Sự phát triển của chuỗi cung ứng đang đặt ra yêu cầu cao hơn đối với việc quản lý từ phía các doanh nghiệp. Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp, hay còn gọi là Supplier Relationship Management đang đóng một vai trò không thể phủ nhận. Supplier Relationship Management là gì và có vai trò như thế nào? Hãy cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tìm hiểu ngay trong bài viết bên dưới nhé!
1. Supplier Relationship Management là gì?
SRM là viết tắt của Supplier Relationship Management, là một phương pháp quản lý tương tác giữa doanh nghiệp và các nhà cung cấp hàng hóa, vật liệu hoặc dịch vụ. SRM đánh giá từng nhà cung cấp để xác định vai trò quan trọng của họ đối với hiệu suất và sự hoạt động của doanh nghiệp. Dựa trên đánh giá này, các nhà quản lý có thể phát triển chiến lược để cải thiện mối quan hệ với các nhà cung cấp đó.
SRM thường được sử dụng bởi các chuyên gia quản lý chuỗi cung ứng, bao gồm quản lý mua hàng, quản lý dự án và quản lý vận hành.
Mặc dù có nhiều điểm tương đồng với quy trình mua hàng và quản lý nhà cung cấp, song SRM có những khác biệt riêng. SRM tập trung vào việc điều chỉnh chi phí và thỏa thuận dịch vụ giữa các nhà cung cấp và doanh nghiệp. Trong khi đó, quy trình mua hàng tập trung vào các hoạt động cụ thể như đặt hàng, ký kết hợp đồng, lập hóa đơn và thanh toán.
2. Vai trò của Supplier Relationship Management
Mỗi doanh nghiệp đều hướng tới mục tiêu không ngừng tăng cường hiệu quả sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, để thực hiện mục tiêu này, doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều thách thức, trong đó việc đảm bảo nguồn cung cấp các yếu tố đầu vào được coi là ưu tiên hàng đầu .
Để giải quyết vấn đề này, các nhà quản lý doanh nghiệp thường áp dụng Supplier Relationship Management (SRM). SRM mang lại nhiều lợi ích đa dạng:
Tiết kiệm chi phí
SRM giúp giảm chi phí thông qua việc xây dựng mối quan hệ cùng có lợi với các nhà cung cấp, từ đó tiết kiệm chi phí trong dài hạn. Phát triển mối quan hệ hợp tác này cũng giúp giảm thiểu vấn đề về tính khả dụng, chất lượng nguyên vật liệu và các vấn đề khác, đồng thời mang lại lợi ích cho khách hàng.
Hiệu quả cao hơn
Mối quan hệ với các nhà cung cấp giúp tránh được các vấn đề giao tiếp kém hoặc thiếu thông tin.
Biến động giá ít hơn
SRM giúp giảm biến động giá cả hàng hóa thông qua việc định giá nguyên vật liệu và ký hợp đồng dài hạn với các nhà cung cấp.
Cải tiến liên tục
Xây dựng mối quan hệ hợp tác giữa nhà sản xuất và nhà cung cấp mở ra luồng phản hồi và ý tưởng mới, từ đó tạo ra hiệu quả cao hơn và dịch vụ khách hàng tốt hơn.
Để thực hiện SRM hiệu quả, các doanh nghiệp thường sử dụng các phần mềm quản lý dự án để quản lý việc đặt hàng, kiểm soát tồn kho và các hoạt động liên quan.
3. Nguyên tắc cơ bản của Supplier Relationship Management
Để quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp, việc hiểu và áp dụng những nguyên tắc cơ bản là rất quan trọng để doanh nghiệp có thể tiếp cận và triển khai các giải pháp.
Minh bạch
Tất cả thông tin về giao dịch và hoạt động cần được chia sẻ minh bạch giữa hai bên. Sự minh bạch không chỉ tạo ra lòng tin mà còn tránh được những hiểu lầm không đáng có.
Trung thực
Doanh nghiệp cần đối xử với nhà cung cấp trung thực và công bằng.
Phản hồi kịp thời
Doanh nghiệp cần cung cấp phản hồi kịp thời cho nhà cung cấp, giúp họ cải thiện hiệu suất và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của doanh nghiệp.
Đánh giá chất lượng
Doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá chất lượng định kỳ đối với nhà cung cấp, đảm bảo rằng họ luôn tuân theo các tiêu chuẩn chất lượng đã đặt ra.
Hiểu rõ những nguyên tắc này giúp doanh nghiệp dễ dàng thiết lập mối quan hệ với nhà cung cấp hơn. Nếu được thực hiện đúng đắn, những nguyên tắc này sẽ tạo ra một môi trường lành mạnh và cạnh tranh, tạo điều kiện cho cả hai bên phát triển.
4. Các bước triển khai Supplier Relationship Management
Bước 1: Phân khúc nhà cung cấp (Supplier Segmentation)
Phân khúc nhà cung cấp là quá trình phân chia nhà cung cấp thành các nhóm nhỏ hơn dựa trên đặc tính hoặc sản phẩm, dịch vụ. Việc này giúp nhà quản lý điều chỉnh mối quan hệ phù hợp với từng nhóm. Thông thường, nhà cung cấp được phân thành 3 nhóm:
- Nhà cung cấp giao dịch: Những nhà cung cấp thực hiện giao dịch mua bán ngắn hạn mà không tập trung vào phát triển mối quan hệ dài hạn. Sản phẩm của họ thường không ảnh hưởng nhiều đến lợi nhuận và doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm được nhiều nhà cung cấp tương tự trên thị trường.
- Nhà cung cấp quan trọng: Những nhà cung cấp có vai trò tương đối quan trọng và có định hướng phát triển rõ ràng. Mối quan hệ tốt với những nhà cung cấp này thường mang lại những lợi ích và cơ hội cho doanh nghiệp trong tương lai.
- Nhà cung cấp chiến lược: Những nhà cung cấp quan trọng hoặc có ảnh hưởng lớn đến chiến lược của doanh nghiệp. Xây dựng mối quan hệ bền vững với nhóm này giúp đảm bảo sự ổn định cho chuỗi cung ứng và nguồn cung.
Bước 2: Đo lường hiệu quả nhà cung cấp
Trong quá trình mua hàng, doanh nghiệp cần quan tâm đến việc đo lường mọi thứ, như:
- Phương sai giá mua (PPV): Đo lường sự khác biệt giữa ngân sách dự trù cho chi phí mua hàng và số tiền thực sự chi tiêu. PPV là một biện pháp tài chính giúp tổ chức lập ngân sách và kế hoạch.
- Tiết kiệm giá: Một biện pháp giảm chi phí so với chi tiêu trước đó, là một biến thể của PPV nhưng liên quan đến việc giảm chi phí.
- Tiết kiệm chi phí: Một biện pháp tương tự, tập trung vào chi phí tổ chức nhiều hơn là giá mua hàng, có thể áp dụng trong suốt vòng đời của sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Đóng góp vào EBITDA (Thu nhập trước thuế, khấu hao và khấu hao): Một biến thể khác của PPV và tiết kiệm giá – nếu việc mua hàng có thể giảm trực tiếp giá và chi phí sẽ tác động tích cực đến lợi nhuận cuối cùng.
- Giữ lại tiền mặt: Qua đàm phán các điều khoản thanh toán có lợi cho tổ chức.
- Lợi tức đầu tư (ROI): Tiết kiệm và lợi ích so với chi phí mua hàng.
- Chi phí tồn kho: Khi tồn kho là một phần của hoạt động kinh doanh thì cần phải biết rõ về chi phí này để nắm giữ và quản lý tồn kho.
Việc đo lường hiệu quả nhà cung cấp giúp doanh nghiệp đánh giá và tối ưu hóa mối quan hệ với nhà cung cấp, đồng thời đảm bảo rằng mọi khoản chi tiêu được sử dụng hiệu quả nhất.
Bước 3: Tối ưu và phát triển nhà cung cấp
- Nghiên cứu: Bắt đầu bằng việc quan sát hoặc nghiên cứu vấn đề, có thể được thể hiện thông qua các chỉ số hiệu suất quan trọng (KPI). Quá trình này đòi hỏi hiểu rõ về tình hình hiện tại và thu thập càng nhiều thông tin càng tốt về các nhà cung cấp và quá trình mua hàng.
- Đặt mục tiêu: Xác định KPI và mục tiêu SMART. Mục tiêu cần phải được đặt ra rõ ràng và đo lường được để đảm bảo quá trình cải tiến có thể theo dõi và đánh giá được.
- Lập kế hoạch: Sau khi xác định mục tiêu, đề xuất quy trình hành động cụ thể để tiếp cận với nhà cung cấp khi cần thiết. Lập kế hoạch làm việc với nhà cung cấp để thúc đẩy các cải tiến và giải quyết các vấn đề đang tồn tại.
- Thực hiện: Thực hiện các hành động cụ thể để khắc phục các vấn đề, cải thiện hiệu suất và phòng tránh những vấn đề trong tương lai. Điều này có thể bao gồm việc thiết lập các cuộc họp với nhà cung cấp, cung cấp phản hồi cụ thể, hoặc triển khai các biện pháp cải tiến.
- Xem xét: Theo dõi và đo lường kết quả theo các chỉ số hiệu suất hoặc mục tiêu đã đặt ra. Đánh giá các kết quả so với mục tiêu ban đầu và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để đảm bảo rằng quá trình cải tiến hiệu quả.
Quy trình cải tiến và phát triển nhà cung cấp (SI&D) yêu cầu cấu trúc chặt chẽ và cam kết phù hợp để đảm bảo hiệu quả. SI&D phải được tích hợp chặt chẽ vào quản lý quan hệ với nhà cung cấp, được chấp thuận và phù hợp với mục tiêu và mục đích của doanh nghiệp.
6. Những thách thức trong quá trình triển khai Supplier Relationship Management
Trong quá trình triển khai và thực hiện SRM, các doanh nghiệp thường đối mặt với nhiều vấn đề.
Tính minh bạch
Sự thiếu rõ ràng và xuyên suốt trong thông tin từ phía nhà cung cấp có thể gây hiểu lầm và gây trở ngại trong việc thực hiện các hợp đồng.
Quản lý hiệu suất
Để đảm bảo theo dõi và đánh giá hiệu quả của nhà cung cấp, doanh nghiệp cần sẵn sàng và có các công cụ phù hợp.
Hợp tác từ nhà cung cấp
Một số nhà cung cấp có thể không hợp tác hoàn toàn hoặc không trung thực trong việc cung cấp thông tin hoặc tuân thủ hợp đồng, gây ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Duy trì mối quan hệ
Có thể xuất hiện căng thẳng trong mối quan hệ giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp do mâu thuẫn.
Việc nhận biết và giải quyết những thách thức này sẽ giúp doanh nghiệp tìm ra các giải pháp hiệu quả và đảm bảo rằng họ có lợi ích từ việc quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp.
Tạm kết
Supplier Relationship Management không chỉ là một chiến lược phù hợp với thời đại mà còn đóng góp vào việc tăng cường uy tín của doanh nghiệp đối với các đối tác. Không chỉ mang lại các lợi ích cho thương hiệu, SRM còn là một công cụ quan trọng giúp củng cố lòng tin và tạo ra lợi nhuận bền vững.
Hy vọng rằng với những chia sẻ về Supplier Relationship Management (SRM) là gì trong bài viết trên có thể giúp bạn hiểu hơn về thuật ngữ này. Đừng quên đón đọc các bài viết hữu ích khác tại Vieclam24h.vn nhé!
Vieclam24h.vn cung cấp công cụ tạo CV online với hàng trăm mẫu CV hoàn toàn miễn phí. Ngoài nội dung đúng chuẩn dựa theo vị trí công việc và lĩnh vực ứng tuyển, các bạn có thể thỏa sức sáng tạo CV cá nhân với chức năng tùy chỉnh màu sắc, nội dung, bố cục,… để tìm việc nhanh chóng tại môi trường làm việc mơ ước.
