Bản mô tả công việc là yếu tố cần thiết để thu hút các ứng viên tiềm năng trong quá trình tuyển dụng của doanh nghiệp. Một bản mô tả chi tiết sẽ giúp ứng viên có cái nhìn rõ ràng về công việc, vai trò của họ trong tổ chức. Vậy bản mô tả công việc là gì? Hãy cùng Việc Làm 24h khám phá chi tiết về bản mô tả công việc và cách xây dựng hiệu quả ngay dưới đây!
Bản mô tả công việc là gì?
Bản mô tả công việc (Job Description – JD) được biết đến là tài liệu nội bộ, mô tả các công việc, nhiệm vụ, trách nhiệm mà một người khi đảm nhiệm vị trí đó phải thực hiện và hoàn thành một cách tốt nhất. Đồng thời, bản mô tả công việc này còn là tài liệu giúp các ứng viên có tinh thần học hỏi, định hướng phát triển cho con đường sự nghiệp.
Thực tế, bản mô tả công việc được xem như sự cam kết giữa nhà tuyển dụng và ứng viên. Khi hai bên đã thống nhất hợp tác cùng nhau, đồng nghĩa họ phải tôn trọng những nội dung công việc và quyền lợi đã trao đổi.
Đồng thời, bản mô tả còn là cơ sở để ứng viên hiểu và nắm rõ vai trò của mình trong tổ chức cũng như thứ tự ưu tiên cho những nhiệm vụ mình phải hoàn thành. Từ đó, ứng viên nhanh chóng nâng cao hiệu suất công việc ngay sau khi được nhận vào làm.
Ý nghĩa của bản mô tả công việc là gì
Bất kỳ tổ chức sử dụng lao động nào cũng cần có bản mô tả công việc. Đây là một tài liệu quan trọng để mô tả các công việc, nhiệm vụ, trách nhiệm theo từng vị trí công việc cụ thể. Từ đó, bản mô tả sẽ tạo nhiều thuận lợi cho cả phía doanh nghiệp cũng như ứng viên nắm bắt, triển khai theo nhu cầu riêng của từng đối tượng.
Mọi công tác liên quan đến vấn đề tuyển dụng nhân sự và bàn giao công việc đều liên quan mật thiết đến bản mô tả công việc. Khi có bản mô tả công việc hoàn chỉnh và chính xác, doanh nghiệp có thể:
- Tìm kiếm, đánh giá cũng như lựa chọn ứng viên tiềm năng nhất cho vị trí công việc.
- Hướng dẫn và bàn giao công việc cho những người mới hiệu quả.
- Thể hiện chi tiết công việc ứng viên cần làm, tránh sự chồng chéo giữa nhiều vị trí khác trong doanh nghiệp.
- Ứng viên chủ động cân nhắc năng lực của mình và nâng cao hiệu suất công việc ngay sau khi tiếp quản.
- Đưa ra được những kỳ vọng rõ ràng cho nhân viên, doanh nghiệp làm cơ sở để quản lý hiệu suất làm việc của họ.
- Đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên.
- Xác định trách nhiệm, quá trình phát triển của từng cá nhân khi triển khai công việc.
7 bước xây dựng bản mô tả công việc là gì?
Bước 1: Tiêu đề
Tiêu đề được xem là yếu tố quan trọng quyết định người đọc có tiếp tục theo dõi những phần tiếp theo của bài viết hay không. Đối với bản mô tả công việc, tiêu đề không cần quá hấp dẫn nhưng phải ngắn gọn và rõ ràng để người đọc hiểu được vai trò của vị trí tuyển dụng cũng như tối ưu trên công cụ tìm kiếm.
Bước 2: Tiến hành phân tích công việc
Việc phân tích công việc sẽ giúp nhà tuyển dụng có thể xác định:
- Bản mô tả chi tiết những nhiệm vụ, công việc liên quan đến vị trí cần tuyển dụng.
- Các nhiệm vụ khác liên quan đến công việc.
- Lên danh sách những kiến thức và kỹ năng thiết yếu mà ứng viên cần nhằm đáp ứng tốt công việc.
- Khả năng và thái độ cần có đối với công việc đó.
Thông thường, nhà tuyển dụng thường áp dụng các phương pháp phân tích công việc như sau:
- Quan sát: Đây là phương pháp quan sát trực tiếp các công việc, nhiệm vụ cũng như cách thực hiện mà nhân viên đương nhiệm đang thực hiện.
- Phỏng vấn: Trực tiếp phỏng vấn nhân viên đương nhiệm và các thành viên khác trong team, sau đó tổng hợp toàn bộ dữ liệu nhằm phục vụ cho quá trình phân tích công việc.
- Bảng câu hỏi: Phương pháp này giúp nhà tuyển dụng tạo được các biểu mẫu và lấy ý kiến, câu trả lời từ nhân viên đương nhiệm để lấy thông tin.
- Tham khảo ý kiến: Đây là những ý kiến từ quản lý, người giám sát, tư vấn viên trong doanh nghiệp.
Bước 3: Thể hiện rõ ràng và chi tiết về chức danh, nội dung công việc
Về cơ bản, nội dung của một bản mô tả công việc là gì. Bản mô tả công việc càng rõ ràng trong từng thông tin về chức danh và nội dung công việc càng giúp nhà tuyển dụng “đơn giản hóa” được quy trình tìm kiếm, tuyển dụng ứng viên tiềm năng.
Đặc biệt, phần chức danh nên trình bày rõ ràng để ứng viên dễ hình dung được vị trí và nhiệm vụ mà họ sẽ làm khi vào công ty.
Đối với phần nội dung công việc, nhà tuyển dụng có thể dựa vào bản phân tích công việc để chia nhỏ ra những thông tin nhiệm vụ, trách nhiệm. Mỗi mục sẽ có thể có một hoặc nhiều hoạt động liên quan.
Bước 4: Mô tả chi tiết yêu cầu bằng cấp
Liệt kê những bằng cấp học vấn tối thiểu có liên quan cho vị trí tuyển dụng. Đó có thể là bằng tốt nghiệp (cao đẳng, đại học,…), giấy chứng nhận đào tạo, chứng chỉ tin học, ngoại ngữ,…
Bước 5: Mô tả chi tiết yêu cầu kinh nghiệm
Đây là mục trình bày các kinh nghiệm làm việc có liên quan trực tiếp đến vị trí tuyển dụng. Yêu cầu kinh nghiệm của từng vị trí tuyển dụng cụ thể sẽ khác nhau. Một số vị trí có thể “ưu tiên” kinh nghiệm nếu có, nhưng một số vị trí là “bắt buộc”.
Bước 6: Mô tả chi tiết năng lực
Đây là phần yêu cầu năng lực cần có để đáp ứng cho vị trí đang tuyển dụng. Qua đó, ứng viên có thể xác định được năng lực cần thiết để hoàn thành công việc, nhiệm vụ của công ty. Ở đây, năng lực bao gồm các kiến thức, kỹ năng, khả năng cũng như thái độ.
Xem thêm: Các bài kiểm tra đánh giá năng lực giúp doanh nghiệp xác định ứng viên sáng giá
Bước 7: Công việc báo cáo
Trong bản mô tả công việc, phần thông tin về công việc báo cáo khá quan trọng. Nội dung này sẽ cung cấp cho ứng viên các thông tin về cách hoạt động của vị trí tuyển dụng và phù hợp với các cơ cấu tổ chức ra sao. Vì thế, nhà tuyển dụng cần làm rõ thông tin công việc đang tìm kiếm được thực hiện dưới sự phân công và chỉ đạo từ ai.
Xem thêm: Các mẫu báo cáo công việc chuyên nghiệp cho dân văn phòng khiến sếp khen ngợi
Bước 8: Lương bổng và chế độ đãi ngộ
Yêu cầu, trách nhiệm phải luôn đi cùng với quyền lợi. Do đó, song song với những yếu tố mà ứng viên cần có trong công việc, nhà tuyển dụng cần thể hiện rõ các quyền lợi mà họ nhận được.
Thay vì đưa ra con số cụ thể, nhà tuyển dụng nên cung cấp một khoản lương dao động. Bởi vì, khoản lương này sẽ giúp nhà tuyển dụng linh hoạt hơn khi lựa chọn ứng viên. Tùy thuộc vào kinh nghiệm và kỹ năng của họ mà mức lương có thể thay đổi phù hợp.
Một bản mô tả công việc chi tiết và chính xác sẽ giúp ứng viên hiểu rõ hơn về công việc và những thông tin cần thiết để đáp ứng cho vị trí này.
Xem thêm: Những thuật ngữ về lương và phúc lợi mà bạn cần biết ngoài lương cơ bản
Nguyên tắc cơ bản trong xây dựng bản mô tả công việc là gì?
Văn phong ngắn gọn, đánh đúng vào trọng tâm
Bản mô tả công việc đúng chuẩn phải trình bày đầy đủ các nội dung yêu cầu. Bởi vì, nội dung của JD chung chung, lan man sẽ khiến người đọc cảm thấy khó chịu, khó hình dung, thậm chí là hiểu nhầm về nhiệm vụ mà họ phải làm khi ứng tuyển vào công việc này.
Điều này không chỉ làm mất thời gian của nhà tuyển dụng khi phải giải thích lại công việc cho ứng viên mà cả người xin việc cũng tốn thời gian và công sức với những vị trí không phù hợp.
Tuy nhiên, không phải vì thế mà bạn viết chi tiết tất cả mọi vấn đề liên quan tới công việc trong bản mô tả. Khi đó, ứng viên sẽ cảm thấy “choáng”, hoang mang khi có quá nhiều thông tin cần tiếp nhận. Vì thế, nhà tuyển dụng nên có sự cân bằng về nội dung, nêu rõ yếu tố trọng tâm, nhấn mạnh các yêu cầu cơ bản để đưa ra một bản mô tả đầy đủ và rõ ràng nhất.
Trình bày rõ vai trò của vị trí tuyển dụng
Xác định rõ vai trò của vị trí cần tuyển dụng đối với bộ phận quản lý trực tiếp cũng như đóng góp cho quá trình vận hành của doanh nghiệp cực kỳ quan trọng. Điều này giúp ứng viên hiểu được mục tiêu công việc mà mình sẽ đảm nhận. Đây cũng là cơ sở để ứng viên đáng giá liệu vị trí cần tuyển dụng có phù hợp với định hướng phát triển của họ trong tương lai hay không.
Ngoài ra, nhà tuyển dụng có thể nêu ra cấp trên hoặc người trực tiếp quản lý vị trí tuyển dụng này để tạo động lực cho các ứng viên mới.
Giới thiệu văn hóa doanh nghiệp cũng như quảng bá sự hấp dẫn của vị trí tuyển dụng
Một vị trí tuyển dụng có vai trò quan trọng trong công ty hoặc có sức hút nhất định nào đó sẽ giúp bạn tăng số lượng ứng viên tiềm năng dự tuyển.
Hiểu được vai trò những đóng góp, ảnh hưởng của cá nhân đối với tình hình phát triển chung của bộ phận hoặc toàn doanh nghiệp sẽ giúp nhân viên có thêm động lực phấn đấu và cống hiến hết mình.
Bên cạnh việc trình bày lương thưởng hấp dẫn, chế độ đãi ngộ phù hợp, bạn cần giới thiệu sơ qua về văn hóa doanh nghiệp cũng như môi trường làm việc của tổ chức. Đặc biệt, nhà tuyển dụng nên nhấn mạnh vào lộ trình thăng tiến, sự phát triển của nhân viên trong tương lai. Lộ trình rõ ràng, môi trường làm việc thân thiện, cởi mở sẽ làm tăng độ hấp dẫn cho bản mô tả công việc.
Thuật ngữ chuyên ngành cần sử dụng đúng mục đích
Trong bản mô tả công việc, nhà tuyển dụng nên cân nhắc và đặt thuật ngữ vào đúng ngữ cảnh. Rất nhiều lĩnh vực dịch thuật ngữ sang tiếng Việt khiến ứng viên khó hiểu. Ngoài ra, thể hiện thuật ngữ chính xác còn nâng cao tính chuyên nghiệp của nhà tuyển dụng.
Kết luận
Bản mô tả công việc là gì, đây không chỉ là cầu nối giữa doanh nghiệp và ứng viên mà còn là nền tảng ban đầu của quá trình tuyển dụng. Việc phác thảo bản mô tả rõ ràng, đánh đúng trọng tâm sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng thu hút được ứng viên tiềm năng. Thay vì lựa chọn một nhân viên xuất sắc, nhà tuyển dụng luôn tìm kiếm người phù hợp với yêu cầu trong bản mô tả công việc nhất. Vì thế, bản mô tả công việc có vai trò vô cùng quan trọng với các tổ chức trong quá trình tuyển chọn nhân tài.
Hy vọng những chia sẻ của Việc Làm 24h đã giúp bạn có cái nhìn tổng quan về bản mô tả công việc là gì. Chúc doanh nghiệp có phương pháp tìm kiếm ứng viên cũng như quản lý nhân viên hiệu quả nhé!
