SOP là gì? Hướng dẫn xây dựng và vận hành quy trình SOP hiệu quả nhất

Bất kể bạn hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực nào, việc sở hữu một chuỗi các quy trình chuẩn chỉnh là một yếu tố không thể thiếu. Đó có thể là các nội quy, quy định, hay các nguyên tắc chuyên biệt cho từng bộ phận của tổ chức. Từ đó SOP ra đời với mục tiêu giúp các doanh nghiệp tiết kiệm cả thời gian và nguồn lực tài chính trong quá trình vận hành. Vậy cụ thể SOP trong công ty là gì? Và làm thế nào để xây dựng cũng như vận hành quy trình chuẩn SOP hiệu quả? Hãy cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tìm hiểu ngay trong bài viết bên dưới nhé!

1. SOP là gì?

Trước khi tìm hiểu về khái niệm SOP là gì, nhiều bạn sẽ thắc mắc rằng SOP là viết tắt của từ gì? 

SOP là viết tắt của “Standard Operating Procedure” – có nghĩa là “quy trình thao tác chuẩn.” Đây là một hệ thống các quy trình và bước được thiết kế sẵn để hướng dẫn nhân viên và nâng cao hiệu suất công việc của họ. Tuân theo các tiêu chuẩn SOP, mọi hoạt động trở nên chuyên nghiệp và hiệu quả hơn nhiều.

Việc sử dụng SOP để đào tạo nhân viên mới không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giúp họ thích ứng nhanh chóng với công việc và môi trường mới. Đây được coi là một yếu tố quan trọng trong quá trình phát triển doanh nghiệp.

Các quy trình thao tác chuẩn SOP được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực và ngành nghề đa dạng như y tế, hàng không, khách sạn, nhà hàng, giáo dục, công nghiệp và cả quân sự. Ví dụ, mỗi bộ phận trong khách sạn sẽ có mô hình SOP tiêu chuẩn riêng biệt. Tuy nhiên, dù có sự khác biệt, mô hình này thường bao gồm một số yếu tố chung: đối tượng áp dụng, đặc điểm của từng giai đoạn, yêu cầu cho đối tượng thực hiện và những điểm cần chú ý trong quá trình thực hiện thao tác.

2. SOP là gì trong các lĩnh vực khác nhau?

SOP nhân sự là gì?

SOP nhân sự là một tài liệu hoặc hệ thống các quy trình tiêu chuẩn và quy định được thiết kế để hướng dẫn, quản lý các hoạt động liên quan đến nguồn nhân lực trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. SOP nhân sự bao gồm một loạt các quy tắc, quy trình, hướng dẫn về các khía cạnh quản lý nhân sự, bao gồm tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất, quản lý lương và nhiều hoạt động khác liên quan đến nhân sự.

Mục tiêu của SOP nhân sự là đảm bảo rằng tất cả các hoạt động liên quan đến nhân sự diễn ra hiệu quả, theo quy định và đồng nhất trong toàn bộ tổ chức. SOP giúp tăng cường hiệu suất làm việc, đảm bảo tuân thủ pháp luật và cải thiện quản lý nguồn nhân lực.

SOP trong khách sạn là gì?

Đây là một tài liệu hoặc hệ thống các quy trình, quy định được thiết kế để hướng dẫn và quản lý các hoạt động trong môi trường khách sạn. SOP trong khách sạn bao gồm nhiều khía cạnh khác nhau, bao gồm quy trình tiếp đón khách, quản lý phòng, dịch vụ nhà hàng, quản lý tiền bạc, bảo trì và nhiều hoạt động khác.

Mục tiêu của SOP trong khách sạn là đảm bảo rằng các hoạt động diễn ra một cách đồng nhất, chuyên nghiệp và tuân theo tiêu chuẩn quy định. Điều này giúp tạo ra trải nghiệm tốt cho khách hàng, cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên và đảm bảo tuân thủ các quy định cũng như quy tắc trong ngành nhà hàng – khách sạn.

SOP là gì trong xuất nhập khẩu?

SOP trong lĩnh vực xuất nhập khẩu đề cập đến quy trình hoạt động tiêu chuẩn cho các công việc trong ngành xuất nhập khẩu. Đây là một tài liệu hoặc hệ thống các quy định được xây dựng để hướng dẫn và quản lý các hoạt động liên quan đến việc nhập khẩu và xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ qua biên giới các quốc gia.

SOP trong xuất nhập khẩu bao gồm các quy trình liên quan đến lập hồ sơ xuất nhập khẩu, thủ tục hải quan, vận chuyển, kiểm tra hàng hóa, xử lý tài liệu và nhiều hoạt động khác liên quan đến thương mại quốc tế. Mục tiêu của SOP trong lĩnh vực này để đảm bảo rằng các hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra chính xác và tuân theo các quy định cũng như quy tắc hải quan và thương mại quốc tế.

SOP là gì trong Logistic?

SOP trong lĩnh vực Logistics bao gồm các quy trình và quy định liên quan đến lập kế hoạch và quản lý kho, vận chuyển, quản lý hàng tồn kho, quản lý đơn đặt hàng và nhiều hoạt động khác liên quan đến việc quản lý và vận hành logistics.

Trong lĩnh vực Logistics, SOP giúp các tổ chức tối ưu hóa việc sử dụng thời gian, tài nguyên và giảm thiểu chi phí trong việc quản lý và thực hiện chuỗi công việc, bao gồm quản lý hàng hóa, vận chuyển, lưu trữ, bảo quản và phân phối cho người tiêu dùng.

SOP là gì trong ngành Dược?

Đối với các nhà thuốc, SOP được thể hiện thông qua các quy trình chuẩn dưới dạng văn bản về các khía cạnh như hoạt động trong khu vực làm việc, thứ tự thực hiện mua bán, hướng dẫn kiểm soát trong quá trình tương tác với khách hàng và nhiều khía cạnh khác, để đảm bảo tối ưu hóa hiệu suất của mọi hoạt động.

Việc xây dựng SOP trong nhà thuốc đòi hỏi sự tham gia và đóng góp ý kiến từ toàn bộ nhân viên. Sau đó, SOP chỉ được áp dụng khi chủ nhà thuốc chấp thuận. Một điểm quan trọng cần nhớ, mỗi SOP cần được đánh dấu rõ ngày ban hành và bắt đầu có hiệu lực.

3. Mục đích của SOP là gì?

Đảm bảo chất lượng: SOP giúp xác định cách thực hiện các hoạt động chính xác và chuẩn mực, nhằm đảm bảo chất lượng và độ tin cậy của sản phẩm hoặc dịch vụ.

Đảm bảo tuân thủ: SOP giúp đảm bảo rằng mọi hoạt động tuân theo các quy tắc, quy định, và luật pháp liên quan. 

Tối ưu hóa hiệu suất: SOP tối ưu hóa quy trình làm việc, giúp tăng cường hiệu suất, giảm thiểu lãng phí thời gian và tài nguyên, và cải thiện năng suất làm việc của nhân viên.

Đào tạo và hướng dẫn: SOP cung cấp hướng dẫn và tài liệu tham khảo cho nhân viên mới và hiện tại, giúp họ hiểu rõ công việc và thực hiện đúng cách.Đảm bảo sự đồng nhất: SOP giúp đảm bảo rằng mọi người trong tổ chức hiểu và thực hiện công việc theo cách đồng nhất, giúp tránh sự đa dạng không cần thiết.

Giảm sai sót: SOP giúp giảm thiểu sai sót và rủi ro, cải thiện độ tin cậy và an toàn.

4. Các bước xây dựng quy trình SOP là gì?

Việc viết một quy trình vận hành tiêu chuẩn SOP hiệu quả đòi hỏi sự xác định rõ ràng về các bước cần thực hiện để hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể, cũng như phải chỉ ra các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện quy trình. 

Hướng dẫn áp dụng SOP nên ngắn gọn và dễ hiểu, tập trung vào các nhiệm vụ cần phải thực hiện. Ngoài ra, sau khi viết xong, quy trình cần được định kỳ kiểm tra và cập nhật (thường là sau mỗi 6-12 tháng). Bất kỳ thay đổi nào cũng cần được ghi lại.

Trước khi viết SOP, các nhà quản lý cần tiến hành đánh giá rủi ro cho tất cả các bước trong quy trình để xác định các vấn đề tiềm ẩn. Các thông tin quan trọng cần được xác định rõ trong quy trình SOP bao gồm:

• Ai thực hiện vai trò gì?
• Mỗi vai trò cần làm gì?
• Mục tiêu hoặc kết quả công việc phải đạt được của từng người là gì?
• Thông tin cần thiết đã được giải thích một cách rõ ràng chưa?

Để tận dụng tối đa lợi ích từ SOP, các tổ chức nên liệt kê tất cả các quy trình kinh doanh của họ. Các nhà quản lý nên thảo luận về trách nhiệm và công việc của từng nhân viên để đảm bảo rằng tất cả đều nằm trong phạm vi kiểm soát.

• Bước 1 –  Xác định mục tiêu của SOP: Đầu tiên, cần xác định rõ mục tiêu của quy trình và lý do tại sao cần SOP.
• Bước 2 – Xác định phạm vi của SOP: Sau khi xác định mục tiêu, cần xác định phạm vi để đảm bảo rằng SOP áp dụng cho các hoạt động cụ thể.
• Bước 3 – Xác định hình thức của SOP: Tiếp theo, bạn cần quyết định định dạng SOP nào sẽ được sử dụng, có thể là biểu đồ luồng công việc (flowchart), danh sách bước cơ bản, hoặc danh sách bước phân cấp.
• Bước 4 – Xác định các yếu tố phụ thuộc trong SOP: Cần xác định các yếu tố phụ thuộc và quyết định cách kết hợp chúng vào SOP hoặc thêm các quy trình mới vào quy trình hiện có.
• Bước 5 – Xác định và thực hiện các bước của quy trình: Xác định các bước cần thiết để thực hiện hoạt động trong phạm vi SOP chi tiết và đầy đủ.
• Bước 6 – Kiểm tra và đánh giá hiệu quả của SOP: Sau khi thực hiện SOP, cần kiểm tra, đánh giá hiệu quả và điều chỉnh nếu cần thiết.
• Bước 7 – Phê duyệt và công bố SOP: Trước khi triển khai, SOP cần được phê duyệt và công bố cho tất cả nhân viên liên quan.
• Bước 8 – Cập nhật và hiệu chỉnh SOP: Để đảm bảo tính hiệu quả và đồng nhất, cần thường xuyên cập nhật và chỉnh sửa SOP.

Ngoài ra, một số điểm quan trọng cần lưu ý khi viết SOP bao gồm:

• Tất cả các công việc cần phải có SOP.
• Nội dung cần được trình bày cụ thể và dễ hiểu để nhân viên có thể dễ dàng thực hiện.
• Cần xem xét kỹ lưỡng và phê duyệt SOP trước khi ban hành.
• Hình thức và nội dung của SOP có thể thay đổi linh hoạt tùy theo từng phòng ban hoặc bộ phận trong tổ chức.

5. Cách thức vận hành quy trình chuẩn SOP là gì?

Đối với các cấp quản lý

Quản lý cần trực tiếp hướng dẫn và truyền đạt quy trình SOP cho nhân viên cấp dưới. Điều này đòi hỏi họ phải nắm rõ quy trình công việc để kiểm soát chặt chẽ quá trình thực hiện và kịp thời phát hiện cũng như xử lý sai sót trong quá trình thực hiện.

Quản lý cần lắng nghe ý kiến của nhân viên về những vấn đề phát sinh hoặc điểm không phù hợp trong quy trình SOP. Nhận xét và góp ý từ nhân viên giúp cải thiện và hoàn thiện quy trình SOP theo hướng tốt hơn.

Đối với nhân viên

Nhân viên, là những người trực tiếp thực hiện công việc và có trách nhiệm tuân thủ quy trình SOP. Tinh thần tự giác trong việc hoàn thành nhiệm vụ được giao rất quan trọng.

Không nên tự ý sáng tạo hoặc thay đổi quy trình đã có sẵn. Mọi thay đổi cần phải được sự đồng ý từ cấp quản lý trước khi thực hiện. 

Nhân viên nên lắng nghe ý kiến của khách hàng và đề xuất cải thiện quy trình SOP để tối ưu hóa hiệu suất công việc và chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ.

6. Những lưu ý để vận hành SOP hiệu quả

Để vận hành SOP hiệu quả, hãy tuân theo những nguyên tắc sau:

• Đào tạo nhân viên đầy đủ về quy trình SOP.
• Kiểm soát và giám sát thực hiện quy trình.
• Tích hợp phản hồi và cải tiến theo thời gian.
• Thiết kế quy trình linh hoạt và dễ thay đổi.
• Đảm bảo lưu trữ và truy cập dễ dàng cho tài liệu SOP.
• Đánh giá định kỳ hiệu quả của quy trình.
• Rõ ràng về trách nhiệm của từng người trong quy trình.
• Tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn ngành.
• Liên tục cải tiến SOP để phản ánh thực tế.
• Thông báo và giao tiếp các thay đổi trong tổ chức.

Tạm kết

Hy vọng rằng với những chia sẻ về SOP là gì trong bài viết trên có thể giúp bạn hiểu hơn về thuật ngữ này. SOP không chỉ là một tập hợp các quy tắc và quy trình, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra sự đồng nhất, an toàn và hiệu quả trong mọi hoạt động của tổ chức. Việc đào tạo, thực hiện và theo dõi SOP đòi hỏi sự cam kết và tinh thần tự giác từ tất cả các nhân viên.

Hãy luôn nhớ rằng việc xây dựng và duy trì SOP là một quá trình liên tục. Các tổ chức cần liên tục cải tiến và điều chỉnh quy trình để đảm bảo tính linh hoạt và sẵn sàng thích nghi với thay đổi. Sử dụng SOP đúng cách có thể giúp tăng cường hiệu suất, tạo ra sự đáng tin cậy và phục vụ khách hàng tốt hơn. Đừng quên đón đọc các bài viết hữu ích khác tại Việc Làm 24h nhé!

Xem thêm: Công ty bất ổn làm ăn thua lỗ, nhân viên có nên rời đi càng sớm càng tốt?