Absenteeism (vắng mặt) tại nơi làm việc là một trong những yếu tố quan trọng để đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Absenteeism là gì? Ảnh hưởng ra sao? Tính tỷ lệ vắng mặt như thế nào? Bài viết sau từ Nghề Nghiệp Việc Làm 24h sẽ cung cấp toàn bộ thông tin cơ bản bạn cần biết về tỷ lệ vắng mặt để quản lý nhân sự tốt hơn.
Absenteeism là gì?
Absenteeism là cụm từ tiếng Anh dùng để chỉ mức độ nhân viên thường xuyên vắng mặt tại nơi làm việc. Dù xảy ra do nguyên nhân khách quan hay chủ quan, tình trạng này cũng gây ảnh hưởng tới hoạt động chung.
Các lý do nhân sự vắng mặt thường gặp là: nghỉ ốm, có việc gia đình, các kỳ nghỉ theo kế hoạch… Nhưng đôi khi, nhân sự vắng mặt quá số ngày nghỉ cho phép vì những lý do cá nhân, bất mãn với công việc, hay các vấn đề sức khỏe.
Đặc biệt trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp vẫn phải trả lương khi nhân viên vắng mặt. Điều này trở thành vấn đề nghiêm trọng nếu nhân viên nghỉ vào đúng mùa cao điểm kinh doanh hoặc khi các dự án lớn đang đến gần.
Trong quản trị, tỷ lệ vắng mặt được xem là một trong những yếu tố đánh giá mức độ hiệu quả của doanh nghiệp cả về khía cạnh văn hoá, môi trường làm việc lẫn năng suất công việc. Khi tỷ lệ nhân sự vắng mặt trong mức cho phép, người quản lý có thể dễ dàng theo dõi phân bổ công việc hợp lý theo đúng quy trình. Nhưng khi tỷ lệ này vượt ngoài tầm kiểm soát, rõ ràng nó đang phản ánh một mối nguy cơ tiềm ẩn không nhỏ.
Các nguyên nhân khiến nhân sự vắng mặt tại nơi làm việc
Thông thường trong năm nhân sự sẽ có một số lượng ngày nghỉ cố định nhằm mục tiêu giúp người lao động cân bằng giữa công việc và cuộc sống, từ đó thúc đẩy năng suất làm việc và tăng sự gắn bó với công việc.
Có những trường hợp người lao động vắng mặt nhưng được bộ luật lao động bảo hộ hoặc doanh nghiệp chấp nhận như:
- Đau ốm.
- Chấn thương, tai nạn.
- Việc gia đình bất ngờ.
- Phải chăm sóc con nhỏ hoặc người lớn tuổi do hoàn cảnh.
- Bị bắt nạt.
- Bị quấy rối.
- Burnout, stress sau khi thực hiện dự án quá sức hoặc công việc chịu áp lực cao.
- Trầm cảm do môi trường công việc không lành mạnh.
Ngoài các trường hợp trên, sự vắng mặt của nhân viên còn có những lý do khác như:
- Chán nản về công việc.
- Tìm lý do làm việc ngoài văn phòng để “trốn việc”.
- Đang tìm việc mới.
Cách tính tỷ lệ vắng mặt
Tỷ lệ vắng mặt có thể đo lường theo tuần, tháng hoặc năm. Người làm nhân sự có thể tính tỷ lệ vắng mặt theo công thức sau:
Tỷ lệ vắng mặt = [số ngày vắng mặt/ (tổng số nhân viên*ngày làm việc)]*100%
Trong đó:
- Số ngày vắng mặt: số ngày nhân viên bất kỳ vắng mặt tại doanh nghiệp vì bất cứ lý do gì.
Ví dụ: Doanh nghiệp có 100 nhân sự, tổng số ngày vắng mặt của nhân viên là 30 ngày, số ngày làm việc trong tháng là 22 ngày.
Như vậy, tỷ lệ vắng mặt trong tháng là:
[30 / (100*22)]*100% = 1,36%
Với tổng số ngày nhân sự vắng mặt trong năm là 2500 ngày, tổng số ngày làm việc là 250 ngày. Tỷ lệ vắng mặt theo năm là:
[2500/ (100*250)]*100% = 10%
Tỷ lệ Absenteeism ảnh hưởng như thế nào tới doanh nghiệp và người lao động?
Qua công thức tính, bạn có thể thấy khi số ngày nghỉ của nhân sự càng cao, tỷ lệ vắng mặt càng tăng.
Nghỉ làm nhiều trước tiên ảnh hưởng tới bản thân người lao động:
- Ảnh hưởng tới quá trình thăng tiến nghề nghiệp trong dài hạn.
- Ảnh hưởng tới uy tín cá nhân.
Tỷ lệ này có nhiều ảnh hưởng đến hoạt động chung của doanh nghiệp như:
- Giảm sút năng suất làm việc do thiếu nhân sự để hoàn thành công việc.
- Lãng phí nguồn lực khi vẫn phải trả lương cho nhân sự nghỉ nhưng hiệu quả không mong muốn.
- Ảnh hưởng đến tinh thần làm việc của nhân viên khác. Việc phải OT hoặc xử lý công việc thay cho những người vắng mặt có thể khiến nhân viên bị ảnh hưởng tinh thần và tăng áp lực.
- Ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Ảnh hưởng tới hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt khách hàng.
Absenteeism nói lên điều gì?
Bên cạnh những ảnh hưởng trên, tỷ lệ vắng mặt còn nói lên nhiều điều về văn hoá cũng như hiệu quả quản lý của doanh nghiệp.
- Áp lực công việc lớn: Khi nhân viên cảm thấy quá tải, không được hỗ trợ, họ sẽ có xu hướng nghỉ làm nhiều hơn để tự phục hồi .
- Môi trường làm việc thiếu kết nối: Khi nhân viên cảm thấy không hài lòng về môi trường làm việc, các mối quan hệ với cấp trên hay đồng nghiệp, họ thường có xu hướng nghỉ nhiều hơn.
- Văn hoá làm việc thiếu động lực: Môi trường làm việc thiếu sự kết nối, thiếu sự công nhận hoặc thiếu các chính sách khích lệ có thể khiến nhân sự cảm thấy nhàm chán, giảm động lực cố gắng và không còn muốn gắn bó lâu dài. Đây cũng là lý do khiến nhân sự thường xuyên nghỉ việc hoặc có xu hướng tìm kiếm công việc khác.
- Chính sách về quản lý nhân viên lỏng lẻo: Các doanh nghiệp có chính sách nhân sự không rõ ràng hoặc thiếu minh bạch đều có thể dẫn đến việc nhân viên lợi dụng để nghỉ phép cả khi không cần thiết.
Ở chiều ngược lại, tỷ lệ vắng mặt thấp cũng không hẳn nói lên môi trường làm việc của doanh nghiệp tốt và hấp dẫn, hãy cảnh giác với Presenteeism. Đây là từ trái ngược với absenteeism – chỉ hành động nhân sự ở lại làm việc lâu hơn hoặc vẫn đi làm dù không đủ sức khoẻ với mục đích chỉ để hiện diện ở công ty hoặc chứng tỏ sự cống hiến, giả vờ làm việc. Tạm dịch sang tiếng Việt, Presenteeism có thể gọi là “văn hoá điểm danh”.
Do đó, khi xem xét yếu tố hiệu quả công việc, người quản lý cần cân nhắc tỷ lệ vắng mặt với những chỉ số khác về sức khỏe doanh nghiệp.
Xem thêm: 4 cách giúp người lãnh đạo quản lý nhân viên cứng đầu hiệu quả
Nhà quản lý nên làm gì để có tỷ lệ vắng mặt phù hợp?
Từ công thức về tỷ lệ vắng mặt, có thể thấy doanh nghiệp càng nhỏ thì tỷ lệ này thường ở mức cao hơn so với công ty lớn. Số ngày nghỉ của nhân sự vì bất cứ lý do gì càng nhiều thì tỷ lệ này cũng càng cao. Do đó, khi xem xét tỷ lệ vắng mặt để đánh giá và điều chỉnh về chiến lược nhân sự, người quản lý có thể lưu ý các điểm sau:
- Đánh giá lại quy định nghỉ phép của nhân sự rõ ràng. Ví dụ, nếu nhân viên nghỉ ốm nhiều hơn 3 ngày thì cần có giấy xác nhận của bác sĩ hoặc cơ sở y tế. Ngoài ra, nên có các kênh để bảo vệ nhân sự khi có tình huống bị bắt nạt hay quấy rối ở nơi làm việc.
- Những trường hợp nhân sự nghỉ vì hoàn cảnh gia đình, nên được trình bày rõ ràng cùng cách giải quyết thỏa đáng kèm theo các cam kết hoặc bàn giao, hỗ trợ cụ thể để đảm bảo chất lượng công việc.
- Với những trường hợp nghỉ trong trường hợp bất khả kháng, doanh nghiệp có thể trao đổi với nhân sự về nghỉ không lương hoặc giảm trừ một phần lương để tăng hỗ trợ cho những người đang đảm nhận thay vị trí mà người nghỉ bỏ lại.
- Đánh giá và điều chỉnh lại các chế độ phúc lợi doanh nghiệp, tạo cho nhân viên cảm giác được quan tâm, giảm bớt nhu cầu vắng mặt không chính đáng.
- Kiến tạo môi trường làm việc với không khí tích cực, cởi mở nhằm tạo động lực cho nhân sự đi làm mỗi ngày, đồng thời kích thích sự sáng tạo và cống hiến trong công việc.
- Tạo điều kiện để phát triển cá nhân: Khi nhận được cơ hội học hỏi và thăng tiến, nhân viên sẽ chủ động tham gia nhiều hơn vào công việc, giảm tỷ lệ vắng mặt.
Tạm kết
Trên đây, Vieclam24h.vn đã có những chia sẻ ngắn về absenteeism, cách tính tỷ lệ vắng mặt cũng như phân tích sơ lược về sự ảnh hưởng của tỷ lệ này tới doanh nghiệp. Mong rằng bạn đọc những điều chỉnh về môi trường làm việc cuốn hút nhân sự hơn và giảm tỷ lệ nhân viên vắng mặt.
Ngoài ra, đừng quên follow trang LinkedIn của Vieclam24h.vn để có thể học hỏi thêm những kỹ năng tuyển dụng và cập nhật các thông tin mới nhất về thị trường lao động nhé!
Xem thêm: Talent Pool là gì? 4 bước đơn giản để tạo và quản lý Talent Pool hiệu quả
