Hiện nay, Email và các ứng dụng nhắn tin trở thành phương thức giao tiếp phổ biến. Tuy nhiên, memo vẫn đóng vai trò quan trọng truyền tải thông tin nội bộ trong các doanh nghiệp. Memo là gì? Khi nào nên sử dụng Memo? Cách viết Memo đúng chuẩn ra sao? Mời bạn đọc cùng theo dõi qua bài viết dưới đây của Nghề Nghiệp Việc Làm 24h.
Memo là gì?
Memo (viết tắt của Memorandum) là một loại văn bản ngắn gọn được sử dụng để truyền tải thông tin nội bộ trong các tổ chức, doanh nghiệp có hiệu lực sớm hoặc cần thực hiện lập tức. Memo thường được sử dụng trong các môi trường làm việc chuyên nghiệp, sử dụng tiếng Anh để giao tiếp hàng ngày trong công việc.
Memo thường được các cấp quản lý viết để giải quyết công việc hoặc đưa ra thông báo thay đổi trong nội bộ.
Điểm khác biệt giữa Email và Memo là gì?
| Memo | ||
| Hình thức | Thường được sử dụng cho các thông tin ngắn gọn, cập nhật nhanh chóng, mang tính cá nhân hoặc trao đổi qua lại giữa các cá nhân. | Thường được sử dụng cho các thông tin chính thức, mang tính thông báo hoặc hướng dẫn chung cho toàn bộ hoặc một bộ phận trong công ty. |
| Cấu trúc | Linh hoạt | Cấu trúc rõ ràng |
| Mức độ trang trọng | Mức độ có thể thay đổi tùy theo người nhận và mục đích, từ thông thường đến trang trọng. | Mức độ trang trọng thường cao hơn email, sử dụng ngôn ngữ chuẩn mực và chuyên nghiệp. |
| Phạm vi sử dụng | Thích hợp cho giao tiếp cá nhân hoặc nhóm nhỏ. | Thích hợp cho thông báo chính thức, hướng dẫn chung hoặc cập nhật cho toàn bộ hoặc một bộ phận trong công ty. |
| Lưu trữ | Hộp thư cá nhân. | Hệ thống lưu trữ hồ sơ của tổ chức, doanh nghiệp. |
Lưu ý: Tuỳ vào mục đích, nội dung và đối tượng nhận, bạn có thể kết hợp cả Email và Memo để tối ưu hóa hiệu quả giao tiếp.
Xem thêm: Quy tắc viết Email bằng tiếng Anh giúp chuyên nghiệp hơn trong mọi tình huống
Phân loại Memo
Memo được sử dụng phụ thuộc vào mục đích, phạm vi, tính chính thức và hình thức của thông tin cần truyền tải. Một số loại Memo được dùng phổ biến như:
- Memo thông báo: Được dùng để thông báo các thay đổi về chính sách, cập nhật tiến độ công việc, sự kiện sắp tới,…
- Memo yêu cầu: Được dùng để yêu cầu hoặc đề nghị thông tin, báo cáo, đề xuất hành động từ người nhận. Ví dụ như yêu cầu giải quyết vấn đề hoặc đề xuất thực hiện một dự án mới.
- Memo báo cáo: Được dùng để báo cáo kết quả hoặc tiến độ dự án hoặc công việc.
- Memo gợi ý: Được dùng để gợi ý giải pháp hoặc đưa ra ý tưởng cho một vấn đề.
- Memo đề xuất: Được dùng để đề xuất hoặc giới thiệu ý tưởng, kế hoạch, giải pháp,… cho một dự án hoặc hoạt động cụ thể.
- Memo cảnh báo: Được dùng để cảnh báo một vấn đề, ví dụ như các rủi ro trong công việc.
Trong một số trường hợp, nhiều người sử dụng Memo nhằm mục đích trao đổi thông tin với các thành viên trong tổ chức.
Cách viết Memo đúng chuẩn
Cấu trúc cơ bản của một Memo bao gồm 5 phần sau:
- Tiêu đề
- Giới thiệu
- Thông tin chính
- Việc cần làm
- Kết luận
Cách viết Memo hoàn chỉnh cụ thể như sau:
1. Tiêu đề
Phần tiêu đề thường nằm ở phía trên cùng của trang, bạn nên gắn nhãn cho nội dung rõ ràng bằng tên “memorandum” để người nhận biết chính xác nội dung. Sau đó, bạn có thêm một số nội dung được yêu cầu như From (người gửi), To (người nhận), Date (ngày tháng năm), Subject (chủ đề gửi).
| Cleaning the common work area Date: March 11, 2024 To: Marketing department employees From: Nguyen – Marketing manager | Dọn dẹp khu vực làm việc chung Ngày gửi: 11 tháng 3, 2024 Đến: Nhân viên phòng Marketing Từ: Nguyên – Trưởng phòng Marketing |
2. Giới thiệu
Ở phần này, bạn nên viết 2 – 3 dòng giải thích lý do Memo được gửi đi. Nội dung đi vào vấn đề chính cần được giải quyết.
| To address the issue of our excessively cluttered workspace, this memo outlines an action plan with a to-do list and deadlines for completion. | Để giải quyết không gian làm việc quá bừa bộn, bản ghi nhớ này phác thảo kế hoạch giải quyết với danh sách các việc cần làm và thời hạn. |
3. Thông tin chính
Bạn nên giải thích rõ nguyên nhân sự thay thổi hoặc các công việc cần thực hiện. Phần này cần đảm bảo ngắn gọn và đầy đủ để người nhận hiểu vấn đề rõ ràng.
| Due to Ms. A maternity leave and staffing limitations from our recent campaign, the common area has become significantly cluttered, impacting our work environment and productivity. To address this, I propose we take a proactive approach to tidying up the space ourselves. | Do thời gian nghỉ thai sản của cô A và những hạn chế về nhân sự trong thời gian triển khai chiến dịch, khu vực làm việc chung trở nên lộn xộn, gây ảnh hưởng đến môi trường làm việc và năng suất. Để giải quyết vấn đề này, tôi đề xuất chúng ta nên chủ động dọn dẹp không gian làm việc của mình. |
4. Việc cần làm
Sau thông tin chính, bạn cần thông báo ngắn gọn đến người đọc những đầu việc cần làm bằng cách gạch đầu dòng. Cùng với đó, bạn có thể thêm mốc thời gian cần hoàn thành.
| To ensure a clean and organized workspace before our weekend break this Saturday afternoon, please complete the following tasks by then: Rearrange file categories in the copy-fax machine area. Clear out any expired food from the fridge. Clean the coffee machine. Vacuum the floor and dispose of the trash. | Để đảm bảo không gian làm việc sạch sẽ và ngăn nắp trước ngày nghỉ chiều Thứ Bảy, vui lòng hoàn thành các nhiệm vụ sau: Sắp xếp lại các danh mục tệp trong máy fax. Dọn sạch thực phẩm đã hết hạn sử dụng khỏi tủ lạnh. Làm sạch máy pha cà phê. Hút bụi sàn nhà và vứt rác. |
5. Kết thúc
Ở phần này, bạn nên nêu ngắn gọn một số lưu ý để người nhận biết chi tiết công việc cần thực hiện.
| B from Planning will oversee the cleaning process. We’ll be borrowing cleaning supplies from downstairs, so please remember to return them after we’re finished. Feel free to reach out to me directly if you have any questions or suggestions. | B từ phòng Kế hoạch sẽ giám sát quá trình dọn dẹp. Dụng cụ vệ sinh lấy ở tầng dưới, hãy nhớ trả lại sau khi xong việc. Vui lòng liên hệ trực tiếp với tôi nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc đề xuất nào. |
Những lưu ý khi viết Memo
- Bố cục Memo: Nên trình bày Memo với bố cục rõ ràng, logic và dễ đọc.
- Có thể thêm hoặc bớt các phần trong cấu trúc Memo tùy theo mục đích và nội dung của Memo.
- Chọn tiêu đề phù hợp: Tiêu đề Memo nên ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu, phản ánh rõ nội dung và được đặt ở phía trên cùng trang.
- Tổ chức nội dung: Nội dung nên được chia thành các đoạn ngắn, trình bày ngắn gọn, có thể đánh số thứ tự để người nhận theo dõi dễ dàng.
- Sử dụng ngôn ngữ: Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, trang trọng, không nên viết tắt hoặc chèn từ ngữ không phù hợp. Hạn chế dùng các thuật ngữ quá phức tạp.
- Chỉ rõ đối tượng: Nên chỉ rõ nhân viên, bộ phận liên quan đọc Memo.
- Kiểm tra lỗi: Người viết nên kiểm tra kỹ chính tả, ngữ pháp Memo trước khi gửi đi để tăng sự chuyên nghiệp.
Một số mẫu Memo chuyên nghiệp
- Mẫu Memo tiếng Việt
Thông báo về thay đổi chính sách nghỉ phép
Gửi đến: Toàn thể nhân viên
Từ: Ban Giám đốc
Ngày tháng năm: 11/03/2024
Ban Giám đốc thông báo về thay đổi chính sách nghỉ phép của công ty, có hiệu lực từ ngày 11/03/2024.
Số ngày nghỉ phép: Mỗi nhân viên được hưởng 12 ngày nghỉ phép năm/năm.
Cách thức xin nghỉ phép: Nhân viên cần gửi đơn xin nghỉ phép trước ít nhất 3 ngày làm việc.
Quy trình phê duyệt: Đơn xin nghỉ phép sẽ được phê duyệt bởi trưởng bộ phận.
Ban Giám đốc đánh giá cao sự hợp tác của toàn thể nhân viên. Nếu có bất kỳ câu hỏi nào về chính sách này, vui lòng liên hệ với trưởng bộ phận hoặc bộ phận Nhân sự.
Ban Giám đốc mong rằng toàn thể nhân viên sẽ tuân thủ chính sách nghỉ phép mới này.
Ký tên:
Ban Giám đốc
- Mẫu Memo tiếng Anh
Vacation Policy Change Notice
To: All Employees
From: Board of Directors
Date: March 01, 2024
Dear All Employees,
The Board of Directors is pleased to announce changes to the company’s vacation policy, effective March 11, 2024.
Vacation days: Each employee is entitled to 12 vacation days per year.
Requesting vacation: Employees must submit a vacation request form at least 3 working days in advance.
Approval process: Vacation requests will be approved by the department head.
We appreciate your understanding and cooperation.
If you have any questions about this policy, please do not hesitate to contact your department head or the Human Resources department.
The Board of Directors expects all employees to comply with this new vacation policy.
Sincerely,
Board of Directors
Kết luận
Memo là một trong những công cụ giao tiếp hiệu quả giúp truyền tải thông tin nội bộ trong các doanh nghiệp. Cách viết memo đúng chuẩn giúp thông tin được truyền tải đến người nhận chính xác, rõ ràng và dễ hiểu. Hy vọng bài viết trên của Vieclam24h.vn đã cung cấp cho bạn thông tin về memo là gì, mẫu memo và cách viết memo chuyên nghiệp.
Bên cạnh đó, Vieclam24h.vn hiện đã có tính năng tạo CV cực đơn giản với hàng ngàn mẫu CV ấn tượng, đầy đủ thông tin giúp bạn dễ dàng ghi điểm tuyệt đối với nhà tuyển dụng trong lần gặp đầu tiên. Truy cập ngay để thỏa sức sáng tạo CV cá nhân với chức năng tùy chỉnh màu sắc, nội dung, bố cục,… để tìm việc nhanh chóng tại môi trường làm việc mơ ước nhé.
Xem thêm: Hướng dẫn cách viết báo cáo chi tiết, chuyên nghiệp từ A đến Z
