Viết báo cáo là một trong những kỹ năng quan trọng mà bất kỳ ai cũng nên nắm vững. Dù bạn đang thực tập, chính thức làm việc, hay tham gia vào một dự án nghiên cứu, kỹ năng viết báo cáo sẽ giúp ích cho bạn trong việc truyền đạt thông tin hiệu quả và chuyên nghiệp. Tuy nhiên, cách viết bản báo cáo chất lượng, đúng chuẩn có thể gây khó khăn cho nhiều người. Hiểu được điều đó, hãy cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tìm hiểu cách viết báo cáo công việc chi tiết nhất qua bài viết dưới đây nhé!
Có những loại báo cáo phổ biến nào?
Có nhiều loại báo cáo được sử dụng trong từng ngữ cảnh khác nhau, dưới đây là một số loại báo cáo phổ biến:
- Báo cáo công việc
- Báo cáo thực tập
- Báo cáo nghiên cứu
- Báo cáo khoa học
- Báo cáo tài chính
- Báo cáo bán hàng
- ….
Đặc trưng của cách viết báo cáo là gì?
1. Tập trung vào thông tin chính xác
Báo cáo không chứa quan điểm cá nhân mà chỉ trình bày thông tin chính xác, đáng tin cậy và được kiểm chứng rõ ràng. Nguồn thông tin dựa trên các sự kiện, dữ liệu và kết quả được thu thập, phân tích một cách khách quan. Sự khách quan và chính xác là yếu tố quan trọng để đảm bảo giá trị của báo cáo.
2. Chú trọng cấu trúc
Cấu trúc trong báo cáo giúp truyền đạt thông tin rõ ràng và logic, giúp người đọc dễ dàng theo dõi. Các yếu tố cấu trúc quan trọng trong báo cáo bao gồm: tiêu đề, phụ đề, mục lục, đánh dấu trang, tài liệu tham khảo, kết luận và tóm tắt,… Báo cáo được viết theo thứ tự logic, từ thông tin cơ bản đến chi tiết giúp người đọc dễ theo dõi.
3. Ngôn ngữ ngắn gọn, dễ hiểu
Báo cáo sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, ngắn gọn, súc tích và dễ hiểu để người đọc có thể nhanh chóng tiếp cận và hiểu thông tin. Tránh lặp lại câu chữ rườm rà, dài dòng, phức tạp.
4. Cách viết kết luận báo cáo
Báo cáo thường đi kèm với kết luận và đề xuất dựa trên thông tin đã thu thập. Kết luận tổng kết lại các điểm quan trọng trong báo cáo, trong khi đề xuất đưa ra các hướng đi hoặc biện pháp khả thi để giải quyết vấn đề.
Cách viết báo cáo như thế nào, nên bắt đầu từ đâu?
Trước khi bắt đầu viết báo cáo, bạn nên dành thời gian để nghiên cứu và lập kế hoạch cho bản báo cáo. Điều này sẽ giúp quá trình viết nhanh chóng, đi đúng mục tiêu và không lan man, dài dòng. Cách viết báo cáo công việc hay cách viết báo cáo thực tập đều có chung bước bắt đầu như sau.
Xem thêm: Cách viết báo cáo thực tập từ A đến Z chuẩn không cần chỉnh cho sinh viên
1. Xác định đối tượng và mục đích của báo cáo
Xác định rõ đối tượng, người đọc báo cáo và mục đích mà bạn muốn truyền đạt sẽ giúp bạn tập trung vào thông điệp chính.
Đối tượng, người đọc báo cáo: Tùy vào loại báo cáo mà người đọc báo cáo có thể là cấp trên, đồng nghiệp, khách hàng hoặc giáo viên, giảng viên,… Dựa vào đó, bạn có thể điều chỉnh ngôn ngữ, phong cách hành văn và cấu trúc báo cáo phù hợp với đối tượng mục tiêu.
Mục đích của báo cáo: Xác định mục tiêu chính mà bạn muốn truyền đạt thông tin, cung cấp các đánh giá, đề xuất giải pháp, xây dựng nhận thức về vấn đề nào đó,… Việc này giúp bạn tập trung vào nội dung cần truyền đạt và đảm bảo rằng báo cáo mang lại giá trị cho người đọc.
Ví dụ: Cách viết báo cáo thực tập
Báo cáo thực tập tại công ty ABC
- Đối tượng đọc: Giảng viên hướng dẫn thực tập và các thành viên của ban quản lý công ty ABC.
- Mục đích của báo cáo: Tổng hợp, phân tích và đánh giá trải nghiệm trong suốt quá trình thực tập và kết quả đạt được.
2. Nghiên cứu và thu thập thông tin
Tiếp theo, bạn nên tiến hành thu thập thông tin liên quan đến chủ đề báo cáo từ các nguồn tài liệu, số liệu thống kê, nghiên cứu trước đó,… Bạn cần đảm bảo thông tin chính xác và khách quan, với nguồn gốc rõ ràng. Bên cạnh đó, các bạn có thể tiến hành phỏng vấn hoặc thí nghiệm, thử nghiệm liên quan để đưa ra số liệu thống kê cụ thể.
Sau khi thu thập thông tin, hãy đánh giá và trích xuất các thông tin quan trọng, có ý nghĩa với chủ đề báo cáo. Đồng thời, bạn nên ghi lại nguồn thông tin chính xác như tác giả, số trang, thời gian xuất bản,… để trích dẫn hoặc đưa vào danh mục tài liệu tham khảo sau này.
3. Lập bản thảo báo cáo
Bản thảo báo cáo nên được lập dựa trên cấu trúc đã xác định. Khi lập bản thảo báo cáo, cấu trúc chính xác của báo cáo còn phụ thuộc vào mục tiêu của báo cáo, chẳng hạn như:
- Trang bìa: Gồm tiêu đề, tên tác giả và thông tin liên lạc.
- Mục lục: Liệt kê các phần chính của báo cáo để giúp độc giả dễ dàng tìm kiếm và điều hướng.
- Giới thiệu: Viết một đoạn giới thiệu ngắn gọn để đưa ra vấn đề nghiên cứu và mục tiêu của báo cáo.
- Tổng quan về chủ đề: Đặt trong phần này các khái niệm, thuật ngữ và lý thuyết liên quan đến chủ đề báo cáo. Trình bày các thông tin cơ bản để người đọc hiểu vấn đề.
- Phương pháp nghiên cứu: Miêu tả chi tiết về phương pháp nghiên cứu và phương pháp thu thập thông tin. Liệt kê các bước và quy trình bạn đã sử dụng, đảm bảo rằng mô tả của bạn rõ ràng và dễ hiểu.
- Kết quả nghiên cứu: Trình bày kết quả nghiên cứu theo từng mục tiêu hoặc câu hỏi nghiên cứu. Đồng thời, sử dụng bảng biểu, đồ thị hoặc hình ảnh để minh họa kết quả rõ ràng.
- Phân tích và thảo luận: Đánh giá kết quả nghiên cứu và thảo luận về ý nghĩa và tác động của chúng. So sánh với các nghiên cứu trước đây và trình bày ý kiến và nhận định của bạn.
- Kết luận: Tóm tắt lại các điểm chính của báo cáo và rút ra kết luận dựa trên kết quả nghiên cứu. Đưa ra những nhận định cuối cùng và khuyến nghị cho các bước tiếp theo.
- Tài liệu tham khảo: Liệt kê các nguồn tài liệu bạn đã tham khảo trong báo cáo và trích dẫn chính xác theo định dạng tham chiếu được yêu cầu.
Xem thêm: Chia sẻ những lưu ý khi viết báo cáo thử việc hoàn hảo chinh phục doanh nghiệp
Không thể bỏ lỡ cách viết báo cáo chuyên nghiệp
1. Viết tiêu đề và tóm tắt
Tiêu đề báo cáo nên nêu ngắn gọn nội dung báo cáo. Trong trường hợp người đọc cần lựa chọn giữa danh sách các báo cáo khác nhau, họ chỉ dành vài giây để hình dung nội dung báo cáo. Do đó, bạn nên đảm bảo sử dụng từ khóa quan trọng, ngắn gọn, đơn giản và đi thẳng vào nội dung báo cáo.
Đối với bản tóm tắt, bạn nên triển khai dựa trên vấn đề cốt lõi của báo cáo, cung cấp cái nhìn tổng quan về nghiên cứu, phương pháp tiếp cận của bạn và kết quả chính mà bạn đã thu được cũng như những phát hiện quan trọng. Phần này sẽ vừa đủ để truyền đạt ý chính của báo cáo vừa thu hút sự tò mò của người đọc tìm hiểu sâu hơn.
2. Tạo mục lục báo cáo
Mục lục giúp độc giả dễ dàng theo dõi các phần chính của báo cáo với số trang tương ứng. Đặc biệt, nếu báo cáo được trình bày dưới dạng tài liệu điện tử, cần cung cấp liên kết cho các phần liên quan để độc giả có thể truy cập nhanh chóng.
3. Chuẩn bị các phần nội dung báo cáo
Sau khi xác định mục tiêu xây dựng nội dung cho mỗi phần trong báo cáo, bạn tiến hành nghiên cứu, tìm hiểu và thu thập thông tin cần thiết. Dựa vào đó, bạn triển khai nội dung các phần theo thứ tự logic, đảm bảo mỗi phần có sự liên kết và tuân thủ cấu trúc báo cáo đã đề ra.
4. Dẫn chứng đáng tin cậy, lập luận logic
Mọi phân tích và nhận định trong báo cáo nên dựa trên lập luận logic và dẫn chứng đáng tin cậy. Không được sử dụng nguồn thông tin không minh bạch, thiếu chính xác hoặc đưa ra ý kiến chủ quan, xuyên tạc thông tin.
5. Phân tích đúng mục tiêu
Quá trình phân tích nên gắn liền với mục tiêu báo cáo, đảm bảo rằng phân tích của bạn đóng góp vào việc đạt được mục tiêu đã được đặt ra trong báo cáo. Điều này giúp bạn tập trung vào các khía cạnh quan trọng nhất và tránh lãng phí thời gian vào các chi tiết không thực sự cần thiết.
Trong quá trình phân tích, một tip nhỏ là các bạn nên đặt mình vào vị trí của độc giả để đưa ra nhận định phù hợp. Đồng thời, trình bày thông tin theo trình tự logic để độc giả có thể dễ dàng theo dõi và hiểu rõ quá trình phân tích.
6. Sử dụng ngôn từ súc tích, dễ hiểu
Báo cáo không cần phải sử dụng ngôn từ phức tạp, kỹ thuật, khó hiểu; bạn nên sử dụng câu chữ từ ngữ rõ ràng, đơn giản và dễ hiểu để mọi người nắm bắt nội dung cốt lõi nhanh chóng. Nếu bạn phải sử dụng các khái niệm phức tạp, bạn nên tránh sử dụng các câu dài; hãy sử dụng các câu văn ngắn và có dấu chấm câu rõ ràng. Bạn có thể sử dụng các ví dụ, đồ thị, biểu đồ, hình vẽ minh họa,… để minh chứng rõ hơn quan điểm của bản thân và giúp độc giả nắm bắt thông tin dễ dàng.
7. Đảm bảo tính khách quan toàn diện
Không nên chỉ tập trung vào một quan điểm hoặc một hướng tiếp cận duy nhất. Bạn có thể đánh giá và đưa ra các quan điểm khác nhau về những mặt tích cực và tiêu cực của các quan điểm đó.
Đồng thời, bạn nên trình bày rõ ràng các giới hạn của nguồn thông tin và phương pháp nghiên cứu bạn đã sử dụng. Cần cân nhắc các yếu tố như phạm vi nghiên cứu, phương pháp thu thập dữ liệu, công cụ phân tích, khả năng áp dụng,… Hơn nữa, một số yếu tố bên ngoài có thể ảnh hưởng đến kết quả báo cáo, do đó, bạn nên trình bày một cách minh bạch về các yếu tố này và cân nhắc tác động của chúng lên kết quả báo cáo.
8. Sử dụng hình ảnh, biểu đồ minh hoạ
Các bạn có thể sử dụng hình ảnh, infographic, biểu đồ, đồ thị,… để làm cho báo cáo thêm thú vị và trực quan hơn. Điều này giúp truyền đạt thông tin nhanh chóng và thu hút sự chú ý của độc giả. Hình ảnh được sử dụng phải liên quan đến nội dung báo cáo và với chất lượng đúng chuẩn.
Mỗi hình ảnh, biểu đồ, đồ thị,… trong báo cáo đều phải được đặt chú thích với số thứ tự chính xác để độc giả theo dõi và tìm hiểu kỹ hơn các hình ảnh trong báo cáo.
9. Trích dẫn các nguồn thông tin
Đảm bảo rằng bạn cung cấp đầy đủ nguồn thông tin tham khảo trong phần trích dẫn bao gồm tên tác giả (hoặc nhà xuất bản), tên tạp chí hoặc xuất bản phẩm, ngày xuất bản (hoặc năm), số trang (nếu có) và bất kỳ thông tin bổ sung nào cần thiết, chẳng hạn như URL trang web. Sắp xếp các thông tin tham khảo trong danh mục theo thứ tự chữ cái của tên tác giả hoặc tiêu đề của tác phẩm.
10. Tuân thủ định dạng báo cáo
Kiểm tra hướng dẫn báo cáo của nhà trường nếu là báo cáo thực tập hoặc công ty bạn đang làm việc đối với báo cáo công việc. Bạn nên tuân thủ định dạng báo cáo, kích thước font chữ, căn lề, khoảng cách dòng,… Nếu không có hướng dẫn chi tiết, bạn có thể xem các báo cáo khác liên quan đến lĩnh vực nghiên cứu để tham khảo.
11. Kiểm tra lại và chỉnh sửa
Đọc lại báo cáo và kiểm tra các lỗi ngữ pháp, chính tả, dấu câu,… và điều chỉnh phù hợp.
Xem thêm: Các mẫu báo cáo công việc chuyên nghiệp cho dân văn phòng khiến sếp khen ngợi
Kết luận
Trên đây là hướng dẫn chi tiết về cách viết báo cáo đúng chuẩn. Viết báo cáo là một trong những kỹ năng quan trọng mà mỗi người nên trang bị để truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và chính xác, đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp trong công việc. Cách viết báo cáo cần dựa trên các nguyên tắc và cấu trúc đúng chuẩn để đảm bảo hiệu quả. Hy vọng bài viết trên của Việc Làm 24h đã giúp bạn hiểu rõ hơn về cách viết báo cáo, cụ thể là cách viết báo công công việc, cách viết báo cáo thực tập,…
Xem thêm: Tiết lộ các mẫu báo cáo thành tích cá nhân đúng chuẩn dành cho nhân viên
