Trong quá trình hoạt động, mọi doanh nghiệp đều mơ ước về một tương lai thịnh vượng và phát triển bền vững. Nhưng để biến ước mơ ấy thành hiện thực, việc xây dựng nền tảng vững chắc là điều rất cần thiết, do đó, sơ đồ tổ chức công ty là chìa khóa đưa doanh nghiệp đi đến thành công. Trong bài viết này, Nghề Nghiệp Việc Làm 24h sẽ giới thiệu đến các bạn cách vẽ sơ đồ và các mẫu sơ đồ phổ biến.
Sơ đồ tổ chức công ty là gì?
Đây là biểu đồ mô tả trực quan cấp bậc, vị trí, chức năng và cấu trúc tổ chức bên trong của các bộ phận trong một công ty.
Sơ đồ tổ chức công ty quan trọng như thế nào?
Thiết lập sơ đồ là bước quan trọng để đảm bảo quá trình quản lý và vận hành đạt hiệu quả, cụ thể như sau:
1. Hiển thị hệ thống thứ bậc, cấu trúc nội bộ trong công ty: Nhờ sơ đồ này, mọi người có thể dễ dàng quan sát và hiểu rõ hệ thống tổ chức về vị trí, chức danh và quyền hạn của mỗi cá nhân trong công ty.
2. Thể hiện vai trò và nhiệm vụ của nhân viên: Sơ đồ giúp nhân viên hiểu rõ hơn về vai trò và nhiệm vụ của mình trong tổ chức, nhờ đó, hoàn thành đúng, đủ và hiệu quả công việc được giao.
3. Làm rõ trách nhiệm của từng cá nhân và bộ phận: Sơ đồ giúp xác định rõ vai trò, nhiệm vụ và trách nhiệm của từng bộ phận trong công ty.
4. Lưu trữ thông tin liên hệ của nhân viên: Thông tin liên hệ của nhân viên là một nguồn dữ liệu quan trọng, đặc biệt đối với các công ty quy mô lớn.
5. Giúp quản lý nắm bắt số lượng nhân viên: Nhờ sơ đồ, bộ phận quản lý dễ dàng nắm bắt số lượng nhân viên, đặc biệt khi có các vấn đề phát sinh hoặc cần điều chỉnh nhân sự.
6. Giúp nhân viên hiểu rõ lộ trình phát triển: Sơ đồ giúp nhân viên thấy được cơ hội thăng tiến cá nhân và định hướng phát triển của công ty.
Cách vẽ sơ đồ đơn giản, nhanh chóng
1. Xác định cơ cấu tổ chức
Trước khi vẽ sơ đồ, hãy tìm hiểu các loại cơ cấu tổ chức và mô hình phù hợp với công ty. Xem xét quy mô, lĩnh vực hoạt động, mục tiêu, và cấu trúc nội bộ của công ty để xác định loại cơ cấu tổ chức phù hợp nhất.
Có 2 vấn đề mà doanh nghiệp cần xác định rõ:
- Các nhóm chức năng trong công ty, tức là các phòng ban, bộ phận hoặc đội nhóm với vai trò và chức năng cụ thể như thế nào?
- Các mối quan hệ trong sơ đồ tổ chức phối hợp, tương tác và giao tiếp ra sao? Quyền hạn giữa các cấp bậc và vị trí khác gì nhau?
2. Vẽ sơ đồ tổ chức công ty
Đây là quá trình sắp xếp các nhóm chức năng và mối quan hệ trong công ty, đặt các bộ phận và vị trí nhân viên ở các cấp độ tương ứng. Để làm được điều này, doanh nghiệp cần:
Xác định các vai trò trong công ty: Lập danh sách các vai trò công việc từ vị trí quản lý cấp cao đến nhân viên cấp dưới để hiểu rõ hơn về các vị trí công việc và các chức năng tương ứng.
Xây dựng bảng mô tả công việc: Dựa trên danh sách các vai trò công việc, doanh nghiệp cần tạo mô tả công việc với chức năng, nhiệm vụ và trách nhiệm chi tiết và rõ ràng.
3. Cập nhật sơ đồ tổ chức công ty cho toàn đội ngũ
Sau khi hoàn thành sơ đồ tổ chức, doanh nghiệp nên xem xét và điều chỉnh nếu cần thiết để đảm bảo phản ánh đúng cấu trúc và tổ chức nội bộ của công ty.
Gợi ý các mô hình sơ đồ tổ chức công ty hiệu quả
Mỗi mô hình sơ đồ có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Việc áp dụng mô hình nào còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, do đó, doanh nghiệp phải xem xét kỹ lưỡng để đảm bảo rằng mô hình đó mang đến hiệu quả thiết thực.
1. Mô hình tổ chức ma trận (Matrix Organization Structure)
Được xây dựng và vận hành dựa trên hệ thống phân quyền và hỗ trợ đa chiều, do đó, các thông tin trong mô hình tổ chức ma trận thường được vận hành theo cả chiều dọc và chiều ngang. Do nguồn lực bị kéo theo nhiều hướng nên mô hình này được đánh giá là hệ thống khó nhất và giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất nhất.
Ưu điểm:
- Khuyến khích quá trình giao tiếp và hợp tác, nâng cao hiệu quả.
- Các cá nhân có thể sử dụng kỹ năng, nghiệp vụ chuyên môn trong nhiều tình huống khác nhau.
- Nâng cao sự phối hợp giữa các tổ chức.
- Rút ngắn quá trình đưa ra quyết định.
- Tối ưu nguồn nhân lực.
Hạn chế:
- Xung đột giữa các cấp quản lý dự án và quản lý chức năng.
- Có thể dẫn đến sự thiếu trách nhiệm của đội ngũ nhân sự.
- Nhân sự chịu sự quản lý của nhiều cấp bậc khác nhau.
- Tốn khá nhiều thời gian để nhân sự làm quen với mô hình.
- Có thể xảy ra xung đột giữa quản lý dự án và quản lý chức năng.
- Khó khăn trong quá trình đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên.
2. Cơ cấu tổ chức theo chức năng (Functional Organization)
Cơ cấu tổ chức theo chức năng là hình thức tổ chức công ty mà trong đó mỗi chức năng quản lý sẽ được giao cho một bộ phận riêng biệt đảm nhận. Do đó, đội ngũ nhân sự cần nắm vững các kỹ năng chuyên môn và thành thạo nghiệp vụ mà mình quản lý.
Ưu điểm:
- Các chỉ dẫn rõ ràng hơn.
- Quy định rõ trách nhiệm của từng bộ phận, phòng ban.
- Nâng cao trình độ chuyên môn.
- Có thể sử dụng chuyên môn hóa lao động đối với các cấp quản lý.
- Lập kế hoạch và giám sát hiệu quả hơn.
Hạn chế:
- Gặp nhiều hạn chế trong quá trình phối hợp giữa các nhân viên và các bộ phận.
- Các quyết định có thể được đưa ra chậm trễ, không hiệu quả.
- Hình thành nhiều rào cản ở các bộ phận có chức năng khác nhau.
- Công việc giám sát và thực hiện chậm trễ.
- Xung đột giữa các cấp lãnh đạo có thể phát sinh.
- Các chuyên viên gặp mâu thuẫn giữa mục tiêu cá nhân và mục tiêu của tổ chức.
3. Mô hình tổ chức phẳng (Flat Organization)
Trong mô hình này, các vị trí làm việc sẽ hạn chế sử dụng chức danh, nhân viên bình đẳng và hoạt động theo hình thức tự quản lý. Chính vì vậy, sơ đồ nhỏ này chỉ được áp dụng đối với các doanh nghiệp ít nhân sự hoặc doanh nghiệp có môi trường làm việc, hợp tác chặt chẽ giữa các nhân viên.
Ưu điểm:
- Tiết kiệm chi phí: tiền lương, phúc lợi,…
- Nâng cao trách nhiệm cá nhân.
- Rút gọn hệ thống nhân sự.
- Khả năng thích ứng nhanh chóng.
- Giao tiếp và tương tác trong công việc được nâng cao.
- Thời gian phê duyệt các quyết định được rút ngắn.
Hạn chế:
- Dễ bị mất kiểm soát.
- Gặp khó khăn khi giám sát và kết nối nhân sự.
- Áp lực công việc phát sinh khi nhân viên nhận nhiều trách nhiệm cùng một lúc.
- Phát sinh đấu đá quyền lực giữa các cấp quản lý.
- Hình thành rào cản đối với sự tăng trưởng của công ty.
- Phê duyệt khó khăn.
- Hình thành các khoảng trống quyền lực
- Nhân viên ít có động lực và cơ hội thăng tiến cấp bậc hơn.
4. Sơ đồ tổ chức theo địa lý
Sơ đồ tổ chức theo địa lý thường phù hợp với các công ty hoạt động với nhiều chi nhánh ở nhiều địa điểm khác nhau. Do phải thực hiện báo cáo liên tục về trụ sở chính nên mô hình này thường được các tập đoàn lớn sử dụng.
Ưu điểm:
- Nhân sự nhận thức chính xác chức năng của công ty.
- Quy hoạch cơ cấu của công ty rõ ràng.
- Quá trình hoạt động và làm việc hiệu quả, thông suốt.
Hạn chế:
- Giám sát và quản lý gặp khó khăn hơn.
- Khó khăn trong quá trình cập nhật thông tin.
4. Mô hình tổ chức phân quyền (Hierarchical Organization)
Đây là mô hình hình tổ chức mang tính truyền thống, đặt nặng sự phân biệt, phân quyền giữa các cấp bậc. Các chỉ thị sẽ được truyền từ các cấp cao nhất đến các cấp quản lý trung rồi mới đến nhân viên.
Ưu điểm:
- Phân định trách nhiệm và thẩm quyền cụ thể.
- Xác định lộ trình thăng tiến rõ ràng.
- Nhân viên có thể tập trung phát triển kỹ năng chuyên môn.
- Nguồn lực được chia sẻ chính xác, tránh tình trạng chồng chéo hoặc trùng lặp trách nhiệm.
Hạn chế:
- Tốn nhiều thời gian để đưa ra các quyết định.
- Cách biệt giao tiếp giữa cấp dưới và cấp trên.
- Mục tiêu chung khó có thể thống nhất.
- Các phòng ban thường có xu hướng cạnh tranh, thiếu sự phối hợp.
- Tổ chức không thích ứng kịp thời trước các áp lực từ môi trường và cạnh tranh.
Mẫu sơ đồ tổ chức công ty theo loại hình doanh nghiệp
Mẫu sơ đồ tổ chức công ty cổ phần
Công ty cổ phần là loại hình doanh nghiệp được xây dựng với các tổ chức chính bao gồm:
- Đại hội đồng cổ đông
- Hội đồng quản trị
- Giám đốc hoặc tổng giám đốc công ty
- Ban kiểm soát
Mỗi chức danh sẽ có những vị trí và vai trò khác nhau trong doanh nghiệp.
Mẫu sơ đồ tổ chức công ty TNHH
Công ty TNHH có 2 loại tổ chức, bao gồm: Công ty TNHH 1 thành viên và Công ty TNHH 2 thành viên. Trong đó:
- Công ty TNHH 1 thành viên hoạt động do 1 cá nhân làm chủ sở hữu. Cơ cấu bao gồm: Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc tổng Giám đốc.
- Công ty TNHH 2 thành viên hoạt động từ 2 – 50 thành viên. Do có mối quan hệ giữa các cổ đông mà việc điều hành và quản lý ở Công ty TNHH 2 thành viên tương đối dễ hơn công ty TNHH 1 thành viên.
Mẫu sơ đồ tổ chức công ty theo ngành
Mẫu sơ đồ tổ chức công ty thuộc ngành xây dựng
Sơ đồ tổ chức công ty xây dựng phụ thuộc 2 yếu tố chính là quy mô và sản phẩm và dịch vụ cung cấp cốt lõi. Các công ty xây dựng thường có 2 cơ cấu chính bao gồm công ty có thi công và công ty không có thi công.
Mẫu sơ đồ tổ chức công ty thuộc ngành sản xuất
Tổ chức công ty sản xuất gồm 2 loại hình thường gặp là sản xuất gia công và sản xuất thương mại.
Mẫu sơ đồ tổ chức công ty thương mại
Công ty thương mại mua bán hàng hóa qua các cửa hàng và kênh phân phối, do đó, sơ đồ này thường chú trọng bộ phận chiến lược và mở rộng thị trường.
Mẫu sơ đồ tổ chức công ty Logistics
Công ty Logistics là loại hình doanh nghiệp thực hiện chuỗi cung ứng, đầu tư, phân phối sản phẩm. Do đó, trong sơ đồ Logistics chú trọng hệ thống quản lý bao gồm hành chính, nhân sự, kho, sales,…
Mẫu sơ đồ tổ chức công ty vận tải
Dịch vụ chính của loại hình doanh nghiệp vận tải là vận chuyển hàng hóa. Do đó, các công ty này thường có thêm bộ phận vận chuyển và kiểm soát chất lượng trong khâu tổ chức để đảm bảo quá trình cung ứng dịch vụ vận tải hiệu quả hơn.
Mẫu sơ đồ tổ chức công ty du lịch
Sơ đồ tổ chức công ty du lịch thường bao gồm các bộ phận chính như: Kế toán, hành chính, nghiệp vụ, kinh doanh,…
Mẫu sơ đồ tổ chức công ty theo bộ phận
Mẫu tổng công ty
Mẫu phòng nhân sự
Mẫu phòng kế toán
Mẫu phòng kinh doanh
Mẫu phòng Marketing
Kết luận
Trên sơ đồ tổ chức công ty, mỗi vị trí đều được cân nhắc kỹ lưỡng để góp phần tạo ra môi trường làm việc hiệu quả và đảm bảo sự phối hợp giữa các bộ phận, phòng ban luôn được đặt lên hàng đầu. Cho dù bạn là công ty nhỏ mới thành lập hay các tập đoàn lớn hùng mạnh thì sơ đồ rõ ràng, chặt chẽ càng góp phần đưa doanh nghiệp đạt hiệu suất. Qua những thông tin hữu ích mà Việc Làm 24h chia sẻ, hy vọng rằng bạn đã có cái nhìn tổng quan về sơ đồ tổ chức công ty và biết cách áp dụng trong thực tế.
Xem thêm: 10 cách xây dựng chiến lược tuyển dụng tối ưu, giữ chân nhân tài cho doanh nghiệp
