Trong bối cảnh cạnh tranh về nguồn nhân lực, không chỉ ứng viên muốn tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng mà nhà tuyển dụng cũng cần thể hiện sự chuyên nghiệp để hấp dẫn ứng viên. Sau khi phỏng vấn thành công thì bộ phận nhân sự cần gửi thư mời cho người lao động. Vậy cách viết thư mời nhận việc thế nào chuyên nghiệp và thuyết phục, cùng Việc Làm 24h tìm hiểu và khám phá nhé!
Thư mời nhận việc là gì? Nó có tầm quan trọng như thế nào?
Khái niệm thư mời nhận việc
Thư mời nhận việc (Employment Offer Email) là văn bản thông báo trúng tuyển của công ty tới những ứng viên của họ sau vòng phỏng vấn.
Sau khi trải qua các bước chọn lọc hồ sơ, phỏng vấn trực tiếp nếu ứng viên đáp ứng tốt các yêu cầu công việc sẽ được nhận và trở thành nhân viên mới của công ty. Có nhiều phương thức để thông báo trúng tuyển như thông báo qua điện thoại, thông báo qua website công ty nhưng cách phổ biến và được dùng nhiều nhất hiện nay đó chính là qua email.
Thư mời nhận việc có quan trọng không?
Đặc biệt những ứng viên chú trọng nhiều đến sự chuyên nghiệp thì sẽ không thấy hứng thú với những công ty gửi thư mời một cách cẩu thả, loa qua vì nó phản ánh một phần thực tế về cách làm việc của công ty, doanh nghiệp đó.
Hiện nay, nhu cầu tuyển dụng nhân sự của các công ty là cực kỳ lớn, những ứng viên tiềm năng cũng sẽ nộp hồ sơ vào nhiều công ty khác nhau. Không phải ứng viên trúng tuyển nào cũng đồng ý nhận việc và trở thành thành viên của công ty. Vì vậy, thư mời của đơn vị cũng là yếu tố quyết định lớn đến kết quả ứng viên có tới nhận việc hay không.
Hướng dẫn cách viết thư mời nhận việc chuyên nghiệp, thuyết phục
Là một người làm trong lĩnh vực liên quan đến nhân sự, bạn cần phải biết và thông thạo cách viết thư mời để có được tỷ lệ nhân sự mới đến nhận việc cao, bạn có thể hoàn thành KPI về công việc.
Các nội dung không thể thiếu trong thư mời nhận việc
Thư mời phải thể hiện đầy đủ các nội dung cần thiết gồm:
- Vị trí, chức danh, bản mô tả công việc cho vị trí đó.
- Thời gian và địa điểm làm việc.
- Chế độ lương, thưởng cùng các quyền lợi được hưởng theo quy định công ty hoặc theo thoả thuận deal lương với ứng viên trước đó.
- Các quy định về trang phục, văn hoá làm việc của doanh nghiệp.
Nội dung trình bày trong thư mời cần đầy đủ, ngắn gọn và dễ hiểu, không nên viết những nội dung không cần thiết vì sẽ gây tốn thời gian và lan man. Thông tin về nội dung gửi tới ứng viên cần phải chính xác.
Hình thức trình bày của thư mời nhận việc
Về hình thức, thư mời chú trọng tới sự rõ ràng, dễ nhìn, dễ đọc, nên chèn logo công ty để mang dấu ấn riêng và tạo ấn tượng cho ứng viên.
- Độ dài: Từ 200 – 300 từ.
- Không sai chính tả.
- Bố cục trình bày rõ ràng.
- Màu sắc trang nhã, không chọn quá nhiều màu hoặc màu sắc loè loẹt.
- Đính kèm các hình ảnh file cần thiết (có chú thích cho các file).
Thư mời có hình thức đẹp, chuyên nghiệp sẽ khiến ứng viên có hứng thú và đánh giá cao hơn về công ty.
Thành ý của công ty khi hợp tác với ứng viên
Ở cuối mỗi thư mời, hãy thể hiện thành ý mong muốn hợp tác với ứng viên bằng những lời hứa và cam kết về quá trình làm việc tại công ty. Ứng viên sẽ thấy được rằng công ty thực sự là môi trường tốt để cống hiến và làm việc, gắn bó lâu dài. Từ đó họ sẽ quyết định tiếp nhận công việc một cách chắc chắn và trở thành những nhân sự có ích cho công ty.
Một số mẫu thư mời nhận việc mà bạn có thể tham khảo
Mẫu thư mời nhận việc 1
Kính gửi: [Tên đầy đủ của ứng viên]
Địa chỉ: [Địa chỉ ứng viên ghi trong thông tin liên hệ] Điện thoại: [0XXXX]
Chúng tôi rất vui mừng thông báo tới Anh/Chị [Tên ứng viên] đã trúng tuyển trong đợt phỏng vấn vừa qua của công ty chúng tôi.
Thông tin chi tiết công việc:
Địa chỉ nơi làm việc: [địa chỉ công ty]
Chức danh: [vị trí công việc] thuộc [phòng, ban]
Anh chị sẽ bắt đầu nhận việc vào [Ngày/tháng/năm]
Thời gian thử việc: [x tháng]
Thời gian làm việc: Từ [x giờ] đến [x giờ]
Lương và các chế độ khác:
Mức lương: [xx triệu]
Mức lương thử việc: [x %]
Các khoản phụ cấp khác(nếu có): [x triệu/tháng]
Các chế độ khác: Theo quy định chung của Luật Lao động tại Việt Nam và Nội quy của công ty.
Hợp đồng và bản mô tả chi tiết công việc theo như file đính kèm [tên file_nội dung]
Khi đã nhận được thư mời, Anh/Chị vui lòng phản hồi lại cho chúng tôi trước [Ngày/tháng/năm]
Nếu Anh/Chị có bất kỳ thắc mắc nào liên quan công việc và chế độ của công ty, vui lòng liên hệ [SĐT] để được giải đáp.
Công ty chúng tôi hy vọng rằng chúng ta sẽ hợp tác cùng nhau trong thời gian sớm nhất và đồng hành lâu dài để tạo nên các giá trị bền vững tuyệt vời.
Trân trọng!
…, Ngày / tháng / năm
Công ty
Chức danh
Họ tên
Mẫu thư mời nhận việc 2
[Tên công ty] CHÚC MỪNG ANH/CHỊ TRÚNG TUYỂN VỊ TRÍ [tên vị trí]
Anh/chị [Tên ứng viên] thân mến!
Đầu tiên, [Tên công ty] cảm ơn anh/chị vì đã yêu mến, lựa chọn công ty chúng tôi để ứng tuyển và dành thời gian tham gia phỏng vấn.
Qua phỏng vấn, chúng tôi thực sự ấn tượng và đánh giá cao các kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ cũng như phong cách và thái độ tích cực của anh/chị. Vì vậy chúng tôi vui mừng thông báo rằng anh/chị đã chính thức trúng tuyển vào vị trí [Tên vị trí] tại công ty chúng tôi.
Anh/chị sẽ bắt đầu làm việc từ [Ngày/tháng/năm]
Tại [Địa chỉ công ty]
Thời gian làm việc [Ghi rõ thời gian làm việc]
Với [Tên vị trí] này, anh/chị sẽ được nhận mức lương [x triệu], thời gian thử việc [x tháng], mức lương thử việc [x%].
Anh/chị sẽ được hưởng các chính sách hỗ trợ theo quy định của công ty cũng như Luật Lao động Việt Nam.
Sau khi nhận được email này, anh/chị vui lòng phản hồi lại cho chúng tôi trước ngày [Ngày/tháng/năm].
Công ty chúng tôi mong muốn sẽ được cùng Anh/Chị đồng hành trong công việc sắp tới với những bước phát triển mới.
Trân trọng,
[Tên]
[Chức vụ]
Mẫu thư mời nhận việc 3
[Tên công ty] THÔNG BÁO TRÚNG TUYỂN
Kính gửi: Anh/chị [họ và tên ứng viên]
Chúng tôi xin chúc mừng anh/chị [tên ứng viên] đã vượt qua vòng phỏng vấn và trở thành thành viên của công ty. Anh/chị thực sự đã thuyết phục chúng tôi một cách tuyệt đối bởi các kinh nghiệm và kỹ năng của mình. Đặc biệt chúng tôi đánh giá cao thái độ cầu tiên và nhiệt huyết của anh/chị trong công việc.
Trân trọng mời Anh/Chị đến công ty nhận việc vào [ngày/tháng/năm] tại [địa chỉ công ty]
Mức lương cho [tên vị trí]: [x triệu]
Thời gian thử việc: [x tháng]
Mức lương trong thời gian thử việc bạn sẽ nhận là: [x%]
Thời gian làm việc: [thời gian cụ thể theo quy định của công ty.
Các chế độ mà Anh/Chị sẽ nhận được bao gồm: [Liệt kê các chế độ theo quy định của công ty]
Sau khi nhận được thư này, Anh/Chị vui lòng phản hồi lại thông tin trước [ngày/tháng/năm].
Nếu anh/chị có bất kỳ vấn đề, thắc mắc nào vui lòng gọi trực tiếp [số điện thoại] để được giải đáp một cách nhanh chóng và chính xác nhất.
Hy vọng sớm nhận được phản hồi từ anh/chị và chúng ta sẽ hợp tác cùng nhau trong chặng đường sắp tới.
Trân trọng,
[Tên]
[Chức vụ]
Những điều bạn cần biết khi viết thư mời nhận việc bằng tiếng Anh
Ngoài thư bản tiếng Việt thì các nhà tuyển dụng cần chuẩn bị thư mời bằng tiếng Anh để gửi tới các ứng viên là người nước ngoài. Thư bằng tiếng Anh cũng cần đảm bảo các nội dung, hình thức tương tự như thư mời tiếng Việt.
Thông thường các doanh nghiệp sẽ sử dụng cùng một mẫu cho thư tiếng Việt và tiếng Anh, chỉ khác nhau ở ngôn ngữ.
- Thư bằng tiếng Anh cần đảm bảo được viết đúng chính tả, rõ ràng để ứng viên nắm được chính xác thông tin trong thư mời.
- Nội dung thể hiện đầy đủ các vấn đề quan trọng, thể hiện thành ý hợp tác của công ty.
- Nếu bạn không thực sự giỏi kỹ năng viết tiếng Anh thì nên thuê đơn vị dịch thuật trung gian để có được bản chính xác nhất.
Một số sai lầm thường gặp khi viết thư mời nhận việc
Có khá nhiều sai lầm phổ biến khi soạn thảo thư mời mà không phải nhà tuyển dụng nào cũng nhận ra như:
- Thư mời không có tiêu đề, gửi email cho ứng viên không có tiêu đề.
- Nội dung trong thư viết không rõ ràng, thiếu chính xác.
- Không chỉnh chu khi làm thư mời gửi tới ứng viên vì cho rằng không tác động đến kết quả ứng viên nhận việc hay là không.
Một vài ví dụ cụ thể về sai lầm khi soạn và gửi thư mời nhận việc:
- Một trung tâm anh ngữ gửi thư mời tới ứng viên của họ nhưng lại viết sai tên ứng viên hoặc địa chỉ làm việc tại công ty.
- Ứng viên là người nước ngoài, không biết tiếng Việt nhưng lại nhận được thư mời bằng tiếng Việt.
- Công ty gửi thư nhưng lại quên mất đính kèm các chính sách lương, hoa hồng như trong văn bản.
- Công ty gửi thư mời cho ứng viên nhưng lại viết sai vị trí ứng tuyển phỏng vấn của ứng viên.
- Công ty ghi thời gian nhận việc trước ngày gửi thư mời nhận việc.
- Công ty gửi thư mời nhận việc nhưng tên của ứng viên không xuất hiện trong thư mời một lần nào mà chỉ ghi chung chung là anh/chị.
Với đa dạng các mẫu thư mời mới nhất được cập nhật Việc Làm 24h hy vọng giúp bạn dễ dàng tham khảo và có được một mẫu phù hợp dành cho công ty mình. Hãy tạo ấn tượng thật tốt với ứng viên bằng bản thư mời nhận việc chuyên nghiệp, chắc chắn sẽ không ứng viên nào từ chối hợp tác với bạn đâu.
Ngoài ra, để tìm kiếm nguồn ứng viên chất lượng mà vẫn tiết kiệm chi phí, nhà tuyển dụng có thể tham khảo dịch vụ đăng tin tuyển dụng miễn phí của Việc Làm 24h, với 12 tin đăng miễn phí mỗi năm, tin hiển thị trong 4 tuần. Đây là giải pháp hợp lý để bộ phận tuyển dụng của các doanh nghiệp tham khảo đưa vào quy trình tuyển dụng sắp tới.
