SOW là một văn bản quan trọng trong công việc. Qua đó, chúng ta biết được mình cần phải làm gì, vai trò và tác cụ cụ thể của từng cá nhân trong dự án chung. Nhưng không phải ai cũng hiểu SOW là gì cũng như SOW là viết tắt của từ gì và mang đến lợi ích gì cho người sử dụng? Hãy cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tìm hiểu trong bài viết dưới đây!
SOW có nghĩa là gì?
SOW là viết tắt của từ “Statement Of Work” có nghĩa là trình tự công việc. SOW cũng có thể được hiểu đơn giản là bản mô tả công việc, bản kê công việc hay phạm vi công việc. Mục tiêu của SOW là cung cấp những mô tả cụ thể các yêu cầu của một dự án nhất định.
Một số doanh nghiệp xem SOW như một văn bản có tính pháp lý. Trong trường hợp này, bảng kê công việc sẽ có thêm điều kiện thanh toán, thưởng và phạt và các tiêu chí chấp nhận hay từ chối công việc
Về cơ bản, SOW xác định rõ các đầu việc có trong dự án. Việc nào trước việc nào sau, kết quả của từng công đoạn trong dự án là gì. SOW cũng cho biết thời hạn bàn giao, địa điểm làm việc và các điều khoản quan trọng khác.
SOW thường bao gồm các nội dung sau:
- Mục đích của dự án.
- Phạm vi công việc.
- Vị trí, thời gian bắt đầu và thời hạn hoàn thành.
- Sản phẩm là gì.
- Tiêu chí để đánh giá sản phẩm sau cùng.
- Các phần mềm, công cụ nào phải sử dụng.
- Các tiêu chuẩn cần đáp ứng.
SOW càng rõ ràng, bạn càng loại bỏ được những rủi ro có thể xảy ra do hiểu lầm hoặc tranh chấp giữa các bên liên quan. SOW ngắn gọn và được viết tốt sẽ giúp mọi người trong dự án (bao gồm cả quản lý, người thực thi và khách hàng) hiểu rõ phạm vi và trách nhiệm của mình. SOW giảm bớt khả năng kéo dài thời gian thực thi và phát sinh thêm chi phí.
Xem thêm: Traffic là gì? Cách tăng traffic cho website mà Marketer không thể bỏ qua
SOW trong Marketing là gì?
Trong phần trên, bạn đã biết SOW nghĩa là gì và SOW viết tắt của từ gì. SOW có thể áp dụng ở rất nhiều loại hình công việc khác nhau. Nhưng để bạn hiểu rõ hơn, chúng ta hãy đặt SOW trong bối cảnh cụ thể.
Dưới đây là một bản mô tả trình tự công việc cho một dự án nhỏ để bạn thấy lợi ích của SOW trong Marketing là gì.
- Mục đích của dự án:
Cung cấp thông tin sản phẩm, thông qua tin nhắn riêng.
- Phạm vi công việc đang thực hiện:
– Team Customer Experience Management – Bộ phận Trải nghiệm khách hàng (CEM) trả lời tin nhắn, phản hồi comment theo kịch bản.
-Không cần chốt đơn, ra số.
- Vị trí, thời gian bắt đầu và thời hạn hoàn thành:
-Từ ngày 1 tới ngày 7 tháng 2.
-Messenger – Sử dụng account công ty.
- Sản phẩm là gì:
Tin nhắn của khách hàng.
- Tiêu chí để đánh giá sản phẩm sau cùng:
-Tin nhắn phải liên quan đến sản phẩm.
-Có ít nhất 50 tin nhắn chất lượng/ngày.
- Các phần mềm, công cụ nào phải sử dụng:
-Kịch bản tin nhắn.
-Bộ hình ảnh đã chuẩn bị sẵn.
-Form thông tin khách hàng.
- Các tiêu chuẩn cần đáp ứng:
-Tin nhắn của khách hàng phải được phản hồi trong vòng 30p.
-Check face cá nhân, xác định giới tính và cách xưng hô.
-Phản hồi theo kịch bản.
-Nếu phát sinh vấn đề khác, thảo luận trước với Leader.
-Điền đầy đủ thông tin khách hàng theo form.
-Nếu ra đơn, ghi nhận thông tin và chuyển cho Team SALE ngay lập tức.
-Bật chatbot khi kết thúc ca.
Mẫu SOW đơn giản này phù hợp cho các dự án nhỏ, nội bộ. Khi làm việc với khách hàng bên ngoài, bạn cần một mẫu Statement Of Work chi tiết hơn.
Xem thêm: Video Marketing là gì? Làm Video Marketing cần lưu ý điều gì tăng hiệu quả?
Mẫu SOW trong công việc
Nếu bạn là người cung cấp dịch vụ, một bản SOW được soạn thảo tốt sẽ đảm bảo thành công khi triển khai dự án. Đồng thời, nó cũng giúp củng cố niềm tin cho khách hàng.
Rất nhiều dự án thất bại vì những thỏa thuận ngoài văn bản, dẫn đến hiểu nhầm. Để tránh sai sót khi hợp tác, bạn hãy soạn thảo SOW để thể hiện trình tự công việc.
Các phần cụ thể của SOW có thể khác nhau tùy thuộc vào tính chất và phạm vi của dự án. Nhưng nhìn chung, một mẫu SOW chuẩn nên bao gồm những điều sau:
- Giới thiệu – Phần này cung cấp tổng quan về dự án và mục đích của dự án, cũng như bất kỳ thông tin cơ bản nào có liên quan.
- Phạm vi công việc – Phần này phác thảo các nhiệm vụ và sản phẩm cụ thể được bao gồm trong dự án, cũng như bất kỳ loại trừ hoặc giới hạn nào.
- Mục tiêu và sản phẩm bàn giao – Phần này phác thảo các mục tiêu và kết quả cụ thể của dự án, cũng như các sản phẩm cụ thể sẽ được cung cấp sau khi hoàn thành.
- Yêu cầu – Phần này phác thảo bất kỳ yêu cầu hoặc ràng buộc cụ thể nào phải được đáp ứng để hoàn thành dự án, chẳng hạn như thông số kỹ thuật hoặc yêu cầu tuân thủ.
- Lịch trình – Phần này phác thảo dòng thời gian và các mốc quan trọng cho dự án. Ví dụ như số cuộc họp được tổ chức, người tham gia, số lượng đơn hàng (sản phẩm) được giao và tần suất giao hàng. Ví dụ như 20 video hoàn thiện, với tần suất 1 tuần 4 video trong suốt dự án.
- Tài nguyên – Phần này phác thảo các tài nguyên cần có để hoàn thành dự án, bao gồm nhân sự, quyền truy cập vào nền tảng, phần mềm, giấy phép và các tài liệu khác.
Trong phần này, việc đặt thời gian phản hồi và thỏa thuận phạm vi công việc – đặc biệt khi có liên quan đến nền tảng của bên thứ ba.
Như ở ví dụ ở phần SOW trong Marketing là gì, toàn bộ dự án liên quan tới team CEM, nhưng nếu khách hàng chốt đơn, thông tin phải được chuyển cho team SALE xử lý.
- Ngân sách – Phần này phác thảo ngân sách cho dự án, bao gồm mọi chi phí cho vật liệu, nhân công và các chi phí khác.
Bạn phải ghi rõ cách thanh toán, khi nào chúng sẽ được thanh toán và điều gì xảy ra trong trường hợp có tranh chấp.
- Quản lý rủi ro – Phần này phác thảo bất kỳ rủi ro hoặc vấn đề tiềm ẩn nào có thể phát sinh trong dự án và cách chúng sẽ được quản lý, bao gồm bất kỳ biện pháp khắc phục nào có thể cần thiết nếu phát sinh sự cố không mong muốn… và chúng sẽ xảy ra!
- Kiểm soát chất lượng – Phần này phác thảo các biện pháp kiểm soát chất lượng sẽ được thực hiện để đảm bảo rằng dự án đáp ứng các tiêu chuẩn yêu cầu, bao gồm việc chỉ định ai sẽ phê duyệt các sản phẩm bàn giao tổng thể.
- Yêu cầu thay đổi – Thông tin chi tiết luôn bị mất trong quy trình này và khách hàng thường sẽ yêu cầu hỗ trợ thêm hoặc nhà cung cấp có thể phải giải quyết các vấn đề chưa được tiết lộ. Điều quan trọng là phải ghi lại quy trình yêu cầu thay đổi là gì và mọi khoản phí tiếp theo được tiết lộ và thống nhất.
- Điều khoản chấm dứt – Phần này phác thảo các trường hợp mà dự án có thể bị chấm dứt, cũng như bất kỳ hậu quả hoặc nghĩa vụ nào có thể phát sinh sau đó.
- Phụ lục – Phần này bao gồm bất kỳ thông tin hoặc tài liệu hỗ trợ bổ sung nào có liên quan đến dự án, chẳng hạn như thỏa thuận dịch vụ tổng thể, giấy phép, hợp đồng hoặc thông số kỹ thuật.
Và tất nhiên, không thể thiếu yếu tố quan trọng nhất:
- Chữ ký – Tên, chữ ký và ngày của các bên được ủy quyền ký kết hợp đồng từ công ty của bạn và công ty của khách hàng.
Lợi ích SOW là gì?
Cung cấp một bản SOW chuẩn chỉnh cho công việc là minh chứng cho sự chuyên nghiệp và kỹ năng của bạn. SOW cũng giúp xây dựng các mối quan hệ quan hệ chất lượng và tin cậy.
Khách hàng của bạn có rất nhiều lựa chọn. Thông quan SOW, bạn có thể làm rõ điểm mạnh của mình. Bạn có thể đưa vào đó các sản phẩm, dịch vụ chủ chốt và thời gian cam kết. Khách hàng qua đó cũng sẽ hiểu rõ vì sao dự án này cần nhiều thời gian hơn dự án khác – khi lướt qua các đề mục được thể hiện chi tiết trên SOW.
Xem thêm: CPC là gì? Cách tính CPC đơn giản mà không phải ai cũng biết
Một bản trình tự công việc được viết tốt sẽ chứa nhiều chi tiết, có tính cấu trúc và logic. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian. Tất nhiên, viết SOW là công việc khá vất vả. Nhưng sau khi hoàn thành, bạn sẽ có cái nhìn rõ ràng về công việc và tiết kiệm rất nhiều thời gian sau này.
Như vậy bạn đã biết SOW là viết tắt của từ gì và SOW trong Marketing là gì, ứng dụng ra sao. Nếu bạn là người quản lý dự án, chủ sở hữu sản phẩm hoặc nhà phân tích kinh doanh, đừng ngần ngại bắt đầu ngày mới bằng cách soạn thảo SOW. Một khi đã hiểu được SOW nghĩa là gì và ứng dụng vào công việc hàng ngày, bạn sẽ sớm thấy tất cả những lợi ích kỳ diệu mà nó mang lại!
Rất nhiều bí kíp làm việc hiệu quả đang được chia sẻ mỗi ngày tại Việc Làm 24h, bạn đừng bỏ lỡ những tips hấp dẫn này nhé!
Xem thêm: Sales kit là gì? 5 bước tạo bộ sales kit khiến khách hàng không thể chối từ
