8 nguyên tắc giúp dân văn phòng rèn luyện kỹ năng lắng nghe để “luôn luôn thấu hiểu”

Ngày Đăng:

Lắng nghe là “bộ môn nghệ thuật” quan trọng trong giao tiếp, có khả năng chữa lành và rút ngắn khoảng cách với người đối diện. Không đơn thuần là phản xạ tự nhiên của con người, lắng nghe chính là một loại kỹ năng mà chúng ta cần trau dồi và rèn luyện. Để hiểu rõ hơn về kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp cũng như phương pháp lắng nghe hiệu quả, hãy cùng Việc Làm 24h tham khảo chi tiết qua bài viết dưới đây nhé!

Giới thiệu về kỹ năng lắng nghe

Kỹ năng lắng nghe (listening skill) là gì?

Lắng nghe là kỹ năng mềm giúp bạn dễ dàng nắm bắt thông tin mà người khác truyền đạt. Đây được ví như môn nghệ thuật trong bộ kỹ năng giao tiếp, bao gồm: kỹ năng nói (speaking skills) – còn được gọi là giao tiếp bằng lời (verbal communication) và kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân (interpersonal skill).

kỹ năng lắng nghe
Kỹ năng lắng nghe là nghệ thuật trong giao tiếp

Thính giác – một trong những ngũ quan của con người, là một dạng năng lực thể chất. Vì vậy, lắng nghe giống như loại phản xạ tự nhiên hình thành trong mỗi chúng ta. Tuy nhiên, nếu không biết cách trau dồi và rèn luyện, kỹ năng lắng nghe sẽ kém hiệu quả.

Kỹ năng lắng nghe tốt giúp bạn thành công chinh phục những người xung quanh, dễ dàng nắm bắt cảm xúc, tâm lý của người khác. Đối với dân văn phòng, lắng nghe thúc đẩy khả năng thăng tiến, mở ra nhiều cơ hội hợp tác trong công việc, gắn kết mối quan hệ bạn bè, đồng nghiệp, được lòng cấp dưới, đặng lòng cấp trên.

Tìm hiểu về lắng nghe tích cực

Lắng nghe tích cực (active listening) là hành động hoàn toàn tập trung và tiếp thu lời truyền đạt của người khác chân thành, có suy nghĩ. Đồng thời, lắng nghe tích cực còn biểu thị qua cách phản hồi, quan sát ngôn ngữ cơ thể cũng như những tín hiệu phi ngôn ngữ (non-verbal cues) của người khác.

Khi thực hành lắng nghe tích cực, bạn sẽ lưu giữ thông tin và phản hồi hiệu quả hơn. Ngoài ra, lắng nghe tích cực còn giúp người nói cảm thấy được tôn trọng và thấu hiểu. Từ đó, mối quan hệ giữa đôi bên sẽ gắn chặt và kết nối sâu sắc hơn.

kỹ năng lắng nghe
Lắng nghe tốt giúp cải thiện mối quan hệ với đồng nghiệp, cấp trên

Tại sao kỹ năng lắng nghe lại quan trọng?

Như đã đề cập, kỹ năng lắng nghe là một phần thiết yếu trong quá trình giao tiếp. Khi trở thành người biết lắng nghe, bạn có thể cải thiện mối quan hệ xung quanh, đưa ra quyết định hiệu quả, nhanh chóng đạt được thỏa thuận như mong muốn. Ngoài ra, kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp còn mang đến những lợi ích tích cực như:

  • Tăng tính bền chặt trong các mối quan hệ xung quanh, như: gia đình, bạn bè, đồng nghiệp, cấp trên/cấp dưới,…
  • Cải thiện không khí buổi trò chuyện, học tập, truyền đạt kinh nghiệm,…
  • Là tiền đề tạo ra môi trường làm việc thoải mái, văn minh và tăng năng suất.
  • Giúp tiếp thu thông tin chính xác, cải thiện khả năng ghi nhớ cho người nghe.
  • Tạo cảm giác được tôn trọng, thấu hiểu và đồng cảm cho người truyền đạt.

Hơn hết, kỹ năng lắng nghe cũng rất quan trọng đối với các vai trò khác nhau trong kinh doanh, như:

  • Bán hàng.
  • Đàm phán.
  • Đào tạo.
  • Training.
  • Phỏng vấn.
  • Nghiên cứu thị trường.
  • Quản lý.
kỹ năng lắng nghe
Biết cách lắng nghe giúp tiếp thu thông tin chuẩn xác

8 nguyên tắc vàng giúp rèn luyện kỹ năng lắng nghe

Về cơ bản, các nguyên tắc giúp cải thiện kỹ năng lắng nghe có thể áp dụng cùng lúc hoặc riêng lẻ trong các tình huống khác nhau. Những nguyên tắc này bắt nguồn từ việc lắng nghe tích cực. Dưới đây là 8 nguyên tắc mà bạn có thể vận dụng để giao tiếp hiệu quả hơn, phù hợp với mọi cuộc trò chuyện, với bất kỳ ai, ở bất kỳ nơi đâu.

1. Luôn tập trung vào mục đích của cuộc trò chuyện

Giao tiếp là một quá trình tương tác hai chiều. Nghĩa là có người truyền đạt phải có người lắng nghe. Đồng thời, bất kỳ cuộc trò chuyện nào cũng hướng đến một mục đích nhất định. Vì vậy, nguyên tắc đầu tiên bạn cần áp dụng để hoàn thiện kỹ năng lắng nghe của mình là tập trung vào cuộc trò chuyện với đối phương. Nếu thiếu sự tập trung, bạn rất khó tiếp thu những gì người đối diện truyền đạt. Việc xao lãng và hời hợt trong cuộc trò chuyện có thể khiến đối phương cảm thấy thiếu sự tôn trọng và khó chịu.

kỹ năng lắng nghe
Tập trung vào câu chuyện là nguyên tắc giúp lắng nghe tốt hơn

Đối với dân văn phòng, tập trung lắng nghe sẽ giúp bạn hoàn thành công việc tốt hơn, làm hài lòng cấp trên và đồng nghiệp. Khi tập trung, bạn sẽ hiểu rõ về phần trình bày trong các cuộc họp hoặc buổi thuyết trình. Nhờ đó, bạn có thể dễ dàng đóng góp ý kiến, đề xuất phương án để cải thiện hiệu quả công việc.

2. Chú ý ngôn ngữ cơ thể

Ngôn ngữ cơ thể (body language) tập trung vào các biểu cảm, hành động cũng như bộ phận trên cơ thể để diễn đạt suy nghĩ, cảm xúc cho người đối diện hiểu. Những hành động đó có thể là: nét mặt, tư thế, cử chỉ tay, ánh mắt,… Thực tế là phần lớn cuộc giao tiếp đều dựa vào phi ngôn ngữ.

Theo nghiên cứu của Albert Mehrabian, trong một cuộc trò chuyện, phi ngôn ngữ chiếm đến 55%, tiếp đến là giọng nói 38% và từ ngữ 7%. Khi giao tiếp với người khác, bạn cần chú ý đến cách thức đón nhận thông điệp của mình.

kỹ năng lắng nghe
Sử dụng ngôn ngữ cơ thể khi lắng nghe người khác

Một ví dụ điển hình tại nơi làm việc: nếu cấp trên phản hồi về những vấn đề bạn gặp phải khi thực hiện nhiệm vụ, bạn có thể biểu thị sự lắng nghe bằng ánh mắt và gật đầu. Trong trường hợp này, bạn nên hướng cơ thể của mình về phía cấp trên để bày tỏ sự lắng nghe tuyệt đối. Nhờ đó, cấp trên sẽ cảm thấy bạn đang thật sự thấu hiểu và tiếp thu những gì họ nói.

3. Phát tín hiệu “đã lắng nghe”

Im lặng và nhìn chầm chầm vào đối phương trong suốt buổi trò chuyện không phải là kỹ năng lắng nghe tốt. Thậm chí, điều này còn khiến đối phương cảm thấy như đang độc thoại. Thế nên, bạn cần phát ra tín hiệu lắng nghe bằng lời nói, chẳng hạn như: “mmhmm”, “vâng, mình/em/anh/chị hiểu rồi”, “mình/em/anh/chị hiểu!”,… Các tín hiệu này thường được phát ra kèm những cử chỉ và biểu cảm như mỉm cười hoặc gật đầu.

Đổi lại, người nói sẽ đưa ra các dấu hiệu bằng lời khi họ muốn bạn chú ý hơn, như nói chậm hoặc to hơn để nhấn mạnh một số điểm quan trọng, nhấn trọng âm những từ nhất định, sử dụng giọng điệu khác nhau hoặc im lặng. Khi người nói im lặng, có thể họ đang mong đợi sự phản hồi từ người nghe.

kỹ năng lắng nghe
Lắng nghe là cách bày tỏ sự tôn trọng người khác

4. Diễn giải lại thông tin

Đôi khi, sử dụng ngôn ngữ cơ thể và phát tín hiệu lắng nghe trong một cuộc trò chuyện vẫn chưa đủ, nhất là khi làm việc trong công ty hoặc tham gia các buổi học. Sau khi tiếp thu thông tin từ người nói, bạn có thể lặp lại những nội dung chính lần nữa. Việc này không chỉ “lấp đầy khoảng trống” trong cuộc giao tiếp mà còn giúp đối phương biết rằng bạn đã thật sự hiểu thông tin mà họ truyền tải.

Thay vì đưa ra ý kiến hoặc “rẽ hướng” cuộc trò chuyện, bạn hãy áp dụng nguyên tắc diễn giải lại các quan điểm của đối phương. Nhờ đó, bạn sẽ điều hướng được cuộc trò chuyện theo đúng mục đích ban đầu. Để áp dụng nguyên tắc này, bạn có thể sử dụng những cụm từ như: “vậy những gì bạn/anh/chị đang nói là…?” hoặc “ý của bạn/anh/chị có phải là…?”.

5. Đặt câu hỏi

Một trong những nguyên tắc quan trọng để rèn luyện kỹ năng lắng nghe là biết cách đặt câu hỏi. Tất nhiên, những câu hỏi bạn đặt ra phải có ý nghĩa, liên quan đến cuộc hội thoại và không sáo rỗng. Khi áp dụng nguyên tắc này, đối phương sẽ cảm thấy bạn đang theo dõi cuộc trò chuyện, thật sự lắng nghe và quan tâm những gì họ nói.

kỹ năng lắng nghe
Bày tỏ sự lắng nghe bằng cách đặt câu hỏi liên quan

Để câu hỏi trở nên tự nhiên và không gượng ép, bạn có thể “pha” thêm chút cảm xúc, như: ngạc nhiên, hào hứng, xúc động, đồng cảm,…, tùy vào những tình huống khác nhau. Biết đặt câu hỏi đúng lúc chính là cách bạn “lên dây cót” cho đối phương, tiếp thêm năng lượng phấn khởi để họ chia sẻ nhiều hơn về chủ đề đang được nói đến.

Khi đặt ra những câu hỏi, bạn sẽ hiểu rõ đối phương đang nghĩ gì. Nhờ đó, bạn có thể hoàn thành đúng tâm nguyên, mục tiêu và mong muốn của họ. Đồng thời, câu hỏi tinh tế sẽ khiến bạn trở nên sâu sắc và tạo ấn tượng tốt hơn trong mắt người đối diện.

6. Hạn chế phán xét và áp đặt đối phương

Để trở nên “master” trong việc lắng nghe, bạn cần biết cách tiết chế cảm xúc, giữ tư tưởng cởi mở, thoải mái và tôn trọng quan điểm của người đối diện. Thực tế là không ai muốn chia sẻ câu chuyện với một người bảo thủ, luôn áp đặt tư tưởng hoặc phán xét quan điểm của người khác.

Trong một cuộc giao tiếp, bạn hoàn toàn có thể đưa ra ý kiến cá nhân hoặc lời khuyên cho đối phương. Nhưng sẽ tốt hơn nếu bạn biết cách tiết chế cảm xúc, cái tôi của mình và tôn trọng suy nghĩ của người khác.
Cũng như câu ca dao: “Kim vàng, ai nỡ uốn câu/Người khôn ai nỡ nói nhau nặng lời”. Trên thực tế, quan điểm của bạn chưa chắc đã đúng. Vì vậy, tiếp thu ý kiến, không áp đặt quan điểm của mình cũng là cách giúp bạn trở nên hoàn thiện hơn.

kỹ năng lắng nghe
Không áp đặt tư tưởng của mình lên quan điểm của người khác khi lắng nghe

Nguyên tắc này cũng rất quan trọng khi làm việc trong môi trường tập thể. Nếu ai cũng đề cao quan điểm của mình và hạ thấp tư tưởng của đối phương sẽ rất dễ xảy ra bất đồng, mâu thuẫn, ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất làm việc. Do đó, để người khác thoải mái bày tỏ suy nghĩ, cảm xúc hoặc quan điểm cũng là nguyên tắc vàng giúp bạn cải thiện kỹ năng lắng nghe.

7. Không ngắt lời người khác

Trong một cuộc hội thoại, ngắt lời người khác là một hành động kém duyên và thiếu lịch sự. Mỗi người trong chúng ta đều có cách xử lý và truyền tải thông tin khác nhau. Nếu đối phương truyền đạt chậm, thay vì cướp lời hoặc thúc giục họ, bạn nên kiên nhẫn chờ đợi. Nguyên tắc này cũng rất quan trọng trong việc rèn luyện kỹ năng lắng nghe.

Trong những cuộc trò chuyện thân mật, quan trọng không phải đưa ra phương pháp hay hướng giải quyết vấn đề, người nói chỉ muốn bạn thật sự lắng nghe câu chuyện của họ. Tuy nhiên, điều này không đồng nghĩa với việc bạn luôn im lặng. Hãy cân nhắc đặt câu hỏi hoặc chia sẻ quan điểm của mình trước khi đưa ra giải pháp tối ưu nếu đối phương đang gặp vấn đề.

kỹ năng lắng nghe
Tôn trọng không gian chia sẻ của người nói

Trong công việc, bạn chắc chắn không thể ngắt lời cấp trên của mình. Điều này sẽ khiến bạn mất điểm và bị đánh giá thấp. Với đồng nghiệp hoặc cấp dưới, việc ngắt lời sẽ khiến bạn trở thành người thiếu tinh tế. Nếu tình trạng này thường xuyên lặp lại, bạn có thể bị đồng nghiệp âm thầm cho ra “ốc đảo”.

8. Suy ngẫm về cuộc trò chuyện

Trong một số trường hợp, khi đối phương chia sẻ xong, bạn có thể bày tỏ suy nghĩ hoặc cảm xúc của mình.
Một “chuyên gia” lắng nghe thực thụ sẽ không bao giờ lãng quên câu chuyện mà họ đã tiếp nhận. Sau khi kết thúc cuộc hội thoại, bạn nên dành thời gian suy ngẫm về câu chuyện, bài học và thông tin được truyền đạt.

Việc này sẽ giúp bạn nhìn nhận vấn đề rõ nét và chuẩn xác hơn. Khi chiêm nghiệm lời chia sẻ của cấp trên, đồng nghiệp hoặc cấp dưới, bạn có thể rút ra những bài học quý giá cho bản thân. Ngoài ra, nếu có thắc mắc hoặc quan điểm chưa kịp bày tỏ, bạn đừng ngại liên hệ và thường xuyên tương tác với đối phương.

kỹ năng lắng nghe
Luôn dành thời gian suy ngẫm và chiêm nghiệm về cuộc trò chuyện

Kết luận

Lắng nghe chính là “chiếc chìa khóa thần kỳ” giúp bạn “mở cửa” trái tim của người đối diện. Dù trong học tập hay làm việc, kỹ năng lắng nghe luôn mang đến những giá trị tuyệt vời và hữu ích nhất. Ngoài ra, lắng nghe tích cực còn là cầu nối giúp bạn cải thiện và xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp, khách hàng, cấp trên,… Biết lắng nghe, đồng cảm chính là cách nâng cao giá trị bản thân trong mọi cuộc giao tiếp, thể hiện sự tôn trọng người khác và chính mình.

Hiện tại, Nghề Nghiệp Việc Làm 24h cung cấp một hệ sinh thái việc làm giúp những bạn trẻ có cơ hội được trau dồi và rèn luyện kỹ năng mềm của bản thân. Hãy liên hệ với chúng tôi ngay nếu có nhu cầu tìm kiếm và tham gia một công việc thú vị!

Share post:

Mới Nhất

Bài Viết Liên Quan

Cách lập thời gian biểu hiệu quả cân bằng giữa công việc và cuộc sống

Nếu bạn là người thường xuyên có hàng tá các công việc khác nhau cần xử lý trong ngày, luôn cảm thấy thiếu thời gian làm việc thì việc lập thời gian biểu là rất cần thiết cho bạn.

Kỹ năng cứng là gì, có gì khác với kỹ năng mềm, 5 kỹ năng cứng cần thiết nhất

Có một sự thật rằng mọi nghề đều cần kỹ năng cứng. Lâu nay chúng ta nghe nói nhiều về kỹ năng mềm, ai cũng đầu tư phát triển kỹ năng mềm mà quên mất những kỹ năng cứng nền tảng.

Trang bị 10 kỹ năng mềm cần thiết khi đi làm, dân văn phòng không nên bỏ qua

Bên cạnh chuyên môn thì kỹ năng mềm luôn là yếu tố quan trọng trong công việc. Nếu bạn mới ra trường hay muốn thăng tiến lên những vị trí cao hơn thì nên trang bị 10 kỹ năng công sở dưới đây. 

Bỏ túi cách xin nghỉ việc khéo léo và thuyết phục qua 7 bước

Dịch chuyển nhân sự đang dần trở thành xu hướng chung trên toàn thế giới, khiến nhiều người lao động suy nghĩ về việc hiện nay không còn muốn gắn bó với một công ty trong thời gian quá dài. Chuyển việc không hẳn là việc làm ‘’nhạy cảm’’ nhưng không phải ai cũng đủ tinh tế để biết cách xin nghỉ việc khéo léo.