Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng các phần mềm vào sản xuất cũng như quản lý và hoạch định các nguồn lực một cách hiện đại, mà trong đó tiêu biểu nhất là hệ thống ERP, đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng nhất hiện nay. Vậy ERP là gì? Vì sao doanh nghiệp nên ứng dụng ERP vào quá trình quản lý để đạt hiệu quả tốt nhất? Cùng Việc Làm 24h tìm hiểu ngay trong bài viết bên dưới nhé!
1. ERP là gì?
ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning – phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Hệ thống này cho phép các bộ phận trong doanh nghiệp cùng tiếp cận các dữ liệu nội bộ nhằm sử dụng và từ đó ban lãnh đạo sẽ dễ dàng quản lý được toàn bộ hoạt động của ty.
Cụ thể, ERP có thể được hiểu như sau:
- E-Enterprise (doanh nghiệp): Mục đích chính của hệ thống này là kết nối và đồng bộ công việc giữa các phòng ban, phục vụ chính cho các doanh nghiệp, giúp cập nhật mọi thông tin cần thiết và tự động, giảm sai sót trong quá trình xử lý nghiệp vụ.
- R-Resource (nguồn lực): hệ thống này sẽ giúp tận dụng được toàn bộ tài nguyên của công ty, đặc biệt là nguồn nhân lực.
- P-Planning (hoạch định): Hệ thống ERP hỗ trợ công ty lên trước các kế hoạch, nghiệp vụ trong sản xuất, kinh doanh. Phần hoạch định sẽ vạch ra hướng đi cho doanh nghiệp, tính toán và dự báo các khả năng có thể phát sinh trong tương lai.
2. Các chức năng của phần mềm ERP là gì?
Một hệ thống ERP cơ bản sẽ bao gồm các thành phần sau:
- Quản lý mua hàng: hệ thống ERP sẽ giúp doanh nghiệp lập và quản lý kế hoạch mua hàng, yêu cầu mua hàng; Quản lý và theo dõi tình trạng đơn hàng, hợp đồng mua; Theo dõi công nợ nhà cung cấp, lập báo cáo mua hàng.
- Quản lý bán hàng: ERP sẽ hỗ trợ doanh nghiệp của bạn lập và quản lý báo giá, đơn hàng, hợp đồng trên phần mềm; Quản lý đơn hàng và theo dõi tiến trình đơn hàng, hợp đồng bán; Theo dõi công nợ khách hàng, lập báo cáo bán hàng.
- Quản lý hàng tồn kho: Các công việc như quản lý nhập, xuất hay tồn kho, quản lý kho và báo cáo tồn kho đều có thể thực hiện trên hệ thống ERP.
- Quản lý Kế toán – Tài chính: ERP cũng sẽ hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các công việc liên quan đến kế toán – tài chính như: Kế toán vốn bằng tiền (quản lý các dòng tiền mặt, tiền ngân hàng, tiền vay,…); Kế toán mua hàng; Kế toán bán hàng; Kế toán thuế, tiền lương; Kế toán tổng hợp;…
- Lập kế hoạch sản xuất: Với hệ thống ERP, việc hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch nguyên vật liệu sẽ trở nên thuận tiện và đơn giản hơn.
- Báo cáo quản trị: Các loại dữ liệu báo cáo phân tích lợi nhuận theo kỳ hay báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh đều được tổng hợp đầy đủ trên ERP.
3. Lợi ích của hệ thống ERP là gì?
Sau khi tìm hiểu ERP là gì và các chức năng của hệ thống này, bạn cũng có thể thấy vai trò cần thiết của ERP trong doanh nghiệp. Chính nhờ ERP kết nối và hợp nhất các phần mềm trong cùng một hệ thống đã giúp doanh nghiệp đạt được một số lợi ích như:
Quản trị nguồn nhân lực
Để theo dõi sát sao mức độ hoàn thành công việc, khối lượng công việc, giờ làm việc, giờ ra về của từng người là điều vô cùng khó khăn trước đây. Nhưng giờ với phần mềm ERP, công ty sẽ dễ dàng hơn khi có thể biết hết mọi khối lượng công việc, khung giờ làm việc của từng nhân sự và có sự điều chỉnh hợp lý.
Liên lạc thuận tiện
ERP giúp cho quá trình liên lạc giữa các phòng ban, bộ phận, chi nhánh trở nên dễ dàng hơn. Mọi thông tin đều được đồng nhất, từ đó sẽ giúp giảm thiểu sự xung đột quyền lợi giữa các bộ phận trong công ty.
Quản trị kế toán – tài chính
Đúng như chức năng của ERP, các dữ liệu về kế toán, tài chính đều được lưu trữ cùng một nơi và đồng bộ, sử dụng xuyên suốt cho tất cả bộ phận, phòng ban hay chi nhánh. Khi xảy ra bất cứ sự thay đổi nào thì mọi thông tin đều tự động hiển thị và tính toán lại sao cho trùng khớp và giúp tránh được những sai sót.
Quản lý hàng tồn kho
Hệ thống ERP sẽ kiểm soát số lượng hàng hóa còn nằm trong kho. Từ đó chủ doanh nghiệp dựa trên cơ sở đó để nắm rõ tình hình và điều chỉnh lại số lượng hàng nhập và xuất sao cho phù hợp để tránh sự thất thoát gây lãng phí.
Quản lý thông tin khách hàng
Hệ thống ERP sẽ giúp doanh nghiệp lưu trữ đầy đủ các thông tin của khách hàng từ tên tuổi, địa chỉ, những vấn đề đang gặp phải,…từ đó có thể phục vụ và chăm sóc khách hàng tốt nhất.
Xem thêm: Customer Service là gì? Kỹ năng nhân viên chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp cần có
4. Các loại giải pháp ERP phổ biến hiện nay
Giải pháp ERP là gì? Đó chính là việc áp dụng một hệ thống ERP vào doanh nghiệp để cải thiện và nâng cao quy trình quản lý cũng như hoạch định các nguồn lực hợp lý. Có 3 loại triển khai chính cho giải pháp ERP đối với doanh nghiệp ngày nay:
- ERP cục bộ: được triển khai cục bộ trên phần cứng và máy chủ, đồng thời được quản lý bởi nhân viên phòng IT của doanh nghiệp. Vì dữ liệu của bạn được lưu trữ trên máy chủ và thiết bị của riêng doanh nghiệp, nhờ đó, bạn có thể có toàn quyền kiểm soát 100% dữ liệu của mình.
- ERP đám mây: thay vì lưu trữ máy chủ cục bộ, với loại hình này, nhà cung cấp ERP của bạn sẽ lưu trữ giúp bạn. Bạn có thể truy cập hệ thống này mọi lúc, mọi nơi. Điều duy nhất bạn cần là kết nối Internet tốt. ERP trên đám mây cung cấp bảo mật cấp độ doanh nghiệp để bảo vệ cũng như chi phí sở hữu giảm, dễ sử dụng và cấu hình linh hoạt.
- ERP Kết hợp: kết hợp cả hai phương pháp tiếp cận đám mây và cục bộ nhằm hỗ trợ nhu cầu cụ thể nhất của doanh nghiệp.
5. Cách để chọn loại giải pháp ERP phù hợp với doanh nghiệp
Để chọn loại giải pháp ERP phù hợp, doanh nghiệp cần xem xét về quy mô công ty, nhu cầu và phạm vi triển khai ERP để làm cơ sở lựa chọn giải pháp triển khai phù hợp:
- Quy mô công ty
- Số lượng nhân sự sẽ vận dụng hệ thống ERP
- Nhóm sản phẩm, sản phẩm kinh doanh và sản xuất
- Quy mô mở rộng và phát triển trong tương lai
- Những vấn đề công ty cần quan tâm nhất hiện nay là gì? Những khó khăn hiện tại ở mỗi bộ phận, phòng ban cần giải quyết?
- Ngân sách cho đầu tư ERP như thế nào?
6. Những lưu ý khi triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP
Vì ERP là một hệ thống lớn, cần bao quát và quản lý toàn bộ nguồn lực của doanh nghiệp nên trước khi triển khai các giải pháp ERP, chủ doanh nghiệp cần lưu ý và cân nhắc các vấn đề sau:
Lên kế hoạch kỹ lưỡng
Theo ERP Report 2022 từ Panorama, tổng chi phí triển khai ERP trong một doanh nghiệp cỡ trung dao động từ $150.000 đến $750.000. Cũng trong bài báo cáo này, thời gian triển khai hệ thống ERP sẽ rơi vào khoảng từ 2 – 5 năm.
Với mức chi phí đó, bạn sẽ sở hữu gói hệ thống tổng hợp với toàn bộ các chức năng của ERP. Tuy nhiên đa phần các doanh nghiệp không cần thiết phải sử dụng tất cả các chức năng, ERP cũng không cho phép doanh nghiệp tách lẻ từng ứng dụng phục vụ các công đoạn làm việc khác nhau.
Ngoài ra, thời gian triển khai ERP lâu như thế có thể khiến hệ thống sau khi hoàn thành trở nên nên lạc hậu, không còn phù hợp với những đặc điểm vận hành của doanh nghiệp hiện tại. Thêm vào đó, thời gian triển khai còn kéo theo gia tăng về chi phí và tiêu hao nguồn lực của doanh nghiệp.
Cẩn trọng với những rủi ro
Trong một hệ thống ERP, tất cả các phân hệ đều sử dụng chung một nguồn dữ liệu. Điều này cũng đồng nghĩa với một thay đổi nhỏ sẽ kéo theo sự thay đổi của cả hệ thống, khi đem lên ERP có thể biến thành lỗi diện rộng, gây ra thất thoát lớn cho doanh nghiệp.
Dự phòng các phương án thay đổi
Doanh nghiệp cần dự phòng các phương án thay đổi trong tương lai trước khi bắt tay vào xây dựng hệ thống. ERP là một hệ thống rất khó thay đổi, bất kỳ hành động nâng cấp nào sau khi đã đưa vào sử dụng cũng cần hạn chế.
Tuy nhiên với những lý do bất khả kháng, doanh nghiệp vẫn phải nâng cấp hệ thống để phù hợp với yêu cầu công việc. Thêm vào đó, doanh nghiệp có thể sử dụng song song ERP cũ và phần mềm hỗ trợ để an toàn và tiết kiệm thời gian, chi phí hơn cho doanh nghiệp.
Tạm kết
Hệ thống ERP đáp ứng tốt tất cả các yêu cầu cần thiết trong công tác quản lý của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, vai trò của giải pháp ERP với doanh nghiệp thực sự quan trọng và việc sớm tìm hiểu, trau dồi thêm kiến thức về hệ thống này giúp doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ hơn trong thời đại công nghệ tiên tiến hiện nay.
Mong rằng với những chia sẻ về ERP là gì trong bài viết trên, có thể giúp bạn hiểu hơn về hệ thống quản lý này, để từ đó đưa ra các quyết định phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình. Chúc bạn luôn thành công.
Đừng quên đón đọc những bài viết hữu ích khác tại Nghề Nghiệp Việc Làm 24h nhé!
Xem thêm: Phương pháp SMART là gì? Cách cực hữu ích ứng dụng SMART vào công việc
