Đối với các văn bản hành chính, chữ ký nháy là dấu vết xác nhận giá trị của cá nhân hoặc tổ chức ban hành và thể hiện tính toàn vẹn của văn bản. Vậy chữ ký nháy là gì, ký nháy tiếng Anh là gì, ký nháy ở đâu và quy định ký nháy văn bản như thế nào? Bài viết dưới đây của Nghề Nghiệp Việc Làm 24h sẽ giải đáp tất cả thắc mắc về chữ ký nháy và giới thiệu các mẫu chữ ký nháy mà bạn có thể tham khảo trong quá trình soạn thảo văn bản đúng chuẩn.
Ký nháy là gì? Ký nháy tiếng Anh là gì?
Ký nháy hay ký tắt, trong tiếng Anh được gọi là quotation mark hoặc double quotation mark, là chữ ký không đầy đủ như các chữ ký thông thường mà chỉ là chữ ký ngắn gọn, ký tắt tại vị trí yêu cầu. Chữ ký nháy được sử dụng nhằm xác định nội dung văn bản đã được rà soát độ chính xác, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản trước khi trình cho người có thẩm quyền ký chính thức.
Chữ ký nháy có nhiều kiểu ký khác nhau, có thể đặt ở cuối dòng văn bản, cuối đoạn văn bản, cuối cùng của văn bản hoặc cuối mỗi trang văn bản. Đối với các văn bản hành chính, chữ ký nháy thường đặt bên cạnh vị trí “Nơi nhận” thuộc phần ghi tên đơn vị tiếp nhận văn bản hoặc vị trí chức danh.
Điểm khác biệt giữa chữ ký chính thức và chữ ký nháy là gì?
Chữ ký nháy thường được ký trước chữ ký chính thức, nhằm mục đích kiểm tra, rà soát nội dung và xác nhận toàn bộ nội dung văn bản đã được đọc trước khi người có thẩm quyền ký chính thức.
Chữ ký nháy không có giá trị pháp lý, còn người có thẩm quyền ký chữ ký chính thức phải trực tiếp chịu trách nhiệm pháp lý.
Chữ ký nháy không cần ký đầy đủ chữ ký như chữ ký thông thường, còn chữ ký chính thức phải được ghi đúng và đầy đủ, có thể được đóng dấu xác nhận.
Xem thêm: Chữ ký số là gì? Các quy định về chữ ký số mới nhất hiện nay mà bạn nên biết
Ký nháy ở đâu? Các loại ký nháy văn bản được dùng phổ biến hiện nay
1. Chữ ký nháy nằm dưới dòng nội dung cuối cùng của văn bản
Loại chữ ký nháy này thường là chữ ký của người soạn thảo văn bản nhằm thể hiện trách nhiệm của người soạn thảo văn bản với các nội dung do mình soạn thảo.
2. Chữ ký nháy nằm dưới từng trang văn bản
Loại chữ ký nháy này được sử dụng nhằm mục đích xác nhận tính liền mạch của nội dung văn bản. Người ký nháy sẽ ký tại tất cả các văn bản do chính mình soạn thảo hoặc kiểm tra, rà soát nội dung. Chữ ký nháy dưới nằm dưới từng trang văn bản có công dụng như đóng dấu giáp lai.
Bên cạnh đó, người ký nháy có thể ký nháy vào từng trang văn bản nếu văn bản có nhiều trang. Nhờ đó, nội dung văn bản thể hiện tính liền mạch, tránh thêm bớt hoặc đánh tráo một số nội dung trong các trang văn bản.
3. Chữ ký nháy nằm tại phần chức danh của người có thẩm quyền hoặc ký nháy tại nơi nhận
Chữ ký nháy nằm ở phần chức danh của người có thẩm quyền thể hiện trách nhiệm kiểm tra văn bản, rà soát các lỗi chính tả hay kiểm tra lại nội dung trước khi trình lên người có thẩm quyền tiến hành ký chính thức.
Trách nhiệm của người ký nháy là gì?
Chữ ký nháy thể hiện trách nhiệm của người ký văn bản đã đọc, xác nhận nội dung văn bản và không còn chỉnh sửa hoặc thay đổi gì thêm. Đồng thời, xác nhận người đọc văn bản đã đọc hết toàn bộ nội dung của văn bản tại trang mà họ ký nháy.
Người ký nháy văn bản không phải chịu trách nhiệm pháp lý về nội dung văn bản do bản thân ký nháy, người phải chịu trách nhiệm trực tiếp là người có chữ ký chính thức của văn bản. Nếu cá nhân hoặc cán bộ rà soát và soạn thảo văn bản không đúng theo quy định gây ra các thiệt hại nhất định sẽ bị áp dụng các hình thức kỷ luật và khiển trách theo quy định của nội bộ cơ quan đó. Hình thức ký nháy phụ thuộc vào quy định về chủ thể có thẩm quyền như cá nhân hoặc tổ chức, đơn vị có nhu cầu thực hiện ký nháy để tránh các trường hợp sai sót hoặc điều chỉnh mất thời gian.
Quy định ký nháy văn bản, ký chính thức, ký thừa uỷ quyền bạn cần biết
Hiện nay, pháp luật chưa có quy định cụ thể về trường hợp được ký nháy. Tuy nhiên, Mục II phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định ký tên văn bản hành chính hiện nay như sau:
– Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử.
– Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:
- Nếu ký thay mặt tập thể thì ghi chữ viết tắt “TM.” trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.
- Nếu được giao quyền cấp trưởng thì ghi chữ viết tắt “Q.” trước chức vụ người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
- Nếu ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chữ viết tắt “KT.” trước chức vụ người đứng đầu. Nếu là cấp phó được giao nhiệm vụ phụ trách hoặc điều hành thì ký như cấp phó ký thay cho cấp trưởng.
- Nếu ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
- Nếu ký thừa ủy quyền thì ghi chữ viết tắt “TUQ.” trước chức vụ người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Lưu ý: Theo Khoản 6 Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định “Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai”. Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền có thể thực hiện chữ ký số.
Mẫu chữ ký nháy
Các bạn có thể tham khảo 3 mẫu chữ ký phổ biến hiện nay bao gồm ký nháy dưới dòng nội dung cuối cùng của văn bản, ký nháy nằm dưới từng trang văn bản và ký nháy nằm tại phần chức danh của người có thẩm quyền hoặc ký nơi nhận.
Kết luận
Hy vọng những thông tin hữu ích mà Nghề Nghiệp Việc Làm 24h chia sẻ trên đã mang hiểu rõ chữ ký nháy là gì cũng như quy định ký nháy văn bản hiện nay. Đừng quên tham khảo các bài viết hữu ích khác của Việc Làm 24h để cập nhật các thông tin cần thiết trong công việc nhé!
Xem thêm: Muốn đội vương miện, đầu tiên hãy học cách trở thành một vị vua!
