Hiện nay, quy trình tuyển dụng tại các doanh nghiệp đang ngày càng hoàn thiện hơn, nhằm mang đến những trải nghiệm tốt nhất cho ứng viên và giúp thu hút cũng như giữ chân nhân tài hiệu quả. Bên cạnh đó, việc gửi thư từ chối ứng viên cũng là một trong những vấn đề quan trọng cần được các doanh nghiệp quan tâm để hoàn thiện quy trình tuyển dụng hơn.
Hãy cùng Việc Làm 24h tham khảo những mẫu thư từ chối ứng viên khéo léo mà bất kỳ nhà tuyển dụng nào cũng nên biết qua bài viết dưới đây nhé!
Thư từ chối ứng viên là gì?
Trong quy trình tuyển dụng, nhà tuyển dụng sẽ gửi thư từ chối ứng viên để thông báo kết quả cho các ứng viên chưa phù hợp với vị trí công việc của doanh nghiệp.
Vì sao nhà tuyển dụng nên gửi thư từ chối ứng viên?
Bất kỳ ứng viên nào cũng xứng đáng nhận được phản hồi từ phía doanh nghiệp khi gửi hồ sơ xin việc hoặc tham gia phỏng vấn. Do đó, thư từ chối ứng viên ngoài thông báo kết quả, còn thể hiện sự trân trọng của nhà tuyển dụng trước những công sức và thời gian mà ứng viên bỏ ra khi tham gia ứng tuyển.
Không chỉ đơn thuần là một lời từ chối ứng viên, việc này còn thể hiện phong cách ứng xử chuyên nghiệp, khéo léo và tinh tế của doanh nghiệp. Nhờ đó, ứng viên sẽ có ấn tượng tốt về văn hoá doanh nghiệp.
Thư từ chối với những phản hồi tích cực với thông tin hữu ích được gửi đi vào thời điểm thích hợp sẽ giúp ứng viên biết được kết quả nhanh chóng và chủ động tìm công việc mới mà không mất thời gian chờ đợi. Hơn nữa, ứng viên có thể nhìn nhận và nâng cao kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng còn thiếu sót dựa trên những đánh giá khách quan của nhà tuyển dụng. Nhờ đó, ứng viên sẽ hoàn thiện bản thân tốt hơn và sẵn sàng trước những cơ hội việc làm trong tương lai.
Những nguyên tắc khi gửi thư từ chối ứng viên
Nhà tuyển dụng cần chú ý nguyên tắc nội dung thư từ chối ứng viên để thể hiện sự chuyên nghiệp, khéo léo và đúng trọng tâm. Đồng thời, ứng viên cũng cảm thấy được trân trọng.
- Đừng lặng im: Nếu ứng viên không phù hợp với vị trí làm việc, nhà tuyển dụng cần phải gửi thư thông báo kết quả cho ứng viên. Nhà tuyển dụng cần thông tin rõ cho ứng viên về thời gian gửi phản hồi, nếu sau thời gian đó mà ứng viên không nhận được thông báo từ phía nhà tuyển dụng thì được hiểu là không trúng tuyển.
- Thời điểm gửi thư từ chối ứng viên: Nhà tuyển dụng cần chú ý thời điểm gửi thư từ chối phù hợp. Thư từ chối không nên ngay lập tức vì như thế sẽ ảnh hưởng đến tâm trạng của ứng viên như chán nản, bi quan và thất bại về kết quả không mong muốn. Đồng thời, nhà tuyển dụng cũng không nên kéo dài thời gian gửi thư từ chối ứng viên, dễ tạo ấn tượng không tốt về hình ảnh doanh nghiệp.
- Giữ thái độ lịch sự: Các thư từ chối ứng viên nên sử dụng lối văn phong lịch sự, tinh tế và khéo léo để chia sẻ những lý do hợp lý khi từ chối ứng viên.
Bố cục cơ bản của thư từ chối ứng viên
Thư từ chối ứng viên khéo léo cần được soạn theo bố cục rõ ràng để thể hiện sự tôn trọng dành cho ứng viên cũng như sự chuyên nghiệp của nhà tuyển dụng. Với bố cục được trình bày rõ ràng với văn phong chuyên nghiệp và ngôn từ mạch lạc sẽ giúp thư này không mang quá nhiều tính “sát thương” và tạo được thiện cảm đối với ứng viên. Ứng viên có thể tiếp tục ứng tuyển cho những cơ hội khác hoặc để xuất các ứng viên khác dựa trên mối quan hệ cá nhân phù hợp với vị trí doanh nghiệp đang tìm kiếm.
Thông tin ứng viên và vị trí ứng tuyển
Mở đầu là phần quan trọng trong thư từ chối ứng viên, doanh nghiệp cần thể hiện rõ thông tin tên ứng viên và vị trí ứng tuyển.
Cảm ơn ứng viên
Nhà tuyển dụng cần thể hiện sự cảm kích vì ứng viên đã dành thời gian để hoàn thành hồ sơ xin việc và tham gia ứng tuyển. Vì thế, lời cảm ơn còn thể hiện sự trân trọng những nỗ lực và thời gian ứng viên dành cho doanh nghiệp.
Khéo léo từ chối
Đây là phần quan trọng nhất trong thư từ chối ứng viên, nhà tuyển dụng cần khéo léo từ chối và giải thích lý do vì sao ứng viên chưa phù hợp với vị trí doanh nghiệp đang tìm kiếm. Nhà tuyển dụng cần đưa ra những điểm không phù hợp ở ứng viên như độ tuổi, kinh nghiệm, kỹ năng,… rõ ràng. Ở bước này, nội dung cần được trình bày thật ngắn gọn để ứng viên hiểu được những lý do khách quan mà nhà tuyển dụng đưa ra.
Đồng thời, nhà tuyển dụng có thể đưa ra một số đánh giá trên tinh thần xây dựng để chia sẻ những kiến thức, kỹ năng hoặc kinh nghiệm mà ứng viên cần cải thiện thêm. Đứng trên góc độ của ứng viên, những chia sẻ chân thành từ phía người có chuyên môn như nhà tuyển dụng sẽ giúp ứng viên nhận biết những thiếu sót của bản thân và sẵn sàng cải thiện để phù hợp với một cơ hội công việc khác trong tương lai.
Mong muốn hợp tác cho cơ hội sau
Ở bước này, nhà tuyển dụng có thể đề xuất và gợi ý ứng viên tham gia ứng tuyển những vị trí khác phù hợp hơn. Nhà tuyển dụng có thể chia sẻ với những ứng viên tiềm năng và phù hợp với văn hóa doanh nghiệp rằng bạn thực sự hy vọng họ tiếp tục ứng tuyển khi có cơ hội. Việc này thể hiện sự tôn trọng và đánh giá cao tài năng mà nhà tuyển dụng dành cho ứng viên.
Lời chúc kết thư
Cuối thư từ chối ứng viên, nhà tuyển dụng nên gửi lời cảm ơn ứng viên một lần nữa thật chân thành và chúc ứng viên nhanh chóng tìm kiếm một cơ hội việc làm khác phù hợp hơn.
Những mẫu thư từ chối ứng viên thể hiện sự khéo léo của nhà tuyển dụng
Nhà tuyển dụng hãy dành thời gian xem xét hồ sơ ứng tuyển của ứng viên và lưu ý những điểm mạnh, điểm yếu về kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm của ứng viên. Việc này nhằm giúp nhà tuyển dụng đánh giá thật khách quan mức độ phù hợp của ứng viên so với vị trí doanh nghiệp đang tuyển dụng.
Ứng viên không đủ tiêu chuẩn tham gia phỏng vấn
Trong quá trình tuyển dụng nhân sự, nhà tuyển dụng sẽ nhận CV của các ứng viên ở vòng đầu tiên. Để đỡ mất thời gian của đôi bên, đối với những ứng viên không đáp ứng được yêu cầu, nhà tuyển dụng hãy viết thư từ chối ngắn gọn để thông báo kết quả và mong họ tìm được cơ hội công việc khác phù hợp hơn.
Xem thêm: TOP 5 trang web miễn phí tạo CV xin việc ưng ý hiện nay
Mẫu 1:
Thân gửi [tên ứng viên],
Tôi là [tên nhà tuyển dụng] thuộc bộ phận nhân sự tại [tên công ty]. Cảm ơn vì sự quan tâm của bạn dành cho vị trí [tên vị trí việc làm] mà chúng tôi đang tìm kiếm. Sau khi nhận được hồ sơ ứng tuyển của bạn, chúng tôi đã xem xét và rất tiếc phải thông báo rằng bạn chưa phù hợp để tham gia vòng phỏng vấn tiếp theo.
Chúng tôi đánh giá cao hồ sơ ứng tuyển và thời gian bạn dành cho vị trí công việc này. Chúc bạn gặp thật nhiều may mắn trong quá trình tìm công việc phù hợp và hy vọng có cơ hội hợp tác với bạn trong tương lai.
Trân trọng,
Ký tên
[Tên nhà tuyển dụng]
Mẫu 2:
[Tên ứng viên] thân mến,
Tôi là [tên nhà tuyển dụng] thuộc bộ phận nhân sự tại [tên công ty]. Tôi gửi mail này để thông báo đến bạn rằng chúng tôi đã nhận được hồ sơ ứng tuyển của bạn dành cho vị trí [tên vị trí việc làm]. Cảm ơn vì sự quan tâm của bạn đối với vị trí [tên vị trí việc làm] nói riêng và [tên công ty] nói chung.
Tuy nhiên, sau khi xem xét hồ sơ của bạn, chúng tôi rất tiếc khi thông báo đến bạn rằng chúng tôi nhận thấy bạn chưa thực sự phù hợp với vị trí [tên vị trí việc làm] để tiếp tục tham gia vòng phỏng vấn.
Chúc bạn tìm được công việc phù hợp với định hướng của bản thân và ngày càng phát triển hơn trong tương lai.
Trân trọng,
Ký tên
[Tên nhà tuyển dụng]
Ứng viên đã thành công vượt qua vòng phỏng vấn đầu tiên
Nội dung thư từ chối ứng viên còn phụ thuộc vào đối tượng ứng viên khác nhau
Nếu ứng viên đã vượt qua ít nhất một vòng phỏng vấn nhưng không đạt yêu cầu cho bước tiếp theo thì nhà tuyển dụng cần gửi thư từ chối để thể hiện sự trân trọng và khích lệ ứng viên tiếp tục cố gắng cho những cơ hội khác phù hợp hơn.
Mẫu 1:
Thân gửi [Tên ứng viên],
Tôi là [tên nhà tuyển dụng] thuộc bộ phận nhân sự tại [tên công ty]. Chúng tôi cảm ơn bạn đã gửi hồ sơ ứng tuyển vị trí [tên vị trí việc làm] và dành thời gian tham gia buổi phỏng vấn tại [địa điểm phỏng vấn] vào [thời gian phỏng vấn].
Chúng tôi đánh giá cao những định hướng phát triển công việc mà bạn đã chia sẻ trong buổi trao đổi vừa qua. Sau khi xem xét và cân nhắc kỹ lưỡng, chúng tôi viết thư này để thông báo đến bạn rằng chúng tôi đã quyết định một ứng viên khác ấn tượng hơn để đồng hành cùng chúng tôi trong bước tiếp theo.
Hồ sơ ứng tuyển sẽ được chúng tôi giữ lại để có thể liên hệ khi công ty cần tuyển dụng vị trí công việc phù hợp với định hướng của bạn hơn trong thời gian tới. Chúc bạn gặp nhiều may mắn và thành công tìm kiếm công việc phù hợp hơn.
Trân trọng,
Ký tên
[Tên nhà tuyển dụng]
Mẫu 2:
Thân gửi [tên ứng viên],
Tôi là [tên nhà tuyển dụng] thuộc bộ phận nhân sự tại [tên công ty]. Tôi gửi thư này để cảm ơn sự cố gắng, nỗ lực và tất cả thời gian bạn đã dành cho quá trình phỏng vấn vị trí [tên vị trí việc làm] tại [tên công ty].
Tuy rất tiếc, nhưng sau quá trình cân nhắc kỹ lưỡng, chúng tôi gửi thư này để thông báo rằng hồ sơ ứng tuyển của bạn đã không thành công. Trong khi trình độ học vấn của bạn rất ấn tượng, nhưng chúng tôi đã quyết định chọn một ứng viên có nhiều kinh nghiệm hơn.
Chúng tôi sẽ lưu hồ sơ ứng tuyển của bạn và nếu có bất kỳ vị trí công việc nào khác phù hợp, chúng tôi sẽ liên hệ và trao đổi thêm với bạn.
Thay mặt cho [tên công ty], tôi cảm ơn các bạn đã dành thời gian, sự quan tâm và nỗ lực cho vị trí [tên vị trí việc làm], chúc bạn đạt được những điều tốt đẹp nhất trong công việc tương lai của mình.
Trân trọng,
Ký tên
[Tên nhà tuyển dụng]
Ứng viên tiềm năng nhưng vẫn không trúng tuyển
Trong trường hợp doanh nghiệp chỉ tuyển dụng số lượng nhất định nhưng danh sách ứng viên tiềm năng tham gia ứng tuyển lại khá nhiều. Nhà tuyển dụng cần gửi thư từ chối ứng viên thể hiện sự cảm ơn ứng viên và mong muốn được giữ liên lạc với ứng viên cho những cơ hội việc làm trong tương lai.
Mẫu 1:
Thân gửi [tên ứng viên],
Tôi là [tên nhà tuyển dụng] thuộc bộ phận nhân sự tại [tên công ty]. Cảm ơn bạn đã dành thời gian gặp gỡ với tôi để trao đổi thêm về vị trí [tên vị trí việc làm] tại [tên công ty].
Chúng tôi rất vui và ấn tượng khi được biết thêm về các kỹ năng và thành tích đặc biệt mà bạn đã thể hiện trong buổi phỏng vấn vào [thời gian phỏng vấn] vừa qua.
Tuy nhiên tôi muốn lưu ý rằng sự cạnh tranh cho vị trí [tên vị trí việc làm] luôn rất mạnh mẽ và chúng tôi đã quyết định một ứng viên ấn tượng hơn sau quá trình cân nhắc khó khăn giữa nhiều ứng viên có năng lực cao.
Một lần nữa xin cảm ơn những ý kiến đóng góp mà bạn chia sẻ chân thành với chúng tôi. Giờ đây, chúng tôi đã có cơ hội biết thêm về bạn, chúng tôi sẽ lưu hồ sơ của bạn dành cho những công việc khác trong tương lai phù hợp hơn với hồ sơ của bạn.
Tôi rất sẵn lòng trả lời các câu hỏi của bạn nếu bạn cần thêm bất kỳ thông tin cụ thể nào về hồ sơ của mình. Hãy giữ liên lạc với tôi qua [thông tin liên lạc].
Chúc bạn thành công.
Trân trọng,
Ký tên
[Tên nhà tuyển dụng]
Mẫu 2:
Thân gửi [tên ứng viên],
Tôi là [tên nhà tuyển dụng] thuộc bộ phận nhân sự tại [tên công ty]. Cảm ơn bạn đã dành thời gian tham gia buổi phỏng vấn vị trí [tên vị trí việc làm] tại [tên công ty] vào [thời gian phỏng vấn] vừa qua.
Chúng tôi thực sự đánh giá cao sự quan tâm của bạn khi gia nhập công ty của chúng tôi và chúng tôi rất vui khi bạn quyết định đầu tư thời gian và công sức vào việc ứng tuyển.
Rất tiếc, tuy đã nhận được rất nhiều hồ sơ ứng tuyển từ các ứng viên tiềm năng, nhưng hiện tại chúng tôi chỉ đang cần một vị trí [tên vị trí việc làm]. Mặc dù hồ sơ của bạn rất ấn tượng nhưng sau quá trình cân nhắc và lựa chọn kỹ lưỡng, chúng tôi viết thư này để thông báo đến bạn rằng chúng tôi đã quyết định tiếp tục với một ứng viên có trình độ phù hợp hơn với vị trí mà công ty đang tìm kiếm.
Dựa trên kỹ năng và kinh nghiệm bạn đang có, chúng tôi hy vọng bạn sẽ cân nhắc ứng tuyển cho [chức danh hoặc vị trí thay thế] ngay khi chúng tôi bắt đầu nhận đơn vào [date].
Nếu bạn quyết định muốn ứng tuyển cho vị trí [chức danh hoặc vị trí thay thế] này, vui lòng liên hệ với tôi theo [email hoặc số điện thoại] để lên lịch phỏng vấn sớm nhất có thể. Các cuộc phỏng vấn vòng đầu tiên hiện đang được tiến hành cho vị trí này.
Một lần nữa xin chân thành cảm ơn bạn đã quan tâm đến công ty chúng tôi. Chúc bạn gặp nhiều may mắn với công việc phù hợp với kỹ năng của bạn trong tương lai.
Trân trọng,
Ký tên
[Tên nhà tuyển dụng]
Kết luận
Cách viết thư từ chối ứng viên không thể nào chỉ là những dòng ngắn gọn “Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng bạn không phù hợp với công ty chúng tôi.”. Hơn cả việc từ chối ứng viên, những mẫu thư này đóng vai trò như một lời cảm ơn tinh tế dành cho ứng viên, đồng thời chia sẻ những nguyên nhân thật sự để ứng viên khắc phục những thiếu sót trong chuyên môn, kỹ năng,… Một thư từ chối ứng viên khéo léo sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp và để lại ấn tượng tốt với mọi ứng viên, để họ nhớ đến chúng ta nhiều lần sau đó. Hi vọng rằng những mẫu thư trên mà Nghề Nghiệp Việc Làm 24h gợi ý sẽ thực sự giúp ích cho các nhà tuyển dụng lựa chọn và điều chỉnh phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình nhé!
Ngoài ra, đừng quên follow trang LinkedIn của Vieclam24h.vn để có thể học hỏi thêm những kỹ năng tuyển dụng và cập nhật các thông tin mới nhất về thị trường lao động nhé!
Xem thêm: Cách làm CV cho sinh viên mới ra trường, giúp bạn nổi bật trong mắt nhà tuyển dụng
