Không còn bận rộn “sấp mặt”, chăm chỉ làm việc đúng deadline, nâng cao hiệu quả sử dụng thời gian của bản thân là những lợi ích mà lịch làm việc (lịch trình làm việc) có thể mang lại. Nếu bạn muốn trở thành một người “bận rộn nhưng thong thả”, đặc biệt là tăng khả năng quản lý thời gian, cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tìm hiểu ngay về lịch trình làm việc và các ứng dụng giúp bạn tạo lịch công việc đơn giản.
Lịch làm việc là gì?
Lịch trình làm việc hiểu đơn giản là cách sắp xếp thời gian của cá nhân hoặc tập thể theo mốc thời gian chi tiết nhằm giúp công việc trôi chảy theo đúng kế hoạch. Bạn có thể lên các mẫu lịch làm việc tuần, ngày, giờ hoặc lên theo tháng.
Bạn tự lên lịch trình làm việc cá nhân cho mình hoặc sắp xếp lịch trình công việc cho team, cho đội nhóm (tập thể) theo kế hoạch công việc chung và phân chia vai trò, công việc cho từng nhân sự.
Để có lịch trình làm việc phù hợp, người lên lịch cần có nhiều kỹ năng như: tư duy tổng quát, kỹ năng phân tích, đánh giá tình huống, sắp xếp và phân chia công việc khoa học.
Trong môi trường công sở hiện đại, đây là một kỹ năng quan trọng với người đi làm giúp bản thân quản lý thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc.
Vì sao bạn cần lịch làm việc?
Lịch trình làm việc hiệu quả theo giờ, theo ngày hoặc theo tuần chắc chắn sẽ là công cụ đắc lực để bạn nâng cao hiệu suất của bản thân và đem lại thêm nhiều lợi ích khác.
- Hoàn thành các đầu việc quan trọng trong ngày, hạn chế “trôi” việc, quên việc, việc hôm nay để ngày mai.
- Tận dụng thời gian trống hiệu quả, tối ưu hoá việc sử dụng thời gian để tạo ra nhiều giá trị hữu ích.
- Giảm đi áp lực cuộc sống khi bạn làm chủ được quỹ thời gian của bản thân.
- Có quỹ thời gian dự trù cho các công việc đột xuất.
- Giúp nâng cao năng suất làm việc: ưu tiên và dành thời gian cho các việc quan trọng
- Có thêm thời gian cho các hoạt động cá nhân, chăm sóc sức khỏe hoặc chăm sóc gia đình.
- Hạn chế thói quen xấu như trì hoãn, thiếu động lực…
- Giúp dễ dàng có được cái nhìn tổng quan, theo dõi tiến độ công việc thuận lợi.
- Giúp đạt được những mục tiêu trong công việc và trong cuộc sống.
Các bước lên lịch làm việc hiệu quả
Một lịch trình làm việc được lên tuỳ hứng, thiếu sự đánh giá chắc chắn và thiếu đi tính thực tiễn sẽ có khả năng đổ bể cao và không mang lại hiệu quả. Sau đây là các bước giúp bạn lên lịch trình làm việc hiệu quả hơn.
- Bước 1: Liệt kê toàn bộ các đầu việc cần thực hiện theo ngày, theo tuần hoặc theo tháng. Lưu ý liệt kê đủ cả tiêu chí về thời gian, điều kiện hoàn thành, các đầu việc nào có ảnh hưởng hoặc liên quan tới người khác hoặc tới đội nhóm
- Bước 2: Phân loại công việc theo các đầu mục ưu tiên.
- Bước 3: Đưa đầu việc kèm các ghi chú vào lịch trình làm việc (bảng làm việc hoặc trên ứng dụng, phần mềm…). Nội dung ghi chú bao gồm: thông tin liên quan tới công việc, thời gian (deadline, thời lượng…), ai phụ trách, công việc liên quan đến ai, tiêu chuẩn hoàn thành…
- Bước 4: Công khai bảng lịch làm việc ở nơi dễ thấy, dễ theo dõi, bật tính năng nhắc nhở nếu cần (ví dụ: bạn sử dụng bảng tin trong văn phòng, hoặc sử dụng phần mềm có tính năng thông báo để mọi người đều nắm bắt được tiến độ).
- Bước 5: Triển khai theo đúng lịch trình làm việc, liên hệ với các nhân sự khác có liên quan để họ cùng nắm được lịch này và cùng tuân thủ theo.
Lưu ý khi xếp lịch làm việc
Để có một lịch trình làm việc phù hợp, bạn cần biết sắp xếp đúng cách, sau đây là một số lời khuyên bạn nên lưu ý:
- Xác định những khoảng thời gian cứng trong ngày bạn muốn dành cho công việc hoặc cho các hoạt động cá nhân. (ví dụ: từ 8h30 sáng tới 17h30 chiều chỉ dành cho công việc, học tập, từ 18h đến 19h dành cho tập luyện thể thao…)
- Ghi chép lại thời gian hoàn thành những công việc cố định trong ngày, vạch ra khoảng thời gian trống và lấp đầy bằng những hoạt động phù hợp.
- Sắp xếp hoạt động hoặc công việc dựa theo tính chất quan trọng của hoạt động, công việc này.
- Luôn để ra khoảng thời gian dự trù, thời lượng ít hoặc nhiều tuỳ theo tính chất rủi ro của công việc.
- Nên xen kẽ các khoảng nghỉ giữa quá trình làm việc.
- Cuối cùng cần linh hoạt trong khâu thực hiện. Bạn cố gắng tuân thủ theo nhưng có thể thay đổi trong những tình huống khẩn cấp.
Sau đây là một vài phương pháp giúp bạn đánh giá thời gian của bản thân để lên lịch trình làm việc có tính thực tiễn cao hơn.
Sử dụng Bullet Journal
Đây là cuốn sổ được thiết kế bởi Ryder Carroll khi ông giới thiệu phương pháp tối ưu sắp xếp công việc. Bullet Journal ngày nay có vô số biến thể tùy theo cách sử dụng, trong đó đơn giản hơn cả là phiên bản của Nathaniel Drew với 3 phần: hàng ngày, tuần và tháng.
Ở từng phần, bạn chia trang giấy thành 2 cột:
- Nhiệm vụ: liệt kê các đầu việc cần thực hiện trong ngày (lưu ý không nên quá 5 đầu việc để tránh ôm đồm).
- Lý do: nhắc nhở vì sao bạn cần làm việc này. Nếu không thể tìm ra lý do thì nhiệm vụ đó không nên xuất hiện ở cột bên trái.
Cuối cùng là ô tick cho những việc bạn hoàn thành trong ngày.
Xem thêm: Bullet Journal là gì? Chuẩn bị kế hoạch năm mới bằng cuốn sổ tay thông minh
Eat that frog
Đây là cụm từ ám chỉ việc bạn nên làm việc khó nhất đầu tiên trong ngày. Khi đó, những nhiệm vụ còn lại sẽ trải qua dễ dàng hơn. Phương pháp này sẽ giúp bạn bớt trì hoãn, chần chừ trước những việc khó và tự tin hoàn thành công việc trong ngày hiệu quả hơn.
Với phương pháp này, bạn có thể phân loại đầu việc theo cách đơn giản sau:
- Việc cực kỳ quan trọng: đây là việc bạn buộc phải làm, nếu không làm sẽ ảnh hưởng lớn tới công việc hoặc cuộc sống.
- Việc cần làm: đây là những việc bạn cần phải làm, nhưng mức độ quan trọng ít hơn nhóm đầu tiên và có thể không cần hoàn thành ngay lúc này.
- Việc nên làm: đây là nhóm việc mà ai đó sẽ không vui hoặc khó chịu nếu bạn không làm.
- Việc tử tế: đây là nhóm việc tốt nhưng nếu không làm cũng chẳng có hậu quả nào.
- Việc có thể giao cho người khác.
- Việc không cần làm mà không có ảnh hưởng gì.
Như vậy “con ếch” mà bạn cần xử lý đầu tiên trong ngày chính là những việc cực kỳ quan trọng. Hoàn thành nó rồi, cả ngày còn lại dường như sẽ nhẹ nhàng hơn, và bạn có tự tin hơn để thực hiện nốt những đầu việc còn lại.
Get thing done
Đây là phương pháp chia một đầu việc lớn thành từng bước nhỏ để hoàn thành một cách hợp lý, ít nhàm chán và dễ kiểm soát nhất.
Ví dụ bạn cần lên xong kế hoạch tổ chức khóa học cho nhân sự công ty vào tuần tới. Trong 1 tuần chuẩn bị, bạn có thể chia nhỏ các đầu việc thành các bước và thực hiện từng bước theo từng ngày. Điều này sẽ giúp bạn bớt áp lực, đồng thời giảm sai sót và vẫn đảm bảo hiệu quả công việc.
Nguyên lý 80/20
Một phương pháp khác giúp bạn phân loại và đánh giá mức độ quan trọng của công việc là ứng dụng nguyên lý Pareto – nguyên lý 80/20. Nguyên lý này nói rằng: 80% kết quả sẽ đến từ 20% đầu vào. Có nghĩa là, bạn nên tập trung vào khoảng 20% điều thực sự quan trọng để mang về 80% kết quả, thay về rải công sức “tràng giang đại hải” mà không đạt hiệu quả.
Ứng dụng nguyên lý này vào sắp xếp lịch trình làm việc, bạn sẽ nên chọn ra 20% công việc quan trọng nhất và dành cho chúng 80% thời gian để tối ưu hiệu quả, đồng thời cắt giảm toàn bộ những việc lặt vặt không mang lại nhiều giá trị. Nguyên tắc này giúp bạn giải phóng chính mình khỏi những việc vô bổ, gây xao nhãng (ví dụ như việc check thông báo mạng xã hội…) làm giảm hiệu suất công việc mỗi ngày. Từ đó, dồn năng lượng cho những đầu việc thực sự giá trị để làm việc hiệu quả hơn.
Xem thêm: Pareto là gì? Nguyên tắc quản lý giúp cuộc sống và công việc hiệu quả hơn
Pomodoro
Việc sắp xếp lịch làm việc thường bao gồm cả lịch trình thời gian. Ngoài những công việc đã ấn định sẵn thời lượng (ví dụ như: cuộc họp, gặp gỡ khách hàng…), với những việc cá nhân, bạn có thể sử dụng phương pháp quản lý thời gian Pomodoro để đưa mình vào guồng làm việc tập trung, đạt hiệu suất cao mà không lo lắng quá tải.
Phương pháp Pomodoro chia thời gian làm việc thành các khoảng nhỏ từ 20 đến 25 phút – mỗi khoảng này gọi là một pomodoro. Sau mỗi pomodoro, bạn có thể cho phép bản thân nghỉ từ 3 đến 5 phút. Sau mỗi 4 pomodoro, bạn nghỉ một quãng dài hơn từ 15 đến 20 phút. Mỗi 20 đến 25 phút trong một pomodoro giúp đẩy sự tập trung lên cao và giúp bạn làm việc đạt hiệu quả cao hơn.
Top 6 ứng dụng tạo lịch làm việc
Sau đây, Việc Làm 24h sẽ gợi ý tới bạn một số ứng dụng tạo lịch trình làm việc đơn giản giúp bạn theo dõi và kiểm soát công việc hiệu quả hơn.
Trello
Trello là phần mềm có cả trên nền tảng web và ứng dụng di động, phân chia và kiểm soát công việc theo dạng bảng trực quan và dễ thao tác. Phần mềm này còn có tính năng đặt lịch, thông báo hoặc gắn thẻ, giúp bạn nắm bắt, chia sẻ thông tin công việc với đồng nghiệp nhanh chóng.
Notion
Đây là ứng dụng sử dụng được cả trên máy tính và điện thoại, cho phép ghi chép, quản lý, lên lịch trình công việc thông minh và được nhiều người sử dụng.
Giao diện đơn giản, tối ưu trong quản lý công việc, Notion cho phép bạn lên lịch, hẹn giờ, đính kèm thông tin, tương tác cùng đội nhóm hiệu quả, từ đó giúp nâng năng suất cũng như tăng sự hợp tác khi làm việc.
Google Calendar
Google Calendar là phần mềm phát triển bởi Google, đơn giản, quen thuộc nhưng tính năng vượt trội và hiệu quả cho phép bạn đặt lịch và nhắc nhở công việc.
Ưu điểm nữa của ứng dụng này là kết nối trực tiếp với Drive và Gmail giúp việc trao đổi, đính kèm thuận lợi. Bạn có thể lên lịch các cuộc họp, cuộc hẹn khách hàng hoặc các đầu việc quan trọng và gửi nhắc nhở về email để luôn đảm bảo không bao giờ nhỡ việc.
Evernote
Nếu bạn cần một ứng dụng để lên lịch trình làm việc cá nhân thì đây chắc chắn là phần mềm không nên bỏ qua. Vừa có tính năng ghi chú với giao diện thân thiện, giàu cảm hứng, Evernote còn cho phép bạn lên lịch trình làm việc và nhắc nhở đầu việc đơn giản, hiệu quả thông qua tính năng đính kèm, thêm ghi chú, quản lý đầu việc, giao việc qua email, đồng bộ hoá ghi chép… Đặc biệt, ứng dụng này còn có thể quản lý task kể cả khi bạn offline.
Microsoft To Do
Microsoft To Do là công cụ lên lịch trình làm việc và quản lý đầu việc cá nhân dựa trên công nghệ đám mây, cho phép bạn đồng bộ tác vụ trên điện thoại lẫn máy tính và ở bất cứ đâu. Bạn có thể sử dụng Microsoft To Do để lập kế hoạch công việc hàng ngày, cập nhật danh sách việc cần làm, chia sẻ đầu việc với đồng nghiệp, bạn bè, đặt lịch nhắc nhở để không quên đầu việc.
Excel
Một phần mềm quen thuộc nhưng có thể giúp bạn lên lịch trình làm việc hiệu quả khác chính là Excel. Để tạo lịch làm việc trong excel, bạn chỉ cần mở phần mềm lên, chọn tạo file làm việc mới và vào mục Calendar.
Tại đây, Excel cung cấp cho bạn nhiều loại template và giao diện file lịch trình làm việc đa dạng. Từ đó, bạn chỉ cần lựa chọn file yêu thích và điền lịch trình của mình vào hoặc tự điều chỉnh file lịch trình làm việc theo sở thích cá nhân.
Cách tạo lịch trình làm việc trên Excel đơn giản, dễ thao tác, thuận tiện khi in ấn hoặc chia sẻ với đồng nghiệp, hoặc đơn giản là giúp bạn tạo được một bảng lịch làm việc mang dấu ấn riêng để tăng cảm hứng làm việc mỗi ngày.
Tạm kết
Trên đây là những chia sẻ của Việc Làm 24h về lợi ích của lịch làm việc cũng như những lưu ý giúp bạn lên được lịch trình làm việc hiệu quả. Mong rằng những chia sẻ này giúp bạn nắm bắt, làm chủ thời gian và công việc hiệu quả hơn, từng bước chinh phục mọi mục tiêu cuộc sống.
Xem thêm: 7 lời khuyên để đảm bảo công tư phân minh trong môi trường làm việc
