Trong bối cảnh cạnh tranh kinh doanh khi mà quy trình sản xuất phức tạp và yêu cầu số lượng cũng như chất lượng sản phẩm ngày càng cao, việc quản lý trở thành một thách thức không nhỏ. Để tối ưu hóa quá trình này, áp dụng phần mềm quản lý là điều không thể thiếu. Vậy quản lý đơn hàng là gì? Như thế nào là quản lý đơn hàng đúng chuẩn? Bài viết này của Vieclam24h.vn sẽ đưa ra các cách quản lý và các phần mềm hiệu quả hiện nay. Cùng theo dõi nhé!
Quản lý đơn hàng là gì?
Quản lý đơn đặt hàng là quy trình kiểm soát và theo dõi tình trạng đơn hàng từ khi sản phẩm được đặt đến khi sản phẩm được giao đến tay khách hàng. Quá trình này gồm nhiều công đoạn khác nhau, bắt đầu từ việc tiếp nhận đơn đặt hàng, đóng gói sản phẩm và vận chuyển đơn hàng. Trong nhiều mô hình kinh doanh, quản lý còn bao gồm giai đoạn giải quyết các vấn đề của khách hàng sau giao hàng.
Công việc quản lý vừa ảnh hưởng đến cơ sở vật chất doanh nghiệp, nội bộ nhân sự vừa ảnh hưởng đến các nhà cung ứng và công tác quản lý khách hàng. Tùy vào quy mô và lĩnh vực kinh doanh, người bán có thể lựa chọn hình thức quản lý như sau:
- Quản lý trực tiếp: Phân nhân viên thành các nhóm nhỏ, chịu trách nhiệm các đơn hàng của một số khách hàng nhất định. Nhân viên làm việc dưới sự giám sát của trưởng nhóm.
- Quản lý theo chức năng: Phân nhân viên thành các bộ phận chức năng riêng biệt dựa vào tính chất kinh doanh.
- Quản lý theo sản phẩm: Kiểm soát và theo dõi các nhóm phân loại sản phẩm.
- Quản lý theo vị trí địa lý: Phân người tiêu dùng thành từng khu vực địa lý để quản lý.
Quy trình quản lý đơn hàng chuyên nghiệp
Dưới đây là 6 bước quản lý đúng chuẩn:
Bước 1: Tiếp nhận thông tin đặt hàng
Tuỳ vào kênh bán hàng mà cách xác nhận thông tin đặt hàng sẽ khác nhau, đó có thể là trang thương mại điện tử (Shopee, Lazada, Tiki,…), website, mạng xã hội, điện thoại,… Như vậy, thông tin đặt hàng của khách hàng sẽ được gửi về tài khoản của người bán, thông báo trên app hoặc qua SMS,… Tuỳ vào hệ thống hoặc quy định của người bán mà thông tin đặt hàng có thể bao gồm các yếu tố như sản phẩm được đặt, số lượng, địa chỉ giao hàng,…
Bước 2: Kiểm tra hàng tồn kho
Kiểm tra hàng tồn kho là một phần quan trọng trong quy trình quản lý. Nếu sản phẩm không đủ để đáp ứng nhu cầu khách hàng, người bán cũng có thể đưa ra hướng giải quyết phù hợp.
Bước 3: Chốt đơn
Khi chốt đơn, thông tin đơn hàng cần được kiểm tra một lần nữa để đảm bảo chính xác:
- Tên khách hàng
- Tên và mã sản phẩm
- Địa chỉ nhận hàng
- Số điện thoại liên hệ
- Số tiền cần thanh toán
- Thời gian giao hàng
- Các yêu cầu bổ sung (nếu có)
Nếu khách hàng có nhu cầu thanh toán trước hoặc đặt cọc sản phẩm, quy trình chốt đơn bao gồm việc xác nhận thanh toán. Khách hàng cần nhận được thông báo xác nhận về việc đơn hàng của họ đã được chốt và sẽ được xử lý trong thời gian cụ thể (nếu có).
Bước 4: Đóng gói sản phẩm
Tùy vào tính chất và kích thước sản phẩm mà hình thức đóng gói sẽ khác nhau. Người bán cần đảm bảo quy trình đóng gói đúng chuẩn như dưới đây:
- Sử dụng thiết bị quét mã vạch để tra cứu và đảm bảo đúng sản phẩm cần giao.
- Chuẩn bị kích thước hộp và loại bao bì đóng gói phù hợp.
- Ghi nhận chính xác thông tin đơn hàng nhằm hạn chế tối đa sai sót trong giao hàng.
Bước 5: Giao hàng
Quá trình vận chuyển đơn hàng cần thực hiện theo các bước như sau:
- In mã vận đơn lên đơn hàng và gửi hàng cho đơn vị vận chuyển.
- Đánh dấu tình trạng đơn hàng trên trang bán hàng hoặc hệ thống phần mềm quản lý.
- Gửi email thông báo tình trạng đơn hàng để khách hàng theo dõi dễ dàng.
Bước 6: Xử lý phát sinh sau bán hàng
Người bán cần theo dõi và giải quyết các vấn đề phát sinh sau bán hàng như trả hàng – hoàn tiền, khiếu nại,… Người bán có thể chủ động liên hệ với khách hàng để ghi nhận phản hồi về sản phẩm hoặc dịch vụ giao hàng và chủ động giải quyết vấn đề kịp thời.
Cách quản lý đơn hàng đạt hiệu quả cao
1. Quản lý hàng tồn kho
Nếu muốn quản lý đơn hàng hiệu quả, người bán cần chú ý đến quy trình cân đối và quản lý hàng tồn kho. Một vài cửa hàng kinh doanh chưa thực sự quản lý chặt chẽ và đồng bộ kho hàng online và trực tiếp, gây sai lệch tồn kho, khiến quá trình kinh doanh gặp vấn đề.
- Sau khi giao hàng hoàn tất, người bán nên kiểm kê số lượng sản phẩm còn lại trong kho.
- Ghi chú số lượng mỗi mặt hàng, chẳng hạn như hàng còn tồn nhiều, hàng sắp hết, hết hàng,…
- Dựa vào ghi chú kho hàng, người bán có thể lên kế hoạch nhập hàng kịp thời hoặc thực hiện các chiến dịch quảng cáo nhằm đẩy mạnh các mặt hàng tồn quá nhiều.
2. Phân loại đơn hàng
Hoạt động phân loại đơn hàng là hoàn toàn cần thiết để quản lý đơn hàng hiệu quả, đặc biệt khi người bán sở hữu số lượng đơn đặt hàng lớn. Người bán có thể phân loại đơn hàng thành các nhóm như: freeship, thu COD, đã thanh toán,… Nhờ đó, người bán có thể hạn chế tối đa nhầm lẫn khi giao hàng và vận chuyển đơn đến khách hàng kịp tiến độ.
3. Quản lý đơn vị vận chuyển
Quản lý đơn vị vận chuyển là một phần quan trọng trong quy trình quản lý, đảm bảo rằng sản phẩm được giao đến khách hàng đúng thời gian và địa điểm. Người bán cần lựa chọn các đối tác vận chuyển uy tín và chất lượng để đảm bảo dịch vụ vận chuyển đáp ứng tiêu chuẩn đặt ra. Người bán cần luôn kiểm tra và theo dõi tình trạng đơn hàng để hạn chế bất kỳ trường hợp thất thoát đơn hàng, hỏng hóc hoặc chưa giao hàng đúng hạn.
4. Giải quyết trả hàng – hoàn tiền
Người bán có thể tham khảo các bước sau:
- Phân tích lý do trả hàng của khách: Sai hàng, thiếu hàng, hàng lỗi, hư hỏng,…
- Đưa ra lời xin lỗi hợp lý dựa trên dẫn chứng xác thực, thuyết phục. Chú ý sử dụng câu từ lời nói nhỏ nhẹ, tránh đôi co với khách hàng.
- Đưa ra biện pháp xử lý hợp lý. Nếu lỗi từ người bán thì người bán có thể dựa vào mức độ thiệt hại của hàng hoá để có phương án xử lý phù hợp như đổi hàng, tặng quà, hoàn tiền,… Nếu lỗi từ người mua thì người bán có thể đưa ra đề nghị đôi bên cùng chịu một phần trách nhiệm. Chẳng hạn người bán có thể hỗ trợ khách hàng đổi size, nhưng khách hàng phải chịu phí ship và giao lại đúng sản phẩm còn nguyên tag, mác…
- Nếu hàng bị boom: Đề nghị đơn vị vận chuyển hoàn hàng về kho.
5. Hỗ trợ từ nhân viên quản lý đơn hàng
Để quy trình quản lý đơn hàng được chặt chẽ, người bán có thể cần đến sự hỗ trợ của nhân viên quản lý đơn hàng. Vậy công việc của nhân viên quản lý đơn hàng là gì?
- Tiếp nhận đơn hàng và hỗ trợ người mua đặt đơn hàng nếu cần thiết
- Đảm bảo chất lượng hàng hóa đúng tiêu chuẩn trước khi gửi cho khách hàng. Chẳng hạn như nhân viên quản lý ngành may phải đảm bảo đơn hàng được gửi đi đúng size, mẫu mã, màu sắc,… theo đơn đặt hàng
- Theo dõi trạng thái đơn hàng để biết khi nào đến tay khách hàng.
- Theo dõi phản hồi của khách hàng, chủ động liên lạc và chăm sóc khách hàng khi cần.
- Làm việc với các bộ phận liên quan như nhân viên kho hàng, đơn vị vận chuyển,..
- Tính toán chi phí hàng hóa và dịch vụ liên quan.
Có nên sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng?
Quản lý đơn bằng phương pháp thủ công chưa bao giờ là lỗi thời. Tuy nhiên, các phần mềm quản lý đơn hàng thông minh ngày càng được ưa chuộng, đặc biệt là các chủ kinh doanh với quy mô lớn, phức tạp. Phần mềm quản lý là công cụ hỗ trợ người bán trong công tác quản lý và khách hàng hiệu quả. Nhờ phần mềm này, người bán có thể xử lý các vấn đề về đơn hàng nhanh chóng, mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
Các tiện ích của phần mềm quản lý đơn hàng có thể kể đến:
- Theo dõi tình trạng đơn hàng.
- Theo dõi tình trạng thanh toán.
- Tiết kiệm thời gian, chi phí hiệu quả.
- Cập nhật thông tin đơn hàng chính xác.
- Quy trình quản lý đơn hàng đồng bộ, chuyên nghiệp.
Để quản lý đơn hàng hiệu quả, người bán nên lưu ý các điểm quan trọng sau:
- Nên sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng mà nhập dữ liệu đơn hàng chỉ 1 lần duy nhất.
- Phần mềm quản lý cần có tính năng cập nhật và kiểm soát dữ liệu đặt hàng, doanh thu, trạng thái tồn kho, kế hoạch phân phối,…
- Phần mềm quản lý phải có tính năng gửi dữ liệu cho thành viên trong các bộ phận liên quan để đảm bảo xử lý trường hợp phát sinh như khách hàng hủy đơn, lỗi đơn hàng hoặc các yêu cầu đặc thù,… kịp thời.
- Tích hợp phần mềm quản lý với các hệ thống, ứng dụng,… liên quan giúp người bán duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu.
Dưới đây là một số phần mềm quản lý đơn hàng nhận được sự ủng hộ của nhiều chủ kinh doanh:
1. Pancake
Pancake là phần mềm hỗ trợ quản lý trong lĩnh vực bán lẻ và dịch vụ, được sử dụng phổ biến trong nghiệp vụ bán hàng trên các sàn thương mại điện tử và nền tảng mạng xã hội.
Ưu điểm nổi bật:
- Cho phép gộp các Pages bán hàng về cùng 1 giao diện để quản lý.
- Thống kê lượt khách hàng mới, tỷ lệ chốt đơn, doanh thu,… theo từng giờ, từng ngày.
- Người bán dễ dàng phân quyền quản lý hoặc chia công việc cho nhân viên.
- Đồng bộ dữ liệu với máy POS, giúp tạo đơn và gửi hóa đơn nhanh chóng ngay trên livestream.
2. Haravan
Haravan là phần mềm quản lý đa kênh từ online đến offline hiệu quả cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Ưu điểm nổi bật:
- Bộ công cụ quản lý bán hàng đa kênh bao gồm quản lý, tồn kho, thu chi, công nợ… người bán có thể dễ dàng mở rộng quy mô kinh doanh và đồng bộ dữ liệu chính xác.
- Tích hợp các giải pháp Marketing đa năng như quảng cáo Google, Facebook, Chatbot hoặc các ứng dụng bán hàng,…
- Tính năng tìm hiểu nhu cầu khách hàng và quản lý dữ liệu hiệu quả.
- Giao diện tinh gọn, thao tác đơn giản.
3. Sapo
Một trong số phần mềm quản lý được nhiều chủ kinh doanh ưa chuộng là Sapo. Với hệ thống giải pháp gồm Sapo Web, Sapo POS, Sapo FnB và Sapo Omnichannel, doanh nghiệp có thể theo dõi và cải thiện hiệu suất bán hàng hiệu quả.
Ưu điểm nổi bật:
- Tối ưu hóa quy trình bán hàng phù hợp với ngành hàng chuyên biệt.
- Theo dõi và đối chiếu doanh thu dựa trên số liệu lưu trữ tự động của phần mềm nhanh chóng.
- Giải pháp bán hàng đa kênh, hỗ trợ mở rộng quy mô kinh doanh tối đa.
- Kết nối không giới hạn fanpage bán hàng, quản lý comment và inbox khách hàng.
- Tạo đơn và đẩy ship trên khung chat Facebook dễ dàng.
4. MISA AMIS CRM
MISA AMIS CRM là phần mềm quản lý đơn hàng giúp doanh nghiệp quản lý đơn hàng vô cùng hiệu quả.
Ưu điểm nổi bật:
- Theo dõi, thống kê, phân tích, tổng hợp tất cả đơn hàng đã bán ra nhanh chóng.
- Quản lý thông tin đơn hàng từ thông tin khách hàng, sản phẩm, chiết khấu, đơn giá, thuế,…
- Quản lý quá trình thực hiện hợp đồng chính xác, tự động nhắc nhở các khoản công nợ cần thực hiện.
- Theo dõi các khoản thu chi và chiết khấu cho từng hợp đồng.
5. KiotViet
KiotViet là một trong những phần mềm quản lý hiệu quả hiện nay mà nhiều chủ kinh doanh cần đến.
Ưu điểm nổi bật:
- Sử dụng trên điện thoại, máy tính, máy POS cầm tay,… dễ dàng.
- Hỗ trợ quản lý thu chi, xuất nhập kho, bán hàng, nhận đơn, chuyển đơn, quản lý dữ liệu khách hàng,…
- Kết nối tự động với các đơn vị vận chuyển.
- Tự động cập nhật trạng thái đơn hàng giúp người bán theo dõi đơn hàng dễ dàng.
- Tự động thống kê chi phí giao hàng hoặc COD.
- Theo dõi tiền thu hộ và khoản thanh toán với đối tác giao hàng.
Tham khảo các mẫu file Excel quản lý đơn hàng
Các bạn có thể tham khảo và tải về các mẫu file Excel đúng chuẩn dưới đây:
Kết luận
Quản lý đơn hàng đóng vai trò quan trọng trong thành công của mỗi doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh. Quản lý đơn hàng hiệu quả đòi hỏi sự kết hợp giữa nhân viên quản lý, quy trình và phần mềm quản lý. Hy vọng những thông tin mà Vieclam24h.vn chia sẻ đã mang đến góc nhìn toàn diện về quản lý đơn hàng.
Bên cạnh đó, Nghề Nghiệp Việc Làm 24h cung cấp công cụ tạo CV online với hàng trăm mẫu CV thực tập hoàn toàn miễn phí. Ngoài nội dung đúng chuẩn dựa theo vị trí công việc và lĩnh vực ứng tuyển, các bạn có thể thỏa sức sáng tạo CV cá nhân với chức năng tùy chỉnh màu sắc, nội dung, bố cục,… để tìm việc nhanh chóng tại môi trường làm việc mơ ước.
Xem thêm: Xanh SM tuyển dụng các vị trí nào, quy trình đăng ký tài xế có khó không?
_169986232239.png?v=220513)
