Chắc hẳn không ít người đã từng nghe qua câu hát “Em còn thiếu ngủ, trong những lần phải chạy deadline?” trong “Bài Này Chill Phết” của Min và Đen Vâu. Câu hát ấy như nói lên hoàn cảnh chung của những người đi học và đi làm trong giai đoạn phải gấp rút hoàn thành công việc được giao. Tuy nhiên, bạn có thực sự hiểu về khái niệm, ý nghĩa của thuật ngữ “chạy deadline”. Đừng lo! Hãy để Việc Làm 24h giúp bạn hiểu rõ hơn “Chạy deadline là gì?” cũng như các phương pháp chạy deadline hiệu quả mà bạn không nên bỏ lỡ ngay bên dưới nhé!
Deadline là gì?
Deadline là một từ tiếng Anh, kết hợp giữa từ “dead” (nghĩa là chết, ngừng hoạt động) và từ “line” (nghĩa là đường kẻ, giới hạn, ranh giới). Deadline là một từ được dùng để chỉ giới hạn thời gian để hoàn thành một công việc nào đó tại một thời điểm nhất định.
Vào thời xưa, các nhà giam nghiêm ngặt ở Mỹ thường được bao quanh bởi những hàng rào chắc chắn, chỉ cần chạm vạch, tù nhân sẽ bị nghiêm trị ngay lập tức mà không qua xét xử. Ranh giới chết ấy được định nghĩa và gọi với cái tên deadline.
Sau đó, vào thế kỷ 19, chữ “deadline” lại được sử dụng nhiều trong công việc in ấn. Nó đề cập đến phần sát mép trang mà không thể in được nữa. Tới đầu thế kỷ 20, từ này lại được hiểu với nghĩa là vạch không cho người qua.
Giờ đây, deadline thường được dùng với ý nghĩa chỉ một mốc thời gian cuối cùng, hạn chót để bạn có thể nộp bài hoặc hoàn thành công việc đã được giao.
Chạy deadline là gì?
Chạy deadline là cụm từ để nói đến tình trạng gấp rút, cố gắng làm việc để hoàn thành các nhiệm vụ được giao trước thời điểm mà cấp trên yêu cầu nộp.
Ví dụ: Khi bạn được sếp giao nhiệm vụ báo cáo hàng tháng và phải nộp trước 15h ngày 29 hằng tháng nhưng vì các lý do chủ quan và khách quan khác nhau tác động mà tới 10h ngày 29 của tháng đó, bạn mới có thể ngồi bắt đầu lập báo cáo. Lúc này, bạn sẽ phải tăng tốc và tập trung hết mình, đẩy nhanh tiến độ, bất kể mọi thứ xung quanh diễn ra để hoàn thành báo cáo và có thể nộp đúng thời điểm sếp yêu cầu. Tình trạng trên chính là biểu hiện của cụm từ “chạy deadline”.
Deadline đóng vai trò gì trong công việc?
Khi đã hiểu hơn về thuật ngữ “deadline là gì?” thì ta có thể thấy được đây là một trong những yếu tố cần thiết đối với mọi công việc và học tập. Deadline đóng các vai trò có thể kể đến như:
Hỗ trợ sắp xếp các công việc
Khi bạn được nhận một khối lượng công việc quá lớn thì việc có deadline sẽ giúp bạn sắp xếp chúng một cách khoa học và hợp lý hơn.
Những việc nào có deadline trước thì bạn sẽ ưu tiên làm trước và ngược lại, những deadline xa hơn thì bạn sẽ thực hiện sau khi đã hoàn thành những công việc ưu tiên trên. Từ đó, deadline sẽ giúp bạn không bị “quá tải” công việc khi đi làm.
Hỗ trợ tăng hiệu suất làm việc
Ở góc độ của một người quản lý, việc đưa ra các deadline sẽ giúp tối đa hoá được năng suất làm việc của nhân viên.
Nếu không có deadline, nhân viên sẽ không bị áp lực phải hoàn thành công việc đó theo đúng hạn, họ có thể trì hoãn không làm ngay, thích làm lúc nào thì làm. Như thế, trong khoảng một thời gian dài, nhân viên sẽ chỉ làm được khối lượng công việc rất ít, lúc đó hiệu suất công việc đem lại sẽ không cao.
Ngược lại khi có deadline, họ sẽ có áp lực, tập trung hoàn thành công việc đúng hạn và chắc chắn hiệu suất làm việc cũng sẽ đạt mức cao hơn, tối ưu hoá được nguồn nhân lực cho công ty.
Hỗ trợ phát hiện và sửa chữa lỗi sai kịp thời
Deadline thường được đặt ra ở khoảng thời gian hợp lý, để khi bạn hoàn thành trước thời hạn đó vẫn có thể xem lại, phát hiện và sửa chữa những lỗi sai không đáng có trước khi nộp hay bàn giao công việc cho sếp.
Khi không đề ra deadline thì bạn sẽ phải gấp rút hoàn thành công việc để đưa cho sếp mà không kịp kiểm tra lại. Điều đó vừa làm mất thời gian sửa lại của bạn, vừa có thể bị cấp trên khiển trách.
Hỗ trợ thăng tiến trong sự nghiệp
Bạn sẽ không ngờ, những mốc deadline nho nhỏ cũng giúp bạn thành công hơn trong sự nghiệp. Khi bạn luôn hoàn thành tốt các công việc được giao trước thời hạn, bạn sẽ được sếp coi trọng. Đây cũng là một điều kiện để được thăng tiến và phát triển khi đi làm.
Nếu bạn cứ giữ đúng phong độ này trong một thời gian dài, chắc chắn thành công sẽ đến với bạn, sẽ không có bất kỳ một doanh nghiệp nào bỏ lỡ một nhân viên tốt như vậy cả.
Những sai lầm dẫn đến việc phải chạy deadline
Từ việc giải thích cụm từ Chạy deadline là gì ở trên, chắc hẳn ai cũng thấy được đó là một tình trạng xấu và không nên diễn ra thường xuyên. Song, nhiều người vẫn hay mắc phải những sai lầm sau đây, dẫn đến việc phải chạy deadline trong lo sợ.
Thiết lập deadline không thực tế
Khi đưa ra một deadline, người quản lý phải biết dựa trên các yếu tố khách quan để lập ra một deadline phù hợp cho nhân viên của mình. Các deadline được lập ra không có tính khả thi, không phù hợp với khả năng, hoặc không liên quan đến mục tiêu cuối cùng của công việc sẽ dễ khiến nhân viên làm việc quá sức, căng thẳng hoặc không đạt được kết quả như mong muốn.
Đặt ra deadline theo khuôn mẫu
Như đã nói ở trên, việc người quản lý đưa ra deadline phải dựa trên nhiều yếu tố khác nhau, không nên thiết lập các deadline theo một khuôn mẫu cố định.
Các deadline tạo ra theo cách rập khuôn, máy móc sẽ dễ dàng thất bại. Vì thế, nên căn cứ vào khả năng của bản thân, của nhóm làm việc và các công cụ hỗ trợ để đưa ra deadline hoàn thành công việc khác nhau.
Không biết sắp xếp các deadline
Đây là sai lầm mà nhiều người mắc phải nhất khiến dẫn đến tình trạng phải “chạy deadline” trong nước mắt, đặc biệt là vào những dịp cao điểm của công ty.
Để tránh trường hợp như vậy xảy ra, bạn nên ghi chú và hệ thống lại các deadline công việc theo ngày, tháng, năm để có thể cân đối và xin phép điều chỉnh cho phù hợp nếu cần.
Không chia giai đoạn cụ thể khi chạy deadline
Việc phân chia các giai đoạn cụ thể trong mỗi quá trình thực hiện deadline sẽ giúp bạn không rơi vào tình trạng “đầu voi đuôi chuột”. Khi mà bạn dành quá nhiều thời cho phần mở đầu, dẫn đến phần kết thúc không như mong muốn và phải chỉnh sửa lại, khiến bạn rơi vào tình trạng “chạy deadline” liên tục.
Do đó, hãy phân chia kế hoạch chung một cách khoa học hơn để có thể hệ thống, đánh giá, phân phối sức lực, tài nguyên một cách hợp lý nhất.
Các phương pháp chạy deadline hiệu quả và nhanh chóng
Mặc dù đã hiểu được việc chạy deadline là gì và không mong muốn tình trạng đó xảy ra, nhưng chắc hẳn không ít lần bạn cũng sẽ phải lâm vào hoàn cảnh trớ trêu đó vì những lý do khác nhau tác động.
Vậy thì, làm thế nào để có thể vượt qua tình huống ấy? Việc Làm 24h sẽ tiết lộ cho bạn 5 phương pháp chạy deadline hiệu quả và nhanh chóng giúp bạn thoát khỏi nỗi ám ảnh mang tên “chạy deadline”.
Lên kế hoạch chạy deadline rõ ràng
Bất kỳ mọi công việc, kể cả việc phải gấp rút chạy deadline thì cũng cần có một kế hoạch rõ ràng và chi tiết.
Trước khi bắt đầu ngồi xuống bàn làm việc để kịp deadline, bạn nên lập ra sẵn một bản kế hoạch nhỏ trong đầu cho cả quá trình chạy deadline. Từng phần sẽ chiếm bao nhiêu thời gian và cần ưu tiên phần nào làm trước, có như thế, khi thực hiện bạn sẽ không bị hoảng loạn hay quá hồi hộp, dẫn đến tâm lý thoải mái hơn để hoàn thành tốt deadline.
Xem thêm: Bí quyết trau dồi kỹ năng quản lý thời gian cực hiểu quả dân văn phòng cần biết
Thương lượng lại thời gian deadline
Khi bạn nhận một khối lượng công việc quá lớn và chỉ có thời gian vài ngày để hoàn thành, nhưng không may bạn lại gặp phải những chuyện không mong muốn tác động từ gia đình, bạn bè, người thân,…
Lúc này đây, hãy báo cáo ngay với sếp để thương lượng lại thời gian deadline phù hợp cho bản thân. Điều đó vừa giúp sếp nắm được tình hình vừa giúp bạn làm đúng tiến độ công việc mà không bị ảnh hưởng tâm lý khi phải chạy deadline.
Đặt quyết tâm cao độ và tập trung nhất
Mỗi người chúng ta sẽ có những lúc cần phải tập trung nhất trong cuộc đời này và khi “chạy deadline” chính là một trong những khoảng thời gian đó.
Hãy đặt sự quyết tâm cao độ nhất để tập trung hoàn thành công việc, gác lại những chuyện không liên quan xảy ra xung quanh chúng ta. Đừng để xao nhãng vì những thứ không đáng, mà hãy dành khoảng thời gian đó, tập trung hết mình chạy deadline.
Chuẩn bị trước những yếu tố hỗ trợ chạy deadline
Vì việc chạy deadline yêu cầu sự tập trung cao độ nhất, thế nên trước khi bước vào bàn thực hiện công việc, bạn cũng nên chuẩn bị những công cụ hay các yếu tố hỗ trợ khiến bạn thoải mái hơn khi chạy deadline.
Đó có thể là một ly cà phê hay tách trà giúp bạn tỉnh táo hơn, hoặc đơn giản là một chiếc bánh nhỏ để bạn lót dạ nhanh chóng khi đói trong lúc chạy deadline. Đừng quên những vật dụng như giấy, bút hoặc pin sạc cho chiếc laptop cần phải hoạt động liên tục trong nhiều giờ liền nhé!
Chủ động yêu cầu trợ giúp khi cần
Trong quá trình chạy deadline, bạn sẽ không thể tránh khỏi việc gặp những khó khăn. Đừng ngần ngại mà hãy đề nghị được hỗ trợ ngay khi cần.
Việc làm này không chỉ giúp bạn giải quyết được những khó khăn, rủi ro trong công việc mà còn giúp bạn xây dựng những mối quan hệ tích cực xung quanh mình.
Việc Làm 24h đã cùng bạn tìm hiểu ý nghĩa cụm từ chạy deadline là gì cũng như những sai lầm dẫn đến việc phải chạy deadline. Ngoài ra, mong rằng với những phương pháp chạy deadline hiệu quả mà Việc Làm 24h đã giới thiệu ở trên, có thể giúp ích được bạn trong quá trình đi học và làm việc. Chúc bạn sẽ luôn thành công và hoàn thành tốt mọi deadline.
Đừng quên đón đọc các bài viết hữu ích khác trên Blog Việc Làm 24h sau khi đã chạy deadline xong nhé!
