Trong quá trình tìm kiếm việc làm, hồ sơ xin việc đóng vai trò quan trọng giúp bạn giới thiệu bản thân với nhà tuyển dụng. Đây không chỉ là các loại giấy tờ cơ bản, mà còn là tài liệu thể hiện khả năng, kinh nghiệm và sự phù hợp của bạn với vị trí ứng tuyển. Tuy nhiên, đối với sinh viên mới tốt nghiệp hoặc người chưa có nhiều kinh nghiệm, việc làm hồ sơ xin việc vẫn là thách thức không nhỏ. Hãy cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé!
1. Hồ sơ xin việc là gì?
Bộ hồ sơ xin việc là tập hợp các giấy tờ và thông tin liên quan đến ứng viên khi họ đăng ký ứng tuyển vào một vị trí công việc cụ thể. Bộ hồ sơ này bao gồm những tài liệu quan trọng để nhà tuyển dụng có cái nhìn tổng quan về lý lịch, kinh nghiệm, học vấn, kỹ năng và khả năng của ứng viên. Mục đích của bộ hồ sơ xin việc là giúp ứng viên nổi bật và thể hiện sự phù hợp với vị trí tuyển dụng.
2. Bộ hồ sơ xin việc cần những gì?
Bộ hồ sơ xin việc thông thường sẽ bao gồm các thành phần sau:
- Sơ yếu lý lịch tự thuật có xác nhận của địa phương
- Đơn xin việc (viết tay hoặc đánh máy)
- CV xin việc
- Bản sao các loại giấy tờ cá nhân (CCCD/CMND, giấy khai sinh)
- Giấy khám sức khỏe
- Bằng cấp chứng chỉ liên quan (nếu có)
- Ảnh thẻ chân dung
- Thư giới thiệu (nếu có)
- Portfolio (hồ sơ năng lực ở dạng hình ảnh) hoặc sản phẩm mẫu (nếu cần thiết cho công việc)
3. Hướng dẫn cách viết hồ sơ xin việc chuẩn và thu hút
Để viết hồ sơ xin việc chuyên nghiệp, chỉn chu và thu hút sự quan tâm của nhà tuyển dụng, bạn hãy tham khảo cách viết hồ sơ xin việc bằng tay dưới đây.
3.1 Sơ yếu lý lịch
Sơ yếu lý lịch là tài liệu tổng hợp và tóm tắt thông tin cá nhân, quá trình học tập/công tác của ứng viên. Sơ yếu lý lịch được sử dụng khi xin việc/nộp đơn xin nhập học nhằm cung cấp thông tin cá nhân, chuyên môn của ứng viên cho nhà tuyển dụng/cơ quan đào tạo.
Khi tìm hiểu cách viết sơ yếu lý lịch xin việc, bạn cần kê khai chính xác, đầy đủ thông tin cá nhân và đảm bảo sơ yếu lý lịch được xác nhận từ chính quyền địa phương. Điều này giúp tăng tính minh bạch và độ tin cậy cho hồ sơ xin việc của bạn.
- Thông tin cá nhân: Điền thông tin họ và tên, giới tính, ngày tháng năm sinh và tất cả thông tin cần trùng khớp với chứng minh nhân dân/căn cước công dân.
- Địa chỉ:
- Địa chỉ thường trú: Ghi rõ địa chỉ như trong hộ khẩu/căn cước công dân.
- Nơi ở hiện tại: Ghi rõ số nhà, phường, huyện, tỉnh/thành phố đang cư trú.
- Nguyên quán: Ghi rõ nơi sống của ông bà nội, bố ruột hoặc người giám hộ (trường hợp không biết bố mẹ là ai).
- Dân tộc: Ghi dân tộc của mình.
- Tôn giáo: Ghi rõ theo đạo Thiên Chúa, đạo Phật… hoặc “không” đối với người không theo đạo.
- Thành phần gia đình sau cải cách ruộng đất: Ghi rõ là cố nông, bần nông, trung nông, công chức, viên chức,… theo quy định.
- Thành phần bản thân hiện nay của gia đình: Nông dân, công dân, viên chức,..
- Trình độ văn hóa: 12/12
- Trình độ ngoại ngữ: Ghi thông tin các bằng cấp/chứng chỉ ngoại ngữ của bạn.
- Ngày và nơi kết nạp vào Đảng Cộng sản Việt Nam: Ghi rõ ngày, tháng, năm và địa điểm kết nạp của bạn.
- Tình hình sức khỏe: Tốt/yếu/trung bình
- Nghề nghiệp/trình độ chuyên môn: Cung cấp thông tin về công việc đang làm/văn bằng đã được cấp.
- Hoàn cảnh gia đình: Ghi rõ họ và tên, tuổi, quê quán, nơi ở, nghề nghiệp của bố mẹ, anh chị em ruột, vợ/chồng, con cái.
- Quá trình hoạt động của bản thân: Tóm tắt các hoạt động của bản thân như đi học ở đâu, công việc, hoạt động xã hội,…
- Khen thưởng và kỷ luật: Điền rõ ngày tháng năm, hình thức khen thưởng hoặc lý do sai phạm và hình thức kỷ luật.
>>>Tham khảo: 5 Mẫu sơ yếu lý lịch 2025 chuẩn, đơn giản và đầy đủ thông tin
3.2 Đơn xin việc
Đơn xin việc (đơn ứng tuyển) là tài liệu mà ứng viên gửi đến nhà tuyển dụng nhằm xin ứng tuyển vào một vị trí công việc trong doanh nghiệp. Đây là một phần quan trọng trong quy trình tuyển dụng, giúp ứng viên giới thiệu bản thân, kỹ năng và mục tiêu nghề nghiệp của mình.
Bố cục của đơn xin việc chuyên nghiệp bao gồm:
- Tiêu đề: “Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam; Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” và tiêu đề “Đơn xin việc”.
- Mở đầu: Kính gửi (nêu tên người nhận, chức vụ và công ty); giới thiệu bản thân và vị trí ứng tuyển.
- Thân bài:
- Trình bày ưu điểm và thế mạnh của bản thân.
- Trình bày những kinh nghiệm và kỹ năng của bạn phù hợp với vị trí ứng tuyển.
- Giải thích lý do vì sao bạn là lựa chọn tốt cho công ty.
- Kết bài: Đề xuất lịch hẹn phỏng vấn, lời cảm ơn và ký tên.
Đơn xin việc thường được viết tay hoặc đánh máy và thể hiện sự nghiêm túc, mong muốn làm việc của ứng viên với vị trí công việc.
>>> Xem thêm: Mẫu đơn xin từ chức và đơn xin tăng lương đúng tiêu chuẩn hiện nay.
3.3 CV xin việc
CV (Curriculum Vitae) là tài liệu quan trọng trong quá trình tuyển dụng, tóm tắt thông tin cá nhân, trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc và thành tích của ứng viên. CV chuyên nghiệp sẽ thể hiện bản thân ứng viên một cách ấn tượng và tự tin trước nhà tuyển dụng. Khi thị trường lao động ngày càng cạnh tranh, CV cần nổi bật và thể hiện cá tính của bạn.
CV nên bao gồm các mục sau:
- Thông tin cá nhân: Họ tên, ngày sinh, địa chỉ và thông tin liên hệ (email, số điện thoại, mạng xã hội).
- Mục tiêu nghề nghiệp: Đặt ra mục tiêu ngắn hạn hoặc dài hạn, thể hiện sự cầu toàn và rõ ràng.
- Học vấn: Liệt kê các trường học, chuyên ngành và năm tốt nghiệp dự kiến.
- Kinh nghiệm làm việc: Chọn lọc những công việc quan trọng và liên quan nhất, không cần liệt kê tất cả.
- Kỹ năng: Nêu những điểm mạnh như kỹ năng tin học, ngoại ngữ, giao tiếp, thiết kế, và có thể thêm sở thích cá nhân.
- Giải thưởng: Ghi nhận các thành tựu như giải thưởng hoặc điểm số ấn tượng (IELTS, TOEIC) để chứng tỏ khả năng của bạn.
Gợi ý: bạn có thể sử dụng tính năng trang trí CV hoặc sử dụng CV có sẵn tại đây.
3.4 Chứng minh thư nhân dân/căn cước công dân (bản sao công chứng)
Chứng minh thư nhân dân (CMND)/căn cước công dân (CCCD) là giấy tờ tùy thân quan trọng, xác minh danh tính và quốc tịch của công dân. Đây là giấy tờ cung cấp thông tin về lai lịch, quê quán, giới tính và nơi cư trú của bạn.
Trong hồ sơ xin việc, CMND/CCCD được yêu cầu để xác thực danh tính và thông tin cá nhân của ứng viên. Bản sao CMND/CCCD công chứng cần phải là bản mới được xác nhận trong vòng 6 tháng gần nhất.
3.5 Giấy khai sinh (bản sao công chứng)
Đây là loại giấy tờ không bắt buộc, tùy theo yêu cầu của công ty mà bạn có thể phải cung cấp giấy khai sinh bản có công chứng. Điều này giúp thông tin cá nhân của bạn được đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy.
3.6 Giấy khám sức khỏe (trong 6 tháng gần nhất)
Giấy khám sức khỏe là giấy tờ cần thiết trong hồ sơ xin việc để xác minh tình trạng sức khỏe của ứng viên. Hiện nay, giấy khám sức khỏe có hai loại: A4 hai mặt và A3 gấp đôi (bốn mặt).
Tùy thuộc vào vị trí và lĩnh vực công việc, yêu cầu về giấy khám sức khỏe sẽ có sự khác nhau. Tuy nhiên, tất cả các công ty/doanh nghiệp đều yêu cầu giấy khám có hiệu lực trong 6 tháng gần nhất và được xác nhận bởi cơ sở y tế.
>>> Xem thêm: Mẫu giấy xin phép nghỉ ốm hưởng BHXH mới nhất.
3.7 Chứng chỉ liên quan nếu có
Các bằng cấp và chứng chỉ như bằng đại học, cao đẳng, trung cấp, chứng chỉ ngoại ngữ và tin học cần được nộp bản photo có công chứng. Đây là yêu cầu bắt buộc cho một số vị trí ứng tuyển đồng thời là bằng chứng xác thực thông tin trong sơ yếu lý lịch, CV và đơn xin việc.
3.8 Ảnh hồ sơ (3×4 hoặc 4×6)
Ảnh chân dung cần được dán lên bìa hồ sơ xin việc và sơ yếu lý lịch, giúp nhà tuyển dụng có cái nhìn ấn tượng hơn về bạn. Hồ sơ xin việc thường yêu cầu nộp ảnh 3×4 hoặc 4×6 để lưu hồ sơ hoặc làm thẻ nhân viên và các loại hồ sơ khác.
Khi chụp ảnh thẻ xin việc, bạn nên thể hiện phong cách nghiêm túc và lịch sự. Để có bức ảnh phù hợp, bạn nên:
- Mặc trang phục đơn sắc, tránh các trang phục hở hang.
- Vén tóc gọn gàng, không che tai và mắt.
- Tránh đeo nhiều trang sức và không đeo khuyên môi, mũi.
- Hạ cằm thấp vừa phải, mắt nhìn thẳng và thẳng lưng.
- Mỉm cười nhẹ.
>>> Tham khảo: Mẫu hồ sơ xin việc công nhân: Hướng dẫn từ A-Z để tạo ấn tượng
4. Mua hồ sơ xin việc ở đâu?
Bạn có thể mua hồ sơ xin việc gồm sơ yếu lý lịch tự thuật và đơn xin việc viết tay, tại các quán photocopy, nhà sách hoặc trên các sàn thương mại điện tử,…
Các giấy tờ khác trong hồ sơ như CV, giấy tờ tùy thân, giấy khám sức khỏe và giấy khai sinh (tùy yêu cầu của mỗi công ty) cần được photo công chứng theo quy định pháp luật và yêu cầu của từng doanh nghiệp. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của hồ sơ xin việc.
Để biết rõ hơn về hồ sơ xin việc mua ở đâu, bạn cũng có thể tra cứu thông tin qua các website chuyên cung cấp mẫu hồ sơ xin việc, đảm bảo lựa chọn đúng loại và chất lượng phù hợp với nhu cầu của mình.
5. Hồ sơ xin việc có cần công chứng không?
Việc công chứng hồ sơ xin việc phụ thuộc vào quy định của từng công ty. Dưới đây là một số giấy tờ cần photo và công chứng theo quy định của pháp luật:
- Sơ yếu lý lịch tự thuật.
- Giấy khai sinh (không bắt buộc, tùy yêu cầu của mỗi công ty mà cần bổ sung hoặc không)
- CMND/CCCD.
- Bằng cấp tốt nghiệp (Đại học, Cao đẳng, THPT).
- Giấy khám sức khỏe.
6. Những lưu ý khi làm hồ sơ xin việc
- Sắp xếp hợp lý: Sắp xếp các tài liệu trong bộ hồ sơ logic và có thứ tự, bắt đầu bằng những tài liệu quan trọng nhất như đơn xin việc và CV, sau đó là sơ yếu lý lịch, bằng cấp, chứng chỉ và các tài liệu khác.
- Đảm bảo tính chính xác: Đảm bảo rằng thông tin trong hồ sơ của bạn chính xác và không có sai sót. Kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo không có lỗi chính tả hoặc ngữ pháp.
- Đảm bảo tính chuyên nghiệp: Sử dụng ngôn ngữ xúc tích, lựa chọn màu sắc và thiết kế phù hợp, thể hiện phong cách chuyên nghiệp, đáp ứng đúng yêu cầu ngành nghề và vị trí ứng tuyển.
- Tập trung vào thành quả: Trong phần kinh nghiệm làm việc, thể hiện những thành quả, thành tựu cụ thể mà bạn đã đạt được trong công việc trước đây.
- Chỉ cung cấp thông tin quan trọng: Tránh cung cấp thông tin không liên quan hoặc quá cá nhân. Tập trung vào những thông tin thiết yếu và có liên quan đến vị trí ứng tuyển.
- Ảnh chân dung: Đính kèm ảnh chân dung chất lượng và phù hợp với môi trường công việc. Tránh sử dụng ảnh không chuyên nghiệp.
- Tuân thủ yêu cầu tuyển dụng: Đọc kỹ thông báo tuyển dụng và đảm bảo rằng bộ hồ sơ của bạn tuân thủ đầy đủ các yêu cầu mà nhà tuyển dụng đề ra.
7. Một số câu hỏi thường gặp về hồ sơ xin việc
Bên cạnh những nội dung ở trên, bạn cũng có thể tham khảo thêm những vấn đề khác liên quan đến cách làm hồ sơ xin việc như sau:
7.1 Cần chuẩn bị bao nhiêu hồ sơ trước khi đi xin việc?
Trước khi xin việc, bạn cần có ít nhất một bộ hồ sơ đầy đủ để sẵn sàng gửi đi ứng tuyển. Để đảm bảo linh hoạt và thuận tiện, tốt nhất bạn nên chuẩn bị từ 3 đến 5 bộ hồ sơ. Điều này sẽ giúp bạn chủ động, sẵn sàng gửi hồ sơ cho các công ty/tổ chức mà bạn quan tâm trong các cuộc phỏng vấn khác nhau.
7.2 Cách sắp xếp hồ sơ xin việc để thu hút nhà tuyển dụng
Hầu hết các nhà tuyển dụng thường không có quá nhiều thời gian để xem qua toàn bộ tài liệu trong hồ sơ ứng viên. Ứng viên cần phải tạo ra những điểm nổi bật và thể hiện những yếu tố quan trọng của bản thân để phù hợp với tiêu chí của nhà tuyển dụng và công việc ứng tuyển.
CV và đơn xin việc nên được đặt ở vị trí đầu tiên để giúp nhà tuyển dụng nhanh chóng nắm bắt thông tin cơ bản. Tiếp theo là liệt kê các văn bằng, chứng chỉ và thành tích mà bạn đã đạt được để chứng minh và củng cố cho các thông tin trên, rồi sau đó là các giấy tờ chứng thực còn lại.
Hãy sáng tạo trong cách trình bày hồ sơ của bạn, đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin mà không làm cho bộ hồ sơ trở nên rườm rà.
Tạm kết
Việc chuẩn bị một bộ hồ sơ xin việc chất lượng và chuyên nghiệp là bước quan trọng để tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng và tăng khả năng thành công khi ứng tuyển.
Hy vọng rằng với những chia sẻ trong bài viết có thể giúp bạn chuẩn bị thật kỹ lưỡng cho quá trình xin việc của bản thân. Chúc bạn thành công trong việc xây dựng bộ hồ sơ xin việc hiệu quả , thu hút nhà tuyển dụng và trúng tuyển công việc yêu thích. Đừng quên đón đọc các bài viết hữu ích khác tại Việc Làm 24h nhé!
