Trong thời đại công nghệ hiện đại, việc quản lý nguồn nhân lực đã không còn là các quy trình thủ công lặp đi lặp lại với rất nhiều giấy tờ sổ sách. Để đáp ứng các yêu cầu quản lý nhân sự hiện đại, các tổ chức cần sử dụng các công nghệ thông tin tiên tiến. Đó là lý do tại sao HRIS đã trở thành một công cụ quan trọng trong việc quản lý nhân sự của một tổ chức. HRIS là gì? Những lợi ích từ HRIS bạn nên tận dụng? Hãy cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tìm hiểu những thông tin bên dưới.
HRIS là gì?
HRIS là viết tắt của Human Resources Information System, hay còn gọi là Hệ thống thông tin nhân sự. Đây là một phần mềm được sử dụng để quản lý dữ liệu nhân viên và các quy trình nhân sự trong một tổ chức. HRIS giúp tự động hóa các tác vụ thủ công, cải thiện hiệu quả hoạt động và cung cấp thông tin chi tiết để hỗ trợ việc ra quyết định sáng suốt.
Lợi ích của HRIS là gì?
HRIS mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho tổ chức trong việc quản lý nguồn nhân lực:
- Tự động hóa các tác vụ thủ công: HRIS tự động hóa các quy trình như quản lý hồ sơ nhân viên, chấm công, tính lương, quản lý đào tạo, v.v. Sử dụng các phần mềm HRIS giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho bộ phận nhân sự, đồng thời cho phép họ tập trung vào các hoạt động chiến lược hơn.
- Cải thiện hiệu quả hoạt động: HRIS giúp tăng hiệu quả hoạt động bằng cách loại bỏ các quy trình thủ công rườm rà. Dữ liệu được lưu trữ tập trung và có thể truy cập dễ dàng, giúp cải thiện khả năng cộng tác và ra quyết định.
- Cung cấp thông tin chi tiết: HRIS cung cấp các báo cáo và phân tích dữ liệu giúp ban lãnh đạo đưa ra quyết định sáng suốt về nhân sự. Các dữ liệu này có thể được sử dụng để đánh giá hiệu quả hoạt động của nhân viên, xác định các nhu cầu đào tạo, lập kế hoạch tuyển dụng.
- Tăng cường tính minh bạch và tuân thủ pháp luật: HRIS giúp tổ chức duy trì tính minh bạch và tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến quản lý nhân sự. Việc lưu trữ hồ sơ nhân viên, quản lý hợp đồng lao động, tính lương bổng và các quy trình khác giúp tổ chức đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật, đồng thời dễ dàng kiểm tra và báo cáo khi cần thiết.
Các chức năng chính của HRIS là gì?
Quản lý dữ liệu nhân viên
HRIS lưu trữ thông tin cá nhân, lịch sử công tác, bằng cấp, kỹ năng,… của nhân viên tập trung và có hệ thống. Điều này giúp bộ phận nhân sự dễ dàng truy cập thông tin khi cần thiết, đồng thời đảm bảo tính bảo mật và chính xác của dữ liệu.
Quản lý chấm công
HRIS giúp tự động hóa việc chấm công, theo dõi thời gian làm việc, nghỉ phép, v.v. của nhân viên. HRIS giúp nâng cao tính chính xác và hiệu quả trong việc quản lý thời gian làm việc, đồng thời giảm thiểu sai sót do con người.
Tính lương từ HRIS là gì?
HRIS tự động hóa việc tính toán lương bổng, thưởng, bảo hiểm của nhân viên dựa trên các thông tin về thời gian làm việc, mức lương, chế độ đãi ngộ, Sử dụng HRIS giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc thanh toán lương cho nhân viên, đồng thời tiết kiệm thời gian và công sức cho bộ phận nhân sự.
Quản lý tuyển dụng
HRIS hỗ trợ việc đăng tin tuyển dụng, theo dõi hồ sơ ứng viên, sắp xếp phỏng vấn. Doanh nghiệp có thể tìm kiếm và tuyển dụng nhân viên hiệu quả hơn, đồng thời tiết kiệm thời gian và chi phí.
Quản lý đào tạo
HRIS giúp theo dõi nhu cầu đào tạo của nhân viên, tổ chức các khóa đào tạo, đánh giá hiệu quả đào tạo, nâng cao năng lực của nhân viên, đồng thời đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.
Quản lý quan hệ lao động
HRIS giúp theo dõi các hợp đồng lao động, giải quyết tranh chấp lao động, giúp đảm bảo môi trường làm việc hợp pháp và công bằng cho nhân viên, đồng thời giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp.
Ngoài ra, HRIS còn có thể tích hợp với các hệ thống khác như hệ thống quản lý tài chính, hệ thống quản lý khách hàng (CRM) để cung cấp một cái nhìn tổng quan về hoạt động của doanh nghiệp và hỗ trợ việc ra quyết định hiệu quả.
Với những chức năng đa dạng và mạnh mẽ, HRIS là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả nguồn nhân lực, nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững.
Xem thêm: Top 5 phần mềm CRM tốt nhất để quản lý mối quan hệ khách hàng
Tiêu chí lựa chọn phần mềm HRIS phù hợp cho quản lý doanh nghiệp
Việc lựa chọn phần mềm HRIS phù hợp đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Dưới đây là một số tiêu chí quan trọng cần cân nhắc khi lựa chọn phần mềm HRIS:
Nhu cầu của doanh nghiệp
- Xác định các chức năng cần thiết của phần mềm HRIS dựa trên quy mô, ngành nghề hoạt động và đặc thù của doanh nghiệp.
- Phân tích các quy trình quản lý nhân sự hiện tại và xác định những điểm cần cải thiện.
- Tham khảo ý kiến của các bộ phận liên quan, để hiểu rõ nhu cầu của họ.
Ngân sách
- Xác định ngân sách mà doanh nghiệp có thể chi trả cho việc mua và triển khai phần mềm HRIS.
- Cân nhắc các chi phí liên quan như phí bản quyền, phí bảo trì, phí hỗ trợ kỹ thuật,…
- So sánh giá cả của các nhà cung cấp phần mềm HRIS khác nhau để lựa chọn giải pháp phù hợp nhất.
Tính năng của HRIS là gì?
- Lựa chọn phần mềm HRIS có đầy đủ các chức năng cần thiết cho doanh nghiệp như quản lý dữ liệu nhân viên, chấm công, tính lương, tuyển dụng, đào tạo,…
- Chọn phần mềm có khả năng mở rộng và tích hợp với các hệ thống khác như hệ thống quản lý tài chính, hệ thống quản lý khách hàng (CRM),…
- Đánh giá mức độ dễ sử dụng và khả năng tùy chỉnh của phần mềm.
Nhà cung cấp
- Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm HRIS uy tín và có kinh nghiệm triển khai thành công cho các doanh nghiệp tương tự.
- Đánh giá năng lực hỗ trợ khách hàng của nhà cung cấp, bao gồm thời gian phản hồi, chất lượng dịch vụ.
- Tham khảo ý kiến của các khách hàng đã sử dụng phần mềm HRIS của nhà cung cấp để đánh giá hiệu quả và mức độ hài lòng.
An ninh mạng
- Đảm bảo phần mềm HRIS có các biện pháp bảo mật dữ liệu an toàn và hiệu quả.
- Yêu cầu nhà cung cấp đưa thông tin chi tiết về các biện pháp bảo mật dữ liệu.
- Thực hiện kiểm tra an ninh mạng trước khi triển khai phần mềm HRIS.
Việc lựa chọn phần mềm HRIS phù hợp là một quyết định quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ lưỡng các tiêu chí trên để lựa chọn giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu và ngân sách của mình.
Nếu cần thiết doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của các chuyên gia tư vấn để được hỗ trợ lựa chọn và triển khai phần mềm HRIS hiệu quả.
Những điều cần lưu ý trước khi quyết định sử dụng HRIS là gì?
Mặc dù HRIS mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng nó cũng có một số hạn chế cần lưu ý.
Chi phí: Việc triển khai và sử dụng HRIS có thể tốn kém, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Chi phí ban đầu bao gồm phí mua bản quyền phần mềm, phí cài đặt, phí đào tạo và phí hỗ trợ kỹ thuật. Doanh nghiệp cũng cần chi trả chi phí bảo trì và nâng cấp phần mềm hàng năm.
Khả năng tùy chỉnh: Một số phần mềm HRIS có khả năng tùy chỉnh hạn chế, khiến doanh nghiệp khó khăn trong việc điều chỉnh hệ thống để phù hợp với nhu cầu cụ thể. Việc tùy chỉnh phần mềm có thể tốn kém và mất nhiều thời gian.
Khả năng tích hợp: Một số phần mềm HRIS không tích hợp dễ dàng với các hệ thống khác như hệ thống quản lý tài chính, hệ thống quản lý khách hàng (CRM). Việc thiếu tích hợp khiến người sử dụng phải nhập dữ liệu thủ công, gây ra lỗi và giảm hiệu quả hoạt động.
Phụ thuộc vào nhà cung cấp: Doanh nghiệp phụ thuộc vào nhà cung cấp phần mềm HRIS nếu cần cập nhật, bảo trì và hỗ trợ kỹ thuật. Nếu nhà cung cấp ngừng hoạt động hoặc gặp sự cố kỹ thuật, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc sử dụng hệ thống.
Khả năng sử dụng: Một số phần mềm HRIS có giao diện phức tạp và khó sử dụng, khiến nhân viên gặp khó khăn trong việc sử dụng hệ thống. Đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm HRIS có thể tốn kém và mất nhiều thời gian.
Ngoài ra, việc triển khai HRIS cũng có thể gặp một số thách thức như:
- Nhân viên do dự khi sử dụng do lo ngại thay đổi.
- Thiếu sự tham gia của ban lãnh đạo.
- Quá trình triển khai không được quản lý tốt.
Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng các lợi ích và hạn chế của HRIS trước khi quyết định triển khai.
Dưới đây là một số giải pháp để khắc phục các hạn chế của HRIS:
- Lựa chọn phần mềm HRIS có chi phí phù hợp với ngân sách.
- Chọn phần mềm HRIS có khả năng tùy chỉnh cao để đáp ứng nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
- Chọn phần mềm HRIS có khả năng tích hợp dễ dàng với các hệ thống khác.
- Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm HRIS uy tín và có khả năng hỗ trợ kỹ thuật tốt.
- Đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm HRIS bài bản.
- Xây dựng kế hoạch triển khai HRIS hiệu quả và có sự tham gia của ban lãnh đạo.
HRIS là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả nguồn nhân lực. Doanh nghiệp nên lựa chọn HRIS phù hợp với nhu cầu để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và nâng cao năng lực cạnh tranh.
Hy vọng bài viết này của Vieclam24h.vn giúp bạn có cái nhìn tổng quan về HRIS là gì, cùng lợi ích, chức năng, loại hình và cách lựa chọn HRIS phù hợp.
Bên cạnh đó, Vieclam24h.vn hiện đã có tính năng tạo CV cực đơn giản với hàng ngàn mẫu CV ấn tượng, đầy đủ thông tin giúp bạn dễ dàng ghi điểm tuyệt đối với nhà tuyển dụng trong lần gặp đầu tiên. Truy cập ngay để thỏa sức sáng tạo CV cá nhân với chức năng tùy chỉnh màu sắc, nội dung, bố cục,… để tìm việc nhanh chóng tại môi trường làm việc mơ ước nhé.
Xem thêm: 5 sai lầm HR cần tránh khi tuyển dụng nhân sự cho doanh nghiệp
