Để vạch ra định hướng trong công việc, tập trung và tìm được động lực mỗi ngày, nhiều nhân viên văn phòng ngày nay thường tìm đến phương pháp Pareto. Hãy cùng Việc Làm 24h tìm hiểu Pareto là gì? Nguyên lý Pareto mang đến những lợi ích gì cho dân văn phòng? Đặc biệt, các bạn có thể tham khảo những cách áp dụng nguyên tắc Pareto đúng cách trong công việc qua bài viết dưới đây nhé!
Hiện nay, nhân viên văn phòng thường đảm nhận nhiều vai trò với khối lượng công việc lớn trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Nhiều khi việc này chưa xong, việc khác lại đến khiến dân văn phòng hoàn thành công việc không đúng thời hạn, hay trễ deadline. Từ đó, dân văn phòng dần mất định hướng khi giải quyết công việc, dẫn đến nhiều tác động tiêu cực trong công việc và làm gì cũng kém hiệu quả.
Nguyên tắc Pareto là gì?
Nguyên tắc Pareto hay nguyên tắc 80/20, được đặt theo tên của nhà kinh tế học Vilfredo Pareto. Nguyên tắc Pareto nhận định 80% kết quả đến từ 20% nguyên nhân gây ra, Theo đó, nguyên tắc này tập trung vào 20% nhiệm vụ quan trọng nhất thay vì dàn trải ở 80% nhiệm vụ còn lại mà không thu được nhiều hiệu quả. Vì thế, mọi người đều có thể áp dụng nguyên tắc Pareto với mục đích phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả để kiểm soát chất lượng trong hầu hết các lĩnh vực.
Ví dụ như 20% nhân viên tạo ra 80% kết quả cho công ty, 20% khách hàng tạo ra 80% doanh thu, 20% lỗi gây ra 80% sự cố,…
Lợi ích khi áp dụng nguyên tắc Pareto đúng cách trong công việc
Nguyên tắc Pareto giúp mọi người hình thành động lực, phân bổ thời gian, nguồn lực và tập trung vào 20% yếu tố quan trọng để tạo ra sự khác biệt, thay vì 80% những việc không thu lại nhiều lợi ích. Khi biết cách áp dụng đúng quy tắc này, mọi người sẽ xác định được những yếu tố mang lại lợi ích tốt nhất để dành thời gian ưu tiên. Nhờ đó, sẽ tạo nên sự bứt phá và khác biệt trong lối làm việc, tăng cường hiệu quả cũng như chất lượng cuộc sống, không lãng phí thời gian quý báu vào những việc không đáng.
Ứng dụng nguyên tắc Pareto đúng cách trong công việc
1. Quản lý thời gian
Dân văn phòng cần thay đổi tư duy chủ động trong việc sắp xếp thời gian giải quyết công việc hiệu quả. Đừng nhầm lẫn rằng bận rộn đi đôi với tiến độ bởi 80% thành tựu đạt được chỉ đến từ 20% thời gian bỏ ra hay ngược lại 80% thời gian bỏ ra chỉ dẫn đến 20% giá trị.
Mỗi người đều có một quỹ thời gian như nhau, để tận dụng tối đa thời gian quý báu của bản thân, hãy tâm niệm mục tiêu sau chót và tập trung thời gian cho công việc quan trọng nhất. Nhờ đó, bạn có thể đảm bảo hoàn thành toàn bộ quy trình làm việc dễ dàng và mang lại giá trị cao.
Áp dụng nguyên tắc Pareto giúp dân hành chính – văn phòng tìm được 20% nhiệm vụ quan trọng nhất và dành thời gian để tập trung làm việc hiệu quả thay vì lao vào 80% công việc còn lại chẳng hề liên quan đến mục tiêu cuối cùng.
Xem thêm: Bí quyết trau dồi kỹ năng quản lý thời gian cực hiệu quả dân văn phòng cần biết
2. Quản lý hiệu suất hoạt động
Một danh sách công việc dài dằng dặc sẽ khiến dân văn phòng choáng và dễ phát sinh tình trạng trì hoãn, từ đó giảm năng suất trong công việc. Áp dụng nguyên tắc Pareto đúng cách sẽ giúp bạn “xốc” lại tinh thần khi biết cách đánh giá công sức cần bỏ ra cho các công việc. Hãy ưu tiên 2 việc cần ít thời gian và công sức nhất trong danh sách 10 đầu việc quan trọng cần làm, rồi nhanh chóng hoàn tất. Áp dụng cách này sẽ giúp bạn dốc toàn lực cho những công việc dễ hoàn thành nhất, nhờ đó tăng thêm động lực để hoàn thành 8 công việc còn lại.
Bài học dành cho dân văn phòng là cần cân nhắc công sức bỏ ra, tránh ôm đồm nhiều việc, tranh thủ làm những việc “dễ trước khó sau” – đương nhiên những việc dù dễ cũng phải mang lại hiệu quả. Sau đó bạn có thể nhanh chóng hoàn tất những việc dễ rồi đến việc khó. Vì thế, nguyên tắc Pareto sẽ giúp bạn quản lý hiệu suất hoạt động cho mỗi công việc, thay vì lãng phí thời gian khi trì hoãn những việc khó hoàn thành.
3. Thiết lập mức độ ưu tiên cho các mục tiêu
Nguyên tắc Pareto giúp bạn rà soát danh sách công việc, phân loại ưu tiên, sau đó cân nhắc và xác định thứ tự cho các nhiệm vụ mang lại ý nghĩa. Hãy liệt kê 20% công việc nào ảnh hưởng đến 80% mục tiêu cuối cùng bằng cách phân loại và cân nhắc theo tính chất công việc như:
- Ưu tiên hoàn thành trước tiên những nhiệm vụ đòi hỏi tính khẩn cấp và quan trọng
- Sắp xếp thời gian để cố gắng hoàn thành nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp
- Có thể chuyển giao những nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không quan trọng
- Loại bỏ những việc không khẩn cấp và không quan trọng
Khi công việc còn chưa quá khó khăn, bạn vẫn có thể dễ dàng sắp xếp thứ tự ưu tiên trước sau cho các công việc. Hãy liệt kê 10 việc mà bạn dự định thực hiện trong hôm nay và xác định 2 nhiệm vụ quan trọng nhất rồi tập trung thời gian cũng như nguồn lực thực hiện chúng. Từ đó, bạn có thể kiểm soát và tập trung giải quyết các công việc ưu tiên, thay vì miệt mài xoay xở với hàng tá đầu việc có thể gây xao lãng.
4. Quản lý và tạo động lực cho bản thân
Hãy nhớ, áp dụng nguyên tắc Pareto giúp bạn biết cách sắp xếp công việc hợp lý, chủ động, tập trung và làm việc có chủ đích hơn. Nhiều trường hợp dân văn phòng mất động lực làm việc vì lúc nào cũng cảm thấy mình đang tụt lại phía sau.
Tư duy hướng về những điều tốt đẹp trong tương lai là một trong những bí quyết giúp mọi người tự tạo động lực hiệu quả trong công việc. Quan trọng là hãy hình dung những mục tiêu dài hạn trong tương lai và nỗ lực hoàn thành thật tốt 20% mục tiêu cần hướng đến. Nếu đã đặt ra mục tiêu trong sự nghiệp, bạn sẽ tập trung vào những việc sẽ tạo khác biệt về lâu dài, từ đó có trách nhiệm với công việc mà mình đang làm. Chắc chắn rằng, mỗi khi gặp khó khăn trong công việc, bạn sẽ được thôi thúc với những mục tiêu mong đợi và hình thành động lực để phấn đấu hướng đến sự tiến triển trong sự nghiệp.
5. Thận trọng tạo các mối quan hệ trong công việc
Hãy lập ra một danh sách những người đã giúp ích cho bạn trong công việc và sắp xếp 10 người đứng đầu. Sau đó ưu tiên theo thứ tự và chủ động vun đắp những mối quan hệ tốt đẹp, mang lại hiệu quả tích cực trong công việc. Mục đích để giúp bạn xây dựng 20% mối quan hệ thân thiết nhất, giúp đỡ nhau phát triển trong công việc. Tiền đề xây dựng mối quan hệ này đến từ sự tôn trọng, sự có qua có lại và lòng tin. Đương nhiên ngoài những mối quan hệ đặc biệt cần thiết trong công việc, bạn vẫn phải đảm bảo xây dựng mối quan hệ với những người xung quanh. Chỉ cần tránh xa các mối quan hệ phí phạm thời gian và thực sự không cần thiết khiến bạn xao nhãng trong công việc.
Lưu ý khi áp dụng nguyên tắc Pareto
Đừng quá đặt nặng 80% + 20% = 100%
Hãy nhớ là nguyên tắc Pareto không cung cấp giải pháp giúp bạn giải quyết những vấn đề bạn đang gặp phải, chỉ giúp bạn xác định một số nguyên nhân quan trọng gây ra sự mất cân bằng tỷ lệ trong công việc. Ví dụ như 20% công việc quan trọng tạo ra 80% kết quả, 20% công việc dễ hoàn thành sẽ giúp bạn tiết kiệm 80% làm việc,… Khi tìm ra được các nguyên nhân ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc, bạn sẽ chủ động đưa ra hướng giải quyết phù hợp với thời gian tối ưu nhất.
Không nên áp lực bản thân khi liên tục áp dụng nguyên tắc Pareto
Nguyên tắc Pareto thừa nhận rằng hầu hết mọi thứ trong cuộc sống không được phân bổ đồng đều, bạn hãy đưa ra quyết định về việc phân bổ thời gian, nguồn lực và nỗ lực hợp lý. Tuy nhiên, mọi người thường gặp nhiều vấn đề không lường trước được khi bị giới hạn bởi thời gian trong công việc và cuộc sống. Vì thế, đừng quá đặt nặng áp dụng nguyên tắc Pareto trong mọi vấn đề, bạn cần phải ưu tiên nỗ lực cho 20% công việc cần thiết là được.
Không nên chủ quan với những gì thuộc về 80%
Nguyên tắc Pareto là cách tìm đường tắt để đi đường dài khi biết cách tận dụng chỉ 20% lượng thời gian ưu tiên để tối ưu hóa năng suất cho những công việc hàng đầu. Tuy nhiên, sẽ có những nhiệm vụ cần được thực hiện dù chúng không nằm trong danh sách 20% những đầu việc quan trọng bạn đã xác định để tác động đến 80% kết quả. Hãy linh hoạt trong cách sắp xếp và thực hiện các công việc ngẫu nhiên ảnh hưởng đến các kế hoạch và dự định của bạn.
Mọi người cần biết chấp nhận những sự kiện ngẫu nhiên trong công việc với tâm thế thoải mái nhất có thể,. Hãy tìm giải pháp tạm thời để xử lý hoặc khắc phục những yếu tố bất ngờ này. Quan trọng là giải pháp làm việc đủ tốt để tạo ra hiệu suất tối đa nhưng với nỗ lực tối thiểu, từ đó bạn sẽ không phải mất nhiều thời gian hoàn thành công việc
Kết luận
Hy vọng rằng những thông tin hữu ích mà Việc Làm 24h chia sẻ sẽ giúp bạn hiểu định nghĩa Pareto là gì, lợi ích trong công việc và biết cách áp dụng nguyên tắc Pareto. Dù trong môi trường văn phòng và trong bất kỳ ngành nghề nào, bạn cũng nên xác định mục tiêu, rèn luyện khả năng làm việc khoa học khi biết cách áp dụng nguyên tắc Pareto đúng cách. Chắc chắn rằng, dân văn phòng sẽ cải thiện hiệu suất làm việc, “giữ nhiệt” để vượt qua những thử thách trong công việc và nhanh chóng thăng tiến trong sự nghiệp lâu dài.
Đừng quên theo dõi Nghề Nghiệp Việc Làm 24h với nhiều bài chia sẻ kiến thức kỹ năng mềm cần thiết trong cuộc sống và công việc, bạn nhé!
Xem thêm: Multitasking skill – Có nên trở thành người làm việc đa nhiệm?
