Bạn có đang gặp khó khăn trong việc quản lý thời gian? Bạn không biết cách sắp xếp và tối ưu công việc dù lúc nào cũng trong tình trạng “ba đầu sáu tay”? Nếu bạn đang tìm kiếm cách giúp hoàn thành công việc nhanh chóng và tiết kiệm thời gian hiệu quả thì To do list là giải pháp hữu ích dành cho bạn. Vậy To do list là gì? Làm cách nào để thiết lập mẫu To do List phù hợp với bản thân? Hãy cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tìm hiểu chi tiết To-do list và các app To do list phổ biến hiện nay.
To do list là gì?
To do list là cụm danh từ trong tiếng Anh, được hiểu là danh sách những việc mà bạn cần thực hiện trong ngày, tuần, tháng,…. được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên. To do list còn có thể sử dụng cho mục đích tạo danh sách những những mục tiêu, dự định, kế hoạch ngắn hạn hoặc dài hạn cần thực hiện trong tương lai. Đặc biệt, To do list có thể áp dụng để đạt hiệu quả trong công việc, học tập và cuộc sống thường ngày bằng cách ghi chú trên giấy nhớ, sổ cầm tay, điện thoại, máy tính.
Ý nghĩa của To do list là gì?
1. Định hướng công việc rõ ràng
Tình trạng quá tải trong công việc khiến bạn bối rối và mất phương hướng không biết mình nên làm gì, ra sao, nhất là khi bạn được giao hàng tá nhiệm vụ cho một dự án mới. Không ít người thường vô tình khiến công việc thêm rối ren khi việc cần thiết thì chưa làm mà việc chưa thực sự cần thiết thì lại làm hoặc nhiều người lại có xu hướng chọn làm những việc mình thích trước tiên,…. Điều này về lâu dài khiến công việc trở nên dồn dập và chất lượng giải quyết công việc của bạn giảm sút đáng kể, nhất là các công việc đòi hỏi KPI cụ thể.
To do list sẽ giúp bạn định hướng công việc rõ ràng bằng cách phân chia mức độ ưu tiên và quản lý các đầu việc thật chi tiết. Nhờ đó, công việc được sắp xếp tuần tự và việc của bạn là chỉ cần từng bước hoàn thành theo thứ tự đã định sẵn.
2. Tối ưu hiệu suất làm việc
Nhiều công việc đòi hỏi bạn chạy đua với thời gian, To do list sẽ là phương tiện đắc lực giúp bạn hoàn thành tất cả nhiệm vụ một cách tối ưu. To do list càng khoa học càng giúp bạn nâng cao kỹ năng sắp xếp và quản lý công việc hiệu quả, nhất là hạn chế tình trạng đi quá thời hạn trong công việc. Đồng thời, nếu vì một vài nguyên nhân khiến thời gian công việc không như bạn dự định, bạn hoàn toàn có thể linh hoạt thay đổi đầu mục công việc trong To do list để đảm bảo tiến độ công việc.
3. Tạo động lực để hoàn thành công việc
Để tạo To do list, đòi hỏi bạn phải liệt kê danh sách các đầu việc, quá trình này giúp bạn định hình rõ ràng quy trình thực hiện công việc và tạo động lực hoàn thành. Thay vì tùy hứng làm việc mà không có trình tự rõ ràng, bạn hiểu rõ những việc nên ưu tiên thực hiện và thiết lập deadline rõ ràng để thúc đẩy bản thân hoàn thành chúng. Ngoài ra, các bạn có thể lập To do list cho những mục tiêu trong tương lai và thay vì mục tiêu dài hạn, các bạn có thể chia thành nhiều mục tiêu ngắn hạn để hoàn thành trước tiên. Quy trình thực hiện công việc cũng nhờ đó mà bớt căng thẳng hơn, bạn cũng tự tin và và có động lực thực hiện các nhiệm vụ khác lớn hơn.
Xem thêm: Bỏ túi ngay 8 podcast hay ho truyền động lực cho dân văn phòng cùng Việc Làm 24h
4. Giảm stress hiệu quả
Khi thực hiện và hoàn thành từng đầu mục công việc được sắp xếp trên To do list, chắc chắn các bạn sẽ cảm thấy thoải mái hơn rất nhiều. Bạn biết rằng kế hoạch sử dụng thời gian và sắp xếp công việc của mình đã mang đến hiệu quả thiết thực. Nhờ đó mà tinh thần cũng trở nên phấn chấn hơn và đương nhiên, nguồn cảm hứng trong công việc sẽ tăng lên rất nhiều. Sau khi hoàn thành xong công việc, bạn có thể thư giãn nhẹ nhàng bằng cách tự thưởng cho mình một bữa ăn hoặc một buổi gặp mặt bạn bè chẳng hạn.
Làm cách nào để tự tạo mẫu To do list cá nhân hiệu quả?
Bước 1: Liệt kê chi tiết các đầu việc
Lên danh sách các đầu việc định kỳ trong ngày, tuần, tháng,… giúp bạn phân chia công việc này theo từng giai đoạn để giúp tối ưu thời gian hiệu quả.
Bước 2: Sắp xếp thứ tự ưu tiên
Danh sách công việc hiện tại của bạn chỉ đang được phân chia theo thời gian, hãy rà soát lại danh sách một lần nữa và sắp xếp các đầu việc theo thứ tự ưu tiên. Việc nào cần thiết nên được đánh dấu “rất quan trọng” để làm trước, công việc chưa thực sự cần thiết nên đánh dấu với thời hạn cụ thể để làm sau. Hoặc bạn cũng có thể đánh dấu bằng số hoặc bảng chữ cái ABC để phân loại.
Bước 3: Liệt kê chi tiết công việc
Trình bày công việc thật chi tiết sẽ giúp bạn định hướng rõ ràng các nhiệm vụ cần thực hiện và đưa ra các chỉ tiêu cụ thể. Chẳng hạn công việc A cần được hoàn thành trong 1 – 2 tiếng hoặc phải đạt 80% nhiệm vụ.
Bước 4: Không để thời gian chết
To do list giúp bạn biến những lúc nhàn rỗi thành các nhiệm vụ phù hợp và giúp ích cho bản thân. Chẳng hạn như dành thời gian để tìm hiểu kiến thức, trau dồi kỹ năng hoặc dành thời gian cho bản thân được nghỉ ngơi hợp lý.
Bước 5: Giải quyết các việc chưa hoàn thành
Bạn hoàn toàn có thể sử dụng To do list để liệt kê và đưa ra chỉ tiêu để hoàn thành các đầu việc còn tồn đọng, nhờ đó, bạn sẽ có động lực để giải quyết các công việc đó dễ dàng hơn.
Bước 6: Lưu danh sách các đầu việc trước đó
Điều này giúp bạn ghi nhớ các công việc mình đã làm để thống kê và đánh giá các chỉ tiêu đã hoàn thành theo ngày, tuần, tháng, năm,… Nhờ đó, bạn có thể đưa ra những biện pháp để thúc đẩy bản thân tối ưu công việc và thời gian hiệu quả hơn.
Cần lưu ý gì khi tạo To do list cho bản thân?
1. Tính thực tế của To do list
Thay vì đặt nặng việc hoàn thành quá nhiều công việc hoặc thổi phồng các chỉ tiêu thì To do list của bạn nên bám sát vào thực tế. Đánh giá khả năng của bản thân để tạo To do list phù hợp, nhờ đó công việc sẽ thuận lợi hơn rất nhiều và bạn cũng tự tin hơn.
2. Deadline rõ ràng
Danh sách công việc được đính kèm thời gian dự kiến hoàn thành chính là lời nhắc nhở bạn phải chú tâm thực hiện công việc. Deadline ngăn bạn trì hoãn và “ép” bạn tôn trọng những nhiệm vụ đã đặt ra, nhờ đó thay vì liên tục đẩy lùi thời gian bạn sẽ tích cực làm việc để hoàn thành đúng thời hạn hơn.
Xem thêm: Bật mí từ A – Z bộ kỹ năng quản lý thời gian giúp tối ưu hiệu quả công việc
3. Phân bổ công việc
Có những việc mà bạn không thể hoàn thành trong thời gian ngắn, thay vì quá ôm đồm để rồi stress và khiến công việc trì trệ hơn, bạn có thể chia nhỏ thành các đầu việc nhỏ với thời gian dự kiến hoàn thành rõ ràng. Bằng cách này, các nhiệm vụ nhỏ được hoàn thành chính là động lực giúp bạn hoàn thành những mục tiêu lớn suôn sẻ hơn.
4. Đừng quên phương án dự phòng
Chắc chắn sẽ có những tình huống phát sinh mà bạn không thể lường trước được gây xáo trộn To do list mà bạn đã đặt ra, chẳng hạn như dự án gặp trục trặc, sếp giao thêm nhiệm vụ mới,… Do đó, đừng quên các phương án dự phòng cho những tình huống không hay có thể xảy ra. Điều này cũng giúp bạn tự tin và bình tĩnh hơn khi giải quyết bất kỳ nhiệm vụ khó nhằn nào.
5. Tính liên kết
Môi trường làm việc tập thể đòi hỏi các mắt xích công việc phải được đồng bộ với nhau, do đó, bạn phải đảm bảo tiến độ công việc của mình khớp với các đồng nghiệp trong nhóm hoặc phòng ban. Đừng quên trao đổi và thống nhất rõ ràng nội dung công việc, cách thức thực hiện và deadline cụ thể với những người liên quan để đảm bảo mọi việc diễn ra được suôn sẻ. Đồng thời, vì mục tiêu chung, bạn cũng có thể yêu cầu đồng nghiệp hoàn thành chính xác những gì đã cam kết.
Các app To do list hữu ích hiện nay mà bạn không thể bỏ lỡ hiện nay
Thay vì tạo To do list thủ công, nhiều người thích sử dụng các app To do list có sẵn trên điện thoại hoặc máy tính để lưu giữ, chỉnh sửa và thiết lập danh sách công việc một cách dễ dàng và nhanh chóng. Một số app To do list được sử dụng phổ biến hiện nay có thể kể đến là:
1. Remember the Milk
Remember the Milk là app To do list miễn phí giúp bạn quản lý mọi việc hiệu quả, bao gồm học tập, công việc và cuộc sống cá nhân. Ứng dụng này có khả năng đồng bộ tài khoản email hoặc Google Maps nếu việc bạn cần thực hiện có liên quan đến một địa điểm nào đó.
Những tính năng nổi bật của Remember the Milk:
- Quản lý nhiệm vụ phụ (Subtask): Giúp bạn chia nhiệm vụ chính thành nhiều nhiệm vụ phụ và mỗi nhiệm vụ phụ sẽ có deadline riêng để quản lý dễ dàng hơn.
- Tổ chức ghi chú bằng thao tác kéo và thả hiện tại, trực quan.
- Cho phép thêm đặc tính nhiệm vụ như deadline, mức độ ưu tiên,…
- Chia sẻ và chỉ định nhiệm vụ theo tên người dùng hoặc email dễ dàng.
- Trình nhắc nhiệm vụ qua Email, Skype, SMS, Twitter,…
- Tìm kiếm thông minh và hỗ trợ sử dụng offline.
2. Due – Reminders & Timers
App To do list này sẽ là một lựa chọn tuyệt vời với các tính năng nổi bật như:
- Không phải tạo tài khoản mà vẫn có thể lên danh sách và sắp xếp các đầu việc theo thứ tự ưu tiên.
- Nhắc nhở liên tục theo 1, 5, 10, 15, 30 hoặc 60 phút
- Âm thanh thông báo đa dạng với độ dài khác nhau
- Không yêu cầu kết nối internet
- Có tính năng đếm lùi, rất phù hợp trong các việc như nấu ăn, thi thử,…
- Giao diện đẹp, người dùng có thể thay đổi Theme tùy thích
- Dễ sử dụng với nhiều tùy chọn cho nhắc việc
3. Todoist
Todoist là app To do list được nhắc đến nhiều nhất bởi những tính năng đặc biệt dành cho người dùng như:
- Quản lý công việc dễ dàng ngay cả khi offline
- Sắp xếp công việc thành các nhóm nhiệm vụ ưu tiên với màu sắc riêng
- Chia sẻ và phân công công việc cho bạn bè, đồng nghiệp.
- Tích hợp các ứng dụng như Google Drive, Toggl, Sunrise Calendar,…
- Có thể thêm task bằng email
- Dễ dàng truy cập to-do list trên iCalendar
4. Notion
Notion là app To do list tích hợp nhiều tính năng tiện lợi cho người dùng để dễ dàng tạo và trang trí To do list theo phong cách cá nhân.
- Dễ dàng sử dụng các tiện ích trên ứng dụng hoặc lưu trữ thông tin để tham khảo.
- Ứng dụng hoàn toàn miễn phí.
- Giao diện đẹp mặt, trực quan.
- Đồng bộ nhanh chóng trên iOS, Android hoặc Windows.
- Tùy biến đa dạng theo phong cách riêng với icon, màu sắc hoặc cách sắp xếp dữ liệu,…
- Tìm thông tin nhanh chóng.
5. Trello
Trello là app To do list miễn phí mà bạn không thể bỏ qua. Những tính năng nổi bật của Trello phải kể đến là:
- Phân chia và quản lý công việc theo từng vị trí, tình trạng đầu việc như đang làm, đã làm xong hoặc hủy bỏ.
- Tổng hợp và phân chia công việc cho người khác dễ dàng và cụ thể theo thời gian, mô tả công việc và tình trạng hoàn thành.
- Hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả, người dùng có thể yêu cầu sự giúp đỡ khi thực hiện công việc.
- Giao diện đơn giản, thao tác linh hoạt, dễ dàng.
Kết luận
To do list giúp bạn quản lý thời gian và sắp xếp công việc hiệu quả để đạt được nhiều thành tích trong công việc và học tập. Trên đây là những thông tin hữu ích mà Vieclam24h.vn chia sẻ lợi ích về To do list, các bạn có thể tham khảo cách tạo mẫu To do list và các app To do list phổ biến hiện nay để áp dụng hiệu quả trong công việc và học tập nhé! Đừng quên theo dõi các bài viết mới nhất của Nghề Nghiệp Việc Làm 24h để tìm hiểu các chủ đề hấp dẫn khác nhé!
Bên cạnh đó, Vieclam24h.vn cung cấp công cụ tạo CV online với hàng trăm mẫu CV hoàn toàn miễn phí. Ngoài nội dung đúng chuẩn dựa theo vị trí công việc và lĩnh vực ứng tuyển, các bạn có thể thỏa sức sáng tạo CV cá nhân với chức năng tùy chỉnh màu sắc, nội dung, bố cục,… để tìm việc nhanh chóng tại môi trường làm việc mơ ước.
Xem thêm: Bỏ túi ngay những quán cafe mở xuyên Tết ở Sài Gòn năm 2023
