Khi nói về quản lý tồn kho, có một phương pháp kinh điển, đã tồn tại và được sử dụng từ thời kỳ công nghiệp đầu tiên – đó là phương pháp FIFO. Đây không chỉ là một khái niệm về lưu trữ hàng hóa, mà còn là một cách tiếp cận thông minh để tối ưu hóa quản lý tồn kho trong một doanh nghiệp. Vậy cụ thể FIFO là gì? FIFO là viết tắt của từ gì và áp dụng như thế nào trong việc quản lý tồn kho của doanh nghiệp? Hãy cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tìm hiểu ngay trong bài viết bên dưới nhé!
1. Phương pháp FIFO là gì?
Phương pháp FIFO hay nguyên tắc FIFO là viết tắt của “First-In, First-Out” – nghĩa là “Nhập trước, xuất trước) – là một phương thức quản lý tồn kho được sử dụng rộng rãi trong lĩnh vực kế toán và quản lý, đặc biệt trong các doanh nghiệp sản xuất và thương mại. Nguyên tắc cơ bản của phương pháp FIFO là nguyên vật liệu, hàng hóa hoặc sản phẩm nào được nhập vào kho trước (được mua hoặc sản xuất trước) cũng sẽ được bán hoặc sử dụng trước.
Cách làm việc này giống như việc sắp xếp các đợt hàng hóa trong kho theo thứ tự thời gian, với hàng hóa mới nhất được nhập vào cuối cùng. Khi có nhu cầu bán hàng hoặc sử dụng trong quá trình sản xuất, người quản lý sẽ chọn lấy hàng từ đợt đầu tiên được nhập vào, từ đó đảm bảo rằng hàng hóa cũ nhất sẽ được sử dụng trước.
Phương pháp FIFO thường được ưa chuộng vì giúp đảm bảo tính chính xác của giá trị tồn kho và tuân thủ các nguyên tắc kế toán. Nguyên tắc này cũng phản ánh tốt hơn thực tế trong các tình huống giá cả thay đổi thường xuyên. Tuy nhiên, FIFO cũng có thể dẫn đến các khía cạnh quản lý phức tạp hơn khi cần theo dõi và kiểm tra đợt hàng hóa cụ thể trong kho.
2. Đối tượng áp dụng phương pháp FIFO
Sau khi tìm hiểu về khái niệm của FIFO là gì thì đâu sẽ là những đối tượng thường xuyên sử dụng phương pháp này?
Các doanh nghiệp bán lẻ
Các cửa hàng, siêu thị và các doanh nghiệp bán lẻ khác thường áp dụng FIFO để quản lý hàng hóa. Điều này giúp đảm bảo rằng sản phẩm cũ nhất sẽ được bán trước.
Doanh nghiệp sản xuất
Các công ty sản xuất sử dụng FIFO để quản lý nguyên vật liệu và thành phẩm. Các nguyên liệu nhập trước sẽ được sử dụng trước để đảm bảo rằng sản phẩm hoàn thiện có thể đáp ứng được yêu cầu về chất lượng và thời gian giao hàng.
Ngân hàng
Trong lĩnh vực ngân hàng, FIFO có thể được áp dụng để quản lý danh sách khách hàng hoặc đối tượng khách hàng đầu tiên được phục vụ đầu tiên. Ví dụ, trong hàng đợi của một chi nhánh ngân hàng, người đến trước sẽ được phục vụ trước, giúp tăng tính công bằng và hiệu quả trong dịch vụ khách hàng.
Nhà hàng và ngành dịch vụ thực phẩm
Trong lĩnh vực nhà hàng, nhà hàng có thể áp dụng FIFO để quản lý hàng tồn kho thực phẩm để đảm bảo thực đơn luôn cung cấp thực phẩm tươi ngon.
Các tổ chức y tế
Bệnh viện và các tổ chức y tế khác thường sử dụng nguyên tắc FIFO trong bảo quản thuốc, vật tư và các chế phẩm y tế để đảm bảo hạn sử dụng được tuân thủ nghiêm ngặt và tránh lãng phí.
Trong quản lý tài sản
FIFO cũng có thể được áp dụng trong việc quản lý tài sản cố định của doanh nghiệp, như máy móc, thiết bị và phương tiện vận chuyển. Phương pháp này giúp định rõ thứ tự khi các tài sản được mua hoặc đưa vào sử dụng và khi chúng được rút ra hoặc thay thế.
3. Ví dụ về phương pháp nhập trước xuất trước FIFO
Giả sử bạn là chủ một cửa hàng điện tử. Dưới đây là tình hình tồn kho của bạn cho một loại máy tính xách tay cụ thể:
Ngày 1: Bạn mua 10 máy tính xách tay với giá 5 triệu mỗi máy, tổng cộng 50 triệu.
Ngày 5: Bạn mua thêm 5 máy tính xách tay với giá 7 triệu mỗi máy, tổng cộng 35 triệu.
Ngày 10: Bạn mua thêm 8 máy tính xách tay với giá 10 triệu mỗi máy, tổng cộng 80 triệu.
Trong trường hợp này, tổng số máy tính xách tay bạn có trong kho là 10 + 5 + 8 = 23 máy tính. Bây giờ, khi bạn bán máy tính xách tay cho khách hàng, bạn sẽ áp dụng phương pháp FIFO để xác định giá trị tồn kho của sản phẩm:
Ngày 15, bạn bán 12 máy tính xách tay cho khách hàng. Theo FIFO, bạn sẽ bán 10 máy tính xách tay từ đợt nhập đầu tiên (ngày 1) và 2 máy tính xách tay từ đợt nhập thứ hai (ngày 5).
Giá trị tồn kho còn lại sau giao dịch này sẽ bằng:
(1 máy tính xách tay còn lại từ đợt nhập ngày 5 x 7 triệu) + (8 máy tính xách tay từ đợt nhập ngày 10 x 10 triệu) = 87 triệu
Vì vậy, bạn vẫn còn 11 máy tính xách tay trong kho và giá trị tồn kho là 87 triệu sau giao dịch này.
Điều quan trọng là FIFO giúp đảm bảo rằng các sản phẩm từ đợt nhập đầu tiên được sử dụng trước và đây là cách bạn xác định giá trị tồn kho và giá trị của các sản phẩm đã bán.
4. Ưu nhược điểm của phương pháp FIFO là gì?
Ưu điểm
- Dễ kiểm soát, quản lý hàng hóa: Phương pháp FIFO giúp hàng hóa trong kho được sắp xếp trình tự, dễ dàng kiểm soát. Điều này đặc biệt hữu ích đối với các loại hàng hóa có hạn sử dụng như thực phẩm, mỹ phẩm, và sản phẩm thời trang.
- Hạn chế hàng tồn kho và thất thoát: Phương pháp FIFO giúp hạn chế tối đa số lượng hàng tồn kho bằng cách đảm bảo rằng các lô hàng cũ sẽ được xuất trước. Điều này giúp tránh việc sản phẩm trở nên lỗi mốt, hết hạn sử dụng, hoặc không thể tiêu thụ.
- Điều tiết giá cả: Phương pháp này giúp doanh nghiệp thích nghi với biến động của giá cả trên thị trường. Sản phẩm nhập và xuất sớm hơn có thể được bán với giá gần nhất với chi phí sản xuất, giúp giảm rủi ro về biến động giá.
Nhược điểm
- Tăng thuế thu nhập: Trong mô hình kinh doanh lạm phát, giảm giá trị tồn kho theo FIFO có thể dẫn đến thu nhập ròng giảm đi và doanh nghiệp có thể phải trả thuế thu nhập doanh nghiệp cao hơn.
- Không phù hợp cho các ngành có yếu tố chất lượng quan trọng hơn giá trị: Trong những trường hợp nơi chất lượng sản phẩm quan trọng hơn giá trị, FIFO có thể không phù hợp bởi vì nó không xem xét yếu tố chất lượng sản phẩm.
- Khó khăn trong việc quản lý tồn kho phức tạp: Đối với các doanh nghiệp có số lượng lớn các mặt hàng tồn kho với các đợt nhập hàng thường xuyên, việc quản lý và theo dõi từng đợt hàng có thể trở nên phức tạp.
- Không phù hợp cho mô hình kinh doanh đòi hỏi tối ưu hóa lợi nhuận ngắn hạn: Trong mô hình kinh doanh đòi hỏi tối ưu hóa lợi nhuận ngắn hạn, các phương pháp khác như LIFO (Last-In, First-Out) có thể phù hợp hơn.
6. Sự khác nhau giữa FIFO và FEFO
| Tiêu Chí | FIFO (First-In, First-Out) | FEFO (First-Expired, First-Out) |
|---|---|---|
| Nguyên Tắc Hoạt Động | Sản phẩm nhập trước sẽ được xuất trước. | Sản phẩm có ngày hết hạn sử dụng gần nhất sẽ được sử dụng hoặc xuất trước. |
| Loại Hàng Hóa | Áp dụng cho nhiều loại hàng hóa, bao gồm cả hàng hóa không có hạn sử dụng cụ thể. | Thường áp dụng cho các sản phẩm có hạn sử dụng cụ thể, như thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm. |
| Mục Tiêu | Đảm bảo hàng tồn kho không trở nên lỗi thời và giảm thiểu thất thoát. | Đảm bảo sử dụng sản phẩm có hạn sử dụng ngắn trước hết và đảm bảo tính an toàn cho người tiêu dùng. |
| Quản Lý Tồn Kho | Giúp kiểm soát hàng hóa theo trình tự. | Tập trung vào việc sử dụng sản phẩm hết hạn sử dụng gần nhất trước. |
| Ưu Điểm | Đối với sản phẩm không có hạn sử dụng cụ thể, giúp tránh tình trạng hàng tồn kho lỗi thời. | Đảm bảo sản phẩm có hạn sử dụng không bị lãng phí và đảm bảo an toàn cho người tiêu dùng. |
| Nhược Điểm | Có thể dẫn đến việc sản phẩm hết hạn sử dụng trở nên lỗi thời hoặc thất thoát. | Có thể dẫn đến việc hàng tồn kho không được sử dụng hoặc tiêu thụ hiệu quả. |
Tạm kết
Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO) là một trong những nguyên tắc quản lý hàng hóa quan trọng và được sử dụng rộng rãi trong các ngành công nghiệp khác nhau. Phương pháp này tuân theo nguyên tắc “đầu vào trước, ra trước,” giúp kiểm soát hàng tồn kho, tránh tình trạng sản phẩm lỗi thời hoặc thất thoát và giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quản lý tồn kho của mình.
Hy vọng rằng với những chia sẻ về FIFO là gì trong bài viết trên có thể giúp bạn hiểu hơn về phương pháp này và áp dụng vào trong công việc. Chúc bạn áp dụng thành công! Đừng quên đón đọc các bài viết hữu ích khác tại Việc Làm 24h nhé!
Xem thêm: SGE là gì? Vì sao SGE được mệnh danh thay đổi lớn trong lịch sử tìm kiếm Google?
