Kỹ năng đàm phán là một trong những kỹ năng mềm quan trọng mà bất kỳ ai cũng cần có. Kỹ năng này được thiết lập để hai bên đạt được thỏa thuận về một vấn đề nào đó trong cuộc sống, kinh doanh hay quân sự, chính trị. Vậy kỹ năng đàm phán là gì? Phương pháp rèn luyện kỹ năng này ra sao? Cùng tìm hiểu trong bài viết này nhé!
Kỹ năng đàm phán là gì?
Kỹ năng đàm phán là kỹ năng mềm được sử dụng trong quá trình giao tiếp để đi đến một thỏa thuận chung. Kỹ năng này cũng là sự kết hợp của nhiều kỹ năng như giao tiếp, kỹ năng lập kế hoạch, kỹ năng thuyết trình, quản trị cảm xúc…
Vai trò của kỹ năng đàm phán
Trong kinh doanh, kỹ năng đàm phán giữ vai trò quan trọng đối với sự sống còn của một công ty bởi thương trường là chiến trường. Việc đàm phán giữa các bên sẽ giúp cho công ty tồn tại, phát triển. Nếu người đại diện đi trao đổi với đối tác không có kỹ năng đàm phán sẽ vô hình chung đẩy công ty vào tình thế bất lợi và có thể gặp nguy cơ phá sản.
Các tình huống điển hình trong kinh doanh cần đến kỹ năng đàm phán:
- Bạn muốn thuyết phục được những khách hàng khó tính nhất ký hợp đồng với công ty
- Bạn muốn thương lượng với chủ nhà để giảm tiền thuê nhà
- Bạn muốn đàm phán về một vụ sáp nhập công ty
- Bạn muốn gia hạn khoản nợ vay với ngân hàng, đối tác
- Bạn muốn giải quyết mâu thuẫn giữa các phòng ban trong công ty
- …
Trong cuộc sống, sở hữu kỹ năng đàm phán sẽ giúp bạn nhanh chóng giải quyết mâu thuẫn người với người từ đó xây dựng các mối quan hệ từ “thù” thành “bạn”. Kỹ năng này cũng giúp bạn thuyết phục đối phương hướng đến mục đích mình mong muốn.
Các tình huống điển hình bạn cần đến sự đàm phán:
- Bạn muốn thương lượng với chủ nhà về giá thuê nhà trong thời điểm dịch
- Bạn muốn mua số lượng lớn mặt hàng và thương lượng về giá bán
- Bạn muốn thương lượng thành công mức lương với sếp
- …
Các loại đàm phán thường gặp
Kỹ năng đàm phán không cố định trong mọi cuộc đàm phán mà tùy vào bối cảnh, đối tượng để bạn vận dụng phù hợp. Tựu chung lại, trong cuộc sống cũng như kinh doanh thì phổ biến các loại đàm phán như:
Đàm phán có nguyên tắc: Là loại đàm phán dựa trên các nguyên tắc đã được đặt sẵn như đôi bên cùng có lợi, tập trung vào lợi ích, có tính khách quan, tách biệt cảm xúc. Thường loại đàm phán này dùng để giải quyết xung đột, mâu thuẫn để đảm bảo lợi ích hai bên.
Đàm phán nhóm: Dấu hiệu để nhận biết loại đàm phán này trong kinh doanh là nhiều người cùng ngồi thỏa thuận để đạt mục đích của từng nhóm. Các thành viên tham gia thường có người lãnh đạo, máy ghi âm, người đóng góp ý kiến, người ghi chép.
Đàm phán nhiều bên: Là loại thương thượng có nhiều hơn 2 bên để hướng đến một thỏa thuận nào đó. Ví dụ một cuộc đàm phán nhiều bên điển hình là quản lý các bộ phận của một công ty họp chốt với nhau một kế hoạch. Với loại đàm phán này, rất dễ xảy ra trường hợp một số bên thành lập liên minh. Điều này sẽ gây ra sự phức tạp cho các lần đàm phán.
Đàm phán đối đầu: Là loại thương lượng chỉ có một bên đạt được mục đích của mình. Ví dụ, một bên muốn được thương lượng để tránh đền bù nhưng bên còn lại từ chối thỏa thuận, nhất quyết phải theo hợp đồng.
Phương pháp cải thiện, rèn luyện kỹ năng đàm phán hiệu quả
Để có thể nâng cao kỹ năng đàm phán, bạn cần hiểu rõ các giai đoạn trong quá trình đàm phán để rèn luyện cho mình sự nhạy bén. Bạn sẽ biết được thời điểm nào nên dùng kỹ năng nào. Dưới đây là phương pháp giúp bạn cải thiện kỹ năng đàm phán của mình.
Tìm hiểu các đối tượng tham gia cuộc đàm phán
Luôn chuẩn bị trước khi đàm phán để biết người biết ta, trăm trận trăm thắng. Một buổi đàm phán thương lượng luôn có sự tham gia của ít nhất 2 bên. Một người có kỹ năng đàm phán sẽ có sự chuẩn bị để hiểu rõ đối phương là ai, đến từ đâu, loại hình lĩnh vực kinh doanh…
Xác định rõ vấn đề
Sau khi biết được đối tượng thì bạn cần xác định vấn đề nếu đây là cuộc thương lượng để giải quyết mâu thuẫn hoặc bổ sung điều khoản hợp đồng. Lúc này, kỹ năng đàm phán sẽ được vận dụng để cùng nhau tìm ra hướng giải quyết, thương lượng để đảm bảo lợi ích công ty.
Xác định mục tiêu đàm phán
Người có kỹ năng đàm phán phải luôn biết được mục tiêu của cuộc đàm phán. Có như vậy mới đưa ra những đề xuất, căn cứ để hướng đến sự thỏa thuận về mục tiêu đó.
Xây dựng các phương án thay thế phù hợp
Người có kỹ năng đàm phán tốt luôn là người có sự chuẩn bị các phương án dự phòng vì không phải cuộc trao đổi nào cũng thành công. Các phương án đưa ra có thể trước, trong buổi đàm phán.
Tạo ấn tượng tốt với đối tác
Một người có kỹ năng đàm phán tốt, bên cạnh việc chuẩn bị đầy đủ cần biết cách gây ấn tượng với đối tác. Bạn có thể cho đối tác biết phía công ty bạn luôn lắng nghe, sẵn sàng chia sẻ hướng đến lợi ích đôi bên. Hãy cố gắng để đối tác có cơ hội trình bày nhiều hơn để nắm được các điểm quan trọng.
Nếu bạn có khiếu hài hước thì cũng có thể thể hiện để giúp cho buổi đàm phán giảm căng thẳng. Tuy nhiên, điều gì nhiều quá cũng không tốt, hãy biết cách tiết chế khiếu hài hước của mình và vận dụng nó vào từng thời điểm phù hợp. Bạn cũng có thể trình bày lưu loát, tự tin và chuẩn bị trang phục chuyên nghiệp cũng là cách để tạo ấn tượng với người đối diện.
Khéo léo, tự tin khi trao đổi thông tin trong buổi đàm phán
Một người có kỹ năng đàm phán tốt sẽ biết cách khai thác thông tin từ đối tác bằng việc đặt câu hỏi, quan sát, xử lý thông tin. Sau đó là đề xuất hướng giải quyết hay phát triển các thông tin đó.
Hãy cố gắng giữ thái độ bình tĩnh, tự tin để chèo lái để dẫn dắt và thiết lập vấn đề theo đúng lập luận. Để làm được điều này, ngoài cải thiện kỹ năng giao tiếp, bạn còn phải nắm vững kỹ năng xử lý tình huống và kỹ năng tư duy phản biện.
Quan sát và lựa chọn thời điểm “vàng” để ra quyết định
Đây là yếu tố quyết định để bạn nâng cao kỹ năng thương lượng của mình. Biết cách nắm bắt thời điểm ra quyết định (kể cả là quyết định không tiếp tục tham gia đàm phán) sẽ giúp cho tỷ lệ thành công cao hơn, đồng thời giảm đi phần rủi ro.
Một số lưu ý để hoàn thiện kỹ năng đàm phán
Luôn học cách lắng nghe đối tác/khách hàng: Không chỉ trong đàm phán mà ngay cả trong cuộc sống, việc lắng nghe đối tác rất quan trọng. Điều này thể hiện việc bạn tôn trọng đối tác và giúp bạn nắm được mục đích mà đối phương muốn khi trao đổi.
Luôn có phương án tốt hơn: Khi đàm phán, hãy hạn chế đưa ra đề nghị đầu tiên mà lắng nghe đề nghị từ khách hàng, sau đó cùng thảo luận để có phương án tốt hơn. Điều này cũng đồng nghĩa với việc đừng vội vàng chấp nhận lời đề nghị đầu tiên.
Không cố gắng thương lượng quá nhiều: Vì điều này sẽ mất rất nhiều thời gian cho cả hai bên, mà chưa chắc sẽ có kết quả tốt hơn trước đó. Do đó, hãy hiểu rõ mục đích trước khi đàm phán, lắng nghe đối tác và thương lượng vừa đủ sẽ đem đến kết quả tốt nhất.
Không ai cho không ai: Trong kinh doanh, khi đàm phán là bạn đang đại diện cho cả công ty/Phòng ban. Nếu bạn sẵn sàng chịu thiệt để cho ra thỏa thuận mà đối tác muốn thì vô hình chung sẽ kéo công ty vào thế bị động, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Một cuộc đàm phán hiệu quả nên diễn ra để cả hai đều đạt được mục tiêu của mình.
Không đàm phán dựa trên trực giác, thiếu dữ kiện: Một người có kỹ năng đàm phán sẽ đưa ra đề nghị dựa trên dữ liệu, thông tin đã được xác thực thay vì trực giác của bản thân.
Kết quả đàm phán cuối cùng có thể bị ảnh hưởng bởi người đại diện: Và một người có kỹ năng đàm phán sẽ biết cách quan sát đến người đại diện của các bên trong buổi đàm phán. Nếu người đại diện của khách hàng/đối tác đã từng không hài lòng với công ty mình thì bạn cần tìm cách để trung hòa sự không hài lòng. Ngược lại, nếu như người đại diện là người có mối quan hệ tích cực với công ty sẽ giúp cho kết quả của buổi đàm phán vượt qua khỏi sự mong đợi.
Không được để bản thân hối hận, đặc biệt là trong kinh doanh: Không phải lúc nào đề nghị trong cuộc đàm phán đều là phương án tốt nhất. Hãy chuyển các đề nghị đó thành văn bản và xác nhận lại lần cuối. Khoảng thời gian trước khi đóng dấu hay gửi email xác nhận là lúc bạn xem lại về lợi ích của phương án.
Cách thể hiện khả năng đàm phán với nhà tuyển dụng
Thường các doanh nghiệp khi tìm kiếm các vị trí quản lý trở lên sẽ ưu tiên những ứng viên có khả năng đàm phán tốt. Phổ biến ở các nhóm công việc như:
Truy cập Việc Làm 24h để tìm kiếm công việc phù hợp với kỹ năng này của mình nhé!
Nếu bạn đã có sẵn kỹ năng tuyệt vời này thì nên thể hiện nó trên hồ sơ tìm việc/email ứng tuyển.
Trong hồ sơ tìm việc (CV):
- Trong mục kỹ năng, bạn có thể đánh giá, thể hiện kỹ năng đàm phán bằng những lần đàm phán trước đó, đi kèm với kết quả đạt được.
- Ở phần chứng chỉ, bạn có thể bổ sung các chứng chỉ hoàn thành khóa đào tạo về kỹ năng đàm phán
Trong khi phỏng vấn: Hãy vận dụng những phương pháp, lưu ý trên để đàm phán với nhà tuyển dụng về mức lương, chế độ đãi ngộ, công việc.
Tựu chung tóm lại, đàm phán là chìa khóa thành công trong cuộc sống và công việc của mỗi người. Hy vọng bài viết trên sẽ giúp bạn tìm ra phương pháp cải thiện kỹ năng đàm phán cũng như luôn giữ thế thượng phong trong các cuộc trao đổi. Chúc bạn thành công! Đừng quên theo dõi và ứng tuyển các vị trí việc làm phù hợp tại Việc Làm 24h nhé.
