Back office là thuật ngữ xuất hiện đầu tiên ở khối ngành nhà hàng và khách sạn. Tuy nhiên hiện nay khái niệm này đã được sử dụng rộng rãi ở mọi nơi. Bạn có thắc mắc back office là gì? Vì sao đây lại là thành phần không thể thiếu của mỗi tổ chức và doanh nghiệp? Hãy cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h đi tìm đáp án nhé!
Back office là gì?
Ai cũng biết trong một doanh nghiệp có rất nhiều bộ phận hoạt động, liên kết chặt chẽ với nhau nhằm đảm bảo công ty vận hành trơn tru, đáp ứng tốt cho việc sản xuất và cung ứng sản phẩm, dịch vụ. Và back office là một phần quan trọng trong số đó.
Vậy back office tiếng Việt là gì? Thường được viết tắt bằng hai chữ BO, back office tiếng Việt còn được biết đến với cái tên hậu cần hay hành chính của văn phòng, tức là các phòng ban nội bộ trong công ty làm việc mà không phải liên hệ hay giao dịch với các đối tác và khách hàng bên ngoài.
Nhiệm vụ chính của back office là cung cấp tất cả các chức năng cần thiết để công ty hoạt động. Theo đó, các nhân viên bộ phận back office sẽ hỗ trợ cho nhân viên front office thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến khách hàng.
Mặc dù back office không mang lại doanh số trực tiếp cho công ty, song không có back office công ty cũng khó lòng tồn tại và phát triển.
Tầm quan trọng của back office đối với sự sống còn của doanh nghiệp
Là nền tảng cho các hoạt động của doanh nghiệp
Back office là gì? Những phòng ban thuộc BO thường có nhiệm vụ xử lý, sắp xếp công việc ở nhiều khía cạnh khác nhau. Có thể kể đến như tuyển dụng, quản lý nhân sự, trả lương, làm hợp đồng… hay rất nhiều việc không tên khác nữa.
Back office sẽ tăng năng suất làm việc cho toàn doanh nghiệp
Công việc back office là cung cấp các thông tin cần thiết để quá trình vận hành, kinh doanh sản phẩm dịch vụ được trơn tru. Nhờ đó các nhân viên front office nói riêng, nhân viên doanh nghiệp nói chung có thể chủ động hơn trong nhiệm vụ của mình, cải thiện được hiệu quả công việc.
Back office giúp bảo mật thông tin, dữ liệu của doanh nghiệp
Có thể nói thông tin và dữ liệu của doanh nghiệp là một trong những “tài sản” quan trọng bậc nhất với mỗi công ty. Và back office sẽ hỗ trợ doanh nghiệp sắp xếp, bảo mật những yếu tố này, tránh gây thất thoát và thiệt hại.
Cách phân biệt front office và back office là gì?
Back office là bộ phận chịu trách nhiệm về các công việc nội bộ.Front office (FO) là cụm từ chỉ các bộ phận bán hàng hay các bộ phận có công việc cần phải tiếp xúc với khách hàng.
Front office đa phần sẽ là các nhân viên mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. Cụ thể, các bộ phận thuộc front office chính là sales, chăm sóc khách hàng, tiếp tân…
Vậy làm thế nào để phân biệt back office và front office là gì?
BO – Back office là gì?
- Back office sẽ thực hiện các công việc liên quan đến nội bộ công ty.
- Các công việc back office: chuẩn bị trà, nước và phòng họp; đặt vé đi công tác, tổ chức đi thăm bệnh, hiếu hỷ, tổ chức sinh nhật; tiếp nhận đơn thư, khiếu nại từ khách hàng nói chung…
Xem thêm: Agenda là gì? Chia sẻ các mẫu Agenda chương trình thông dụng cho các sự kiện
FO – Front office là gì?
- Front office làm các công việc liên quan đến khách hàng và đối tác bên ngoài
- Công việc của front office là hỗ trợ, đưa ra hướng giải quyết khi khách hàng có băn khoăn, thắc mắc cần giải đáp. FO cũng thực hiện thanh toán hoá đơn cho khách, trực tổng đài tư vấn và xử lý sự cố khi khách hàng cần.
Như vậy bạn đã biết back office là gì và front office là gì? Trên thực tế thì back office và front office có mối quan hệ mật thiết với nhau. Hai bộ phận này kết hợp trơn tru thì kết quả kinh doanh của công ty mới ngày càng tăng tiến.
Các khối Back Office chủ yếu trong doanh nghiệp
Bộ phận kế toán
Kế toán là bộ phận nắm rõ nhất tình hình doanh thu, chi phí của công ty. Chính vì thế các kế toán viên sẽ là người có trực giác nhạy bén với các con số, tính cẩn thận cao, tập trung hết sức vào nhiệm vụ.
Bộ phận nhân sự, tuyển dụng
Bộ phận nhân sự sẽ thực hiện tìm kiếm thành viên mới. Họ cũng chính là người xây dựng sự gắn kết giữa các nhân viên. Bên cạnh đó nhân sự cũng chịu trách nhiệm về việc đảm bảo phúc lợi cho mỗi cá nhân, giúp họ thêm thấu hiểu và gắn bó với doanh nghiệp.
Bộ phận kỹ thuật và sản xuất
Đây là bộ phận trực tiếp vận hành và tạo ra sản phẩm. Họ sẽ làm việc với máy móc, các thiết bị kỹ thuật để tạo ra những mặt hàng chất lượng để phân phối tới tay người tiêu dùng.
Bộ phận kiểm soát chất lượng sản phẩm
Để có những sản phẩm dịch vụ hoàn hảo, ngoài bộ phận sản xuất, bộ phận kiểm soát chất lượng cũng đóng vai trò quan trọng không kém. Họ sẽ phải kiểm soát tiêu chuẩn sản xuất trong cả quy trình, nhằm đảm bảo đầu ra tốt, an toàn. Công việc này không chỉ cần đến chuyên môn mà còn đề cao lòng trung thực.
Áp lực của vị trí back office trong doanh nghiệp?
Đã biết back office là gì, bạn cũng cần biết đến những áp lực của nhân sự back office.
Áp lực đầu tiên của back office chính là thời gian hoàn thành công việc (deadline). Ngoài những nhiệm vụ định kỳ bạn có thể dễ dàng thực hiện theo kế hoạch, sẽ có rất nhiều thứ “trên trời rơi xuống” back office bắt buộc phải làm. Những việc đó có thể xen vào những công việc bạn đang làm dở dang. Và bạn phải học cách sắp xếp để đảm bảo deadline hoàn thiện.
Bên cạnh đó, do phải kết nối và làm việc với nhiều bộ phận khác, rất có thể bạn hay rơi vào tình trạng rời công sở muộn giờ. Vì không phải ai cũng tập trung làm hết việc trong giờ hành chính ở công ty. Rất nhiều người có thói quen gần cuối giờ mới bắt đầu lo lắng làm việc. Điều đó dễ khiến cho thời gian của bạn bị đảo lộn. Bạn buộc phải khéo léo kết nối, thúc đẩy để các bộ phận đi theo đúng lộ trình.
Người có tính cách thế nào sẽ phù hợp với back office?
Đầu tiên, sự cẩn trọng trong công việc là điều nhất định phải có. Bởi back office là người nắm giữ thông tin quan trọng của công ty. Bên cạnh đó để công việc vận hành trơn tru, người làm back office phải khắt khe với chính mình để hạn chế sai lầm, thiếu sót.
Thứ hai, bạn cần có tinh thần học hỏi không ngừng nghỉ. Nghe công việc có vẻ giản đơn nhưng thực chất người làm back office đòi hỏi phải biết nhiều kiến thức, kỹ năng. Nếu chỉ có năng lực chuyên môn từ trường lớp thì chưa đủ. Khi ứng dụng vào công việc, bạn sẽ phải cập nhật thêm nhiều kiến thức để có thể xử lý, giải quyết vấn đề.
Thứ ba, để có thể nâng cao hiệu quả đặt ra, dễ thăng tiến, bạn còn cần có sự linh hoạt, nhanh nhạy để nắm bắt cơ hội, tạo dựng mối quan hệ tốt cho công việc của mình.
Cơ hội phát triển của Back Office là gì?
Back office gồm rất nhiều bộ phận trong công ty và mỗi bộ phận lại có lộ trình riêng về sự phát triển. Hãy chủ động tạo ra cho mình nhiều cơ hội bằng cách chăm chỉ tích lũy kỹ năng, kinh nghiệm; bởi những bước tiến mới sẽ đến rất bất ngờ.
Trên đây, bài viết của chúng tôi đã chia sẻ chi tiết những thông tin liên quan đến back office là gì cũng như tầm quan trọng của back office đối với doanh nghiệp. Hy vọng rằng những điều đó đã giúp bạn định hướng rõ hơn về lĩnh vực này. Chúc bạn thành công và đừng quên theo dõi Việc Làm 24h thường xuyên để cập nhật những kiến thức, kỹ năng cần thiết cho hành trình phát triển của bạn!
Xem thêm: 5 lý do khiến nhân viên nghỉ việc hàng loạt mà nhà quản lý cần suy ngẫm!
