nếu muốn làm tốt tác vụ thứ hai.
Vậy nên, hãy cho phép bản thân đứng dậy, đi bộ vài vòng,… Năm phút nghỉ ngơi giữa hai phiên làm việc có thể mang lại hiệu quả tốt hơn so với việc bạn cắm đầu vào máy tính liên tục vài giờ liền.
Kết luận
Tóm lại, multitasking giúp bạn linh hoạt hơn trước những biến đổi trong sự nghiệp. Kỹ năng này giúp bạn sống sót trong những khoảng thời gian bận rộn ở nhà hoặc nơi làm việc. Đồng thời, nó cũng gia tăng cảm giác thành tựu khi bạn có thể đạt được nhiều mục tiêu nghề nghiệp cùng một lúc.
Multitasking cũng sẽ khiến bạn mất tập trung và bỏ lỡ một số tác vụ. Vậy nên, để làm chủ kỹ năng này, bạn phải học cách kiểm soát và quản lý thời gian của mình. Đừng sợ sẽ mắc sai lầm, bạn sẽ giỏi dần hơn sau nhiều lần thực hành.
Đừng quên theo dõi Nghề Nghiệp Việc Làm 24h với nhiều bài chia sẻ kiến thức kỹ năng cần thiết trong cuộc sống và công việc, bạn nhé!
Xem thêm: Brainstorm là gì? Brainstorm hiệu quả hơn với tư duy Blue Sky
