Dấu treo là con dấu được dùng phổ biến trong nhiều văn bản hành chính và công tác văn thư. Bài viết này từ Nghề Nghiệp Việc Làm 24h sẽ giúp bạn hiểu hơn dấu treo là gì, dấu treo khác gì với dấu giáp lai và dấu treo đóng bên nào là đúng.
Đóng dấu treo là gì?
Dấu treo là con dấu thường được đóng ở đầu trang, trùm lên một phần tên của tổ chức hoặc tên phụ lục đính kèm với bản chính.
Đóng dấu treo không có giá trị khẳng định pháp lý mà chỉ nhằm khẳng định văn bản là một phần của một tài liệu chính xác nhằm tránh giả mạo hồ sơ hoặc giấy tờ liên quan. Theo Điểm C khoản 1 Điều 33 tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP về việc đóng dấu trên văn bản giấy và công tác văn thư, việc đóng dấu treo do người đứng đầu tổ chức, cơ quan quy định.
Dấu treo thường được sử dụng:
- Đánh dấu xác nhận cho những văn bản có kèm nhiều phụ lục.
- Đóng dấu treo lên các văn bản nội bộ nhằm mang tính thông báo.
- Đóng lên góc trái của liên đỏ các hoá đơn tài chính.
- Khi ban hành phụ lục hoặc văn bản theo quy định pháp luật.
- Xác nhận hoá đơn và bảng kê đi kèm hoá đơn.
Lưu ý: Riêng với hoá đơn doanh nghiệp, việc dùng hóa đơn thường đi cùng bảng kê thông tin bổ sung, do đó, việc đóng dấu treo lên hóa đơn cũng cần tuân thủ theo đúng quy định. Ngoài ra, hoá đơn giao cho khách hàng đều cần đóng dấu treo, bên bán cần có giấy uỷ quyền từ người đứng đầu công ty hoặc tổ chức. Người bán phải ký trực tiếp, ghi đủ họ tên, chức vụ, địa chỉ lên trên hoá đơn.
Văn bản chỉ đóng dấu treo thì có tính chứng thực không?
Theo khoản 9 Điều 3 tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP, bản chính của một văn bản giấy là văn bản phải hoàn chỉnh cả về nội dung lẫn thể thức và được tạo ra từ bản có chữ ký trực tiếp bởi người có thẩm quyền. Tuy nhiên, với một số trường hợp, văn bản có chữ ký từ người có thẩm quyền nhưng cá nhân này lại không phải đại diện cơ quan hoặc tổ chức nên không đóng dấu chữ ký. Khi đó, văn bản chỉ đóng dấu treo. Văn bản này vẫn được coi là bản chứng thực hợp pháp.
Sự khác nhau giữa dấu giáp lai và dấu treo là gì?
Dấu giáp lai được đóng vào lề trái hoặc lề phải của những tài liệu có từ 2 tờ trở lên nhằm đảm bảo tất cả tờ văn bản đều có thông tin về con dấu, xác thực tính chính thức của giấy tờ và ngăn chặn những thay đổi nội dung hoặc làm sai lệch tài liệu.
Để hiểu hơn sự khác nhau giữa dấu treo và dấu giáp lai, bạn có thể theo dõi bảng sau:
| Tiêu chí | Dấu treo | Dấu giáp lai |
| khi nào đóng dấu treo | Sử dụng với văn bản gồm nhiều phụ lục đi kèm.Bản sao các văn bản do doanh nghiệp ban hànhVăn bản hành chính, các văn bản lưu hành nội bộ.Hợp đồng giao kết giữa các bên và phụ lục đi kèm của nó. Các loại chứng từ và hóa đơn kế toánVăn bản mà người ký không phải là đại diện pháp luật của doanh nghiệp hoặc không phải người có thẩm quyền dùng con dấu | Sử dụng cho tất cả văn bản có từ 02 trang trở lên |
| Mục đích | – Xác định văn bản đích xác do công ty hoặc tổ chức ban hành. – Đóng dấu lên phụ lục để khẳng định văn bản được đóng dấu là một phần của văn bản chính.- Ngăn ngừa giả mạo nội dung | – Xác thực độ chính thống cho văn bản có nhiều tờ.- Xác thực thứ tự của các tờ trong tập văn bản- Ngăn ngừa việc giả mạo tờ hoặc nội dung văn bản |
| Cách đóng dấu | Đóng dấu ở trang đầu tiên và trùm lên một phần tên của cơ quan hoặc tên tổ chức. Đóng dấu trùm lên một phần tên của mỗi bản phụ lục | Văn bản được xòe thành hình quạt với các mép giấy xếp chồng nhau song song. Dấu giáp lại được đóng lên mép phải của tờ văn bản, đảm bảo con dấu trùm lên tất cả các tờ.Mỗi con dấu đóng không quá 05 tờ văn bản |
| Tính pháp lý của con dấu | Dấu treo có giá trị tương tự với dấu công chứng, có vai trò chứng thực và thừa nhận văn bản này do doanh nghiệp. tổ chức ban hành, hoặc khẳng định đó là một phần của văn bản chính | Có chức năng xác định các tờ chứa dấu giáp lai là một phần của văn bản và theo thứ tự nhất định. |
Quy định đóng dấu treo là gì?
Đến đây, hẳn bạn đọc đã hiểu được dấu treo là gì. Vậy dấu treo đóng như thế nào là đúng quy cách?
Tại Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, quy định về đóng dấu treo như sau:
- Đóng ngay tại trang đầu tiên của văn bản, trùm lên một phần tiêu đề phụ lục (với văn bản phụ lục), tên cơ quan hoặc tên tổ chức (với văn bản chính).
- Con dấu phải đóng ngay ngắn, rõ ràng.
- Đóng đúng chiều dấu.
- Dùng đúng màu mực đỏ theo quy định.
- Việc đóng dấu treo sẽ do người đứng đầu của cơ quan hoặc tổ chức quy định.
Lời kết
Bài viết từ Vieclam24h.vn mong rằng đã giúp bạn hiểu hơn về dấu treo là gì và ý nghĩa của nó cũng như biết được văn bản đóng dấu treo như thế nào là đúng quy cách. Từ đó, bạn biết cách sử dụng dấu treo và đánh giá tính xác thực của văn bản chính xác hơn trong công việc, cuộc sống.
Bên cạnh đó, Vieclam24h.vn cung cấp công cụ tạo CV online với hàng trăm mẫu CV hoàn toàn miễn phí. Ngoài nội dung đúng chuẩn dựa theo vị trí công việc và lĩnh vực ứng tuyển, các bạn có thể thỏa sức sáng tạo CV cá nhân với chức năng tùy chỉnh màu sắc, nội dung, bố cục,… để tìm việc nhanh chóng tại môi trường làm việc mơ ước.
Xem thêm: Mua hồ sơ xin việc ở đâu? Hồ sơ xin việc có cần công chứng không?
