Không đơn giản là phân chia nhiệm vụ, kỹ năng giao việc còn là nghệ thuật lãnh đạo, giúp bạn điều phối công việc hiệu quả và khoa học. Nếu muốn trở thành một nhà quản lý xuất sắc, bạn phải biết giao việc khéo léo, thông minh. Trong bài viết dưới đây, Nghề Nghiệp Việc Làm 24h sẽ giúp bạn khám phá những kỹ năng giao việc hiệu quả, góp phần giảm bớt gánh nặng công việc.
Kỹ năng giao việc là gì?
Kỹ năng giao việc là khả năng phân chia nhiệm vụ, trách nhiệm cho các thành viên trong nhóm/tổ chức của nhà quản lý hoặc lãnh đạo . Không đơn thuần là phân chia nhiệm vụ, kỹ năng giao việc còn là nghệ thuật truyền cảm hứng, khởi dậy tiềm năng và gắn kết con người.
Kỹ năng giao việc bao gồm nhiều yếu tố như:
- Lựa chọn người phù hợp với công việc: Hiểu rõ năng lực, sở thích và kinh nghiệm của từng thành viên để giao đúng người đúng việc.
- Giao tiếp hiệu quả: Truyền đạt yêu cầu công việc rõ ràng, súc tích, dễ hiểu và tạo động lực cho nhân viên.
- Phân chia công việc hợp lý: Chia công việc thành các phần nhỏ, dễ quản lý và phù hợp với năng lực của từng cá nhân.
- Giám sát và đánh giá hiệu quả: Theo dõi tiến độ công việc, hỗ trợ kịp thời khi cần thiết và đánh giá kết quả công bằng, khách quan.
Tầm quan trọng của kỹ năng giao việc
Tối ưu hóa nguồn lực và thời gian
Kỹ năng giao việc giúp nhà quản lý phân chia công việc hợp lý, tối ưu hóa nguồn lực và thời gian của tổ chức. Khi công việc được giao đúng người, đúng thời điểm, mỗi thành viên có thể tận dụng tối đa kỹ năng và chuyên môn.
Phát triển kỹ năng và sự tự tin cho nhân sự
Giao việc hiệu quả mang lại cơ hội học hỏi và phát triển kỹ năng cho nhân viên. Khi được giao những nhiệm vụ phù hợp, họ có thể thử thách bản thân, phát triển năng lực mới. Hơn hết, kỹ năng giao việc còn nâng cao chất lượng công việc, thúc đẩy sự phát triển cá nhân và sự nghiệp của nhân viên.
Xây dựng môi trường làm việc tích cực và hợp tác
Một trong những lợi ích lớn nhất của kỹ năng giao việc là tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hợp tác. Khi nhiệm vụ được phân chia rõ ràng và hợp lý, các thành viên trong nhóm đều hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình. Từ đó, môi trường làm việc sẽ giảm thiểu xung đột, mâu thuẫn. Đồng thời, kỹ năng giao việc còn khuyến khích sự giao tiếp và hợp tác, tạo nên một tinh thần làm việc nhóm mạnh mẽ.
Đảm bảo tiến độ, chất lượng công việc
Kỹ năng giao việc là yếu tố then chốt để đảm bảo tiến độ và chất lượng của các dự án. Khi công việc được giao có kế hoạch, nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi tiến độ, đánh giá hiệu quả cũng như đưa ra các điều chỉnh kịp thời. Nhờ đó, các dự án sẽ được hoàn thành đúng thời hạn, đạt chất lượng mong chờ.
Tăng động lực và cam kết
Khi nhân viên cảm thấy công việc được giao phù hợp với khả năng và được đánh giá cao, họ sẽ có động lực làm việc và cam kết với tổ chức hơn. Sự hài lòng và cảm giác mang lại giá trị trong công việc thúc đẩy họ cống hiến hết mình, từ đó, nâng cao hiệu quả làm việc.
Cách giao việc cho cấp dưới hiệu quả
Bước 1: Xác định nhiệm vụ
Bước đầu tiên trong quy trình giao việc hiệu quả là xác định rõ ràng các nhiệm vụ cần được thực hiện. Để làm được điều này, nhà quản lý cần phân tích và chia nhỏ các công việc lớn thành những nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng và có thể đo lường được. Mỗi nhiệm vụ nên đi kèm các mục tiêu nhất định cũng như kết quả hướng đến.
Bước 2: Lựa chọn người thực hiện
Nhà quản lý cần đánh giá kỹ năng, kinh nghiệm và năng lực của từng thành viên trong đội ngũ để đảm bảo nhiệm vụ được giao đúng người.
Không chỉ giúp công việc được hoàn thành hiệu quả, bước này còn tạo điều kiện cho nhân viên phát triển kỹ năng, sự nghiệp. Để lựa chọn đúng người, nhà quản lý cần xem xét các yếu tố như khả năng chuyên môn, kinh nghiệm, thái độ làm việc và khả năng hợp tác.
Bước 3: Truyền đạt rõ ràng
Khi đã xác định nhiệm vụ và chọn người thực hiện, bước quan trọng tiếp theo là truyền đạt thông tin rõ ràng, cụ thể. Nhà quản lý cần giải thích chi tiết về nhiệm vụ, mục tiêu, thời hạn và các yêu cầu đặc biệt. Để thực hiện bước này, bạn có thể tổ chức các cuộc họp trực tiếp, email hoặc những công cụ giao tiếp khác.
Ngoài ra, nhà quản lý cũng nên cung cấp các nguồn tài nguyên cần thiết và hỗ trợ kịp thời để đảm bảo công việc được tiến hành suôn sẻ.
Những nguyên tắc vàng trong giao việc
Nguyên tắc SMART
SMART là viết tắt của các tiêu chí: Specific (Cụ thể), Measurable (Đo lường được), Achievable (Có thể đạt được), Relevant (Thực tế) và Time-bound (Có thời hạn).
- Cụ thể (Specific): Nhiệm vụ được giao cần phải rõ ràng. Ví dụ, thay vì nói “Tăng doanh số bán hàng”, hãy nói “Tăng doanh số bán hàng lên 20% trong quý tiếp theo”.
- Đo lường được (Measurable): Mỗi nhiệm vụ cần phải có tiêu chí để đo lường tiến độ và kết quả. Ví dụ, “Tăng doanh số bán hàng lên 20%” là mục tiêu có thể đo lường được.
- Có thể đạt được (Achievable): Nhiệm vụ được giao cần phải khả thi và phù hợp với năng lực của người thực hiện. Giao những nhiệm vụ quá khó hoặc không thể thực hiện được sẽ gây ra sự chán nản và mất động lực.
- Thực tế (Relevant): Mục tiêu và nhiệm vụ cần phải phù hợp với mục tiêu tổng thể của tổ chức.
- Có thời hạn (Time-bound): Mỗi nhiệm vụ cần phải có thời hạn hoàn thành cụ thể. Điều này giúp nhân viên có động lực và biết cách quản lý thời gian hiệu quả hơn.
Xem thêm: Phương pháp SMART là gì? Cách cực hữu ích ứng dụng SMART vào công việc
Phân quyền đúng người, đúng việc
Một trong những nguyên tắc quan trọng nhất trong giao việc là đảm bảo rằng nhiệm vụ được phân công cho đúng người, đúng việc.
- Hiểu rõ năng lực và sở thích của nhân viên: Nhà quản lý cần biết rõ năng lực, kinh nghiệm và sở thích của từng nhân viên.
- Đánh giá kỹ năng và kinh nghiệm: Trước khi giao việc, nhà quản lý cần đánh giá kỹ năng và kinh nghiệm của nhân viên để đảm bảo họ có đủ khả năng thực hiện nhiệm vụ. Việc này có thể được thực hiện thông qua các cuộc họp đánh giá, phỏng vấn, hoặc các bài kiểm tra kỹ năng.
- Tạo cơ hội phát triển: Phân quyền đúng người, đúng việc không chỉ giúp hoàn thành công việc mà còn tạo cơ hội cho nhân viên phát triển kỹ năng mới.
- Theo dõi và hỗ trợ kịp thời: Sau khi giao việc, nhà quản lý cần theo dõi tiến độ và hỗ trợ nhân viên khi cần thiết. Điều này giúp đảm bảo rằng công việc được hoàn thành đúng tiến độ và chất lượng, đồng thời tạo điều kiện cho nhân viên học hỏi và phát triển.
Bật mí top 5 phần mềm quản lý giao việc chuyên nghiệp
1. Trello
Trello là một phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí, dựa trên phương pháp Kanban. Trên bảng thông tin của Trello, các công việc được sắp xếp dưới dạng các thẻ ghim trong các danh sách tương ứng với các trạng thái như To do (Cần làm), Doing (Đang làm) và Done (Hoàn thành).
Người dùng có thể tùy chỉnh thẻ ghim để đại diện cho nhiệm vụ, ghi chú, dự án, file chia sẻ, và nhiều hơn nữa, giúp nhóm làm việc hiệu quả hơn. Trello cho phép thêm mô tả, danh sách kiểm tra, nhãn, ngày đến hạn, và đính kèm file vào từng thẻ ghim, tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi tiến độ công việc.
Trello tích hợp các công cụ như Dropbox, Google Drive, và Confluence, giúp người dùng dễ dàng chia sẻ tài liệu và tệp tin. Khả năng hợp tác và giao tiếp trong nhóm được nâng cao nhờ việc tất cả thành viên có thể tham gia, cập nhật và trao đổi ý kiến trực tiếp trên các thẻ ghim.
2. Microsoft To – Do
Microsoft To-Do là một phần mềm quản lý công việc chuyên dùng để nhắc việc, báo cáo tiến độ và đáp ứng các nhu cầu ghi nhớ cơ bản của người dùng.
Phần mềm này cho phép khởi tạo các công việc con trong từng mục công việc chính, giúp quản lý chi tiết và cụ thể hơn. Người dùng có thể ghi chú, đặt deadline cho từng công việc con, đảm bảo mọi nhiệm vụ được theo dõi và hoàn thành đúng hạn.
3. 1Office
1Office là giải pháp quản lý công việc chuyên nghiệp, tích hợp đầy đủ các tính năng như tạo công việc, phân công, đặt thời gian và quản lý hiệu quả công việc. Phần mềm này hỗ trợ không chỉ cá nhân mà còn giúp nhà quản lý kiểm soát và tối ưu quy trình làm việc trong công ty. Với 1Office, nhà quản lý có thể dễ dàng lập kế hoạch và giao việc cho đúng người, đúng phòng ban mọi lúc, mọi nơi. Phần mềm tự động cập nhật thông số theo từng công việc, giúp quản lý đánh giá hiệu quả công việc, tối ưu chi phí và nâng cao hiệu suất làm việc.
1Office còn có tính năng tự động cập nhật các mẫu báo cáo tiến độ dưới dạng GanttChart & Kanban, trực quan và dễ hiểu. Công việc chạy theo đúng tuần tự quy trình thiết lập sẵn, giúp kiểm soát tiến độ từ bán hàng, marketing, chăm sóc khách hàng, đến quản lý kho, điều phối hàng hóa.
4. Asana
Asana là một trong những phần mềm quản lý công việc hàng đầu hiện nay, sử dụng trên giao diện web và di động. Asana cung cấp nhiều tính năng hữu ích phù hợp với mô hình cộng tác liên chức năng. Phần mềm này đặc biệt thích hợp cho các công ty mà nhân viên cần tham gia vào nhiều dự án hoặc phòng ban khác nhau. Với Asana, việc quản lý công việc trở nên dễ dàng, hiệu quả, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất công việc.
5. Bitrix24
Bitrix24 là một phần mềm quản lý công việc phổ biến trên toàn thế giới, đặc biệt thiết kế cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Không chỉ dừng lại ở việc cung cấp danh sách công việc (to-do list), Bitrix24 còn mang đến bộ công cụ đầy đủ tính năng như tạo phòng ban và nhóm làm việc, tự động hóa quy trình, quản lý tài liệu, và quản lý danh bạ khách hàng và nhân viên.
Kỹ năng giao việc là một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của nhà quản lý. Qua bài viết trên, Vieclam24h.vn hy vọng bạn đã hiểu rõ hơn về kỹ năng giao việc. Hãy tiếp tục theo dõi Nghề Nghiệp Việc Làm 24h để khám phá thêm nhiều thông tin hữu ích khác bạn nhé!
Bên cạnh đó, Vieclam24h.vn cung cấp công cụ tạo CV online với hàng trăm mẫu CV hoàn toàn miễn phí. Ngoài nội dung đúng chuẩn dựa theo vị trí công việc và lĩnh vực ứng tuyển, các bạn có thể thỏa sức sáng tạo CV cá nhân với chức năng tùy chỉnh màu sắc, nội dung, bố cục,… để tìm việc nhanh chóng tại môi trường làm việc mơ ước.
Xem thêm: Đánh giá 360 độ là gì? Quy trình đánh giá 360 độ như thế nào?
