Quản lý kho hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với hoạt động kinh doanh. Việc kiểm soát số lượng, tình trạng và giá trị hàng hóa tồn kho là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và giảm thiểu rủi ro trong quá trình kinh doanh. Thẻ kho chính là công cụ hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý kho hàng. Thẻ kho là gì? Thẻ kho có tác dụng gì? Thẻ kho do ai lập? Đâu là cách ghi thẻ kho đúng chuẩn? Tất cả sẽ được Nghề Nghiệp Việc Làm 24h giải đáp trong bài viết dưới đây.
Thẻ kho là gì? Thẻ kho là chứng từ gì?
Thẻ kho hay phiếu kho là một loại chứng từ được sử dụng để ghi chép thông tin chi tiết về từng loại hàng hóa trong kho theo thời gian cụ thể nhằm theo dõi số lượng, tình trạng, giá trị, xuất nhập trong từng thời điểm cụ thể như ngày, tuần, tháng, quý, năm,…
Doanh nghiệp không bắt buộc lập thẻ kho, tuy nhiên, đây là căn cứ quan trọng để nắm được tình hình hàng hóa và nguyên vật liệu trong kho để đưa ra chiến lược kinh doanh. Tuỳ vào quy mô doanh nghiệp mà thẻ kho được bộ phận kế toán tổng hợp, đóng thành cuốn, được gọi là sổ kho và lưu trữ trong bộ hồ sơ tài liệu.
Thẻ kho do ai lập?
Thẻ kho sẽ được bộ phận kế toán phát hành và gửi đến bộ phận kho. Thủ kho hoặc quản lý kho sẽ cập nhật các thông tin về số lượng, số hiệu sản phẩm, vị trí lưu trữ,… hàng hoá hoặc nguyên vật liệu vào thời điểm cuối ngày.
Thẻ kho có tác dụng gì?
Thẻ kho là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp:
Theo dõi số lượng hàng hóa: Thẻ kho giúp quản lý kho theo dõi và kiểm soát số lượng hàng hóa nhập – xuất – tồn kho, nhờ đó đảm bảo đủ hàng hóa và nguyên liệu cho hoạt động sản xuất. Các thẻ kho còn giúp tránh tình trạng thất thoát hàng hóa do thiếu sót trong quản lý.
Kiểm soát tình trạng hàng hóa: Các thông tin trên thẻ kho phản ánh tình trạng hàng hóa (tốt, hư hỏng, lỗi thời,…) và giúp quản lý kho phân loại hàng hóa để sắp xếp, bảo quản và sử dụng hợp lý. Hơn nửa, doanh nghiệp có thể dựa vào đó để loại bỏ hàng hóa hư hỏng, lỗi thời để tiết kiệm chi phí kho bãi.
Tính toán giá trị tồn kho: Dựa vào thẻ kho, bộ phận kế toán có thể tính toán doanh số và tình hình lãi – lỗ doanh nghiệp trong từng thời điểm cụ thể. Đồng thời, tính toán tài sản, nguồn vốn doanh nghiệp và phân tích kết quả sản xuất – kinh doanh.
Đánh giá hiệu quả hoạt động kho: Dựa vào thẻ kho, doanh nghiệp có thể phân tích tốc độ luân chuyển hàng hóa, tỷ lệ tồn kho,… để nâng cao hiệu quả sử dụng kho bãi và giảm thiểu chi phí hiệu quả.
Ngoài ra, thẻ kho còn cung cấp thông tin cho các bộ phận khác trong doanh nghiệp như kế toán, bán hàng,… để làm căn cứ kiểm tra, thanh tra kho hàng và góp phần nâng cao tính chuyên nghiệp trong quản lý kho hàng. Tuy nhiên, thẻ kho không phải là một loại chứng từ bắt buộc, bởi trong thực tế, không phải doanh nghiệp nào cũng sở hữu các kho hàng có quy mô lớn, phức tạp.
Mẫu thẻ kho mới nhất
Hiện nay, có 2 mẫu thẻ kho được sử dụng phổ biến bao gồm:
- Mẫu thẻ kho số S08-DNN được quy định tại Thông tư số 133/2016/TT-BTC.
- Mẫu thẻ kho số S12-DN quy định tại Thông tư số 200/2014/TT-BTC.
Hướng dẫn cách ghi thẻ kho đúng chuẩn
Thẻ khi là một loại chứng từ quan trọng, gồm 3 phần nội dung cụ thể như sau:
Phần 1: Tên thẻ kho
- Số kho, tên người lập, ngày lập và số tờ ghi thẻ kho.
- Thông tin hàng hóa: Tên hàng hóa, mã hàng hóa, nhãn hiệu,..
- Mã số thẻ kho.
- Đơn vị tính.
Phần 2: Bảng kê số liệu
Phần này được chia thành nhiều cột nội dung thể hiện biến động xuất nhập hàng hoá:
Cột A: Điền số thứ tự cụ thể các hoạt động truy xuất diễn ra trong ngày.
Cột B: Thời gian ghi nhận phiếu nhập – xuất kho.
Cột C, D: Số chứng từ nhập – xuất kho
Cột E: Diễn giải thông tin các nghiệp vụ nhập – xuất kho phát sinh.
Cột F: Ngày nhập – xuất kho
- Cột 1: Số lượng nhập kho.
- Cột 2: Số lượng xuất kho.
- Cột 3: Số lượng hàng tồn kho sau mỗi lần nhập – xuất hàng.
Cột G: Chữ ký xác nhận của bộ phận kế toán sau khi kiểm tra tính hợp lệ của thẻ kho.
Phần 3: Thông tin xác nhận
Để đảm bảo các thông tin trong thẻ kho đáp ứng việc lưu vào tệp hồ sơ, phần ký xác nhận sẽ cần chữ ký xác nhận của các cá nhân liên quan như người lập thẻ kho, thủ kho, kế toán và giám đốc.
Lưu ý: Thẻ kho cần được lập hàng ngày để đảm bảo số liệu chính xác, bộ phận kế toán sẽ căn cứ vào đó để kiểm tra, đối chiếu và ký xác nhận.
Cách quản lý thẻ kho hiệu quả
Ghi chép thông tin chính xác: Ghi chép đầy đủ và chính xác các thông tin trên thẻ xuất nhập kho như tên hàng hóa, mã số, số lượng, đơn vị tính, giá trị,…
Kiểm tra tính hợp lệ của thẻ kho: Thẻ kho là chứng từ quan trọng nên các số liệu được phản ánh trong thẻ kho cũng phải đảm bảo khớp với số lượng tồn kho trong thực tế. Sau khi nhận thẻ kho từ quản lý kho, bộ phận kế toán phải kiểm tra số liệu và xác nhận một lần nữa với quản lý kho rồi tiến hành ký xác nhận.
Lưu trữ thẻ kho cẩn thận: Lưu trữ thẻ kho thành sổ kho để dễ quản lý, đồng thời, sắp xếp theo thứ tự thời gian hoặc theo mã số hàng hóa để dễ dàng tra cứu.
Phân công trách nhiệm: Phân công trách nhiệm cho từng cá nhân trong việc sử dụng và quản lý thẻ kho.
Kết hợp với phần mềm quản lý kho: Doanh nghiệp có thể sử dụng kết hợp các phần mềm quản lý kho để nâng cao hiệu quả quản lý kho và giảm thiểu sai sót.
Xem thêm: Top phần mềm quản lý kho được sử dụng phổ biến, đáng thử!
Kết luận
Thẻ kho đóng vai trò như một “bản ghi chép” chi tiết về từng loại hàng hóa trong kho, bao gồm thông tin về số lượng, giá trị, tình trạng, xuất nhập,… Nhờ có thẻ kho, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi, kiểm soát và đánh giá hiệu quả hoạt động. Hy vọng bài viết trên của Vieclam24h.vn đã giúp bạn đọc hiểu rõ thẻ kho là gì và cách lập thẻ kho đúng chuẩn để tối ưu hóa hoạt động kho hàng và nâng cao lợi nhuận. Chúc bạn thành công!
Bên cạnh đó, Vieclam24h.vn cung cấp công cụ tạo CV online với hàng trăm mẫu CV hoàn toàn miễn phí. Ngoài nội dung đúng chuẩn dựa theo vị trí công việc và lĩnh vực ứng tuyển, các bạn có thể thỏa sức sáng tạo CV cá nhân với chức năng tùy chỉnh màu sắc, nội dung, bố cục,… để tìm việc nhanh chóng tại môi trường làm việc mơ ước.
