Để hoạt động hiệu quả, các doanh nghiệp cần triển khai cơ cấu tổ chức ở nơi làm việc hay còn gọi là Organizational Structure. Tùy thuộc vào quy mô của công ty và cách thức hoạt động doanh nghiệp nên chọn loại cơ cấu tổ chức nào cho phù hợp. Ở bài viết dưới đây, Nghề Nghiệp Việc Làm 24h sẽ giới thiệu đến bạn đọc các Organizational Structure cũng như mục đích và lợi ích khi áp dụng cho doanh nghiệp.
Organizational Structure là gì?
Organizational Structure hay cơ cấu tổ chức là cách mà công ty được thành lập với sự phân cấp về các cấp quản lý hoặc chia nhỏ với các dòng sản phẩm hay bộ phận khác nhau. Đôi khi cũng có trường hợp gần như không có thứ bậc nào cả.
Cơ cấu tổ chức rất quan trọng vì giúp doanh nghiệp ra quyết định hiệu quả bằng cách phân công vai trò chuyên biệt cho nhân viên cấp thấp hơn. Ngoài ra, Organizational Structure cung cấp sơ đồ tổ chức rõ ràng để doanh nghiệp theo dõi nguồn nhân lực. Ở các công ty khởi nghiệp và quy mô nhỏ, dường như tất cả mọi người đều đang làm việc và thật khó để theo dõi nhân viên đang làm gì nếu không có cơ cấu tổ chức.
Đối với các công ty lớn, Organizational Structure sẽ giúp xác định những lỗ hổng trong quá trình vận hành. Vai trò của mỗi nhân viên, bộ phận sẽ trở nên riêng biệt hơn. Vì vậy xem xét phân bổ công việc thông qua cơ cấu tổ chức sẽ ngăn chặn sự trùng lặp cũng như cung cấp thông tin cho người quản lý biết nên ưu tiên công việc nào.
Các yếu tố chính của Organizational Structure
1. Chuyên môn hóa công việc
Chuyên môn hóa công việc ít được biết đến một cách chính thức như vai trò hay mô tả công việc. Đây là bản phác thảo những yếu tố một cá nhân chịu trách nhiệm trong công ty hoặc bộ phận. Từ đó thể hiện rõ trách nhiệm và thước đo thành công của nhân viên cũng như tránh trường hợp suy giảm nguồn lực.
2. Tuyến mệnh lệnh
Điều này giúp nhân viên có định hướng rõ ràng về người mà họ nên liên hệ để được hỗ trợ, cũng như các phòng ban khác sẽ dễ dàng tìm được người mà họ cần tìm khi muốn hoàn thành công việc.
3. Phân chia
Việc phân chia thành các phòng ban sẽ tạo ra một nhóm gồm các cá nhân thực hiện những nhiệm vụ chuyên môn hóa nhất định. Doanh nghiệp có thể chia bộ phận theo chức năng, sản phẩm, khu vực, khách hàng, quy trình.
4. Phạm vi kiểm soát
Yếu tố này đề cập đến số lượng nhân viên cấp dưới mà nhà quản lý sẽ giám sát. Nếu số lượng nhiều thì sẽ được chia thành các nhóm nhỏ để quản lý hiệu quả hơn. Điều này thường xảy ra ở các công ty lớn do có nhiều người đảm nhận những công việc tương tự.
5. Tập trung hóa và phân quyền
Ai có quyền ra quyết định trong tổ chức? Câu trả lời cho câu hỏi này sẽ xác định loại cơ cấu tổ chức mà doanh nghiệp sử dụng. Nếu quyền ra quyết định tập trung vào một cá nhân duy nhất, tổ chức đó sẽ thuộc loại cơ cấu tập trung. Ngược lại, nếu quyền ra quyết định được chia sẻ giữa nhiều người thì thuộc cơ cấu phân cấp.
Có những loại Organizational Structure nào?
1. Cơ cấu theo bộ phận (Divisional Structures)
Organizational Structure này phù hợp với các doanh nghiệp lớn vì khả năng chuyên môn hóa nhiều hơn. Trong cơ cấu theo bộ phận, các nhóm khác nhau làm việc cùng nhau hướng tới một mục tiêu chung. Mỗi bộ phận có người điều hành hoạt động, kiểm soát ngân sách và phân bổ nguồn lực của bộ phận.
Ví dụ một công ty ô tô chia thành các nhánh xe SUV, xe điện. Mặc dù mỗi nhánh đều có chức năng riêng nhưng tất cả đều hướng tới mục tiêu bán hàng. Hoặc một công ty toàn quốc chia hoạt động theo khu vực như miền Trung, miền Nam.
Ưu điểm:
– Tập trung vào một sản phẩm duy nhất.
– Kỹ năng lãnh đạo được tập trung hóa hơn.
Nhược điểm:
– Sự cạnh tranh giữa các bộ phận.
– Khả năng hòa nhập của các bộ phận kém.
2. Cơ cấu theo chức năng (Functional Organization)
Cơ cấu theo chức năng là lựa chọn tốt nhất cho các doanh nghiệp nhỏ vì phân cấp rõ ràng, mỗi nhóm hoạt động như một silo riêng lẻ. Khi các nhóm phát triển sẽ giúp cấu trúc chức năng này bớt cứng nhắc hơn và mang đến nhiều lợi ích.
Ví dụ, nhiều công ty chia tổ chức thành các bộ phận khác nhau như tài chính, nhân sự. Mỗi bộ phận đều có người quản lý riêng, người quản lý này lại được giám sát bởi cấp trên như giám đốc điều hành.
Ưu điểm:
– Nhân viên được phân nhóm theo kỹ năng chuyên môn cụ thể.
– Ý thức làm việc nhóm tốt.
Nhược điểm:
– Thiếu sự giao tiếp với các bộ phận khác.
– Tính cạnh tranh trong bộ phận cao.
3. Cấu trúc phẳng (Flat Organization)
Trong cấu trúc phẳng có rất ít hoặc không có cấp độ quản lý cấp trung. Những công ty sử dụng cơ cấu tổ chức này chỉ có một người ở giữa giám đốc điều hành và tất các nhân viên khác. Kiểu cơ cấu này thường được các công ty nhỏ sử dụng vì có ít nhân viên. Những cá nhân có tính tự chủ cao thường sẽ phát triển mạnh ở môi trường này. Không có hệ thống phân cấp thúc đẩy nhân viên đưa ra quyết định, nắm quyền chủ động và giải quyết vấn đề.
Ưu điểm:
– Khả năng hòa nhập, giao tiếp giữa các nhân viên tốt.
– Ra quyết định nhanh hơn.
Nhược điểm:
– Tồn tại những xung đột tiềm ẩn.
– Hình thành khoảng trống quyền lực.
4. Cấu trúc ma trận (Matrix Structure)
Matrix Structure được vận hành dựa trên hệ thống quyền hạn và hỗ trợ đa chiều. Thông tin sẽ được luân chuyển theo cả chiều dọc (tuyến chức năng hoạt động) và chiều ngang (tuyến sản phẩm hay cơ sở hoạt động). Qua đó nhân viên được chia thành các nhóm báo cáo cho hai người quản lý.
Về bản chất, cấu trúc ma trận là sự kết hợp của nhiều cơ cấu tổ chức khác nhau. Nhân viên làm việc cho các công ty thuộc Organizational Structure này có cơ hội phát triển kỹ năng vì được phân công vào các dự án khác nhau.
Ưu điểm:
– Môi trường làm việc linh hoạt.
– Thúc đẩy sự phối hợp giữa các phòng ban.
Nhược điểm:
– Vai trò công việc có thể không được xác định rõ ràng.
– Khối lượng công việc nặng.
– Nhân viên làm việc dưới quyền của nhiều quản lý.
Xem thêm: Skill Matrix là gì? Áp dụng kỹ năng ma trận như thế nào trong quản lý nhân sự?
Làm thế nào để lựa chọn Organizational Structure tốt nhất?
Khi nói đến cơ cấu tổ chức, không có giải pháp nào phù hợp cho tất cả. Cách tốt nhất là đánh giá nhu cầu và mục tiêu kinh doanh để xem mô hình nào là lựa chọn thích hợp. Để quyết định cơ cấu tổ chức cần ghi nhớ 4 yếu tố sau:
1. Loại hình công ty
Cấu trúc bạn chọn sẽ phụ thuộc vào loại hình công ty. Mỗi người sẽ có một sơ đồ tổ chức khác nhau dựa trên những gì họ làm và ưu tiên là gì. Để xây dựng doanh nghiệp, bạn phải biết những thành viên nào cần có mặt để đáp ứng công việc.
Ví dụ các giám đốc điều hành của C-suit thường có trợ lý/thư ký để hỗ trợ. Bộ phận dịch vụ khách hàng đảm nhiệm chăm sóc người mua. Còn một số vai trò khác như Marketing, phát triển sản phẩm nằm ở vị trí trung gian. Việc phân bổ nguồn lực cần cân bằng giữa các nhóm công việc.
2. Quy mô
Quy mô công ty là yếu tố quan trọng cần xem xét khi xác định cơ cấu tổ chức. Các công ty nhỏ thường có mức độ chồng chéo cao về vai trò. Việc thiếu tiêu chuẩn hóa mang đến nhiều thách thức nhưng lại giúp nhân viên phát triển nhanh hơn.
Ngược lại, các doanh nghiệp lớn sẽ phát triển nhanh với cơ cấu tập trung hơn vì giúp nhân viên biết nơi tìm thông tin, trao đổi với ai để hoàn thành công việc và tránh những trùng lặp không cần thiết.
3. Hệ thống
Hầu hết các doanh nghiệp ở mọi giai đoạn đều có xu hướng tổ chức công việc theo chức năng. Khi công việc này được xử lý bởi một người duy nhất thì không cần phải có hệ thống rõ ràng. Tuy nhiên nếu có nhiều người hơn thì cần xác định cách thức, thời gian và quy trình làm việc nhóm.
Nếu muốn việc cộng tác và giao tiếp giữa các nhóm nhanh hơn, bạn có thể chọn cấu trúc phẳng. Nếu muốn các cấp lãnh đạo không can thiệp quá nhiều vào những hoạt động hàng ngày, sử dụng cơ cấu có tính ủy quyền sẽ rất hữu ích.
4. Văn hóa tổ chức
Văn hóa tổ chức cũng cần được xem xét khi chọn cơ cấu tổ chức. Nếu công ty có văn hóa đặt trọng tâm vào sự linh hoạt và sáng tạo có thể chọn cơ cấu tổ chức phẳng. Trong khi đó, công ty tập trung vào tính hiệu quả và tuân thủ có thể ưu tiên cơ cấu có tính phân cấp.
Lựa chọn Organizational Structure phù hợp là một trong những bước đầu quan trọng để xây dựng tổ chức lành mạnh. Với những thông tin trên, Vieclam24h.vn hy vọng đã cung cấp cho bạn đọc những thông tin tổng quan về các loại cơ cấu tổ chức phổ biến để lựa chọn cho nhóm hoặc doanh nghiệp. Để tìm đọc những chủ đề bổ ích khác, đừng quên theo dõi blog của Vieclam24h.vn ngay nhé!
Bên cạnh đó, Vieclam24h.vn cung cấp công cụ tạo CV online với hàng trăm mẫu CV hoàn toàn miễn phí. Ngoài nội dung đúng chuẩn dựa theo vị trí công việc và lĩnh vực ứng tuyển, các bạn có thể thỏa sức sáng tạo CV cá nhân với chức năng tùy chỉnh màu sắc, nội dung, bố cục,… để tìm việc nhanh chóng tại môi trường làm việc mơ ước.
Xem thêm: Cập nhật các mẫu sơ đồ tổ chức công ty mới nhất hiện nay
_169924005856.png?v=220513)
