Định mức lao động là gì? Cách xây dựng định mức lao động cho doanh nghiệp ra sao? Tham khảo bài viết từ Nghề Nghiệp Việc Làm 24h để nắm bắt tất tần tật thông tin quan trọng cần biết.
Định mức lao động là gì?
Điều 3 Thông tư 07/2020/TT-BLĐTBXH có quy định về định mức (định mức lao động) là 01 trong 04 mức thành phần về định mức kỹ thuật – kinh tế.
Đây là mức tiêu hao lao động cần thiết của người lao động (NLĐ) theo nghiệp vụ, chuyên môn để hoàn thành việc đào tạo cho 01 người học đạt tiêu chuẩn do cơ quan thẩm quyền ban hành.
Tiêu chuẩn này có thể theo định mức theo từng bước, từng công đoạn và toàn bộ quá trình sản xuất ra dịch vụ, sản phẩm trên cơ sở tổ chức sản xuất, lao động khoa học. Mức lao động có thể xây dựng dựa trên cơ sở cấp bậc công việc, chức danh, trình độ của NLĐ, tiêu chuẩn kỹ thuật, quy trình công nghệ… đảm bảo tiêu chuẩn lao động.
Định mức lao động trong doanh nghiệp
Như vậy, trong doanh nghiệp, định mức là mức độ tiêu hao lao động để hoàn thành một đơn vị sản phẩm hoặc khối lượng công việc theo yêu cầu chất lượng nhất định, trong điều kiện về kỹ thuật và tổ chức nhất định. Trong đó:
+ Sản phẩm định mức: Mức sản lượng với thời gian cố định.
+ Mức sản lượng: Số lượng sản phẩm đơn vị/khối lượng công việc theo quy định đối với một lao động hoặc một nhóm lao động có trình độ kỹ thuật, chuyên môn trong thời gian nhất định (đơn vị tính là giây/phút/giờ/ca làm việc…).
+ Bước công việc: Thành phần của quá trình sản xuất thực hiện trên một đối tượng lao động với đơn vị đo là giây/phút/giờ/ca trên một đơn vị sản phẩm. Bước công việc này có thể chia thành thao tác, động tác, cử động.
Việc xác định còn cần dựa theo tính chất công việc, mức độ phức tạp hoặc nặng nhọc của công việc.
Định mứccó thể biểu hiện dưới nhiều hình thức:
- Định mức sản lượng
- Định mức thời gian
- Định mức phục vụ
Định mức là cơ sở để người sử dụng lao động (NSDLĐ) tuyển dụng, sử dụng lao động và xác định đơn giá tiền lương, góp phần thúc đẩy năng suất.
Định mức là một nội dung cần có trong thỏa ước lao động hoặc hợp đồng lao động (HĐLĐ), trong đó các bên tham gia thỏa thuận cụ thể với nhau về từng loại định mức, cách giao định mức, nguyên tắc thay đổi, phạm vi tối thiểu/ tối đa…
Ví dụ về định mức lao động
Để hiểu hơn về định mức lao động là gì, bạn có thể tham khảo ví dụ sau:
- Công ty X yêu cầu NLĐ cần hoàn thành 30 sản phẩm đóng hộp trong một ngày. định mức lao động với nhân viên là 30 sản phẩm/ngày.
- Xưởng Z yêu cầu đội nhóm lao động gồm 6 thành viên hoàn thành 30 sản phẩm quần hoàn thiện trong mỗi ca làm việc. Định mức lao động là 30 sản phẩm/nhóm (ca)
Ban hành định mức lao động
Định mức của mỗi doanh nghiệp phải được công khai công bố với toàn bộ người lao động tại nơi làm việc trước khi làm việc. Đồng thời, doanh nghiệp cần thông báo định mức với Phòng LĐ-TB&XH tại nơi đặt cơ sở kinh doanh, sản xuất. Hồ sơ thông báo gồm:
- Văn bản thông báo định mức
- Bản định mức
- Giấy uỷ quyền làm thủ tục (nếu người thực hiện việc nộp hồ sơ không phải người đại diện pháp luật để thực hiện công việc)
Việc thông báo định mức lao động có thể được ban hành cùng thang lương, bảng lương hoặc chính sách thưởng của doanh nghiệp.
Bạn có thể tham khảo:
Vì sao doanh nghiệp cần xác định định mức lao động
Việc xây dựng và công khai định mức lao động giúp đảm bảo quyền lợi của cả NSDLĐ và NLĐ. Đồng thời, định mức là căn cứ để pháp luật có thể dễ dàng hỗ trợ NLĐ hoặc doanh nghiệp khi các bên phát sinh tranh chấp hoặc mâu thuẫn. Cụ thể, những ý nghĩa của định mức gồm:
- Tạo cơ sở tăng năng suất
- Tối ưu nguồn lực
- Giúp xác định biên độ lao động
- Cơ sở xác định đơn giá, tính tiền lương
- Là cơ sở trả lương, thưởng cho NLĐ
Nguyên tắc cần lưu ý
Như vậy hẳn bạn đã hiểu định mức lao động là gì. Để xây dựng định mức, doanh nghiệp nên tham khảo các nguyên tắc sau:
- Định mức thực hiện cho từng công đoạn, từng công việc hoặc toàn bộ quá trình sản xuất dịch vụ/sản phẩm dựa trên cơ sở sản xuất hợp lý và lao động khoa học.
- Mức lao động xây dựng dựa theo cấp bậc của công việc, chức danh hoặc trình độ của NLĐ, tiêu chuẩn kỹ thuật thiết bị/máy móc hoặc quy trình công nghệ…
- Mức lao động phải đảm bảo số động NLĐ có thể thực hiện mà không phải kéo dài thời gian làm việc theo pháp luật quy định.
- Định mức tổng hợp tính cho đơn vị sản phẩm nào cần đúng với quy trình công nghệ của sản phẩm đó, không tính trùng, sót các khâu công việc. Không tính hao phí lao động tạo ra sản phẩm phụ, các sửa chữa lớn, sửa chữa nhà xưởng, lắp đặt thiết bị….
- Mức lao động cần được áp dụng thử trước khi được chính thức ban hành. Doanh nghiệp cần thông báo cho NLĐ ít nhất 15 ngày trước khi áp dụng. Thời gian áp dụng thử dựa theo tính chất công việc nhưng tối đa không quá 03 tháng và cần có sự đánh giá việc thực hiện định mức.
Nếu trong thời gian làm việc tiêu chuẩn, thực tế sản lượng rơi vào một trong 2 trường hợp:
+ Cao hơn 10% hoặc thấp hơn 5% dựa trên mức được giao.
+ Thấp hơn 10% hoặc cao hơn 5% dựa trên mức được giao.
Khi đó, doanh nghiệp sẽ cần điều chỉnh lại định mức.
- Định mức cần được rà soát, đánh giá định kỳ để sửa đổi, bổ sung và điều chỉnh cho phù hợp. Khi điều chỉnh, doanh nghiệp cần tham khảo ý kiến của NLĐ và công bố công khai tại nơi làm việc, đồng thời gửi cho cơ quan quản lý cấp huyện tại nơi đặt cơ sở kinh doanh.
Cách xây dựng định mức lao động
Công thức phổ biến
Sau đây là công thức tính định mức doanh nghiệp có thể tham khảo
Tsp = Tcn + Tpv + Tql = Tsx + Tql
Trong đó
Tsp: Mức lao động cho một đơn vị sản phẩm
Tsx: Mức lao động sản xuất
Tcn: Mức lao động của công nhân/nhân viên chính
Tpv: Mức lao động phụ trợ, phục vụ
Tql: Mức lao động quản lý
Cách tính Tcn: bằng tổng thời gian định mức (dựa theo kỹ thuật thống kê) của công nhân chính thực hiện sản phẩm trong điều kiện xác định. Với trường hợp nguyên công gồm nhiều quy trình, nhiều công đoạn, nhiều máy móc thì có thể sử dụng phương pháp bình quân để tính thời gian.
Cách tính Tpv: tổng thời gian thực hiện những những công việc phụ trợ hoặc tính bằng tỷ lệ % so với Tcn/ tỷ lệ % định biên lao động phụ trợ so với công nhân chính.
Phương pháp định mức lao động
Để tính định mức, bạn có thể sử dụng một trong các phương pháp sau:
Thống kê kinh nghiệm
Phương pháp này thực hiện dựa trên số liệu thống kê năng suất của NLĐ, dựa trên kinh nghiệm của cán bộ định mức, nhân viên kỹ thuật hoặc bậc thợ cao nhất.
Trình tự xây dựng định mức theo phương pháp này như sau:
+ Bước 1: Thống kê năng suất LĐ của NLĐ với các bước công việc cần định mức.
+ Bước 2: Tính năng suất LĐ trung bình.
+ Bước 3: Tham khảo ý kiến của quản lý và chuyên gia để quy định định mức được giao trên cơ sở mức năng suất trung bình vừa tính.
Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản, dễ thu thập số liệu, tốn ít kinh phí, thời gian nên có thể thực hiện trong thời gian ngắn, tận dụng kinh nghiệm của những nhân sự am hiểu về công việc và kỹ thuật thực hiện.
Tuy nhiên, hạn chế của phương pháp này là không xác định được lãng phí hoặc thao các thao tác thừa để cải tiến, từ đó không tạo được sự cải tiến và rút ngắn thời gian thực hiện công việc. Từ đó dẫn đến khó nâng cao năng suất.
Do đó, phương pháp này chỉ nên áp dụng ở những doanh nghiệp mới với sản xuất chưa đi vào ổn định hoặc các công việc sản xuất thử.
Phân tích tính toán
Phương pháp này thực hiện dựa trên phân tích kết cấu công việc, tính đến các yếu tố hao phí thời gian và dựa trên các tài liệu kỹ thuật để đưa ra định mức.
Phương pháp này được thực hiện theo trình tự sau:
+ Bước 1: Chia nhỏ công việc/ quy trình sản xuất/ sản phẩm thành các bộ phận hợp thành, loại bỏ bộ phận/công đoạn thừa, thay thế bằng những bộ phận/công đoạn tiên tiến hơn.
+ Bước 2: Tạo ra quy trình công nghệ chi tiết ở mức hợp lý nhất để làm cơ sở xác định định mức có tính khả thi. Đồng thời, xác định mức độ tay nghề, chuyên môn của NLĐ cần có để hoàn thành công việc, từ đó xác định được chế độ làm việc tối ưu.
+ Bước 3: Xác định dựa trên các định mức kỹ thuật để thực hiện từng bước cụ thể của công việc.
Ưu điểm của phương pháp này là xây dựng định mức nhanh và chính xác, có căn cứ. Tuy nhiên, điều kiện thực hiện phương pháp là cán bộ định mức cần có hiểu biết sâu và thực tế về nghiệp vụ và chuyên môn kỹ thuật. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đủ tài liệu về tiêu chuẩn định mức.
Phương pháp này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất hàng loạt với quy mô vừa tới lớn.
Phân tích, khảo sát
Với phương pháp này, doanh nghiệp cũng phân tích kết cấu của công việc, phân tích các nhân tố ảnh hưởng gây ra hao phí thời gian thực hiện công việc cần định mức. Đồng thời, doanh nghiệp thu thập tài liệu kỹ thuật, tài liệu khảo sát về cách sử dụng thời gian của NLĐ tại nơi làm việc để làm căn cứ tính định mức.
Các bước xây dựng định mức theo phương pháp này như sau:
+ Bước 1: Phân tích kết cấu của công việc/quy trình làm việc, loại bỏ các công đoạn hoặc bộ phận, thao tác thừa.
+ Bước 2: Tạo ra quy trình công việc chi tiết, hợp lý, có tính khả thi cao dựa trên đánh giá trình độ NLĐ cần có để hoàn thành công việc tương xứng, thiết lập chế độ làm việc tối ưu.
+ Bước 3: Khảo sát, thu thập số liệu về hao phí thời gian thực tế. Bạn có thể xác định bằng cách thu thập dữ liệu từ các nhân viên có sức khoẻ trung bình, nắm vững kỹ thuật, thái độ tốt cho tới khi họ quen việc và tạo ra năng suất công việc ổn định.
+ Bước 4: Xác định định mức dựa trên phân tích dữ liệu thu thập được.
Ưu điểm của phương pháp này là cách thức xây dựng định mức khoa học dựa trên thực tế. Thông qua việc xây dựng định mức có thể phát hiện các hạn chế, thao tác thừa để cải tiến và nâng cao hiệu suất công việc.
Tuy nhiên, phương pháp này yêu cầu cán bộ định mức phải có hiểu biết sâu về chuyên môn, nghiệp vụ đồng thời cần đầu tư công sức, kinh phí, thời gian.
Phương pháp này thường áp dụng cho doanh nghiệp sản xuất với lượng hàng lớn.
So sánh điển hình
Phương pháp này dựa trên việc đánh giá các nhân tố ảnh hưởng tới hao phí thời gian khi thực hiện công việc điển hình. Doanh nghiệp cần thực hiện so sánh để và xác định hệ số quy đổi.
Các bước tính dựa trên phương pháp này gồm:
+ Bước 1: Xác định quy trình, các bước thực hiện công việc và chia các bước này thành những nhóm với đặc điểm, kết cấu quy trình tương đối giống nhau. Với mỗi nhóm, doanh nghiệp chọn một hoặc một số quy trình điển hình (thường chọn các bước thường xuyên xuất hiện nhất).
+ Bước 2: Xác định định mức lao động cho quy trình điển hình (có thể dùng phương pháp phân tích tính toán hoặc phân tích khảo sát để xác định).
+ Bước 3: Quy đổi hệ số Ki (i là 1, 2,3…) cho từng quy trình và so sánh với hệ số điển hình của nhóm. Hội ý cùng cán bộ kỹ thuật, chuyên gia và nhân viên lành nghề am hiểu quy trình/công nghệ để xác định hệ số chuyển đổi.
Ví dụ: Ki =1 là hệ số của công đoạn điển hình (giá trị này do cán bộ định mức và chuyên gia của doanh nghiệp quyết định dựa theo tình hình thực tế)
Nếu nhóm công việc có các nhân tố ảnh hưởng tương đương công việc điển hình: Ki=1
Nếu nhóm công việc có nhiều yếu tố thuận lợi: Ki < 1
Nếu nhóm công việc có nhiều yếu tố khó khăn: Ki > 1
Lời kết
Trên đây, Việc Làm 24h đã giới thiệu tới bạn định mức lao động là gì, ý nghĩa và các phương pháp xác định được dùng phổ biến hiện nay. Mong rằng những thông tin hữu ích này giúp bạn có thêm kiến thức và tự tin hơn khi thực hiện công việc liên quan đến định mức.
Ngoài ra, đừng quên follow trang LinkedIn của Việc Làm 24h để có thể học hỏi thêm những kỹ năng tuyển dụng và cập nhật các thông tin mới nhất về thị trường lao động nhé!
Xem thêm: 4 điều cần nhớ giúp tránh lãng phí ngân sách tuyển dụng cho doanh nghiệp
