Làm chủ thời gian chính là làm chủ công việc và cuộc sống của chính mình. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách làm được điều đó. Nghề Nghiệp Việc Làm 24h sẽ giúp bạn có cách sắp xếp và quản lý thời gian hiệu quả cao nhất trong công việc trong bài viết bên dưới!
1. Lên danh sách những việc phải làm
Lập to-do-list theo ngày, theo tuần hay thậm chí theo tháng, và thường xuyên theo dõi danh sách đó để có thể nắm bao quát đầu việc bạn đã hoàn thành, hoặc phải sắp xếp để hoàn thành. Việc lên danh sách và thường xuyên kiểm tra lại danh sách sẽ giúp bạn không bỏ lỡ bất kỳ việc nào, dù là nhỏ nhất, chỉ bởi tính cách đãng trí của mình.
Xem thêm: To do list là gì? Các app To do list và các mẫu To do list không thể bỏ lỡ
2. Phương pháp Eishenhower: Phương pháp giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả
Ma trận Eishenhower hay còn gọi là Eishenhower Box buộc ta phải đặt câu hỏi về tính cấp thiết cũng như độ quan trọng của công việc, từ đó đưa ra thứ tự ưu tiên cho các công việc khác nhau.
Theo Eishenhower, để có thể sử dụng thời gian hiệu quả với hiệu suất làm việc cao nhất thì chúng ta buộc phải dành thời gian vào những thứ quan trọng chứ không phải vào những thứ khẩn cấp. Trong đó:
Việc quan trọng là những việc mà sau khi được hoàn thành sẽ tạo ra kết quả giúp chúng ta tiến gần hơn đối với mục tiêu đã đặt ra.
Việc khẩn cấp thường yêu cầu sự chú ý ngay tức thì và thường có liên quan tới người khác (gửi email, gọi điện, làm báo cáo…)
Khi biết rõ được việc nào quan trọng việc nào khẩn cấp, chúng ta có thể dễ dàng dành sự ưu tiên cho các công việc đòi hỏi tính quan trọng cao, tránh xao nhãng làm mất thời gian vào những thứ vô bổ. Muốn như vậy, theo Eishenhower, bạn cần phân loại công việc vào bốn nhóm:
P1: Quan trọng và khẩn cấp
Đó là những công việc đòi hỏi phải làm ngay lập tức, thường bao gồm các loại:
- Không đoán trước được thời điểm xảy ra (cuộc họp khẩn, email công việc, xung đột với khách hàng,…)
- Đoán trước được thời điểm xảy ra (lễ kỷ niệm của công ty, kỳ thi sát hạch…)
- Công việc tồn đọng do lười và thói quen chây ì (gửi báo cáo công việc, soạn nội dung thuyết trình…)
P2: Quan trọng nhưng không khẩn cấp
P2 không đòi hỏi làm ngay nhưng cần bạn hoàn thành hết các công việc đó trong ngày, bởi chúng có liên quan trực tiếp đến mục tiêu, công việc, tương lai của bạn. Những công việc thuộc P2 như: đọc sách, học kỹ năng sống, chơi một môn thể thao…
Nếu đang làm việc P2 mà có phát sinh P1 thì bạn có thể ưu tiên làm P1 trước, tuy nhiên không được quên hoàn thành P2.
P3: Không quan trọng nhưng khẩn cấp
Đặc trưng của loại công việc này là chúng không hề có ý nghĩa gì lớn lao tới cuộc đời bạn, thường liên quan tới người khác, và đòi hỏi sự cấp thiết buộc phải làm ngay. Những công việc kiểu này thường là: bạn bè nhờ vả, bạn bè nhắn tin hỏi han,…
Ủy quyền cho người khác làm là cách nhanh nhất để xử lý những tình huống kiểu này. Đồng thời học cách nói “không” để có thể dành thời gian cho những điều quan trọng khác
P4: Không quan trọng và không khẩn cấp
Thời gian dành cho mục này luôn dành ở mức tối thiểu nhất bởi vì thường chúng sẽ không đem lại quá nhiều lợi ích cho bản thân bạn. Những công việc thuộc nhóm P4 thường là: lướt facebook, chỉnh ảnh tự sướng, buôn chuyện, đọc tin giật gân…
Đối với các loại công việc này, bạn có thể cân nhắc về lợi ích có thể đạt được, từ đó chuyển hướng sang những công việc có tính quan trọng và cần thiết hơn.
Xem thêm: Deadline là chuyện nhỏ với ma trận Eisenhower giúp quản lý thời gian hiệu quả
3. Kiểm tra lại thời khóa biểu và tổng kết lại công việc để quản lý thời gian hiệu quả hơn
Kết thúc một ngày làm việc, bạn hãy kiểm tra lại thời khóa biểu để xem bạn đã làm được những gì trong ngày, mất bao nhiêu thời gian cho các công việc đó và liệu thời gian bạn phân phối cho các đầu việc đã hợp lý và khoa học hay chưa. Từ đó, bạn có thể đưa ra các điều chỉnh về sự bố trí thời gian cho các ngày kế tiếp.
Thêm vào đó, việc tổng kết lại công việc giúp bạn có thể thống kê những đầu việc mình chưa hoàn thành, và tiên đoán những công việc mình sẽ phải làm trong ngày hôm sau.
Xem thêm: Cách vượt qua deadline để không còn bị dí nước đến chân mới nhảy
4. Các yêu cầu khi làm việc để tối ưu hóa thời gian
Kỷ luật: Đưa ra kỷ luật và các nguyên tắc đối với thời gian sử dụng vào công việc ban đầu có thể khiến bạn không thoải mái. Tuy nhiên cách này rất hữu hiệu để đưa bạn vào khuôn khổ, hình thành thói quen hoàn thành công việc đúng hẹn.
Tập trung: Tập trung là cách tốt nhất để bạn không lãng phí thời gian. Tập trung không chỉ đem lại hiệu quả cao trong chất lượng công việc mà còn giúp bạn tiết kiệm được kha khá thời gian, bởi vì, khi tập trung toàn bộ tâm sức và trí lực cho công việc, bạn có thể hoàn thành nó một cách nhanh nhất và dành thời gian còn dư để tiếp tục làm các công việc khác.
Đừng quên theo dõi Việc Làm 24h thường xuyên để cập nhật thêm nhiều thông tin bổ ích cho công việc cùng các cơ hội nghề nghiệp với mức lương hấp dẫn bạn nhé!
Xem thêm: Quy tắc viết Email bằng tiếng Anh giúp chuyên nghiệp hơn trong mọi tình huống
