Một dự án không có kế hoạch ngân sách cụ thể cũng giống như động cơ không thể hoạt động được nếu thiếu nhiên liệu. Budget là yếu tố quan trọng để bắt đầu dự án và thiết lập các hoạt động tài chính. Với tư cách là người quản lý, bạn phải hiểu rõ budget có nghĩa là gì và cách lập budget plan hiệu quả để định hình mục tiêu tài chính cho doanh nghiệp. Bài viết này của Việc Làm 24h chắc chắn sẽ là lời giải đáp hữu ích dành cho những ai muốn khám phá budget là gì, những yếu tố tạo nên budget và các phương pháp thiết lập budget plan. Cùng tìm hiểu qua bài viết sau để hiểu rõ hơn bạn nhé!
Budget là gì?
Budget là ngân sách hay bản kế hoạch tài chính chi tiết của một cá nhân hoặc doanh nghiệp dựa theo các hoạt động được dự đoán trong tương lai. Ngân sách là cơ sở giúp doanh nghiệp định hình rõ nét các hoạt động tài chính để tính toán và quản lý chi phí đầu vào cũng như đầu ra liên quan đến mục tiêu tài chính. Nhờ đó, doanh nghiệp có cơ sở để đưa ra các quyết định đúng đắn và sử dụng tài nguyên hiệu quả.
Ngân sách cho bất kỳ dự án nào cũng được lên kế hoạch tỉ mỉ trong giai đoạn khởi động và được nhà quản lý theo dõi liên tục cho đến khi dự án hoàn thành. Trong kinh doanh, ngân sách thường nằm trong các bảng cân đối kế toán, ngân sách sản xuất, ngân sách đầu ra – đầu vào, danh sách doanh thu chi tiết,… Các ngân sách nhỏ kết hợp với nhau sẽ tạo thành ngân sách tổng thể hay còn gọi là kế hoạch lợi nhuận.
Xem thêm: Hợp đồng nguyên tắc là gì? Các lưu ý khi ký kết hợp đồng nguyên tắc bạn cần biết
Có những loại budget phổ biến nào?
Hiện nay, có 5 loại ngân sách phổ biến thường được sử dụng trong kinh doanh bao gồm:
- Ngân sách tổng thể (master budget): Cung cấp cái nhìn tổng quát về tình hình tài chính hiện tại của doanh nghiệp, bao gồm cả các kế hoạch ngân sách cá nhân, từng phòng ban,…
- Ngân sách hoạt động (operating budget): Phân tích và dự báo các nguồn doanh thu và chi tiêu trong doanh nghiệp sẽ diễn ra trong khoảng thời gian nhất định.
- Ngân sách dự báo dòng tiền (cash flow budget): Đảm bảo dòng chảy của đồng tiền của doanh nghiệp trong khoảng thời gian nhất định.
- Ngân sách tài chính (financial budget): Đóng vai trò chiến lược nhằm giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền, tài sản, lợi nhuận và chi tiêu.
- Ngân sách cố định (static budget): Các số liệu của ngân sách này luôn cố định dù cho các yếu tố khác thay đổi như doanh số, hàng tồn kho, lợi nhuận ròng,… chẳng hạn.
Xem thêm: Chốt sale là gì? Bỏ túi bí kíp chốt sale thần tốc khiến khách hàng không thể chối từ
Tầm quan trọng của việc lập plan budget là gì?
Tiền đề để thực hiện các hoạt động kinh doanh
Ngân sách giúp nhà quản lý lập kế hoạch cho các hoạt động kinh doanh, nhờ đó doanh nghiệp định hình được thước đo quan trọng để thiết lập các mục tiêu tài chính ngắn hạn và lập kế hoạch tài chính dài hạn. Việc thiết lập kế hoạch ngân sách giúp nhà quản lý đảm bảo chi phí cần thiết để dự án được khởi động và dự đoán thời điểm đầu tư tiếp theo. Đồng thời, nhà quản lý dễ dàng xác định mức độ tiến triển của dự án và so sánh hiệu suất thực tế với ngân sách dự kiến để đảm bảo nguồn đầu tư được phân bố đúng mục tiêu.
Ví dụ: Nếu doanh số sản phẩm vượt quá mong đợi, nhà quản lý có thể so sánh kết quả thực tế so với kết quả dự kiến dựa trên những gì đã lập trong bản ngân sách để thúc đẩy các kế hoạch tăng doanh thu như chi phí đầu tư máy móc, thiết bị, nhân công,…
Cơ sở để kiểm soát chi phí doanh nghiệp
Budget plan chính là cơ sở để kiểm soát chi phí của dự án bằng cách ước tính và đo lường chi phí thực tế so với chi phí ban đầu, qua đó nhà quản lý sẽ biết được bao nhiêu chi phí đã được bỏ ra và những chi phí đó có thực sự mang lại hiệu quả như mong đợi không. Nhờ đó, ngân sách giúp thúc đẩy các quyết định kinh doanh quan trọng và thay đổi các kế hoạch kinh doanh để ưu tiên chi tiêu cho các hoạt động cần thiết.
Ví dụ: Nếu doanh số bán hàng trong quý đầu tiên thấp hơn so với ngân sách đã được lập, nhà quản lý sẽ biết cách cắt giảm những chi phí không ưu tiên trong năm tài chính để duy trì nguồn lợi nhuận của doanh nghiệp.
Đảm bảo tính minh bạch
Khi được tính toán kỹ lưỡng dựa trên nguồn lực doanh nghiệp, bản ngân sách tổng thể sẽ khuyến khích tăng hiệu suất hoạt động của các bộ phận để đảm bảo tính minh bạch và hướng đến thành công chung của dự án.
Những thành phần không thể thiếu trong budget plan
1. Nguồn thu
Nguồn thu là lợi nhuận, đây là chỉ số quan trọng mà nhà quản lý cần ưu tiên cho budget plan. Nguồn lợi nhuận ổn định và đa dạng sẽ giúp doanh nghiệp chứng tỏ sự bền vững cũng như khả năng phát triển của doanh nghiệp. Nguồn thu đến từ các hoạt động tài chính của doanh nghiệp trên thị trường, các nguồn thu từ quỹ doanh nghiệp,…
2. Nguồn chi
Nguồn chi là các khoản chi phí mà doanh nghiệp sử dụng để đầu tư và vận hành các dự án, chi phí văn phòng, trả lương nhân viên, chi phí chăm sóc khách hàng,… Các nguồn chi thường xuất phát từ nguồn thu của doanh nghiệp nên thường bị giới hạn bởi các khoản chi dựa theo số lượng, đơn vị, thời gian,… mà doanh nghiệp chi trả.
3. Đề mục ngân sách
Budget plan phải đảm bảo thống nhất nguồn thu và nguồn chi để nhà quản lý dễ dàng đánh giá hiệu quả tài chính thông qua hoạt động lưu trữ báo cáo, sổ sách,…
4. Loại tiền tệ sử dụng
Xác định loại tiền tệ và tỷ giá hối đoái của loại tiền tệ mà doanh nghiệp đang sử dụng sẽ giúp nhà quản lý linh hoạt thay đổi dòng tiền khác khi cần.
5. Thông tin ghi chú khác
Thông tin ghi chú nhằm đưa ra những hướng dẫn cụ thể được lưu lại trong quá trình lập ngân sách và tác động trực tiếp đến toàn bộ hoạt động tài chính của doanh nghiệp trước khi đưa ra quyết định. Nếu có bất kỳ thay đổi nào xảy ra ảnh hưởng đến dự án, nhà quản lý sẽ dễ dàng điều chỉnh ngân sách để đảm bảo phản ánh chính xác tình hình thực tế.
Những yếu tố gây ảnh hưởng đến budget plan?
Khi thiết lập budget plan, nhà quản lý cần dựa trên 3 bản báo cáo tài chính sau để có cái nhìn tổng quát về tình trạng tài chính của doanh nghiệp.
- Bảng cân đối kế toán (balance sheet): Giúp nhà quản lý dự đoán tài sản doanh nghiệp, các loại phí phải trả, nguồn vốn cổ đông vào cuối kỳ kế toán và đặc biệt là nhìn vào đó, nhà quản lý có thể phát hiện những khoản có dấu hiệu báo động như công nợ xấu.
- Báo cáo kết quả kinh doanh (income statement): Thể hiện lợi nhuận và các phí tổn thất dự kiến thuận theo tiêu chuẩn kế toán. Các nhà đầu tư thường xem xét báo cáo này để đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp trước khi quyết định đầu tư.
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (statement of cashflow): Phân tích tất cả dòng tiền ra vào của doanh nghiệp và duy trì nguồn tiền nhận vào để đảm bảo vận hành các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Các phương pháp thiết lập budget plan hiệu quả
1. Dựa theo khoản mục
Đây là phương pháp lập budget plan bằng cách phân định các khoản thu và khoản chi theo từng khoản mục chi tiết về dòng tiền của doanh nghiệp. Hình thức này khá đơn giản và dễ thực hiện, nhà quản lý cũng dễ dàng kiểm soát các khoản chi khi so sánh số liệu với các năm trước.
2. Dựa theo các công việc cần thực hiện
Phương pháp này giúp nhà quản lý phân bổ nguồn lực dựa trên khối lượng công việc mà doanh nghiệp cần thực hiện, hay còn gọi là công việc theo tiêu chí đầu vào. Hình thức này giúp nhà quản lý dự đoán được kết quả thu hoạch được từ việc phân bố nguồn lực cần thiết so với chu trình ngân sách trong khoảng thời gian nhất định.
3. Dựa theo các dự án
Nhà tuyển dụng sẽ lập budget plan cho các dự án có tính cạnh tranh cao để đầu tư tài nguyên dựa trên mối liên kết chặt chẽ giữa kết quả dự án với những khoản phí cần bỏ qua để thực hiện.
4. Dựa theo kết quả đầu ra
Phương pháp này được thực hiện dựa trên cơ sở nhà quản lý tiếp nhận các kết quả đầu ra để phân bổ tài nguyên một cách hiệu quả nhất. Để làm được điều này, nhà quản lý cần lựa chọn, thiết lập mục tiêu, giám sát chặt chẽ quá trình thực hiện và phân tích kết quả thực hiện liên tục.
Tiết lộ các cách lập budget plan hiệu quả không thể bỏ lỡ
Bước 1: Phân tích và đưa ra kế hoạch phù hợp
Budget plan phải được lập dựa trên quá trình thảo luận kỹ lưỡng của các bộ phận liên quan, do đó, điều đầu tiên bạn cần chú ý đó là phân tích, đề xuất và xác định budget plan phù hợp dựa trên mục tiêu cũng như chi tiêu ngân sách của doanh nghiệp trong thời gian hoặc dự án cụ thể. Người lập budget phải thực sự am hiểu toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp cũng như các hệ thống báo cáo hay hệ thống quản lý kế toán để đặt ra các kế hoạch phù hợp như dài hạn hay ngắn hạn để làm kim chỉ nam cho quá trình hoạt động.
Bước 2: Phân bố các hoạt động cần thực hiện
Tiếp theo, hãy liệt kê các hoạt động cần thực hiện theo từng mốc thời gian hoặc từng khoản mục công việc cụ thể. Người lập budget phải hiểu rõ doanh nghiệp cần tốn các khoản chi phí nào và bao nhiêu? Cần bao nhiêu nhân lực để thực hiện?,…
Bước 3: Tích hợp ngân sách với hệ thống
Dựa trên danh sách các hoạt động và mục tiêu chi tiêu, doanh nghiệp cần tích hợp chi tiết quá trình thực hiện liên quan đến từng khoản ngân sách chi – thu cụ thể, đối tượng mục tiêu, các dòng sản phẩm, chiến dịch tiếp thị – quảng cáo,… vào các công cụ quản lý hiệu suất phù hợp
Bước 4: Đánh giá budget
Doanh nghiệp cần tiến hành xem xét ngân sách thực sự phù hợp với mục tiêu tài chính đang hướng đến không? Đâu là thời điểm quan trọng cần sử dụng ngân sách đó? Quyết định đó gây ảnh hưởng như thế nào đến kế hoạch?… Bước này sẽ giúp doanh nghiệp thống nhất kế hoạch budget và đảm bảo kế hoạch đúng mục tiêu đã hoạch định trước khi đưa vào hoạt động.
Bước 5: Duyệt nội bộ ngân sách
Budget plan chỉ được hoàn thành khi được các cấp lãnh đạo phê duyệt, sau đó các bộ phận liên quan và ban lãnh đạo sẽ tiếp trao đổi, cân nhắc để đảm bảo quá trình triển khai kế hoạch ngân sách. Thông thường, thời gian lập và phê duyệt budget plan sẽ sẽ kéo dài trong vòng 3 – 6 tháng để đảm bảo kế hoạch.
Khi budget plan được trình lên ban lãnh đạo sẽ chú ý vào những tiêu chí đó là
- Kế hoạch đã phù hợp với tiêu chuẩn mục tiêu chưa?
- Mục đích của bản kế hoạch có đáng để đầu tư nguồn lực tài chính hay không?
- Kế hoạch này có giúp ích gì cho hoạt động kinh doanh hay không?
Bước 6: Đưa vào thực hiện
Sau khi budget plan được ban lãnh đạo phê duyệt, các bộ phận liên quan sẽ bắt đầu thực hiện theo đúng kế hoạch đã được hoạch định. Xem xét cơ cấu ngân sách và quản lý ngân sách là nhiệm vụ xuyên suốt của người lập budget. Trên cơ sở đó, bạn cần phải căn cứ vào các chỉ tiêu yêu cầu cụ thể của ban lãnh đạo để quá trình hoạt động ổn định và điều chỉnh kịp thời các khoản phát sinh.
Những điều cần lưu ý khi thiết lập budget plan
Để budget plan được thiết lập hiệu quả, nhà quản lý cần chú ý những điều sau:
- Đi đúng mục tiêu tài chính: Budget plan được thiết lập dựa trên mục tiêu tài chính mà doanh nghiệp cần thực hiện, do đó, nhà quản lý cần đảm bảo mục tiêu tài chính đi đúng hướng.
- Sử dụng chi phí hiệu quả: Trong quá trình sử dụng ngân sách, nhà quản lý cần đảm bảo loại bỏ những khoản chi không cần thiết.
- An toàn tài chính: Điều này giúp doanh nghiệp có biện pháp xử lý trước các tình huống phát sinh không mong muốn.
- Xác định các hành vi tài chính gây bất lợi: Các khoản chi cần phải thấp hơn các khoản thu, lưu ý điều này sẽ giúp khắc phục các hành vi tài chính gây ảnh hưởng tiêu cực đến doanh nghiệp.
Kết luận
Trên đây là toàn bộ nội dung mà Nghề Nghiệp Việc Làm 24h chia sẻ liên quan đến budget là gì và cách lập budget plan mà chắc chắn bạn không thể bỏ lỡ. Hi vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn phân bổ nguồn lực tài chính hiệu quả để thiết lập budget plan phù hợp cho mục đích của riêng mình. Đừng quên theo dõi các bài viết của Việc Làm 24h để cập nhật liên tục những thông tin mới mẻ và đầy hữu ích bạn nhé!
Xem thêm: Bản mô tả công việc là gì? Bí kíp xây dựng bản mô tả công việc hiệu quả
