Scope of work được thiết kế tốt sẽ giúp bạn tránh được một số cạm bẫy nguy hiểm trong quản lý dự án. Ví dụ như nhầm lẫn mục tiêu dự án, đưa ra thông tin sai lệch về phạm vi, hiểu sai về kỳ vọng và nhu cầu dự án. Vậy Scope of work là gì và làm thế nào để phân chia scope trong công việc hợp lý? Hãy cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tìm hiểu ngay nhé!
Scope of work là gì?
Scope of work thường được người quản lý dự án sử dụng để nêu rõ phạm vi công việc cụ thể cần thực hiện trong một dự án. Scope of work mô tả chi tiết các nhiệm vụ, trách nhiệm của các bên liên quan, tài nguyên cần sử dụng, thời gian hoàn thành dự án…
Scope of work hay phạm vi công việc là thỏa thuận về công việc mà bạn sẽ thực hiện trong dự án. Đây là tài liệu quan trọng, bao gồm: yêu cầu về các nhiệm vụ cần thực hiện, phạm vi của dự án, các tiêu chuẩn chất lượng, mục tiêu và thời hạn cần thiết để hoàn thành.
Nếu đang chịu trách nhiệm quản lý dự án, bạn sẽ sử dụng scope of work để quản lý các kỳ vọng (mục tiêu) dự án. Đảm bảo chúng nhất quán và rõ ràng và được các bên đồng thuận ngay từ bước ban đầu. Đồng thời, scope of work giúp bạn và bất kỳ người nào bạn đang làm việc cũng biết chính xác những gì họ phải làm để đảm bảo tiến độ và chất lượng dự án.
Scope of work gồm có những phần nào?
Bạn đã biết scope là gì, scope of work mang lại lợi ích gì cho việc quản lý dự án. Tiếp đến, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu scope là gì, bao gồm các thành phần nào. Nhìn chung, mọi bản mô tả scope of work đều có các thành phần chính như sau.
Mục tiêu, kết quả mong đợi
Phần này, bạn cần nêu rõ đích đến của dự án là gì, là sản phẩm, dịch vụ, bảng số liệu, hay video. Bên cạnh danh sách các hạng mục phải hoàn thiện, bạn cần thêm vào scope of work tiêu chí đánh giá hiệu quả, chất lượng các sản phẩm của dự án.
Ví dụ như tiêu chuẩn chất lượng, brief (bảng tóm tắt các yêu cầu), các chỉ số đánh giá,… và các yêu cầu cụ thể khác liên quan đến dự án. Các tiêu chuẩn đánh giá này cần được cụ thể hoá, để đảm bảo rằng dự án được hoàn thành theo đúng yêu cầu.
Lịch trình, thời gian trong scope of work là gì?
Lịch trình, thời gian (Schedule/Timeline) là thành phần không thể thiếu của một bản phân chia scope trong công việc. Nếu không có thời hạn, bạn sẽ không biết khi nào phải thực hiện tác vụ gì, và bao giờ thì kết thúc.
Lịch trình của một dự án mô tả các giai đoạn chính trong quá trình thực thi dự án. Lịch trình đánh dấu các thời điểm bạn phải bàn giao sản phẩm. Vậy nên, việc vạch ra một kế hoạch tổng thể cho scope of work là vô cùng quan trọng.
Schedule/Timeline của scope of work nên được trình bày một cách trực quan, để các bên liên quan có thể nhìn thấy dòng thời gian, cũng như kiểm soát chất lượng và đưa dự án đi đúng hướng.
Các tác vụ chính
Các dự án dài thường khá phức tạp, đó là lý do tại sao chúng ta nên sắp xếp các tác vụ (task) theo dòng thời gian và chia dự án thành thành nhiều giai đoạn nhỏ để dễ quản lý hơn.
Mỗi giai đoạn lớn của dự án nên được đánh dấu bằng một cột mốc quan trọng. Mẹo này vừa giúp bạn theo dõi tiến độ của dự án, vừa đảm bảo tuân thủ lịch trình đã định trước. Nhờ xác định trước các cột mốc quan trọng của dự án, bạn sẽ theo dõi được tiến độ của một dự án dài và phức tạp, đảm bảo phân chia công việc hợp lý và hiệu quả.
Tuy nhiên, để các tác vụ chính của dự án được thực hiện, bạn cần bổ sung vào scope of work bảng phân công nhiệm vụ cụ thể để mọi người có thể nhanh chóng hoàn thành công việc và xác định được trách nhiệm của mình.
Báo cáo dự án
Bạn cần xác định rõ phương thức báo cáo tiến độ dự án trong scope of work. Các bản báo cáo này có thể được gửi cho đội nhóm của bạn, đối tác hoặc khách hàng. Bao gồm: báo cáo trạng thái, báo cáo tiến độ, báo cáo nghiệm thu,…
Chúng là bản ghi chính thức về tiến độ dự án của bạn, nhưng cũng là phương tiện liên lạc, giúp các bên liên quan biết rằng liệu dự án có đang đúng tiến độ hay không. Xác định rõ thời gian, cách thức thực hiện báo cáo dự án giúp mọi người biết được khi nào họ có thể nhận được thông tin từ phía bạn. Nhờ đó, bạn sẽ không bị xao nhãng vì các tin nhắn “dự án tới đâu rồi em, gửi anh xem thử”.
Cách viết scope of work là gì?
Chúng ta đã liệt kê các thành phần chính của scope of work. Tùy theo yêu cầu dự án, bản phân chia scope trong công việc có thể được tinh chỉnh cho phù hợp. Dưới đây là quy trình viết một bản mô tả phạm vi công việc – scope of work. Bạn có thể tham khảo để áp dụng cho nhiều ngành nghề khác nhau.
Bước đầu tiên khi viết scope of work là xác định tất cả các nhiệm vụ trong dự án của bạn. Bạn chia nhỏ các dự án và đóng gói công việc thành các tác vụ riêng lẻ. Từ đó bạn có thể lập kế hoạch và lên lịch cho chúng tốt hơn.
Ở bước này, bạn cũng cần đưa ra thông tin về phạm vi của dự án. Bạn nên đưa ra một danh sách chi tiết về các nhiệm vụ cụ thể cần hoàn thành và những nhiệm vụ nào nằm ngoài phạm vi dự án.
Bước thứ hai là xác định các sản phẩm có thể bàn giao của dự án. Đó có thể là các sản phẩm hữu hình hoặc vô hình. Chúng là một phần quan trọng scope of work vì đây là kết quả của dự án. Bạn cần phải đưa ra tất cả các yêu cầu cần thiết. Chúng có thể bao gồm yêu cầu về kỹ thuật, phần mềm, phần cứng và các yêu cầu khác có liên quan.
Bên cạnh đó, bạn cần liệt kê tất cả các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện dự án và cách xử lý. Bạn nên đưa ra một kế hoạch rõ ràng trong scope of work để giảm thiểu rủi ro và lập thêm một kế hoạch dự phòng để xử lý các rủi ro nếu có.
Tiếp đến, bạn nên thiết lập thời hạn và ngân sách của dự án. Bạn cần thiết kế một lịch trình cụ thể cho các tác vụ trong phạm vi của dự án và một bản dự toán chi tiết. Lịch trình bao gồm các giai đoạn và mốc thời gian, còn ngân sách thì nên được tính dựa trên các tác vụ và nguồn lực cần thiết.
Bạn hãy thiết lập các thủ tục báo cáo dự án. Các bản báo cáo sẽ được gửi qua email hay gửi trực tiếp, có tiến hành các buổi họp bàn giao công việc hay không, và bao lâu thì gửi báo cáo một lần? Giao tiếp giữa nhóm dự án và các bên liên quan của dự án là rất quan trọng, vì vậy scope of work nên dành một phần để mô tả hoạt động báo cáo này.
Một yếu tố hữu ích khác của scope of work là đầu mối liên hệ. Ai sẽ chịu trách nhiệm chính trong giai đoạn A, hay giai đoạn B của dự án. Bằng cách ghi rõ tên của thành viên chịu trách nhiệm chính trong mỗi tác vụ, mọi người có thể biết được họ cần liên hệ với ai để có được thông tin về dự án. Đồng thời, các thành viên dự án đều biết vai trò cụ thể của mình trong dự án, ngay từ đầu. Điều này sẽ giúp giảm thiểu thông tin sai lệch và các tác vụ chưa hoàn thành.
Scope of work vô cùng quan trọng trong quản lý dự án, giúp xác định rõ ràng các nhiệm vụ cần được thực hiện và các mục tiêu cần đạt được, giúp đảm bảo rằng dự án được thực hiện đúng tiến độ, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của khách hàng. Nhờ đó, công việc của bạn sẽ đạt hiệu quả cao hơn.
Rất nhiều kiến thức và thuật ngữ mới được cập nhật mỗi ngày tại Việc Làm 24h. Theo dõi website của chúng tôi để không bỏ lỡ thông tin thú vị, bạn nhé!
Xem thêm: Những nguyên tắc ngầm khi giao tiếp, kết bạn với đồng nghiệp nơi công sở
