Kiểm soát tốt workload giúp bạn làm chủ hiệu suất, nâng cao chất lượng và tối ưu hiệu quả quản lý công việc. Vậy workload là gì? Làm sao làm chủ workload của bản thân, hỗ trợ workload cho nhân viên cấp dưới và tạo nên năng suất làm việc tối ưu? Tham khảo ngay bài viết từ Nghề Nghiệp Việc Làm 24h để hiểu hơn về workload.
Workload là gì?
Workload là lượng công việc của một người hoặc một thiết bị trong một khoảng thời gian nhất định.
Cụm từ này được sử dụng nhiều trong môi trường doanh nghiệp khi nói về phân chia công việc cho nhân sự, quản lý dự án… Các doanh nghiệp xác định workload để đánh giá khối lượng công việc của nhân sự, thông qua đó thiết lập hệ thống hoặc cải thiện chất lượng của hệ thống công việc hiện tại.
Ngoài ra, thông qua việc định hình workload của một vị trí nhân sự, doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu suất nhân viên, điều chỉnh lương, thưởng hoặc xây dựng chính sách tuyển dụng, đào tạo phù hợp.
Thông thường, Workload được phân thành định lượng (khối lượng công việc phải làm) và định tính (mức độ khó của công việc).
Heavy workload là gì?
Heavy workload là cụm từ để chỉ khối lượng công việc quá nặng – tức là quá tải so với cá nhân hoặc máy móc thực hiện công việc.
Sự quá tải được hiểu là thời gian làm việc ngắn nhưng khối lượng công việc quá nhiều. Với máy móc, việc vận hành quá công suất có thể dẫn đến hỏng hóc. Với nhân sự, giao việc quá tải có thể dẫn tới tình trạng làm thêm giờ quá nhiều và burnout chốn công sở, nặng nề hơn là hao mòn lao động đối với doanh nghiệp.
Xem thêm: Đừng cố chịu đựng công việc khi xuất hiện 8 dấu hiệu ét ô ét sau!
Yếu tố tác động tới workload là gì?
Quản lý workload là một trong những kỹ năng quan trọng giúp duy trì hiệu suất công việc và đảm bảo mức độ thành công của dự án. Để quản lý workload hiệu quả, bạn cần nắm vững những yếu tố tác động tới workload gồm:
- Mục tiêu, nhiệm vụ công việc
- Số lượng nhân viên
- Năng lực của nhân viên
- Nguồn lực của doanh nghiệp (cơ sở vật chất, ngân sách, thời gian…)
Xem thêm: Trở thành bậc thầy quản lý thời gian hiệu quả chỉ trong 3 bước
Quản lý, phân chia workload là gì?
Như vậy, hẳn bạn đã hiểu workload là gì. Sau đây là một số lưu ý giúp bạn quản lý và phân chia workload hiệu quả hơn:
Hạn chế “đa nhiệm”
Các doanh nghiệp vừa và nhỏ với số lượng nhân sự hạn chế thường có thói quen phân việc đa nhiệm. Tuy nhiên, phân chia công việc đa nhiệm có nhiều hạn chế như:
- Khi giao thêm công việc mới, nhân sự cần thời gian học, trau dồi kiến thức lẫn kỹ năng để có thể đảm nhận được.
- Việc kiêm nhiệm quá nhiều việc cùng lúc có thể dẫn đến tình trạng tất cả công việc đều không đảm bảo chất lượng.
Xem thêm: Multitasking skill – Có nên trở thành người làm việc đa nhiệm?
Phân bổ quy trình hợp lý
Bí quyết phân chi và quản lý workload hiệu quả chính là sắp xếp quy trình làm việc sao cho hợp lý. Nhân viên nắm bắt được họ cần ưu tiên nhiệm vụ nào, từ đó tự tổ chức và sắp đặt công việc của bản thân hiệu quả.
Sử dụng công cụ hỗ trợ
Hiện nay có nhiều phần mềm giúp nhân sự quản lý các đầu việc, sắp xếp và phân chia khối lượng công việc hợp lý như Asana, Trello, Notion…
Phần mềm có thể cho phép người quản lý nắm bắt được toàn bộ khối lượng công việc cần thực hiện của một dự án, tình hình triển khai các đầu việc, các vấn đề phát sinh khiến khối lượng công việc gia tăng… Từ đó, việc phân bổ, điều chỉnh workload cho nhân sự trong team phù hợp hơn, thậm chí tuyển dụng thêm nhân sự để đáp ứng yêu cầu công việc hiệu quả nhất.
Các bước phân chia workload hiệu quả
Để phân chia workload phù hợp cho nhân sự, sau đây là các bước bạn có thể tham khảo các bước sau:
Bước 1: Phân tích tổng khối lượng công việc
Để thực hiện bước này, bạn chỉ cần liệt kê tất cả các đầu việc cần thực hiện trong chu kỳ công việc. Đánh giá độ khó và mức độ yêu cầu nguồn lực, thời gian, kỹ năng cần để hoàn thành. Từ đó, bạn đưa ra khoảng thời gian cần thiết, đánh giá mức độ ưu tiên và tầm quan trọng của mỗi đầu việc.
Bước 2: Phân bổ công việc và lên kế hoạch workload là gì
Sau khi đã tính toán được toàn bộ lượng công việc cần thực hiện, bạn tiến hành phân chia các đầu việc theo timeline, phân bổ cho nhân sự hợp lý.
Lưu ý, bạn nên có mục tiêu rõ ràng cho chu kỳ công việc, tập trung và định hướng vào đúng mục tiêu này. Nếu cần, có thể chia công việc nhỏ hơn để phù hợp nhất với kỹ năng của từng thành viên trong nhóm, từ đó có sự phân bổ công việc phù hợp nhất.
Mẫu kế hoạch phân bổ công việc có thể thực hiện theo tuần hoặc theo tháng; theo team hoặc theo cá nhân.
Bước 3: Phổ biến về workload dự án với toàn thể nhóm
Người quản lý có thể gửi thông tin về bảng phân chia workload cho các thành viên ngay sau buổi họp giới thiệu về dự án để toàn bộ thành viên tham gia nắm bắt được công việc họ cần triển khai.
Thông qua việc thông báo này, quản lý cũng có thể thu thập phản hồi để điều chỉnh nhân sự hoặc deadline phù hợp hơn.
Xem thêm: 4 cách phát huy kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả nơi công sở
Bước 4: Thực thi, giám sát, điều chỉnh workload là gì
Trong quá trình thực hiện dự án, các việc phát sinh có thể khiến khối lượng công việc tăng lên hoặc giảm đi. Người quản lý cần theo sát bảng phân bổ workload đã công bố, bổ sung hoặc điều chỉnh khối lượng công việc thêm hoặc bớt theo tình hình thực tế.
Trong nhiều trường hợp, quản lý có thể phải tuyển dụng thêm nhân sự để đảm bảo khối lượng công việc được hoàn thành theo đúng thời hạn yêu cầu.
Quản lý workload cá nhân hiệu quả
Như vậy, bạn đã hiểu rõ workload là gì cũng như cách phân chia workload phổ biến. Không chỉ người quản lý mới cần quan tâm tới workload dự án, bản thân mỗi nhân sự nếu biết cách quản lý tốt khối lượng công việc của bản thân sẽ nâng cao được hiệu suất công việc cũng như có thêm cơ hội học hỏi, trau dồi kinh nghiệm, kỹ năng. Từ đó, bạn đạt được sự thăng tiến nhanh chóng.
Sau đây là một số lời khuyên từ Việc Làm 24h giúp bạn quản lý workload cá nhân hiệu quả hơn:
Nhận việc thông minh
Đừng hiểu nhầm cụm từ này với chối việc. Khi nhận được đầu việc từ sếp giao xuống, bạn cần định hình được khối lượng công việc bản thân sẽ cần thực hiện. Bất cứ điểm nào chưa hiểu về công việc được giao đều có thể gây trì trệ, khó giải quyết, lãng phí thời gian.
Nhận việc thông minh bằng cách sử dụng câu hỏi 5W1H có thể giúp bạn dễ dàng hình dung được khối lượng công việc đồng thời thu thập được nguồn tài nguyên cần thiết để hoàn thiện công việc tốt hơn.
5W1H gồm:
- What: Mô tả công việc cụ thể cần thực hiện là gì? Đối tượng của công việc là gì?
- When: Deadline của công việc là khi nào? Tại sao lại phải hoàn thành trước ngày đó (hỗ trợ cho công việc nào khác chăng…)?
- Where: Làm tại đâu (địa điểm nào, kênh truyền thông nào, triển khai trên nền tảng nào…)
- Why: Tại sao cần thực hiện công việc này? Mục đích của công việc này là gì?
- Who: bạn cần phối hợp cùng ai để thực hiện? cần lấy thông tin/dữ liệu từ ai?…
- How: Công việc được thực hiện theo các thao tác, công đoạn, đầu việc chi tiết nào? Bước 1 làm gì, bước 2 làm gì?
Xem thêm: 5W1H là gì? Công thức vàng trong việc giải quyết vấn đề kinh doanh và Marketing
Trả lời được tất cả các câu hỏi này, workload công việc gần như đã nằm gọn trong đầu, bạn chỉ cần lên kế hoạch chi tiết cho từng bước và triển khai. Đừng ngần ngại hỏi lại sếp bất cứ điểm nào bạn chưa rõ về công việc.
Đừng ngại nhờ đồng nghiệp giúp
Khi khối lượng công việc công việc quá lớn hoặc bị bế tắc trong việc tìm ý tưởng, bạn có thể trao đổi lại với người giao việc hoặc tìm kiếm sự hỗ trợ từ đồng nghiệp để công việc được hoàn thành đúng hạn.
Sự giúp đỡ ở đây có thể chỉ đơn giản là xin ý kiến, lời khuyên từ những đồng nghiệp có kinh nghiệm hơn hoặc nhờ đến sự tham gia nếu đồng nghiệp của bạn có thời gian rảnh và sẵn lòng.
Đôi khi cần học cách nói không
Yếu tố quan trọng nhất trong kiểm soát workload của bản thân và tránh để bị burnout chính là hiểu rõ khả năng của bản thân. Hiểu rõ ở đây là việc bạn hoàn thành công việc trong khoảng thời gian bao lâu, bạn có thể kiêm nhiệm thêm hay không. Việc giúp đỡ đồng nghiệp hoặc nhận thêm một vài đầu việc “đa nhiệm” có thể khiến việc chính của bạn bị chậm lại, kéo dài thời gian và dẫn đến suy giảm hiệu quả công việc. Do đó, đôi khi nên học các nói không với cả sếp và đồng nghiệp để đảm bảo hoàn thành tốt nhất công việc của mình và không bị quá tải.
Lời kết
Trên đây là những chia sẻ ngắn của Việc Làm 24h về workload là gì cũng như cách phân chia workload hiệu quả. Mong rằng bài viết sẽ giúp bạn có thêm lời khuyên hữu ích để nâng cao hiệu suất làm việc của bản thân và đội nhóm. Đừng quên theo dõi Blog Việc Làm 24h thường xuyên để bỏ túi thêm nhiều kiến thức và kinh nghiệm làm việc hữu ích.
Xem thêm: Thực tập sinh kinh doanh yêu cầu tuyển dụng có khó không, ứng tuyển ở đâu?
