Hầu hết nhà tuyển dụng sẽ mời phỏng vấn qua email thay vì gọi điện thoại hoặc nhắn tin cho ứng viên. Vì thế, cách trả lời thư mời phỏng vấn có thể khiến bạn trở nên khác biệt so với các ứng viên khác. Một câu trả lời nhanh chóng và chuyên nghiệp sẽ giúp bạn tạo được ấn tượng ban đầu mạnh mẽ.
Vậy cách trả lời phỏng vấn như thế nào là hiệu quả? Hãy cùng Việc Làm 24h tìm hiểu các lưu ý khi trả lời thư để tạo thiện cảm tốt với nhà tuyển dụng nhé.
Thư mời phỏng vấn là gì?
Thư mời phỏng vấn là một văn bản mà nhà tuyển dụng gửi đến các ứng viên tiềm năng sau khi xét duyệt và chọn lọc CV thông qua hình thức một thư điện tử (email). Thư này nhằm mục đích thông báo đến ứng viên rằng họ có khả năng đáp ứng được yêu cầu công việc của nhà tuyển dụng và hẹn một buổi gặp mặt để hai bên cùng trao đổi chi tiết hơn. Nội dung thư thường thể hiện chính xác thời gian (ngày, giờ) và địa điểm diễn ra buổi phỏng vấn. Tuy nhiên, vẫn có trường hợp nhà tuyển dụng cho phép ứng viên chủ động đề xuất thời gian phù hợp.
Xem thêm: Cách làm CV cho sinh viên mới ra trường, giúp bạn nổi bật trong mắt nhà tuyển dụng
Cách trả lời thư mời phỏng vấn tham khảo cho ứng viên
Một thư trả lời mời phỏng vấn chỉn chu cần có đủ 04 phần: lời chào, nội dung chính, lời cảm ơn và chữ ký email.
Xem thêm: Hướng dẫn cách viết email chuyên nghiệp, chỉn chu cho mọi tình huống
Lời chào trang trọng
Đây là phần mở đầu mà ở bất cứ loại hình email nào cũng cần có.
Trước hết, bạn nên tìm hiểu tên và chức vụ nhân sự đã viết mail cho bạn để tạo sự gần gũi. Cấu trúc thường được sử dụng: [Kính ngữ + Tên nhân sự tuyển dụng/Tên công ty]. Trong đó, kính ngữ có thể là: Dear / Kính gửi / Kính chào / Chào…
Ví dụ như: Kính chào chị Hà – Trưởng phòng Nhân sự Công ty TNHH Webico hoặc Kính gửi Quý Công ty TNHH Webico.
Tuỳ thuộc vào ngôn ngữ email và vị trí tuyển dụng mà bạn sử dụng kính ngữ phù hợp, không nên trịnh trọng thái quá. Chẳng hạn, bạn được mời phỏng vấn với vị trí Giám đốc Kinh doanh tại một công ty Singapore có trụ sở ở Việt Nam, lời chào thích hợp có thể là: Dear Ms. Ha.
Nội dung xác nhận hoặc từ chối lời mời phỏng vấn
Trước khi đi đến nội dung này, đừng quên gửi lời cảm ơn nhà tuyển dụng khi đã lựa chọn bạn. Nội dung chính của thư cần thể hiện rõ quan điểm xác nhận lịch hẹn phỏng vấn hay từ chối để nhà tuyển dụng nắm thông tin.
Một số cách trả lời mail xác nhận phỏng vấn như sau: “Cảm ơn chị đã dành thời gian xem xét hồ sơ ứng tuyển và cho em cơ hội tham gia phỏng vấn vị trí… Em xin xác nhận lịch hẹn phỏng vấn vào… giờ… phút tại…”
Bạn hãy nhiệt thành bày tỏ sự hào hứng về cơ hội được phỏng vấn. Điều này cho nhà tuyển dụng thấy được sự mong đợi và thiện chí của bạn đối với vị trí này.
Lời cảm ơn
Nhiều bạn nhầm tưởng lời cảm ơn ở đây bị trùng với lời cảm ơn trước đó. Theo Việc Làm 24h, bạn nên cảm ơn một lần nữa như phép kết thư lịch sự. Ví dụ:
“Nếu công ty cần bổ sung thêm thông tin nào, cảm phiền chị phản hồi cho em qua email này hoặc gọi cho em theo số… Một lần nữa chân thành cảm ơn chị và hẹn gặp chị vào thứ tư tuần sau.
Trân trọng.”
Xem thêm: Tiết lộ cách viết thư cảm ơn sau phỏng vấn mê hoặc mọi nhà tuyển dụng
Chữ ký email
Chữ ký email sẽ giúp bạn trở nên chuyên nghiệp, uy tín hơn trong mắt nhà tuyển dụng. Bên cạnh đó, chữ ký email là rất cần thiết vì cung cấp thông tin liên lạc khi cần. Các thông tin bạn nên thể hiện dưới chữ ký gồm có: Họ và tên/Tên trường hoặc đơn vị đang công tác /SĐT/Tài khoản ứng dụng khác (Skype / Linkedin)
Bạn có thể tham khảo mẫu sau:
Lê Nguyễn Hồng Nhi (Ms)
Trường ĐH Khoa học Xã hội & Nhân văn (USSH)
0901.xxx.xxx
Skype: hongnhi@media
Mẫu thư tiêu biểu cho cách trả lời mail xác nhận phỏng vấn
Kính gửi Quý công ty…,
Em rất lấy làm vinh hạnh và vui mừng khi được nhận thư mời phỏng vấn từ quý công ty. Chân thành cảm ơn công ty đã xem xét hồ sơ và cho em cơ hội được phỏng vấn. Đây thực sự là công việc mà em kỳ vọng, vừa đúng chuyên môn vừa đúng môi trường mong ước.
Vì vậy, em viết thư này để xác nhận sẽ tham gia buổi phỏng vấn như lịch hẹn.
Nếu công ty cần bất kì tài liệu nào trước và trong buổi phỏng vấn, xin Quý công ty vui lòng phản hồi để em có được sự chuẩn bị kỹ lưỡng nhất.
Trân trọng.
Hồng Nhi
0901.xxx.xxx
Các lưu ý khi trả lời thư mời phỏng vấn
Dưới đây là một số mẹo cần lưu ý về cách trả lời thư mời phỏng vấn đạt điểm 10 trong mắt nhà tuyển dụng ngay cả khi bạn từ chối offer:
- Trả lời ngay sau khi nhận được thư mời phỏng vấn, thời gian tốt nhất là trong vòng 24h.
- Trả lời trực tiếp vào loop mail đã nhận từ nhà tuyển dụng, tránh thay đổi tiêu đề email hay viết một email mới để nhà tuyển dụng dễ dàng theo dõi, tìm kiếm và quản lý.
- Lưu ý “Reply all” (trả lời tất cả) nếu email có cc nhân sự liên quan khác (như trưởng bộ phận, Giám đốc…)
Chọn chế độ Reply all khi email được cc cho nhiều người
- Nội dung phản hồi rành mạch, rõ ràng, tránh lan man. Bạn nên sử dụng font chữ thống nhất cho toàn mail. Nội dung mail chỉ nên dài khoảng 200 – 250 chữ.
- Mạnh dạn hỏi lại nhà tuyển dụng nếu bạn chưa nắm đủ và rõ thông tin liên quan tới buổi phỏng vấn như: ngày, giờ, địa điểm phỏng vấn và số điện thoại nhân sự phụ trách khi cần liên hệ gấp.
- Trong trường hợp bạn được chọn lịch phỏng vấn, hãy cố gắng đưa ra một số lựa chọn để nhà tuyển dụng cân nhắc thay vì duy nhất một phương án.
- Nếu bạn không còn quan tâm tới vị trí tuyển dụng, hãy từ chối một cách lịch sự và tinh tế ngay sau lời cảm ơn nhà tuyển dụng đã liên hệ với bạn. Sau đó, bạn nên giải thích lý do ngắn gọn để nhà tuyển dụng không còn “lăn tăn” và tạo cơ hội mở cho việc ứng tuyển ở tương lai. Chẳng hạn, “Cảm ơn công ty đã mời phỏng vấn vị trí… Thật tiếc khi tôi vừa đồng ý thử việc tại một công ty khác cùng lĩnh vực vào tuần trước. Tôi hy vọng có dịp được hợp tác với công ty trong tương lai gần và kính chúc công ty sớm tuyển dụng nhân sự phù hợp.”
Từ chối offer cũng cần văn minh và lịch sự
- Kiểm tra lại chính tả và thông tin trước khi gửi thư. Đảm bảo rằng không còn bất cứ thiếu sót nào, đặc biệt là sai tên nhà tuyển dụng hoặc tên công ty ứng tuyển.
- Ngôn ngữ phản hồi sẽ phải đồng nhất với thư mời phỏng vấn. Nếu nhà tuyển dụng gửi mail bằng tiếng Anh, bạn nên trả lời thư mời bằng tiếng Anh. Dưới đây là một số cách trả lời thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh hữu dụng.
Cách trả lời thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh
Xác nhận lịch hẹn phỏng vấn
Dear Ms. Ha,
Thank you for your consideration and the invitation to interview for Tester at Webico Company. I am available this Wednesday at 1:30 p.m on October 15, 2022 and I look forward to meeting with you to discuss this position in more detail.
Please let me know if I can provide any additional information prior to our meeting on Wednesday afternoon at your offices.
Best regards,
Hong Nhi
0901.xxx.xxx
Thảo luận lại thời gian phỏng vấn
Dear Ms. Ha,
Thank you for your email. I’m looking forward to meeting with you to discuss the open position.
I have a schedule conflict with the proposed interview date of Wednesday at 1:30 p.m. But I am available on Thursday after 2:00 pm, and I am available Friday at 9:00 a.m. Please let me know if any of these dates and times will work for you.
Best regards,
Hong Nhi
0901.xxx.xxx
Đưa một vài sự lựa chọn về thời gian để nhà tuyển dụng dễ sắp xếp
Thư từ chối phỏng vấn lịch sự
Dear Ms. Ha,
Thank you for contacting me regarding the open position at your company.
I have recently accepted an offer at another company and am no longer available to interview. I apologize for any inconvenience this may have caused you.
Best regards,
Hong Nhi
0901.xxx.xxx
Với những chia sẻ của Nghề Nghiệp Việc Làm 24h, hẳn bạn đã có thêm nhiều mẹo hay về cách trả lời thư mời phỏng vấn. Một thư phản hồi chuyên nghiệp thật sự rất quan trọng. Hy vọng bài viết này giúp các bạn tự tin “chiếm trọn” trái tim nhà tuyển dụng và nổi bật giữa hàng chục ứng viên tiềm năng khác nhé!
Đồng thời, để tăng cường khả năng thành công, ứng viên cần chú trọng đến việc xây dựng một CV chất lượng, hấp dẫn nhà tuyển dụng. Đừng quên rằng Vieclam24h.vn cũng cung cấp công cụ tạo CV online với nhiều mẫu template đa dạng, giúp ứng viên dễ dàng tạo ra CV chuyên nghiệp và nhanh chóng, giúp họ kết nối hiệu quả với doanh nghiệp trong quá trình tìm kiếm việc làm.
Xem thêm: Điểm mạnh của bản thân bạn là gì: Mẹo trả lời khiến nhà tuyển dụng gật gù
