Procurement được hiểu là mua hàng và là một phần giao dịch quan trọng trong kinh doanh kể từ khi thương mại xuất hiện. Qua mỗi thời, hình thức, quá trình Procurement không giống nhau nhưng về bản chất vẫn là hoạt động cần thiết để lựa chọn nguồn cung phù hợp và tối ưu hóa chi phí. Vậy thực sự Procurement là làm gì, tầm quan trọng của Procurement là gì? Hãy cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tìm hiểu ở bài viết sau.
Procurement là gì?
Procurement đề cập đến quá trình mua lại sản phẩm từ nguồn cung bên ngoài để phục vụ cho doanh nghiệp và thường liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh. Một số sản phẩm mà các công ty thường thu mua như vật tư, thiết bị văn phòng, đồ nội thất, nguyên liệu thô, máy móc…
Mục đích của Procurement là gì? Procurement đảm bảo hoạt động mua hàng được diễn ra thuận lợi, giúp công ty chọn được nhà cung cấp đáp ứng tốt nhất mọi yêu cầu về chất lượng và mức giá. Do tính hiệu quả, cần thiết của hoạt động thu mua mà Procurement đóng vai trò vai trọng trong cơ cấu quản lý tổng thể.
Ở hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng từ Purchasing cũng có nghĩa là thu mua. Tuy nhiên Procurement và Purchasing là hai khái niệm khác nhau, Purchasing chỉ là một giai đoạn trong quy trình Procurement lớn hơn, mang tính chiến lược hơn.
Procurement là làm gì?
Để hiểu về công việc Procurement, cần xem xét vai trò của các vị trí trong ngành này. Một số vị trí phổ biến có thể kể đến như:
1. Procurement Staff là gì?
Nhân viên Procurement chịu trách nhiệm mua hàng cho công ty. Công việc của họ bao gồm tìm nhà cung cấp, đảm bảo chất lượng sản phẩm và quản lý hợp đồng mua bán. Họ cũng theo dõi tồn kho, báo cáo các hoạt động mua hàng. Công việc của họ giúp đảm bảo công ty có đủ nguyên vật liệu hay dịch vụ để hoạt động hiệu quả.
Xem thêm: Staff là gì? Giới thiệu những vị trí staff phổ biến trong các lĩnh vực
2. Inventory Management làm gì?
Quản lý tồn kho là quá trình kiểm soát hàng hóa của công ty, bao gồm dự đoán nhu cầu, đặt hàng, nhận và lưu trữ hàng hóa. Mục tiêu là giữ tồn kho ở mức tối ưu, đủ để đáp ứng nhu cầu và tránh lãng phí. Quản lý tồn kho giúp đảm bảo công ty luôn có đủ hàng hóa khi cần và giảm thiểu các chi phí không cần thiết.
3. Procurement Manager làm gì?
Procurement Manager hay quản lý thu mua là người chịu trách nhiệm đàm phán giá, xác định nhà cung cấp, quản lý chuỗi cung ứng của công ty. Họ tối ưu hóa chi phí, đảm bảo chất lượng sản phẩm và giải quyết các vấn đề mua hàng. Ngoài ra họ còn xây dựng đội ngũ nhân viên cùng quy trình làm việc hiệu quả để mỗi cá nhân đều phát huy tối đa giá trị và có lộ trình phát triển sự nghiệp rõ ràng.
So sánh Purchasing và Procurement
| Điểm khác biệt | Purchasing | Procurement |
|---|---|---|
| Hoạt động | Thu mua hàng hóa. | Tất cả các hoạt động liên quan đến việc tìm nguồn cung ứng, thu mua hàng hóa. |
| Phạm vi | Một phần của quá trình Procurement. | Bao gồm việc tìm nguồn cung ứng, đàm phán, mua hàng, tiếp nhận và lưu trữ hồ sơ. |
| Mục tiêu | Thường tập trung vào việc có được mức giá tốt nhất. | Đảm bảo công ty nhận được giá trị cao nhất từ hàng hóa để tăng lợi nhuận. |
Các loại hình Procurement là gì?
Procurement có thể được phân loại theo nhiều cách, tùy vào việc công ty sẽ sử dụng hàng hóa hay loại hình của hàng hóa được mua để làm gì:
– Procurement trực tiếp: đề cập đến việc thu mua tất cả những nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất ra sản phẩm.
– Procurement gián tiếp: thường liên quan đến việc thu mua các hàng hóa cần thiết cho hoạt động hàng ngày nhưng không đóng góp trực tiếp vào lợi nhuận của công ty như văn phòng phẩm.
– Procurement hàng hóa: phần lớn đề cập đến việc thu mua các sản phẩm hữu hình.
– Procurement dịch vụ: ví dụ như thuê dịch vụ bảo vệ, công ty luật, kế toán…
Procurement Process là gì?
Procurement Process có nghĩa là quy trình thu mua bao gồm các bước và thủ tục mà doanh nghiệp tiến hành để có được hàng hóa cần thiết. Quy trình thu mua rất quan trọng vì tác động trực tiếp đến lợi nhuận và chi phí. Các doanh nghiệp thường xuyên đánh giá Procurement Process để có những điều chỉnh, thay đổi phù hợp và thành công trong việc đạt được các mục tiêu kinh doanh. Quy trình thu mua rất khác nhau tùy thuộc vào cấu trúc, nhu cầu của mỗi công ty, nhưng nhìn chung sẽ bao gồm 9 bước cơ bản sau:
1. Xác định nhu cầu
Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định những mặt hàng cần thiết và yêu cầu đối với với chúng. Đây có thể mặt hàng mới mà công ty chưa từng mua trước đây hoặc là hàng hóa bổ sung. Bước này liên quan đến việc đi sâu vào thực tế những gì doanh nghiệp cần, chẳng hạn như vật liệu, thông số kỹ thuật, đặc tính sản phẩm… Do đó, cần tham khảo ý kiến của các bộ phận liên quan để đảm mặt hàng thu mua đáp ứng đúng nhu cầu.
2. Gửi yêu cầu mua hàng
Khi hàng hóa đã có thông tin cụ thể, bộ phận Procurement có thể gửi yêu cầu mua hàng đến bộ phận liên quan để xem xét và phê duyệt. Một số doanh nghiệp có phần mềm để thực hiện yêu cầu, trong khi các doanh nghiệp khác thực hiện bằng văn bản. Nếu yêu cầu được chấp thuận, bộ phận thu mua sẽ lựa chọn nhà cung cấp và mua hàng.
3. Đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp
Với thông tin rõ ràng đã được phê duyệt, tiếp đến là giai đoạn tìm nhà cung cấp và gửi yêu cầu báo giá (Request For Quote – RFQ). Đây là những thông tin quan trọng gửi đến nhà cung cấp để nhận báo giá từ họ. Việc so sánh các nhà cung cấp không chỉ tập trung vào chi phí mà còn là danh tiếng, chất lượng, uy tín.
Nhiều công ty cũng xem xét vấn đề đạo đức và trách nhiệm xã hội vì Procurement thường gắn liền với hình ảnh, sứ mệnh của tổ chức đó. Ví dụ một nhà bán lẻ hướng đến tính bền vững sẽ ưu tiên hợp tác cùng các nhà cung cấp có trách nhiệm với môi trường.
4. Đàm phán giá cả và các điều khoản
Cách phổ biến đó là lấy ít nhất 3 báo giá từ các nhà cung cấp trước khi ra quyết định. Nên kiểm tra cẩn thận từng báo giá và thương lượng nếu có thể. Nếu phải từ bỏ một thỏa thuận, hãy chắc chắn rằng bạn có những lựa chọn thay thế. Khi đã hài lòng về các điều khoản cuối cùng, hãy tiến hành ký kết hợp đồng.
Xem thêm: Phương pháp rèn luyện kỹ năng đàm phán từ A-Z hiệu quả tăng tính thuyết phục
5. Tạo đơn đặt hàng
Điền vào đơn đặt hàng (Purchase Order – PO) và gửi cho nhà cung cấp. PO cần phải đủ chi tiết để xác định chính xác các dịch vụ hoặc hàng hóa cần thiết và để nhà cung cấp thực hiện đơn hàng.
6. Nhận và kiểm tra hàng hóa được giao
Kiểm tra kỹ càng hàng hóa có lỗi hoặc hư hao nào không. Đồng thời đảm bảo mọi thứ được giao đúng như chỉ định trong PO và chất lượng như mong đợi của doanh nghiệp.
7. Xem xét, đối chiếu hóa đơn
Nhà cung cấp sẽ gửi hóa đơn cho bộ phận Procurement. Họ sẽ tiến hành so sánh hóa đơn, đơn đặt hàng và danh sách chi tiết từ nhà cung cấp. Mục đích của hoạt động này là để đảm bảo hàng hóa nhận được khớp với đơn đặt hàng và ngăn chặn việc thanh toán cho các hóa đơn không chính xác.
8. Thanh toán cho nhà cung cấp
Nếu tất cả các bước trên đều diễn ra thuận lợi, hãy phê duyệt và thanh toán hóa đơn. Doanh nghiệp nên tạo qua quy trình thanh toán nhất quán để kiểm tra xem các khoản thanh toán có khớp với số tiền trên hóa đơn và ngày đến hạn hay không. Một quy trình được tiêu chuẩn hóa sẽ giúp hóa đơn luôn được thanh toán đúng hạn, tránh các khoản phí trễ hạn cũng như xây dựng mối quan hệ tốt với nhà cung cấp.
9. Lưu trữ hồ sơ
Cần phải lưu trữ tất cả hồ sơ, tài liệu của Procurement Process vì những lý do sau:
– Kiểm toán doanh nghiệp.
– Thuế.
– Giải quyết tranh chấp tiềm ẩn.
– Sắp xếp lại hàng hóa với mức giá phù hợp cho lần mua hàng sau.
– Giữ thông tin của các nhà cung cấp chất lượng.
– Nền tảng cho những thay đổi về Procurement Process trong tương lai.
Xem thêm: Các khoản phụ cấp không tính thuế TNCN mà người lao động cần biết
7 nguyên tắc trong Procurement Process
Các nguyên tắc có phần khác nhau tùy thuộc vào mỗi doanh nghiệp, nhưng dưới đây là 7 nguyên tắc Procurement phổ biến nhất:
1. Hiểu rõ giá trị của tiền
Các doanh nghiệp cần quản lý tài chính hiệu quả và tiết kiệm khi thu mua hàng hóa. Điều này thường bao gồm việc tiến hành phân tích chi phí – lợi ích và đánh giá rủi ro. Cần lưu ý rằng chi phí thấp không nhất thiết sẽ mang lại giá trị lớn hơn. Các yếu tố như chất lượng, giao hàng nhanh chóng cũng sẽ quyết định việc thu mua có xứng đáng với số tiền bỏ ra hay không.
Xem thêm: Hiểu về Cash Flow căn bản để không còn là gà mờ về dòng tiền
2. Công bằng trong Procurement là gì?
Hoạt động thu mua phải công bằng cho tất cả các cá nhân liên quan và nhà cung cấp. Mọi thông tin đều cần được đánh giá khách quan, dựa trên các yêu cầu của doanh nghiệp.
3. Cạnh tranh
Doanh nghiệp nên tìm kiếm sự cạnh tranh về báo giá từ nhiều nhà cung cấp, trừ khi làm việc với nhà cung cấp độc quyền trong ngành.
4. Hiệu quả
Procurement Process phải được thực hiện hiệu quả để mang đến giá trị tối đa cho doanh nghiệp và tránh chậm trễ.
5. Minh bạch trong Procurement là gì?
Doanh nghiệp nên cung cấp thông tin thu mua minh bạch cho các bên liên quan. Thông tin chỉ nên được giữ bí mật khi có lý do pháp lý.
6. Chính trực
Nhân viên thực hiện các công việc thu mua nên có sự trung thực, đáng tin cậy. Các khoản tiền cần được sử dụng đúng mục đích và vì lợi ích chung của doanh nghiệp.
7. Trách nhiệm
Những nhân viên tham gia vào Procurement Process phải chịu trách nhiệm về hành động, quyết định của mình. Họ thường được yêu cầu báo cáo chính xác các hoạt động thu mua bao gồm cả những sai sót.
Procurement gần như là hoạt động không thể thiếu đối với các công ty sản xuất hay bán lẻ. Do vậy việc xây dựng và quản lý quy trình thu mua hiệu quả là cần thiết để mang đến giá trị cho doanh nghiệp. Với bài viết trên, hy vọng bạn đọc đã hiểu hơn về Procurement là gì. Để tìm việc ngành thu mua, xuất nhập khẩu, hãy truy cập Việc Làm 24h ngay nhé!
Xem thêm: 11 khóa học xuất nhập khẩu uy tín hàng đầu hiện nay mà bạn không thể bỏ lỡ
