Trao đổi thông tin trực tuyến qua email ngày càng phổ biến trong cuộc sống. Sử dụng và viết email chuyên nghiệp trở thành kỹ năng tin học văn phòng quan trọng trong nhiều công ty. Trong sử dụng email, CC và BCC là hai cụm từ xuất hiện ngay bên dưới dòng địa chỉ người nhận nhưng không phải ai cũng biết sự khác nhau giữa BCC và CC là gì dẫn tới nhầm lẫn. Vậy trong sử dụng email, CC là gì? BCC là gì? Bỏ túi ngay kiến thức cực hữu dụng về CC và BCC cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h qua bài viết sau.
Vì sao lại có CC và BCC trong email?
Trước khi tìm hiểu CC là gì, BCC là gì, bạn cần biết vì sao hai thuật ngữ này lại có mặt trong giao diện gửi email.
Cụ thể, đây là hai thao tác giúp bạn gửi cùng một nội dung email tới nhiều người khác nhau tùy theo mục đích. Có những email cần gửi tới đích danh một người nhận nhưng cần đồng thời gửi tới một hoặc một nhóm người khác theo dõi để cùng nắm bắt thông tin.
Có những email bạn cần gửi cùng một nội dung tới nhiều người khác nhau cùng lúc nhưng lại không muốn người nhận biết được bạn đang gửi tới bao nhiêu người khác.
Để đáp ứng những nhu cầu khi sử dụng email này, CC và BCC ra đời.
CC là gì?
Trong gửi email, CC là cụm từ viết tắt của Carbon Copy – có nghĩa là tạo ra bản sao. CC trong email có nghĩa người dùng sẽ gửi thêm một bản sao email này tới một hoặc nhiều địa chỉ email khác bên cạnh người nhận chính.
Ngoài email, trong nhiều trường hợp khác nhau, CC còn mang nhiều ý nghĩa như:
+ Trong Vật lý, CC là Centimet khối – đơn vị đo thể tích, viết tắt của Cubic Centimetre – còn có cách viết khác là cm³. Giá trị quy đổi như sau: 1cc = 1cm³ = 1ml.
+ Trong giao thông: CC là đơn vị chỉ thể tích buồng đốt hoặc dung tích xi lanh của các loại động cơ phương tiện giao thông. Ví dụ: xe 150cc, 50cc…
+ Trong lĩnh vực game, CC là viết tắt của cụm từ Crowd Control – có nghĩa là kiểm soát đám đông. Từ này thường được sử dụng trong các loại hình game chiến thuật hoặc game đối kháng.
Xem thêm: Tiết lộ cách viết Email xin thực tập chuyên nghiệp dành cho sinh viên năm cuối
Đặc điểm của tính năng CC trong email là gì?
- Gửi đồng loạt cùng một nội dung email tới nhiều người.
- Người nhận email có thể biết danh sách những người khác cũng nhận được nội dung email này.
Người được CC email thường là người cần biết nội dung email nhưng không liên quan trực tiếp. Cụ thể: khi anh X nhân sự phòng ban A gửi email trao đổi công việc với anh Y, nhân sự phòng ban B, anh ta chỉ cần gửi email tới đích danh anh Y là người cần trao đổi. Tuy nhiên, anh X cần CC thêm quản lý của anh và quản lý của anh Y. Hai quản lý này không trực tiếp tham gia vào công việc anh X và anh Y đang trao đổi nhưng họ cần nắm được nội dung công việc để kịp thời hỗ trợ nếu cần.
Đồng thời khi anh Y nhận được email công việc từ anh X, anh sẽ nhìn thấy email này còn được gửi cho cả sếp của anh cùng sếp của anh X. Điều này giúp công việc trôi chảy và thuận lợi hơn.
BCC là gì?
BCC là từ viết tắt của Blind Carbon Copy, có nghĩa là tạo ra bản sao nhưng không hiển thị danh sách người cùng nhận được email. Điều này có nghĩa là người nhận chỉ nhìn thấy email được gửi cho riêng bản thân mình chứ không xem được danh sách những người khác cũng nhận email này.
Đặc điểm của BCC trong email là gì?
- Gửi đồng loạt cùng một nội dung email tới nhiều người.
- Người nhận email không nhìn thấy danh sách những người khác cũng nhận được nội dung email này.
Tính năng BCC thường được sử dụng khi bạn muốn gửi email tới danh sách nhiều người (có thể lên tới hàng trăm) nhưng không muốn người nhận biết thông tin người nhận khác. Gửi email BCC còn giúp rút bớt danh sách người nhận và giúp email trông ngắn gọn hơn.
Xem thêm: Hướng dẫn cách viết email chuyên nghiệp, chỉn chu cho mọi tình huống
Ví dụ khi nhân viên A thuộc phòng hành chính nhân sự muốn gửi thông báo tới toàn thể nhân viên nhưng công ty không sử dụng email chung. Chị A có thể dùng tính năng gửi email CC tới giám đốc để giám đốc nắm được hoạt động, đồng thời gửi BCC tới toàn thể cán bộ nhân viên trong công ty.
Hình thức này cũng có thể sử dụng khi bạn gửi thư mời tới đồng loạt khách hàng, gửi thông cáo báo chí tới hàng loạt đơn vị, gửi thư chào hàng tới hàng loạt đối tác…
Điểm giống và khác nhau của BCC với CC là gì?
Để hiểu rõ hơn về sự giống và khác nhau của BCC và CC là gì?, Việc Làm 24h mời bạn tham khảo bảng sau:
| CC | BCC | |
|---|---|---|
| Giống nhau | Ý nghĩa: tạo ra các bản sao của một email và cho phép gửi đồng loạt cùng một nội dung email tới nhiều người nhận khác nhau. | |
| Khác nhau | Người nhận bản sao của email không phải là người nhận chính. Người nhận nhìn được danh sách email của những người khác cũng nhận được email này . CC thường dùng khi gửi thư cho các thành viên trong nhóm, trong công ty, những người cùng liên quan trong chuỗi công việc. Thông tin người nhận được hiển thị công khai, không cần bảo mật. |
Người nhận bản sao email đều là người nhận chính. Người nhận chỉ nhìn thấy duy nhất địa chỉ email của mình trong danh sách nhận thư, không nhìn thấy email của người nhận khác, không biết bạn có gửi mail cho nhiều người khác hay không. BCC thường dùng gửi cho đối tác, khách hàng… Thông tin người nhận cần bảo mật |
Cách sử dụng CC và BCC trong Email đúng chuẩn
Như vậy, hẳn bạn đã hiểu được CC là gì và BCC là gì trong Email. Nếu là người mới sử dụng email, bạn có thể làm theo các hướng dẫn sau để sử dụng CC hoặc BCC:
Bước 1: Truy cập vào tài khoản email của bạn.
Bước 2: Vào mục soạn thư mới.
Bước 3: Soạn thảo nội dung email và thực hiện thao tác nhập địa chỉ email người nhận vào hộp thoại .
Bước 4: Ở mục CC, bạn nhập danh sách email của người cần CC. Nếu cần gửi BCC, bạn chọn vào dòng BCC và nhập danh sách email muốn gửi.
Bước 5: Hoàn tất đính kèm (nếu cần). Kiểm tra lại lần nữa đúng danh sách người cần gửi CC và danh sách người cần gửi BCC.
Bước 6: Nhấn nút gửi đi
Một vài lưu ý khi gửi email CC hoặc BCC
- Bạn có thể cùng lúc thao tác CC và BCC trong một email. Trong trường hợp này, email chính của người nhận.
- Nếu bạn gửi email cho nhiều người mà không chọn CC hoặc BCC, hệ thống Gmail sẽ mặc định chế độ gửi là CC
Lời kết
Hầu hết các phần mềm gửi email hiện nay đều có chế độ gửi CC và BCC. Bài viết trên của Việc Làm 24h hy vọng đã giúp bạn hiểu hơn CC là gì, BCC là gì cũng như cách gửi email CC và gửi BCC.
Hy vọng thông qua bài viết bạn hiểu được khi nào nên sử dụng tính năng nào để linh hoạt hơn trong công việc.
Xem thêm: Email Marketing là gì? Lưu lại cách thiết kế Email Marketing hiệu quả nhất hiện nay
_169924005856.png?v=220513)
