Không dừng lại ở hoạt động mua – bán sản phẩm/dịch vụ, quy trình bán hàng là một hành trình dài từ trước khi doanh nghiệp tiếp cận được khách hàng đến lúc hoàn tất giao dịch. Vậy chính xác quy trình bán hàng của doanh nghiệp là gì? Quy trình bán hàng online được triển khai ra sao? Bán hàng trên Shopee có cần xây dựng quy trình không? Trong bài viết dưới đây, Nghề Nghiệp Việc Làm 24h sẽ giúp bạn giải đáp toàn bộ thắc mắc về quy trình bán hàng.
Giới thiệu đôi nét về quy trình bán hàng
Sơ đồ quy trình bán hàng là gì?
Quy trình bán hàng là một chuỗi các bước được xác định rõ ràng, cụ thể về hành trình mua bán của cá nhân hoặc doanh nghiệp trong kinh doanh. Mục tiêu của quy trình bán hàng là trở thành “kim chỉ nam” hướng dẫn nhân viên bán hàng tương tác với người tiêu dùng. Các bước đầu tiên trong quy trình bán hàng bắt đầu từ khi khách hàng là người tiêu dùng tiềm năng cho đến lúc doanh nghiệp hoàn thành giao dịch.
Mục tiêu cuối cùng của quy trình bán hàng là đảm bảo việc bán hàng diễn ra suôn sẻ, hiệu quả và đồng bộ. Thông thường, một quy trình bán hàng gồm 5 – 7 bước và có thể thay đổi tuỳ vào lĩnh vực hoặc quy mô doanh nghiệp.
Vì sao doanh nghiệp nên xây dựng quy trình bán hàng?
Trên thực tế, xây dựng quy trình bán hàng là một giải pháp tối ưu đối với sự thành công của một doanh nghiệp. Dưới đây là những lợi ích của việc xây dựng quy trình bán hàng.
Thấu hiểu các bước bán hàng
Thông qua quy trình bán hàng, doanh nghiệp sẽ dễ dàng hiểu rõ các giao dịch bán hàng đã và đang được thực hiện. Từ những thông tin thu thập được, doanh nghiệp có thể đánh giá và cải thiện tổng thể quá trình bán hàng thực tế.
Cải tiến chiến lược
Một quy trình bán hàng chuẩn giúp doanh nghiệp xác định chính xác các bước gây khó khăn, bất cập. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể cải tiến, nâng cấp và đảm bảo quy trình bán hàng ngày càng hoàn thiện.
Tăng doanh số bán hàng
Dựa vào quy trình bán hàng, nhân viên sẽ biết được nhiệm vụ mà họ cần thực hiện là gì. Từ đó, nhân viên có thể hỗ trợ khách hàng chu đáo hơn. Với sự hỗ trợ của quy trình bán hàng, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm thời gian, công sức đào tạo nguồn nhân lực. Nhân sự chuyên nghiệp, quá trình giao dịch dễ dàng chính là yếu tố cốt lõi giúp thu hút, giữ chân khách hàng và tăng doanh số.
Mang lại hiệu quả cao
Trong quá trình xây dựng quy trình bán hàng, doanh nghiệp có thể loại bỏ những bước và chiến lược không cần thiết. Thay vào đó, quy trình bán hàng sẽ tập trung vào các phương pháp tiếp cận khách hàng và đạt được mục tiêu bán hàng hiệu quả hơn.
Rõ ràng, minh bạch
Quy trình bán hàng mang đến cho doanh nghiệp cái nhìn tổng quát hơn về toàn bộ nhóm bán hàng. Nhân viên có thể dựa vào quy trình này để thực hiện nhiệm vụ của mình. Đồng thời, chủ doanh nghiệp cũng có thể đánh giá thực lực, trách nhiệm của nhân viên dựa trên quy trình bán hàng.
Tăng trải nghiệm cho khách hàng
Thông thường, khách hàng sẽ cảm thấy hài lòng hơn khi được giao dịch qua một quy trình bán hàng rõ ràng. Quy trình bán hàng giúp khách hàng an tâm, thoải mái hơn khi mua sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp. Đồng thời, đây cũng là cách để doanh nghiệp “ghi điểm” trong mắt khách hàng bởi độ uy tín và chuyên nghiệp của mình.
7 bước xây dựng lưu đồ quy trình bán hàng của doanh nghiệp
Bước 1: Chuẩn bị
Trước khi bắt đầu tiếp cận khách hàng tiềm năng, bạn hãy chuẩn bị và tìm hiểu về những thông tin cơ bản về:
- Sản phẩm/dịch vụ.
- Giá thành.
- Phương thức thanh toán,
- Đối thủ cạnh tranh.
- …
Đồng thời, bạn cũng có thể tìm hiểu về thông tin khách hàng tiềm năng. Bước này giúp bạn dễ dàng xây dựng mối quan hệ và kết nối với khách hàng hiệu quả hơn.
Bước 2: Bắt đầu hành trình tìm khách
Xác định và tìm kiếm khách hàng tiềm năng là bước tiếp theo trong quy trình bán hàng. Bạn có thể “săn lùng” người tiêu dùng dựa trên các tiêu chí sau:
- Nhu cầu tiêu dùng.
- Khả năng chi trả.
- Mong muốn về lợi ích của sản phẩm/dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp.
Khi đã thu thập toàn bộ thông tin, bạn cần xây dựng một danh sách khách hàng tiềm năng cụ thể. Sau đó, bạn hãy sàng lọc để tập trung vào nhóm khách hàng mục tiêu của mình.
Bước 3: Tiếp cận khách hàng
Trong bước tiếp theo, bạn cần tạo mối liên hệ cá nhân với khách hàng tiềm năng. Ở giai đoạn này, điều bạn nên làm là cá nhân hoá các cuộc gặp gỡ, thu hút khách hàng và thiết lập mối quan hệ bằng cách nhiều cách khác nhau, như tạo cuộc trò chuyện, đặt câu hỏi để kích thích sự tương tác.
Bước 4: Giới thiệu, trình bày về sản phẩm/dịch vụ
Trong giai đoạn này, bạn cần trình bày sản phẩm/dịch vụ cụ thể, chi tiết và cá nhân hoá.
Bước 5: Giải đáp nghi vấn, báo giá và thuyết phục khách hàng
Bước tiếp theo bạn cần làm sau khi thu thập được thông tin từ khách hàng là thuyết phục họ mua sản phẩm/dịch vụ. Theo tâm lý chung, phần lớn khách hàng sẽ cân nhắc về giá thành của sản phẩm/dịch vụ mà bạn cung cấp.
Lúc này, bạn nên thuyết phục khách hàng bằng cách nêu ra những lợi ích mà sản phẩm/dịch vụ mang lại tương xứng với số tiền mà họ bỏ ra. Bên cạnh đó, bạn cũng nên nghiên cứu kỹ sản phẩm/dịch vụ để tư vấn, giải đáp cho khách hàng nếu họ có bất kỳ thắc mắc nào.
Bước 6: Nhanh tay chốt đơn
Đến giai đoạn này, khi khách hàng đã hoàn toàn bị thuyết phục bởi những giá trị, lợi ích của sản phẩm/dịch vụ mà bạn cung cấp, bạn hãy áp dụng kỹ thuật “upsell” – bán thêm các sản phẩm bổ sung cho giao dịch mua bán ban đầu.
Nếu đã hoàn tất quá trình giao dịch, bạn hãy cảm ơn khách hàng và không ngắt kết nối ngay lập tức. Bạn có thể giới thiệu cho khách hàng những gói ưu đãi, chương trình khuyến mại hoặc sản phẩm mới của doanh nghiệp.
Bước 7: Quan tâm khách hàng như một người bạn
Khách hàng được ví như “nguồn sống” nuôi dưỡng sự tồn tại của một doanh nghiệp. Vì vậy, dù đã hoàn tất quá trình giao dịch, bước tiếp theo bạn vẫn phải làm là luôn kết nối với khách hàng. Đây cũng được xem là bước quan trọng trong sơ đồ quy trình bán hàng.
Việc kết nối với khách hàng sau bán hàng giúp bạn duy trì mối quan hệ với người tiêu dùng. Ngoài ra, bạn có thể gửi thư tri ân hoặc gọi điện cho khách hàng để nghe họ đánh giá về sản phẩm/dịch vụ của mình. Đồng thời, bạn cũng có thể yêu cầu khách hàng đánh giá dịch vụ trên mạng xã hội hoặc website của doanh nghiệp.
Một số quy trình bán hàng của doanh nghiệp
Quy trình bán hàng online
Bước 1: Xây dựng website hoặc cửa hàng trực tuyến
- Chọn một tên miền phù hợp với sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.
- Chọn một nền tảng hoặc hệ thống quản lý nội dung (CMS) phù hợp (ví dụ: WordPress, Shopify, Magento).
- Thiết kế giao diện trực quan, dễ sử dụng cho khách hàng.
- Tạo trang sản phẩm hoặc dịch vụ với thông tin chi tiết, hình ảnh và giá thành.
- Tích hợp cổng thanh toán an toàn để cho phép khách hàng mua hàng trực tuyến.
Bước 2: Tối ưu hoá SEO
- Nghiên cứu từ khóa quan trọng liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.
- Tối ưu hóa trang web bằng cách sử dụng từ khóa trong tiêu đề, mô tả và nội dung.
- Xây dựng liên kết nội bộ và liên kết bên ngoài.
- Tạo nội dung chất lượng và liên tục cập nhật trang web của bạn.
Xem thêm: Hành trình lên top Google như chinh phục trái tim crush khi làm SEO
Bước 3: Quảng cáo trực tuyến
- Sử dụng các kênh quảng cáo trực tuyến như Google Ads, Facebook Ads hoặc quảng cáo trên mạng xã hội để tiếp cận khách hàng tiềm năng.
- Tạo chiến dịch quảng cáo dựa trên mục tiêu và khách hàng mục tiêu của bạn.
- Theo dõi và đánh giá hiệu suất quảng cáo, điều chỉnh chiến dịch theo thời gian.
Bước 4: Xử lý đơn hàng online
- Cung cấp hệ thống đặt hàng và thanh toán an toàn cho khách hàng.
- Quản lý hàng tồn kho và đảm bảo rằng sản phẩm luôn sẵn sàng để giao hàng.
- Theo dõi và xử lý đơn hàng một cách chính xác, bao gồm: xác nhận đơn hàng, gói sản phẩm và giao hàng.
- Cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng và theo dõi việc hoàn trả hoặc đổi trả sản phẩm khi cần.
Quy trình bán hàng tại cửa hàng
Bước 1: Thiết kế cửa hàng
- Xác định vị trí lý tưởng cho cửa hàng dựa trên nhu cầu và đối tượng khách hàng mục tiêu.
- Thiết kế nội thất cửa hàng để tạo một môi trường hấp dẫn và thoải mái cho khách hàng.
- Bố trí và sắp xếp sản phẩm hợp lý để dễ tìm kiếm, phân loại.
- Cân nhắc về việc sử dụng hình ảnh, biển quảng cáo và trang trí để tạo thương hiệu cho cửa hàng.
Bước 2: Hỗ trợ tư vấn
- Đào tạo nhân viên cửa hàng về sản phẩm hoặc dịch vụ để họ có thể cung cấp thông tin chi tiết và tư vấn cho khách hàng.
- Tạo quy trình giao tiếp hiệu quả với khách hàng, như kỹ năng lắng nghe, giải đáp câu hỏi và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
- Hỗ trợ tư vấn cho khách hàng mục tiêu để họ có thể chọn sản phẩm hoặc dịch vụ phù hợp với nhu cầu sử dụng.
- Theo dõi, đánh giá hiệu suất nhân viên cửa hàng và cải thiện qua đào tạo liên tục.
Bước 3: Quản lý kho hàng
- Xác định và theo dõi lượng tồn kho trong cửa hàng, đảm bảo sản phẩm luôn sẵn sàng phục vụ cho khách hàng.
- Lập kế hoạch đặt hàng để cung cấp đủ sản phẩm.
- Quản lý việc nhập, xuất hàng hóa, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ.
- Theo dõi và kiểm tra chất lượng sản phẩm để đảm bảo rằng chúng đáp ứng tiêu chuẩn cần thiết.
Quy trình bán hàng Shopee
Bước 1: Đăng ký tài khoản Shopee
- Truy cập trang web Shopee hoặc ứng dụng di động Shopee.
- Nhấn vào biểu tượng “Đăng ký” hoặc “Đăng nhập“.
- Chọn “Đăng ký” và điền thông tin cá nhân, bao gồm: tên, địa chỉ email, và mật khẩu.
- Xác thực tài khoản qua email hoặc số điện thoại.
- Điền thông tin gian hàng (nếu bạn muốn bán hàng), bao gồm tên gian hàng, ngành hàng, và thông tin liên hệ.
- Hoàn tất quy trình đăng ký tài khoản Shopee.
Bước 2: Đăng sản phẩm
- Đăng nhập vào tài khoản Shopee của bạn.
- Nhấn vào biểu tượng “Bán hàng” hoặc “Quản lý cửa hàng“.
- Chọn “Đăng sản phẩm” hoặc “Thêm sản phẩm mới“.
- Điền thông tin chi tiết về sản phẩm, bao gồm tên, mô tả, giá, số lượng và hình ảnh.
- Chọn danh mục phù hợp cho sản phẩm.
- Điền thông tin vận chuyển và phương thức thanh toán.
- Xác nhận và đăng sản phẩm lên Shopee.
Bước 3: Xử lý đơn hàng trên Shopee
- Khi có đơn hàng, bạn sẽ nhận được thông báo qua email hoặc ứng dụng Shopee.
- Truy cập vào tài khoản Shopee và chọn “Quản lý đơn hàng“.
- Xem danh sách các đơn hàng đang chờ xử lý.
- Xác nhận đơn hàng và chuẩn bị sản phẩm để giao cho dịch vụ giao hàng hoặc bưu tá.
- Cập nhật thông tin vận chuyển và mã số vận đơn để theo dõi.
- Sau khi giao hàng thành công, cập nhật trạng thái đơn hàng trên Shopee và đánh giá giao dịch với khách hàng.
- Theo dõi đơn hàng và hỗ trợ khách hàng nếu có thắc mắc hoặc khiếu nại.
Quy trình bán hàng B2B
Bước 1: Xác định khách hàng tiềm năng
- Nghiên cứu thị trường để xác định các khách hàng tiềm năng có nhu cầu về sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.
- Xác định mục tiêu và tiêu chí để lựa chọn khách hàng tiềm năng phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn.
- Xây dựng danh sách khách hàng tiềm năng và tiếp cận họ qua các kênh truyền thông hoặc thông qua mối quan hệ kinh doanh.
Xem thêm: B2B là gì, chiến thuật nào để doanh nghiệp B2B bứt phá?
Bước 2: Tạo đề xuất giải pháp
- Liên hệ với khách hàng tiềm năng và hiểu rõ về nhu cầu và vấn đề của họ.
- Tạo một đề xuất giải pháp dựa trên thông tin thu thập, bao gồm sản phẩm hoặc dịch vụ phù hợp và giải pháp kỹ thuật.
- Trình bày đề xuất giải pháp cho khách hàng tiềm năng bằng cách tạo báo giá hoặc bài thuyết trình chuyên sâu.
Bước 3: Thương thảo hợp đồng
- Bắt đầu cuộc thương thảo về các điều khoản và điều kiện của hợp đồng, bao gồm giá cả, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán, và các cam kết khác.
- Lắng nghe và hiểu rõ yêu cầu của khách hàng tiềm năng và thương thảo để đạt được sự đồng thuận.
- Tạo hợp đồng hoặc sổ ghi chép về các điều khoản đã thỏa thuận và đảm bảo cả hai bên đều thỏa thuận trước khi ký kết.
Bước 4: Duyệt giao dịch
- Sau khi hợp đồng đã ký kết, bạn cần đảm bảo cả hai bên tuân thủ các điều khoản của hợp đồng.
- Thực hiện việc giao dịch, bao gồm: sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ, vận chuyển và giao hàng cho khách hàng.
- Theo dõi tiến trình giao dịch, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong quá trình giao dịch.
Nhìn chung, quy trình bán hàng là một phần quan trọng của hoạt động kinh doanh và có thể thay đổi dựa trên nhiều yếu tố. Điều quan trọng là bạn phải nắm vững và tùy chỉnh để quy trình phù hợp với yêu cầu cụ thể. Qua bài viết trên, Việc Làm 24h hy vọng bạn đã hiểu rõ về quy trình bán hàng và áp dụng vào mô hình kinh doanh một cách hiệu quả. Chúc bạn thành công!
Xem thêm: Thuế thu nhập doanh nghiệp là gì? Cách tính thuế thu nhập doanh nghiệp chuẩn
