Yếu tố không thể thiếu giúp thu hút sự chú ý của giới truyền thông và tăng độ tiếp cận đến công chúng đối với một sự kiện là thông cáo báo chí. Dù rất quan trọng trong những buổi ra mắt, công chiếu nhưng không phải ai cũng biết thông cáo báo chí là gì? Hãy cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tìm hiểu chi tiết về thuật ngữ này qua bài viết dưới đây nhé!
Giới thiệu tổng quan về thông cáo báo chí
Thông cáo báo chí là gì?
Thông cáo báo chí (Press Releases) là một loại tài liệu quan trọng đối với doanh nghiệp. Thông thường, doanh nghiệp sẽ gửi khi sắp tổ chức một sự kiện hoặc hoạt động nào đó để thông báo đến giới truyền thông về sự kiện, hoạt động này.
Trong lĩnh vực tiếp thị, thông cáo báo chí đóng vai trò như “công cụ đắc lực” giúp doanh nghiệp PR. Thông qua thông cáo, nhà tiếp thị sẽ truyền tải câu chuyện đến công chúng theo cách riêng của mình. Người nhận không đơn thuần là các nhà báo, phóng viên mà còn là khách hàng, người tiêu dùng.
Khi muốn thông báo về sự kiện hoặc cho ra mắt sản phẩm mới, doanh nghiệp không thể không sử dụng thông cáo. Về bản chất, thông cáo báo chí là một bản tóm tắt về chương trình hoặc vấn đề mà bạn muốn giới truyền thông quan tâm. Việc viết thường dựa trên một mẫu chuẩn. Tiêu chí cốt lõi của là phải chứa thông tin, dữ kiện.
Khi nào doanh nghiệp cần gửi thông cáo báo chí
Dù là một công cụ PR đắc lực, nhưng không phải lúc nào doanh nghiệp cũng cần gửi thông cáo báo chí. Tốt nhất, bạn chỉ nên viết thông cáo và gửi đi trong các trường hợp sau:
- Tổ chức sự kiện hoặc ra mắt sản phẩm/dịch vụ mới.
- Tổ chức sự kiện công bố những thành tựu nghiên cứu khoa học mới.
- Tổ chức sự kiện quan trọng của công ty, tổ chức, doanh nghiệp có tầm ảnh hưởng lớn.
- Công bố những giải thưởng quan trọng, danh giá mà các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp nhận được.
Yếu tố cần thiết
1. Nội dung
Tương tự như một bài báo chính thống, thông cáo báo chí cần được viết theo công thức: “5W1H” tương ứng với 6 câu hỏi như sau:
- Who – Ai: Xác định chính xác chủ thể hướng đến. Đây có thể là 1 người, 1 nhóm người, 1 doanh nghiệp hoặc tổ chức,…
- What – Cái gì: Cung cấp những thông tin, dữ kiện và hoạt động quan trọng mà doanh nghiệp muốn công chúng biết đến.
- Where – Ở đâu: Địa điểm doanh nghiệp sẽ tổ chức sự kiện. Nếu được, doanh nghiệp có thể đính kèm bản đồ.
- Why – Vì sao: Nêu lý do vì sao doanh nghiệp lại tổ chức sự kiện này. Tốt nhất, doanh nghiệp chỉ nên nhấn mạnh những lý do mang lại giá trị và có sức hút đối với công chúng.
- When – Khi nào: Thời gian sự kiện diễn ra.
- How – Như thế nào: Tóm tắt lại nội dung sự kiện sẽ diễn ra để nhà báo, phóng viên lần nữa nắm rõ hơn về lịch trình.
Xem thêm: 5W1H là gì? Công thức vàng trong việc giải quyết vấn đề kinh doanh và Marketing
2. Cấu trúc
Về bản chất, mọi thông cáo đều có cùng một cấu trúc nhất định, bao gồm những mục chính sau:
- Tiêu đề: Nêu rõ tên.
- Thông tin liên hệ: Cung cấp họ và tên, số điện thoại của người phụ trách liên lạc với báo chí của doanh nghiệp.
- Địa điểm: Nêu chính xác địa điểm tổ chức sự kiện.
- Nội dung tóm tắt lại thông cáo.
- Thông tin chi tiết bao gồm 3 phần: mở bài, thân bài và kết bài (đảm bảo có liên quan đến nội dung thông báo cũng như lý do diễn ra sự kiện).
Lưu ý, khi viết thông cáo báo chí, bạn cần chú ý trau chuốt tiêu đề sao cho sinh động, đủ sức hấp dẫn. Đồng thời, các thông tin quan trọng cần đưa lên phần đầu của thông cáo báo chí, hạn chế sử dụng những lời công bố mang tính cách điệu, biệt ngữ và không có minh chức xác thực.
Cách viết tạo dấu ấn sâu sắc
1. Hoá thân thành nhà báo
Một trong những cách viết thông cáo báo chí hiệu quả là hãy hoá thân thành nhà báo chuyên nghiệp. Vì thông cáo báo chí rất cần tính xác thực, rõ ràng, mạch lạc và thông tin rõ ràng, bạn có thể viết nội dung thông cáo như một câu chuyện hấp dẫn với chất văn của một nhà báo chính chuyên.
Ngoài ra, khi viết bạn cũng cần:
- Nói thẳng vào vấn đề chính: Một thông cáo hay sẽ không dài dòng, lan man. Nội dung càng mạch lạc, rõ ràng, người đọc càng tập trung, dễ nắm bắt vấn đề.
- Trình bày rõ ràng, logic: Dù là thông cáo báo chí, nhưng bạn cũng cần trình bày câu chữ rõ ràng, logic. Trên thực tế, lịch trình của các phóng viên, nhà báo rất bận rộn. Vậy nên, để thể hiện sự tôn trọng và tính chuyên nghiệp, hình thức thông cáo của bạn phải chỉn chu.
- Dùng giọng văn giản dị, gần gũi: Yếu tố quan trọng khi viết thông cáo báo chí là chất liệu văn chương cần sự gần gũi, thân tình nhưng vẫn lịch sự. Hạn chế sử dụng từ ngữ mang tính tung hô quá đà.
2. Cung cấp thông tin giàu giá trị
Để thu hút công chúng theo sự kiện, bạn cần đặt thông tin trọng tâm và hấp dẫn ngay phần đầu. Đồng thời, bạn cũng cần đảm bảo sẽ cung cấp những thông tin mà người đọc thật sự cần.
3. Trích dẫn thông tin hữu ích
Một trong những yếu tố hàng đầu tạo nên sự thu hút cho thông cáo là mục trích dẫn của các nhân vật quan trọng. Tốt nhất, bạn nên chắt lọc những trích dẫn đắt giá và hữu ích để đính kèm trong câu chuyện. Cách này giúp bạn dễ gây sự chú ý và tăng tính thuyết phục đối với giới truyền thông.
4. Chủ đề tương đồng với mục đích sản phẩm
Điều mà công chúng và giới truyền thông thật sự quan tâm là các vấn đề thiết thực mà doanh nghiệp, sản phẩm/dịch vụ mang lại, chẳng hạn như:
- Lịch sử hình thành và phát triển doanh nghiệp.
- Tính năng, công dụng của sản phẩm/dịch vụ.
- Giá trị mà sản phẩm/dịch vụ mang lại cho cộng đồng và xã hội.
- …
Thế nên, bạn cần gắn liền mục đích của sản phẩm với chủ đề mà thông cáo hướng đến. Bạn đừng quên nhấn mạnh ưu điểm, tính năng vượt trội của sản phẩm/dịch vụ vì đây là điều mà mọi người rất quan tâm.
5. Sử dụng nhiều định dạng khác nhau
Khi sử dụng thông tin ở nhiều định dạng khác nhau như hình ảnh, đồ hoạ, video,…, sẽ giúp nội dung thông cáo trở nên nổi bật hơn. Với phương pháp này, sẽ thu hút sự chú ý của giới truyền thông, báo chí và thu hút công chúng quan tâm đến sự kiện.
6. Gây ấn tượng qua tiêu đề
Bạn chỉ có duy nhất 1 dòng tiêu đề để gây ấn tượng với người đọc. Vậy nên, bạn phải hết sức thận trọng khi “rắc muối” cho tiêu đề của mình. Lời khuyên dành cho bạn là hãy dùng các động từ mang tính hành động, sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu và luôn giữ tiêu đề sao cho ngắn gọn, súc tích.
7. Chọn thời điểm vàng để gửi thông cáo
Nếu gửi thông cáo quá sớm, bản phát hành có thể “bị nguội” trước ngày diễn ra chính thức. Ngược lại, nếu gửi thông cáo quá trễ, hiệu ứng truyền thông cũng sẽ giảm độ hot. Vì vậy, phần lớn các thông cáo sẽ được đưa ra vào khoảng 9 giờ sáng. Đây là thời điểm “vàng” giúp thông cáo của bạn tạo được hiệu ứng cần thiết.
Mẫu thông cáo báo chí ra mắt sản phẩm mới
Tải thông cáo báo chí mẫu khi ra mắt sản phẩm mới tại đây.
Nhìn chung, thông cáo báo chí chính là “cánh cửa” giúp doanh nghiệp đến gần hơn với công chúng. Việc Làm 24h hy vọng bài viết trên sẽ thật sự hữu ích và giúp bạn tạo ra một thông cáo ấn tượng nhé!
Xem thêm: Thủ đoạn lừa đảo qua mạng ngày càng tinh vi, người tìm việc hết sức cẩn thận!
