Được biết đến như một ngành nghề phổ biến trong ngành dịch vụ, nhân viên lễ tân ngày càng được nhiều bạn trẻ theo đuổi. Vậy chính xác nhân viên lễ tân là gì? Chế độ tuyển nhân viên ra sao? Mức lương có cao không? Hãy cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây nhé!
Giới thiệu tổng quan về nhân viên lễ tân
Nhân viên lễ tân là gì?
Nhân viên lễ tân tiếng Anh là gì? Tiếng Anh mô tả là: “Receptionists”. Về cơ bản, nhân viên lễ tân là người được phân công để đại diện cho một doanh nghiệp, khách sạn, tổ chức hoặc cơ quan chính phủ tiếp đón khách hàng, đối tác, nhà cung cấp và những bên liên quan khác.
Vai trò là đảm bảo sự thoải mái, an toàn cho khách hàng. Đồng thời, cũng phải cung cấp thông tin cần thiết và giúp khách hàng giải đáp thắc mắc.
Thông thường, nhân viên lễ tân sẽ là người đầu tiên tiếp xúc với khách hàng. Do đó, nhân viên đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ấn tượng tốt đối với khách hàng về doanh nghiệp hoặc tổ chức mà họ đại diện.
Mô tả công việc nhân viên hành chính lễ tân
Chào và tiếp đón khách hàng
Là một nhân viên lễ tân, bạn có nhiệm vụ chào đón khách với thái độ niềm nở, thân thiện, khiến họ cảm thấy thoải mái. Bên cạnh đó, họ cũng đảm nhiệm vai trò thu thập thông tin của khách hàng và hướng dẫn họ đến bộ phận hoặc đơn vị tiếp nhận phù hợp.
Trả lời các cuộc gọi
Ngoài việc đón tiếp khách hàng, nhân viên lễ tân cũng có trách nhiệm trả lời các cuộc gọi. Nghĩa là bạn sẽ nhận và chuyển cuộc gọi đến bộ phận liên quan.
Quản lý các cuộc hẹn và lên lịch
Công việc là lên lịch các cuộc hẹn, quản lý lịch của giám đốc điều hành hoặc phòng ban trong công ty. Nhiệm vụ này bao gồm: đặt phòng họp, sắp xếp việc đi lại cũng như đảm bảo những bên liên quan đều nắm rõ thông tin của lịch hẹn.
Giữ khu vực lễ tân sạch sẽ, ngăn nắp
Lễ tân chịu nhiệm vụ giữ cho khu vực lễ tân sạch sẽ, ngăn nắp. Đây chính là yếu tố giúp phản ánh hình ảnh chuyên nghiệp của công ty. Khi làm việc, bạn có thể sắp xếp lại khu vực để tạp chí, tài liệu quảng cáo, khu vực tiếp khách và đảm bảo rằng mọi thiết bị hoặc vật tư đều hoạt động tốt.
Quản lý thư và gói hàng đến/đi
Một nhiệm vụ quan trọng của nhân viên là phân loại thư và gói hàng đến/đi. Với công việc này, bạn sẽ ghi lại toàn bộ nhật ký của các gói hàng, thư từ và sắp xếp việc giao/nhận hàng. Bên cạnh đó, bạn cũng sẽ phân phối các gói hàng và thư đến đúng người nhận.
Hỗ trợ hành chính
Trong nhiều trường hợp, lễ tân sẽ hỗ trợ một số công việc hành chính cơ bản cho công ty, như sao chụp, quét, fax tài liệu. Bạn cũng có thể được yêu cầu hỗ trợ nhập dữ liệu, nộp hồ sơ hoặc những công việc hành chính khác khi cần.
Hỗ trợ kế toán
Bên cạnh công việc hành chính, cũng có thể hỗ trợ nhiệm vụ kế toán cơ bản, như lập, thanh toán hoá đơn, quản lý khoản tiền mặt nhỏ. Không những thế, họ cũng sẽ chịu trách nhiệm theo dõi các khoản thu, chi và đảm bảo hồ sơ tài chính chính xác.
Lưu giữ hồ sơ khách hàng
Nhiệm vụ tiếp theo là cập nhật, lưu trữ hồ sơ về khách hàng. Những thông tin bạn cần thu thập là thông tin liên hệ, lý do đến công ty hoặc bất kỳ dữ liệu liên quan nào. Để đảm bảo hồ sơ lưu trữ chính xác, bạn cũng có thể ghi nhận nhật ký các cuộc gọi và những Email đến/đi.
Các vị trí phổ biến
Nhân viên lễ tân nhà hàng
Đây là người trực tiếp chịu trách nhiệm quản lý việc đặt chỗ, sắp xếp chỗ ngồi và dịch vụ khách hàng . Bộ phận này là “điểm tiếp xúc” đầu tiên với khách hàng khi họ bước vào nhà hàng.
Một số nhiệm vụ chính là:
- Tiếp đón khách hàng.
- Sắp xếp chỗ ngồi cho khách hàng.
- Quản lý đặt chỗ.
- Cung cấp thông tin về thực đơn.
- Xử lý khiếu nại của khách hàng.
- Phối hợp với nhân viên phục vụ và đầu bếp.
- Quản lý thanh toán.
- Giữ gìn vệ sinh khu vực mặt tiền của nhà hàng.
Nhân viên lễ tân khách sạn
Đây là người có vai trò quản lý quy trình nhận và trả phòng của khách. Đồng thời, họ cũng chịu trách nhiệm trong việc xử lý các yêu cầu, đặt phòng hoặc các dịch vụ khách hàng khác.
Một số nhiệm vụ chính là:
- Chào đón khách hàng.
- Quản lý đặt phòng khách sạn, xác nhận đặt chỗ, thực hiện các thay đổi và quản lý việc huỷ phòng.
- Cung cấp thông tin cần thiết về khách sạn.
- Xử lý khiếu nại của khách hàng.
- Phối hợp với bộ phận buồng phòng.
- Xử lý các khoản thanh toán bằng cách thu tiền mặt hoặc thanh toán qua thẻ.
- Giữ gìn khu vực lễ tân khách sạn sạch sẽ, ngăn nắp.
Nhân viên lễ tân hành chính
Đây là người chịu trách nhiệm trong việc cung cấp, hỗ trợ thông tin hành chính và lễ tân trong văn phòng hoặc cơ sở kinh doanh. Vai trò là đầu mối liên lạc cho khách hàng, khách thăm và nhân sự. Bộ phận này giúp duy trì môi trường văn phòng chuyên nghiệp, hiệu quả.
Một số nhiệm vụ chính là:
- Chào đón khách hàng.
- Trả lời và chuyển các cuộc gọi đến bộ phận phù hợp.
- Quản lý lịch hẹn, đặt phòng hợp và điều phối lịch trình với nhân viên.
- Xử lý thư từ và giao hàng.
- Hỗ trợ các công việc hành chính cơ bản.
- Bảo trì và quản lý các thiết bị văn phòng như máy in, máy photocopy, máy fax,…
- Giữ gìn môi trường văn phòng sạch sẽ, ngăn nắp và chuyên nghiệp.
Thị trường tuyển dụng tại Việt Nam
Tình hình tuyển dụng nhân viên lễ tân
Hiện nay, thị trường tuyển dụng lễ tân tại Việt Nam đang rất sôi động do sự phát triển của ngành du lịch, khách sạn và những dịch vụ lưu trú khác. Tuy nhiên, thực trạng tuyển dụng cũng gặp phải một số thách thức nhất định, như:
- Thiếu nguồn nhân lực chất lượng: Với lĩnh vực lễ tân, yêu cầu về ngoại ngữ, kỹ năng giao tiếp và sự tỉ mỉ, cẩn trọng lại càng cao, khiến việc tìm kiếm nhân sự phù hợp trở nên khó khăn hơn.
- Cạnh tranh gay gắt: Đối với những khách sạn, resort lớn, đặc biệt là ở các thành phố lớn như Hà Nội hay TP.HCM, việc tìm kiếm và giữ chân nhân viên là rất khó do sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp trong ngành.
- Lương thấp: Tuy là một công việc có tính cầu kỳ và đòi hỏi nhiều kỹ năng mềm, nhưng mức lương ở Việt Nam thường khá thấp so với các quốc gia khác trên thế giới. Điều này làm cho việc giữ chân và thu hút nhân sự có chất lượng, giàu kinh nghiệm trở nên khó khăn.
- Tác động của hậu đại dịch COVID-19: Các doanh nghiệp trong lĩnh vực du lịch và khách sạn đã phải đối mặt với nhiều khó khăn do tác động của đại dịch COVID-19. Một số doanh nghiệp phải giảm quy mô hoạt động, cắt giảm chi phí và đóng cửa. Đây cũng là nguyên nhân khiến việc tuyển nhân viên gặp nhiều thách thức.
Tuyển dụng nhân viên lễ tân trên Vieclam24h.vn
Hiện tại, trên trang web Vieclam24h.vn đã cập nhật rất nhiều thông tin liên quan đến tuyển dụng nhân viên lễ tân. Một số doanh nghiệp đang có nhu cầu tuyển dụng vị trí này như:
- Công Ty Cổ Phần Trang Thiết Bị Y Nha Khoa Việt Đăng
- Công Ty CPTT Và Thẩm Định Giá Tây Nam Bộ-Siac
- Công Ty TNHH Thương Mại Mandarin
- Công Ty Cổ Phần The Coi Đồng Nai
- Công Ty Cổ Phần Thiết Bị Văn Phòng Siêu Thanh
- …
Để ứng tuyển nhanh vị trí nhân viên lễ tân trên Vieclam24h.vn, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Truy cập trang web Vieclam24h.vn tại: Vieclam24h.vn và đăng nhập tài khoản.
- Bước 2: Tại mục tìm kiếm, nhập từ khoá: “Nhân viên lễ tân”.
- Bước 3: Cập nhật đầy đủ thông tin cá nhân và đăng tải hồ sơ ứng tuyển.
- Bước 4: Kiểm tra lại thông tin và chọn mục “Xác nhận” để gửi hồ sơ.
Mức lương và thời gian làm việc tại Việt Nam
Tuỳ vào từng doanh nghiệp, vị trí công việc, kinh nghiệm và trình độ, mức lương và thời gian làm việc là khác nhau. Nhưng về cơ bản, mức lương cũng như thời gian làm việc sẽ là:
- Mức lương: Mức lương thường dao động từ 4 triệu – 10 triệu đồng/tháng. Tuy nhiên, những khách sạn, resort hay doanh nghiệp lớn có thể trả mức lương cao hơn cho những nhân viên giàu kinh nghiệm, có năng lực.
- Thời gian làm việc: Thời gian làm việc là 8 tiếng/ngày, 6 ngày/tuần. Đối với một số doanh nghiệp lớn, thời gian làm việc có thể linh hoạt hơn và theo ca.
- Phụ cấp và chế độ đãi ngộ khác: Ngoài mức lương cơ bản, cũng có thể được hưởng các phụ cấp khác, như: phụ cấp cơm, phụ cấp xe đưa đón, phụ cấp tiền điện thoại và những chế độ đãi ngộ khác, bao gồm: tham gia các chương trình đào tạo, tham quan, du lịch do công ty tổ chức.
Nhìn chung, đây là một ngành nghề đa dạng trong nhiều môi trường khác nhau. Vieclam24h.vn hy vọng qua bài viết trên, bạn đã hiểu rõ nhân viên lễ tân là gì cũng như các công việc cần làm. Nếu yêu thích công việc này, bạn hãy chuẩn bị hồ sơ ngay bây giờ và đăng ký ứng tuyển trên trang Vieclam24h.vn ngay nhé! Chúc bạn sớm tìm được công việc ưng ý!
_170295172452.jpg?v=220513)
Bên cạnh đó, Vieclam24h.vn cung cấp công cụ tạo CV online với hàng trăm mẫu CV hoàn toàn miễn phí. Ngoài nội dung đúng chuẩn dựa theo vị trí công việc và lĩnh vực ứng tuyển, các bạn có thể thỏa sức sáng tạo CV cá nhân với chức năng tùy chỉnh màu sắc, nội dung, bố cục,… để tìm việc nhanh chóng tại môi trường làm việc mơ ước.
Xem thêm: Customer Service là gì? Kỹ năng nhân viên chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp cần có
