Nếu thường xuyên góp mặt trong các cuộc họp, sự kiện hoặc chương trình, chắc hẳn bạn đã từng nghe qua thuật ngữ Agenda. Ngoài ra, thuật ngữ này còn xuất hiện phổ biến trong các tài liệu công việc, thông tin trên trang web hoặc sách báo với các cụm từ như Celebration Agenda, Event Agenda, Meeting Agenda,… Vậy chính xác Agenda là gì? Cách làm Agenda sao cho hiệu quả? Mọi thắc mắc của bạn sẽ được Nghề Nghiệp Việc Làm 24h giải đáp chi tiết qua bài viết dưới đây.
Tìm hiểu chi tiết khái niệm Agenda
Agenda là gì?
Trên thực tế, thuật ngữ Agenda được sử dụng rất phổ biến trong cuộc sống hằng ngày. Bạn có thể bắt gặp thuật ngữ này ở bất kỳ nơi đâu như sách báo, chương trình truyền hình, Internet. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ Agenda là gì.
Về bản chất, Agenda mang hàm ý là nhật ký công tác, chương trình ký sự. Hiểu đơn giản, thuật ngữ này chỉ những công việc cần làm cũng như những kế hoạch phải thực hiện. Thông thường, các Agenda sẽ được dùng để ghi lại quá trình thảo luận về những vấn đề phát sinh cần giải quyết trong cuộc họp, hội nghị hoặc sự kiện.
Nội dung ghi lại trong Agenda rất ngắn gọn, dễ hiểu nhưng vẫn đảm bảo chi tiết và đầy đủ nhất. Thuật ngữ Agenda được sử dụng phổ biến trong lĩnh vực kinh tế. Thông qua Agenda, mọi người có thể tìm ra giải pháp xử lý các vấn đề phát sinh trong các chương trình quan trọng.
Đặc biệt, khi đi kèm với những từ khác trong các ngữ cảnh khác nhau, Agenda còn có nhiều ý nghĩa, cụ thể như sau:
- Event Agenda: Chương trình sự kiện.
- Environment Agenda: Chương trình nghị sự môi trường.
- Feminist Agenda: Chương trình nghị sự nữ quyền.
- Meeting Agenda Title: Tiêu đề biên bản cuộc họp.
- My Agenda: Nhật ký của tôi.
- …
Nội dung cơ bản của Agenda chương trình là gì?
Trong vài năm trở lại đây, cụm từ Agenda đã được sử dụng rộng rãi trong công tác tổ chức sự kiện như hội thảo, lễ kỷ niệm lớn, cuộc họp,… Vì vậy, để xây dựng một Agenda chương trình hoàn thiện, bạn cần nắm bắt các nội dung cơ bản.
Một Agenda nội dung chi tiết, đầy đủ cùng hình thức rõ ràng, đẹp mắt sẽ giúp người xem dễ dàng nắm bắt thông tin. Từ đó, đội ngũ của bạn sẽ có sự chuẩn bị tốt hơn để tạo ra một buổi sự kiện hoặc hội thảo thành công.
Theo đó, nội dung cơ bản của một Agenda hoàn chính bao gồm 3 thành phần:
- Tiêu đề.
- Thời gian, địa điểm và khách mời tham dự.
- Nội dung chính của sự kiện, chương trình, cuộc họp hoặc hội thảo.
Tiêu đề
Đối với Agenda, tiêu đề được xem là yếu tố quan trọng nhất. Vậy cách đặt tiêu đề Agenda sự kiện là gì? Một tiêu đề Agenda sự kiện chuẩn phải được đặt ở phía trên cùng của văn bản. Đồng thời, tiêu đề cũng cần đảm bảo tính ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu nhưng vẫn truyền tải được nội dung chính của sự kiện. Cụ thể, tiêu đề bạn phải giải đáp được 2 yếu tố:
- Người tham gia.
- Vấn đề cần giải quyết.
Lưu ý, bạn cần chọn tiêu đề có font chữ rõ ràng, dễ nhìn và tất nhiên phải có kích thước lớn hơn so với các phần khác trong văn bản.
Thời gian, địa điểm và khách mời tham dự
Sau mục tiêu đề, bạn cần cung cấp cho người nhận về thời gian, địa điểm và khách mời tham dự sự kiện, cuộc họp hoặc hội thảo. Một Agenda hoàn chỉnh sẽ cung cấp đầy đủ, chi tiết các thông tin để người nhận dễ dàng theo dõi quá trình, tiến độ công việc và thuận lợi trong việc tìm kiếm. Các thông tin bạn cần ghi rõ trong Agenda là:
- Thời gian tổ chức sự kiện, cuộc họp hoặc hội thảo (giờ bắt đầu, ngày/tháng/năm).
- Điểm tổ chức sự kiện, cuộc họp và hội thảo (cần chỉ định rõ ràng).
Ví dụ: Khu A công ty X, Lầu B Tòa nhà X,…
- Các khách mời tham dự (nêu đầy đủ, rõ ràng các thành phần đối tượng tham gia). Tốt nhất, bạn nên list ra một danh sách những người tham dự và đính kèm vào Agenda của mình.
Nội dung chính của sự kiện, chương trình, cuộc họp hoặc hội thảo
Có thể nói, đây là phần trọng tâm của một Agenda hoàn chỉnh. Nội dung của Agenda sẽ được phân thành nhiều hạng mục cụ thể. Để người nhận nắm bắt thông tin chính xác, các hạng mục cũng được sắp xếp theo trình tự nhất định. Trong đó, những nhiệm vụ quan trọng sẽ ưu tiên xếp ở vị trí hàng đầu.
Ngoài ra, bạn cần thêm vào mục tên người tham gia phụ trách các nhiệm vụ cụ thể để hạn chế trường hợp họ rời khỏi sự kiện, cuộc họp hoặc hội thảo giữa chừng. Không những thế, việc này còn giúp nâng cao tinh thần trách nhiệm và ý thức tập trung của mỗi người.
Lưu ý, bạn cần ước lượng về mặt thời gian cho mỗi chủ đề thảo luận. Để ước lượng thời gian chuẩn xác, bạn có thể dựa trên các nhóm công việc cụ thể như:
- Giới thiệu chủ đề chương trình, sự kiện, cuộc họp hoặc hội thảo.
- Giải đáp câu hỏi, thắc mắc và các vấn đề phát sinh.
- Giải quyết, thuyết phục và đàm phán về các quan điểm khác nhau.
- Đề xuất một số giải pháp xử lý vấn đề.
- Xây dựng phương án hành động sau khi thảo luận và đưa ra quyết định.
Việc ước lượng, phân bổ thời gian hợp lý giúp chương trình, sự kiện của bạn diễn ra hiệu quả, năng suất và thành công hơn.
Cách làm Agenda sự kiện thành công và hiệu quả
Sau khi hiểu rõ Agenda là gì, bạn cần biết cách xây dựng một kịch bản Agenda chuẩn chỉnh. Việc này giúp các thành viên trong nhóm thuận lợi hơn trong việc chuẩn bị, phân bổ và quản lý thời gian hợp lý và thu hút người quan tâm. Dù tổ chức một sự kiện ngắn hoặc dài, bạn đều có thể ứng dụng cách làm Agenda qua những bước cụ thể dưới đây.
Xác định mục tiêu của sự kiện
Trước khi bắt đầu sự kiện, bạn cần phải xác định chính xác mục tiêu mà sự kiện muốn hướng đến. Khi hiểu rõ mục tiêu, bạn sẽ dễ dàng điều tiết sự kiện, chọn lựa các giải pháp hợp lý nhất.
Tham khảo ý kiến của người tham dự
Nếu muốn duy trì sự tham gia của những người được mời, bạn có thể tham khảo ý kiến của họ trước để chắc rằng cuộc họp đáp ứng mong muốn, nhu cầu mà họ hướng đến. Đồng thời, bạn cũng có thể đề xuất những chủ đề hoặc những câu hỏi mà họ cần được giải đáp. Khi đã có danh sách các ý tưởng từ người tham gia, bạn có thể xem xét và đưa vào các mục trong Agenda.
List ra những câu hỏi quan trọng
Sau khi xác định được mục tiêu của cuộc họp, bạn hãy liệt kê ra những câu hỏi mà mình đã có sẵn đáp án. Đồng thời, bạn cần sắp xếp các câu hỏi này vào từng danh mục trong Agenda mẫu. Mục đích của việc này là giúp bạn kêu gọi mọi người thảo luận và thu thập thông tin cần thiết dễ dàng hơn.
Lựa chọn người dẫn dắt cho mỗi chủ đề
Bạn có thể chọn bất kỳ ai đảm nhiệm vai trò dẫn dắt cuộc thảo luận về các vấn đề. Người này không nhất thiết là trưởng nhóm hoặc có vai trò quá quan trọng trong công ty. Tuỳ thuộc vào từng chủ đề, bạn có thể lựa chọn ra những người dẫn dắt phù hợp. Bước này giúp cuộc họp hoặc hội thảo của bạn diễn ra suôn sẻ cũng như đảm bảo trách nhiệm của mọi người đối với nhiệm vụ của mình.
Ước tính thời gian thảo luận
Một Agenda thành công sẽ có bước ước lượng thời gian cho mỗi vấn đề hợp lý nhất. Bước này giúp cuộc hội thoại của bạn diễn ra đúng chừng mực, các thành viên đảm bảo trình bày tất cả các chủ đề đã lên kế hoạch. Đồng thời, ước tính thời gian cũng giúp người tham gia điều chỉnh, thay đổi câu hỏi của họ sao cho phù hợp với quy định.
Tốt nhất, bạn nên dành nhiều thời gian cho những chủ đề hoặc danh mục quan trọng. Ngoài ra, bạn cũng có thể lên lịch sẵn cho các hạng mục này để đảm bảo những vấn đề chủ chốt sẽ được giải quyết hết. Nếu có nhiều khách mời tham dự sự kiện, bạn có thể giới hạn thời gian cho các chủ đề nhất định.
Xem thêm: Bí quyết rèn luyện kỹ năng thuyết trình trước đám đông thu hút, thuyết phục
Tổng kết lại toàn bộ Agenda
Trước khi kết thúc cuộc họp, bạn có thể dành ra một khoảng thời gian ngắn để tổng kết lại các vấn đề. Việc này giúp người tham nhìn nhận rõ hơn về các quyết định mà họ đưa ra. Đồng thời, những thông tin đã thảo luận cũng được đánh giá kỹ lưỡng hơn một lần nữa.
Trong thời gian đánh giá, bạn cùng những người tham gia có thể xem xét các ưu điểm cũng như hạn chế để cải thiện cho cuộc họp trong tương lai diễn ra tốt đẹp hơn.
Lưu ý khi xây dựng Event Agenda là gì?
Khi xây dựng một Agenda cho các sự kiện quan trọng, bạn cần lưu ý về hai phương diện:
- Nội dung.
- Hình thức.
Nội dung
Về phương diện nội dung, Việc Làm 24h đã tổng hợp một số lưu ý mà bạn cần “highlight” như sau:
- Nên để tiêu đề cùng cỡ chữ hoặc lớn hơn đôi chút với phần nội dung còn lại của Agenda để tránh làm người nhận phân tâm. Tốt nhất, không sử dụng các font chữ quá hoa mỹ, phức tạp khi đặt tiêu đề.
- Xác định mục tiêu, định hướng rõ ràng để chốt giải pháp cuối cùng một cách nhanh chóng nhất.
- Luôn ưu tiên những chủ đề quan trọng nhất nhằm đảm bảo 2 yếu tố sau:
- Mọi người có thể bàn luận về chủ đề này khi họ còn minh mẫn, ít mệt mỏi để ghi nhận kết quả tốt nhất.
- Nếu cuộc họp phải kết thúc sớm hoặc có thành viên tham gia cần rời cuộc họp sớm hơn thì chủ đề quan trọng cũng đã được bàn luận và giải quyết xong.
- Thời gian cần được phân bổ hợp lý cho các khách mời đặc biệt. Nếu sự kiện có khách mời đặc biệt tham dự, bạn cần liên hệ họ trước để trao đổi về thời gian cũng như chủ đề cần thảo luận. Cách làm việc chuyên nghiệp này sẽ giúp bạn ghi điểm trong mắt khách mời hơn.
- Nội dung chương trình cần viết sớm trước khi diễn ra sự kiện, cuộc họp hoặc hội thảo. Việc viết kịch bản chương trình sớm giúp bạn dễ dàng thu thập phản hồi về sự kiện, cuộc họp hoặc hội thảo. Thông qua đó, bạn cũng sẽ điều chỉnh nội dung sao cho hợp lý nhất.
- Chia sẻ chủ đề chương trình nghị sự với những người tham gia để đảm bảo mọi người nắm rõ các chủ đề được thảo luận.
- Có thể chuyển Agenda đến những người tham dự ít nhất vài giờ hoặc vài ngày trước khi sự kiện diễn ra.
Hình thức
Để đảm bảo tính chuyên nghiệp, bạn có thể sử dụng các mẫu Agenda sự kiện có sẵn trong các phần mềm soạn thảo văn bản. Những phần mềm này sẽ hỗ trợ từ A – Z về cách trình bày, nhiệm vụ của bạn chỉ đơn giản là nhập thông tin liên quan vào các mục phù hợp.
Mẫu Agenda chương trình phổ biến
Dưới đây là Agenda mẫu mà bạn có thể điều chỉnh cho phù hợp với hầu hết các cuộc họp:
CUỘC HỌP AGENDA
Ngày:
Thời gian:
Địa điểm:
CHI TIẾT AGENDA
Mục tiêu:
Mô tả mục một trong chương trình nghị sự
Thời gian:
Mục đích:
Dẫn dắt:
Nhận xét
Mô tả mục 2 trong chương trình nghị sự
Thời gian:
Mục đích:
Dẫn dắt:
Nhận xét
Mô tả mục ba trong chương trình nghị sự
Thời gian:
Mục đích:
Dẫn dắt:
Nhận xét
Nhận xét bổ sung
Mô tả mục bốn trong chương trình nghị sự
Thời gian:
Mục đích:
Dẫn dắt:
Nhận xét
Mô tả mục năm của chương trình nghị sự
Thời gian:
Mục đích:
Dẫn dắt:
Nhận xét
Nhận xét bổ sung
Đánh giá kết thúc cuộc họp
Thời gian:
Mục đích:
Dẫn dắt:
Chúng ta đã làm được những gì trong cuộc họp này?
Chúng ta nên làm gì khác hay cần cải thiện gì trong cuộc họp tiếp theo?
Nhìn chung, Agenda là yếu tố không thể thiếu, góp phần thành công khi doanh nghiệp tổ chức một cuộc họp, hội thảo hoặc sự kiện lớn. Qua bài viết trên, Việc Làm 24h tin rằng bạn đã hiểu Agenda là gì cũng như cách làm Agenda sao cho hiệu quả. Hãy tiếp tục theo dõi Việc Làm 24h để không bỏ lỡ những bài viết hữu ích và cơ hội việc làm phù hợp nhé!
Xem thêm: Lao động phổ thông là gì? Người làm công việc phổ thông nên lưu ý gì?
