Phương pháp Kanban là gì, ứng dụng thế nào để đạt chất lượng trong công việc?

Để đáp ứng nhu cầu quản lý và điều phối công việc ngày càng phức tạp hiện nay, nhiều phương pháp quản lý công việc được phát triển và áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Có một phương pháp nổi bật được xem là phép màu trong việc tối ưu hóa quy trình làm việc và tạo nên sự thay đổi đáng kinh ngạc: Kanban. Nhưng bạn có thật sự hiểu rõ về Kanban là gì và phương pháp áp dụng Kanban Board là gì? Trong bài viết này, hãy cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h khám phá sâu hơn về phương pháp Kanban.

Kanban là gì? 

Từ Kanban trong tiếng Nhật có nghĩa là bảng hiệu, bảng thông tin. Tuy nhiên khi nhắc đến Kanban người ta thường nghĩ đến thuật ngữ chuyên môn đó là phương pháp quản lý công việc Kanban. 

Kanban là phương pháp quản lý và cải tiến công việc dựa trên nguyên tắc tinh gọn. Thuật ngữ này được phát triển từ hệ thống sản xuất just-in-time của Công ty sản xuất xe hơi Toyota, Kanban nhằm đạt được sự cân bằng giữa nhu cầu công việc và khả năng thực hiện. Nhờ đó tăng cường hiệu suất, giảm tối đa các hoạt động gây lãng phí trong hoạt động phân phối sản phẩm và tạo ra nhiều giá trị cho khách hàng hơn mà không phát sinh chi phí.

Kanban Board là gì? 

Kanban Board – Bảng Kanban là công cụ của phương pháp Kanban giúp cho việc quản lý trở nên trực quan và dễ dàng hơn. Kanban Board được chia thành các cột và thẻ công việc tương ứng với trạng thái công việc chẳng hạn như “Đang chờ”, “Đang tiến hành”, “Đã hoàn thành” và “Đã kiểm tra”. Thẻ công việc đại diện cho công việc cụ thể và được di chuyển qua các cột khác khi công việc tiến triển theo từng giai đoạn. 

Khi quan sát được toàn bộ quy trình làm việc và tình trạng công việc một cách trực quan, Kanban board giúp đảm bảo rằng công việc được theo dõi và quản lý hiệu quả. Nhờ đó cung cấp thông tin cần thiết để các thành viên trong nhóm có thể xác định công việc cá nhân cần làm, ưu tiên và phối hợp công việc dễ dàng.

Nguồn gốc của phương pháp Kanban là gì? 

Kanban được phát triển bởi Taiichi Ohno, một kỹ sư và doanh nhân người Nhật làm việc cho Công ty Toyota năm 1940. Ban đầu Kanban chỉ được sử dụng cho ngành sản xuất và kỹ thuật, cho phép công nhân sử dụng các thẻ hoặc bảng treo lên giá đỡ nhằm mục đích nhắc nhở công việc cần làm. Kanban đã tạo ra phương pháp lập kế hoạch quản lý công việc đơn giản, với cách này, Kanban đã kiểm soát quá trình sản xuất linh hoạt với thời gian làm việc vừa phải, tăng năng suất và giảm nguyên liệu tồn kho tốn nhiều chi phí. 

Cho đến đầu thế kỷ 21, phương pháp Kanban sau đó được phát triển và ứng dụng rộng rãi với các ngành công nghiệp khác như công nghệ thông tin, phát triển phần mềm, dịch vụ,… 

Lợi ích khi sử dụng bảng Kanban là gì? 

Quản lý công việc rõ ràng: Bảng Kanban giúp bạn có cái nhìn tổng quan về các nhiệm vụ trong quy trình làm việc với trạng thái của từng công việc, công việc đang trong giai đoạn nào,… để quản lý hiệu quả.

Xem thêm: To do list là gì? Các app To do list và các mẫu To do list không thể bỏ lỡ

Tăng cường tương tác và giao tiếp: Bảng Kanban tạo ra một giao diện trực quan và chia sẻ thông tin công việc cho toàn nhóm làm việc. Điều này giúp tăng cường tương tác, kỹ năng giao tiếp và phối hợp giữa các thành viên trong nhóm. Mọi người có thể dễ dàng nhìn thấy và cập nhật thông tin công việc, từ đó tạo sự thống nhất và hiệu suất làm việc tốt hơn.

Quản lý thời gian và ưu tiên công việc: Bảng Kanban cho phép bạn xác định và ưu tiên công việc theo đúng thứ tự ưu tiên. Bạn có thể di chuyển các thẻ công việc trên bảng để phản ánh sự ưu tiên và thay đổi nhu cầu công việc. Điều này giúp bạn tập trung vào các công việc quan trọng và đảm bảo công việc được hoàn thành đúng tiến độ.

Xem thêm: Deadline là chuyện nhỏ với ma trận Eisenhower giúp quản lý thời gian hiệu quả

Tối ưu hóa quy trình làm việc: Bảng Kanban cho phép bạn nhìn thấy rõ quy trình làm việc và nhận biết các khó khăn cũng như rào cản trong quá trình làm việc. Bạn có thể xác định các vấn đề và tìm cách giải quyết chúng, từ đó tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất công việc.

Tăng cường sự linh hoạt và thích ứng: Bảng Kanban cho phép bạn linh hoạt điều chỉnh công việc và ưu tiên theo nhu cầu thay đổi. Bạn có thể dễ dàng thay đổi thứ tự công việc và điều chỉnh để đáp ứng nhu cầu thay đổi của dự án hoặc môi trường làm việc. 

Tìm ra các nút thắt cổ chai: Bảng Kanban giúp bạn nhìn thấy rõ các nút thắt cổ chai, nhờ đó, bạn có thể tránh lãng phí thời gian và công sức trong quá trình làm việc.

Thúc đẩy động lực: Bảng Kanban cho phép các thành viên trong nhóm theo dõi tiến trình công việc và thấy được kết quả công việc trong thời gian thực tế. Điều này thúc đẩy động lực làm việc, khiến mọi người cảm thấy hài lòng và hứng thú với công việc của mình.

Tăng cường trách nhiệm và nâng cao tinh thần đồng đội: Bảng Kanban tạo ra môi trường làm việc minh bạch và công khai, nơi mọi người có thể thấy được những đóng góp và trách nhiệm của mỗi thành viên. 

Nắm vững các nguyên tắc cốt lõi của phương pháp Kanban 

1. Bắt đầu từ những gì bạn đang làm: Nguyên tắc này yêu cầu bạn bắt đầu quá trình cải tiến bằng việc hiểu rõ và chấp nhận tình trạng công việc hiện tại.  Bằng biểu đồ quy trình làm việc trực quan, Kanban giúp mọi người có cái nhìn tổng quan về các bước và luồng công việc hiện có. 

2. Quản lý luồng công việc: Kanban tập trung vào việc quản lý và tối ưu hóa luồng công việc. Bằng cách theo dõi các chỉ số và hiểu rõ tiến trình của từng công việc, đội ngũ có thể phát hiện và khắc phục các điểm trì trệ, tăng cường luồng công việc một cách liên tục.

3. Giới hạn công việc đang tiến hành (Limit WIP – Limit Work In Progress): Đặt giới hạn cho số lượng công việc đang được thực hiện cùng một lúc giúp bạn tập trung vào việc hoàn thành từng nhiệm vụ hiệu quả. Việc này giúp tránh lãng phí thời gian, tăng khả năng hoàn thành đúng tiến độ và tối ưu hóa phân công công việc.

4. Tuân thủ theo quy trình: Việc xác định và tuân thủ theo quy trình làm việc đã đề ra là một yếu tố quan trọng trong Kanban. Với các quy định và quy tắc rõ ràng, đội ngũ có thể làm việc nhất quán, hiệu quả.

5. Tiến hành thay đổi theo hướng tăng dần: Kanban khuyến khích thực hiện các thay đổi nhỏ và liên tục. Thay vì cố gắng thay đổi toàn bộ quy trình cùng một lúc, bạn nên áp dụng từng bước cải tiến nhỏ. Điều này giúp tạo ra sự thay đổi liên tục và ổn định, đồng thời giảm thiểu rủi ro và khả năng gây gián đoạn.

6. Khuyến khích sự lãnh đạo ở mọi cấp độ: Kanban tin rằng sự lãnh đạo không chỉ thuộc về những người quản lý hay nhóm lãnh đạo. Mọi thành viên trong tổ chức có thể đóng vai trò lãnh đạo trong việc phát hiện và đề xuất cải tiến. Kanban khuyến khích mọi người đóng góp ý kiến, chia sẻ thông tin và đưa ra quyết định để tạo nên một môi trường đầy trách nhiệm.

7. Quản lý công việc, không phải người làm việc: Nguyên tắc này nhấn mạnh việc quản lý quy trình làm việc thay vì chỉ tập trung vào nhiệm vụ và vai trò của từng người. Kanban tôn trọng và công nhận vai trò cũng như trách nhiệm của các thành viên trong nhóm làm việc. Do đó, khuyến khích phân công công việc dựa trên kiến thức và năng lực của mỗi người, tạo điều kiện để mọi người tự quản lý bản thân.

8. Đánh giá định kỳ: Kanban khuyến khích các thành viên trong nhóm chia sẻ ý kiến và phản hồi để cải thiện công việc thông qua quá trình đánh giá định kỳ. Nhờ đó tạo ra sự cải tiến liên tục và đảm bảo rằng công việc được thực hiện theo cách tốt nhất. Đồng thời, các buổi họp định kỳ này cũng là cơ hội để mọi người có thể cập nhật thông tin, đồng bộ hóa công việc và đảm bảo sự tương tác giữa các thành viên trong nhóm.

Cách sử dụng Kanban Board hiệu quả trong công việc 

1. Xác định các giai đoạn công việc: Chia công việc thành các giai đoạn khác nhau, ví dụ như “Đang chờ xử lý”, “Đang thực hiện” và “Đã hoàn thành”. Điều này giúp bạn biết được công việc đang ở giai đoạn nào và theo dõi tiến trình của từng công việc.

2. Sử dụng thẻ (card) hoặc ghi chú: Đối với mỗi công việc, tạo thẻ hoặc ghi chú để đại diện cho công việc đó trên bảng Kanban. Ghi lại thông tin quan trọng như tên công việc, người thực hiện, hạn chót, KPI,…

3. Di chuyển thẻ qua các giai đoạn: Khi công việc di chuyển từ giai đoạn này sang giai đoạn khác, di chuyển thẻ tương ứng trên bảng Kanban. Điều này giúp mọi người trong nhóm thấy rõ tiến trình công việc và tình trạng của từng công việc.

4. Giới hạn số công việc đang thực hiện: Đặt giới hạn cho số lượng công việc đang thực hiện tại mỗi giai đoạn để tránh quá tải và tăng cường tập trung vào từng công việc một cách hiệu quả. Khi một công việc hoàn thành, bạn có thể di chuyển công việc mới vào giai đoạn đó.

5. Theo dõi và cập nhật thường xuyên: Theo dõi bảng Kanban thường xuyên để cập nhật tiến độ công việc và thay đổi trạng thái. Bạn có thể sử dụng biểu đồ, số liệu, màu sắc,… để biểu thị trạng thái công việc.

6. Họp định kỳ để thảo luận và cải thiện: Sắp xếp các buổi họp định kỳ với nhóm để thảo luận về tiến trình công việc, nhận xét và đề xuất cải tiến. Điều này giúp mọi người cùng nhau giải quyết vấn đề, chia sẻ kinh nghiệm và đề xuất cách cải thiện quy trình làm việc. 

Xem thêm: Cống hiến hết mình: Văn hóa làm việc của người Nhật rất đáng học hỏi

So sánh điểm khác biệt giữa Kanban vs Scrum 

Điểm giống nhau giữa Scrum vs Kanban

• Đều chia nhỏ các nhiệm vụ và hoàn thành theo quy trình nhất định.
• Đều thúc đẩy cải tiến liên tục và tối ưu hóa công việc cũng như quá trình làm việc.
• Đều tập trung vào dòng chảy công việc nhằm khuyến khích đội ngũ tham gia vào quy trình.

Điểm khác biệt giữa Scrum vs Kanban

	Scrum	Kanban
Tính chất	Scrum là một framework (cơ cấu tổ chức công việc) với các quy tắc và vai trò được theo khuôn khổ rõ ràng.	Kanban là phương pháp quản lý công việc linh hoạt hơn, không có các quy tắc cứng nhắc và cho phép tùy chỉnh dựa theo nhu cầu cụ thể.
Quản lý công việc	Scrum quản lý công việc theo các Sprint (khoảng thời gian) với Sprint Planning (lập kế hoạch Scrum), Daily Scrum (Scrum hàng ngày), Sprint Review (Scrum sơ kết) và Sprint Retrospective (Cải tiến Scrum).	Kanban xây dựng quy trình làm việc liên tục, không có thời gian cố định và sự kiện cụ thể.
Giới hạn công việc	Scrum không đặt ra giới hạn công việc, nhưng khuyến khích tập trung vào hoàn thành một nhiệm vụ trước khi bắt đầu nhiệm vụ mới.	Kanban đặt giới hạn công việc trên mỗi giai đoạn của quy trình làm việc. Nhờ đó, hạn chế multitasking (đa nhiệm) và tập trung vào hoàn thành một nhiệm vụ trước khi tiếp tục nhiệm vụ mới.
Đo lường và cải thiện	Scrum sử dụng Velocity (vận tốc, tốc độ) để đo lường năng suất và cải thiện quy trình làm việc.	Kanban sử dụng các chỉ số như Cycle Time (thời gian hoàn thành một công việc), Throughput (số lượng công việc hoàn thành trong một đơn vị thời gian) và Work In Progress (số lượng công việc đang được xử lý đồng thời) để đo lường hiệu suất và cải thiện quy trình làm việc.
Vai trò	Scrum có các vai trò như:Product Owner – Chủ sản phẩmScrum Master – Điều phối viên Development Team – Nhóm phát triển	Kanban không yêu cầu các vai trò cụ thể và tập trung vào việc đội ngũ tự tổ chức và thực hiện công việc.

Quan trọng nhất, quyết định chọn Kanban hay Scrum phải dựa trên việc hiểu rõ nhu cầu và mục tiêu công việc. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể kết hợp 2 phương pháp này để tạo ra phương pháp quản lý công việc phù hợp với nhu cầu của bản thân.

Kết luận

Phương pháp Kanban mang đến một cuộc thay đổi ngoạn mục khi bạn biết cách tận dụng tối đa tiềm năng của đội ngũ nhân lực. Hy vọng bài viết trên của Việc Làm 24h đã giúp bạn hiểu rõ Kanban là gì và những gì mà phương pháp Kanban mang lại khi thay đổi chất lượng công việc của chúng ta. Bắt đầu từ hôm nay, hãy áp dụng Kanban vào công việc và chứng kiến sự thay đổi tích cực mà nó mang lại nhé!

Xem thêm: Mẹo xây dựng thói quen kỷ luật bản thân giúp bạn trở nên ưu tú hơn mỗi ngày