Handover là thuật ngữ được sử dụng phổ biến trong môi trường công sở. Đặc biệt là trong các trường hợp luân chuyển vị trí, thay đổi nhân sự. Vậy handover là gì? Hãy cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tìm hiểu về chủ đề này qua bài viết dưới đây.
Giải nghĩa handover là gì?
Handover được hiểu là chuyển giao hoặc bàn giao công việc, dự án, trách nhiệm từ một người hoặc nhóm người đang thực hiện sang những người khác. Handover xảy ra khi nhân viên nghỉ việc hoặc có sự thay đổi trong tổ chức như thay đổi vị trí, phân chia trách nhiệm.
Handover minutes là gì?
Handover minutes hay biên bản bàn giao công việc là một tài liệu, bản ghi chép đầy đủ và chi tiết về quá trình chuyển giao công việc từ người chuyển giao sang người nhận bàn giao. Biên bản này được sử dụng để đảm bảo tính minh bạch, trách nhiệm và sự hiểu biết rõ ràng giữa các bên.
Thông thường biên bản bàn giao công việc sẽ bao gồm các thông tin sau:
– Thông tin về người chuyển giao và người nhận bàn giao: tên, vị trí, bộ phận, thông tin liên hệ của cả hai bên.
– Mô tả công việc hoặc trách nhiệm: chi tiết về công việc hoặc trách nhiệm cụ thể được chuyển giao.
– Thời gian, địa điểm thực hiện bàn giao.
– Các tài liệu và tài sản liên quan: công cụ, dụng cụ, tài khoản, tài liệu đã được cấp và tình hình thực hiện công việc (hồ sơ, sổ sách, số liệu, tình trạng, mức độ hoàn thành…)
– Cam kết và chữ ký: cả hai bên phải ký tên và đưa ra cam kết rằng họ đã đọc, hiểu và đồng ý với nội dung của biên bản bàn giao công việc.
Trong những nội dung của handover minutes, tài liệu bàn giao (handover documentation) là rất quan trọng để quá trình bàn giao diễn ra suôn sẻ. Tài liệu này thường bao gồm thông tin liên quan đến phạm vi, nhiệm vụ, tiến trình, thời hạn, ngân sách, sản phẩm bàn giao, thách thức và những dữ liệu quan trọng khác. Mục đích của tài liệu bàn giao là để đảm bảo tính liên tục của công việc bất kể lý do của sự thay đổi là gì. Đồng thời giúp người nhận bàn giao dễ dàng hiểu được trạng thái hiện tại và đảm nhận trách nhiệm được giao.
Xem thêm: Biên bản bàn giao tài sản là gì? Các mẫu biên bản bàn giao tài sản đúng chuẩn
Có những loại hồ sơ bàn giao nào?
Tùy vào ngành nghề, tính chất của việc bàn giao và nhu cầu của các bên liên quan mà sẽ có một số loại tài liệu bàn giao phù hợp:
1. Project handover
Project handover hay tài liệu bàn giao dự án rất hữu ích khi một nhóm hoàn thành công việc của mình và giao lại cho nhóm tiếp theo. Ví dụ nhóm thiết kế sẽ bàn giao lại cho nhóm thực thi để phát triển, hoàn thiện dự án.
2. Knowledge handover
Knowledge handover là gì? Có thể hiểu đây là tài liệu bàn giao kiến thức, quy trình. Loại này khá phổ biến ở nhiều ngành và được dùng nhiều để đào tạo nhân viên mới về công việc hay dự án. Knowledge handover thường trình bày tất cả những thông tin, hiểu biết cần thiết theo cách dễ hiểu, dễ thực hiện đối với người nhận bàn giao.
Xem thêm: Biên bản bàn giao công việc là gì? Cách bàn giao công việc hiệu quả cho người mới
3. Offboarding handover là gì?
Đây là loại tài liệu bàn giao nghỉ việc. Bất kỳ nhân viên nào thôi việc cũng đều cần phải thực hiện offboarding handover. Đây là một phần bắt buộc trong quy trình nghỉ việc. Tài liệu bàn giao này sẽ bao gồm tất cả những thông tin về công việc cũng như vấn đề còn tồn đọng để người mới vào sẽ nắm rõ và thực hiện dễ dàng hơn.
Xem thêm: Offboarding là gì? 6 bước xây dựng quy trình nghỉ việc chuyên nghiệp cho nhân sự
4. Department handover
Department handover là gì? Đây là loại tài liệu bàn giao phòng ban, được sử dụng khi có sự tái cơ cấu vai trò, trách nhiệm trong một tổ chức hoặc khi giải thể bộ phận. Mục tiêu của department handover là đảm bảo bộ phận mới có đủ thông tin, công cụ, nguồn lực cần thiết để đảm nhiệm công việc của bộ phận cũ.
5. Design handover
Design handover là tài liệu bàn giao thiết kế được sử dụng trong các công việc liên quan đến thiết kế, sản phẩm. Do đó, tài liệu này thường bao gồm kiểu chữ, mô hình, màu sắc, thông số kỹ thuật, tài sản thương hiệu (guideline, logo…)
6 yếu tố cần có của tài liệu bàn giao là gì?
Một tài liệu bàn giao hiệu quả cần phải đảm bảo 6 yếu tố như sau:
1. Xác định rõ ràng phạm vi nhiệm vụ và trách nhiệm
Đầu tiên và quan trọng nhất, người nhận bàn giao cần có danh sách đầy đủ các công việc, hoạt động hàng ngày, trách nhiệm đảm nhận. Các yếu tố này sẽ khác nhau tùy vào mỗi ngành nhưng nhìn chung sẽ là:
– Danh sách mô tả nhiệm vụ cụ thể.
– Danh sách kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc.
– KPI và cách đánh giá công việc.
– Những vấn đề gặp phải và cách xử lý trong quá trình làm việc.
2. Báo cáo tiến độ các công việc đang thực hiện hoặc chưa hoàn thành
Những thông tin này sẽ bao gồm:
– Danh sách những nhiệm vụ chưa hoàn thành.
– Tiến độ và trạng thái của từng nhiệm vụ.
– Hoạt động cần thiết để hoàn thành công việc.
– Các bên liên quan và thành viên tham gia vào nhiệm vụ.
3. Các mốc thời gian quan trọng hoặc thời hạn của dự án
Người nhận bàn giao cần biết thông tin về thời gian của những công việc mà mình sẽ đảm nhận. Do đó, tài liệu bàn giao cần phải có mốc thời gian rõ ràng như ngày bắt đầu, kết thúc, thời điểm báo cáo…
4. Hướng dẫn quy trình làm việc
Yếu tố không thể thiếu trong tài liệu bàn giao đó là quy trình thực hiện công việc, tài liệu đào tạo, video hướng dẫn và các tài nguyên tương tự. Thông tin này sẽ giúp người nhận bàn giao hiểu rõ người tiền nhiệm làm gì là làm như thế nào.
5. Các bên liên quan chính
Có hai bên tham gia chính là người bàn giao và người nhận bàn giao. Do vậy mọi tài liệu đều cần nêu rõ hai bên này để giải trình cũng như theo dõi trách nhiệm trong tổ chức. Ngoài ra, hãy thêm vào các bên thứ ba có liên quan đến công việc, dự án.
6. Thông tin xác thực và quyền truy cập
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng đó là mọi tài liệu bàn giao phải bao gồm thông tin xác thực, thông tin đăng nhập các tài khoản để truy cập và sử dụng. Ví dụ:
– Danh sách tên người dùng, mật khẩu của tài khoản mạng xã hội, CRM, email.
– Quyền truy cập và sở hữu codebase.
– Chi tiết đăng nhập CPanel/Backend.
Trên đây là những thông tin chi tiết về handover là gì. Hy vọng bạn đọc đã hiểu rõ hơn về bàn giao cũng như các thông tin cần thiết trong quy trình này. Để tìm việc làm mới, đừng quên truy cập Việc Làm 24h ngay nhé!
Xem thêm: Những người thành đạt thường có thói quen làm gì sau giờ làm?
